PENGELOLAAN TUGAS DAN STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI: MENGAPA PERLU?

Manajer harus mengelola sumber daya manusia untuk menyelesaikan pekerjaannya melalui cara yang paling efisien dan efektif Manajer harus mendesain struktur organisasi yang paling cocok dengan sumber daya internal dan lingkungan eksternal SWOT: look in, look out!

STRUKTUR ORGANISASI

Sistem kontrol, budaya dan pengelolaan sumber daya manusia yang terstruktur Sistem yang secara bersama-sama menentukan bagaimana efisien dan efektifnya sebuah organisasi menggunakan sumber daya-nya.

STRUKTUR ORGANISASI

Organizing Pengaturan Proses dimana manajer memilih sebuah jenis struktur tertentu yang membangun hubungan kerja di antara karyawan untuk mencapai target/tujuan.
Organizational Structure Struktur Organisasi Sistem formal hubungan kerja dan pelaporan yang menunjukkan bagaimana anggota organisasi menggunakan sumber daya-nya.

FAKTOR PENENTU STRUKTUR ORGANISASI

Determine the design of organizational structure

Technology

Human Resources

PERANCANGAN PEKERJAAN

Job Design Rancangan Pekerjaan

Proses dimana organisasi memutuskan bagaimana membagi pekerjaan organisasi ke dalam pekerjaan lebih khusus/spesifik.

Divisi anggota organisasi yang bersesuaian dihasilkan dalam kondisi kerja yang efektif dan efisien.

Job Simplification Penyederhanaan Pekerjaan

Proses pengurangan tugas / pekerjaan dari anggota organisasi yang menjalankannya.

Terlalu banyak penyederhanaan dapat menyebabkan kejenuhan.

PERANCANGAN PEKERJAAN

Job Enlargement
Peningkatan jumlah tugas dalam pekerjaan untuk mengurangi kejenuhan.

Job Enrichment
Penambahan kedalaman (depth) atau keluasan (breadth) tanggung jawab pekerja yang meningkatkan keterlibatan anggota organisasi dalam aktivitas organisasi

JOB CHARACTERISTICS MODEL

JR Hackman dan GR Oldham
Job Characteristic
Skill variety Task identity Employee uses a wide range of skills. Employee is involved in all tasks of the job from beginning to end of the production process Employee feels the task is meaningful to organization. Employee has freedom to schedule tasks and carry them out. Employee gets direct information about how well the job is done.

Task significance Autonomy Feedback

THE JOB CHARACTERISTICS MODEL

Job Characteristics Psychological State

PENGELOMPOKAN PEKERJAAN BERDASARKAN FUNGSI

Functional Structure Struktur Fungsional
Struktur organisasi yang terdiri dari seluruh departemen yang diperlukan organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa berdasarkan fungsi masingmasing. Kelebihan Mendorong pembelajaran dari orang lain yang mengerjakan tugas yang mirip. Mudah bagi organisasi untuk memantau dan mengevaluasi pekerjaan. Kerugian Sulit untuk departemen untuk berkomunikasi dengan yang lainnya Terlalu sibuk dengan departemen-nya dan kehilangan arahan ke target organisasi Memerlukan corporate plan menyatu dan cross-departmental teams untuk mendobrak tembok penghalang

DIVISIONAL STRUCTURES
Divisional Structure Struktur Divisi Struktur organisasi yang terdiri dari masing-masing unit bisnis terpisah yang menaungi fungsi-fungsi yang diperlukan untuk memproduksi barang tertentu untuk pelanggan tertentu

Divisi dibentuk lebih kecil, mengelola bagian dari perusahaan. Divisi membangun business-level strategy untuk bersaing. Manajer Fungsi melapor kepada Manajer Divisi yang melapor kepada corporate management. GE (a diversified conglomerate) adalah salah satu contoh dari jenis korporasi seperti ini.

DIVISIONAL STRUCTURES
CORPORATE LEVEL

BUSINESS OR DIVISION LEVEL

GE Aircraft
GE Financial Service

GE Lighting

GE Motor

GE Plastics

NBC

FUNCTIONAL LEVEL

JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI

Product Structure Struktur Produk Struktur Geografis Struktur Pasar (Customer) Struktur Matriks Struktur Tim Produksi Struktur Hybrid

JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI

Product Structure Struktur Produk Customer dilayani oleh divisi tersendiri yang menangani type khusus dari barang atau jasa (seperti mesin jet atau mobil mewah/antik).

Memungkinkan Manajer Fungsi menjadi spesialis pada satu produk. Manajer Divisi menjadi pakar pada areanya Menghilangkan semua keperluan untuk supervisi langsung oleh Manajer Corporate (corporate hanya menelusuri KPI sebagai customer satisfaction index atau ROI) Manajemen Divisi mempunyai kontrol penuh dalam memperbaiki penggunaan sumber daya

JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI

Struktur Geografis
Masing-masing region, nagara atau wilayah dengan customer yang berbeda kebutuhannya dilayani oleh divisi lokal dan tersendiri yang menghasilkan produk untuk memenuhi kebutuhannya.

Struktur Pasar (Customer)

Setiap customer dilayani oleh divisi tersendiri Global market (customer) structure: Untuk konsumen di region yang berbeda dan membeli produk yang mirip, perusahaan dapat menempatkan manufacturing facilities dan product distribution networks yang terbaik. Digunakan oleh Perusahaan yang menggunakan Global Strategy

JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI

Struktur Matriks Struktur organisasi yang secara simultan mengelompokkan orang dan sumber daya berdasarkan fungsi dan produk

Dihasilkan dalam complex network dari superior-subordinate reporting relationships Struktur sangat fleksibel dan dapat merespon perubahan kebutuhan dengan cepat. Setiap anggota organisasi mempunyai dua atasan (functional manager dan product manager) dan kemungkinan tidak akan memuaskan keduanya.

JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI

Struktur Tim Produksi Anggota Tim secara permanen ditugaskan ke dalam tim dan dikuasakan untuk membawa produk ke pasar. Menghindari problem two-way communication dan konflik permintaan dari atasan Tim Fungsional dan Tim Produk. Cross-functional team terdiri dari grup para manajer dari berbagai departemen berbeda yang bekerja sama menjalankan tugas organisasi.

JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI

Struktur Hybrid
Struktur dari sebuah organisasi besar yang mempunyai banyak divisi dan secara simultan menggunakan struktur organisasi yang berbeda.

Manajer dapat memilih struktur terbaik untuk divisi tertentusebuah divisi mungkin menggunakan Struktur Fungsional, yang lainnya mungkin struktur geografis. Kemampuan untuk memecah organisasi besar menjadi yang lebih unit yang lebih kecil membuatnya lebih mudah untuk dikelola. Customized, complex dan confusing, tetapi dapat dibentuk untuk dijalankan jika menajamen pusat menggunakan KPI untuk menilai hasil kinerja.

PERKOORDINASIAN FUNGSI: ALOKASI OTORITAS

Otoritas
Kekuatan menjalankan tanggung jawab (accountability) untuk melakukan tindakan-tindakan dan membuat keputusan yang berkenaan dengan penggunaan sumber daya organisasi.

Otoritas Hirarki
Rantai komando organisasi, lebih khususnya sebagai otoritas relatif setiap manajer berdasarkan hirarki organisasinya.

TALL AND FLAT ORGANIZATIONS

Tall Organization Structures Mempunyai banyak tingkat (level) otoritas dan spans of control yang sempit.

Dapat memperlambat pengambilan keputusan dan implementasinya Dapat memutarbalikkan komunikasi seperti mereka berada di bawah

Flat Organizations Structures Mempunyai tingkat (level) yang lebih sedikit dan spans of control yang lebar.

Menciptakan pengambilan keputusan dan komunikasi yang cepat namun dapat menyibukan manajer Membutuhkan garis pemantauan yang baik

TALL AND FLAT ORGANIZATIONS

Direktur
Wakil Direktur

Direktur

Kepala Bagian

Wakil Kepala Bagian

Kepala Sub Bagian

Kepala Bagian

Kepala Seksi
Staf Staf Senior

Staf Yunior

STRUKTUR ORGANISASI

Organisasi harus mengevaluasi dengan cermat:

Apakah organisasi mempunyai jumlah middle managers yang tepat? Dapatkah management levels dikurangi?

Sentralisasi dan desentralisasi Otoritas

Desentralisasi otoritas ke bawah, menciptakan organisasi yang lebih flat.

Berjalan dengan baik pada lingkungan yang dinamis, kompetisi tinggi yang memerlukan kecepatan dan fleksibilitas Lingkungan yang stabil lebih cocok sentralisasi otoritas karena prediktibilitas yang tinggi dan perubahan yang lambat tidak memerlukan respon dan adaptasi yang cepat.

SISI LAIN DESENTRALISASI

Decentralisasi meperlemah kontrol. Hal ini dapat menyebabkan hilangnya kesatuan tujuan, kehilangan kesamaan arah dan fokus. Rule of thumb: Desentralisasi organisasi secara ekstrim memerlukan budaya yang kuat sehingga setiap orang memiliki visi searah yang tertanam semua menunjuk ke arah yang sama.

STRATEGIC ALLIANCES

Strategic Alliance

Perjanjian dimana manajemen mengumpulkan atau membagi sumber daya dan know-how perusahaan dengan perusahan lainnya dan dua perusahaan berbagi rewards dan resiko untuk memulai suatu usaha

Network Structure:

Rangkaian dari strategic alliances yang sebuah organisasi ciptakan dengan suppliers, manufacturers, dan distributors untuk menghasilkan dan memasarkan produk. Network structures memungkinkan perusahaan membawa sumber daya bersama-sama ke dalam a boundary-less organization.