PEMECAHAN MASALAH DAN PENYUSUNAN RENCANA TINDAKAN

Oleh H. M. REMFIL, SKM (BAHAN AJAR : MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN DALAM KEPERAWATAN)

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES RI PADANG

Bagian Pertama PEMECAHAN MASALAH

I.

Pendahuluan Dalam kehidupan sehari-hari manusia selalu bergelut dengan masalah.

Pada saat yang bersamaan setiap orang harus memecahkan masalah yang dihadapi, kemudian dilanjutkan dengan pengambilan keputusan, dan dengan keputusan itu orang melakukan suatu tindakan. Kecepatan setiap orang dalam memecahkan masalah dan bertindak berbeda-beda. Ada orang yang membutuhkan waktu lama, ada pula yang membutuhkan waktu sangat singkat, sering disebut pengambilan keputusan secara intuitif atau gerak hati. hasil dari keputusan dan tindakan tersebut ada kalanya tepat dan selesailah satu masalah, tapi ada kalanya keputusan dan tindakan yang diambil malahan menimbulkan masalah baru, hal ini sangat tergantung kepada sitat masalah yang dihadapi. Masalah yang sederhana bisa dipecahkan secara intuitif, namun masalah yang kompleks memerlukan sistematika berpikir, karena adanya keterkaitan antara suatu peristiwa dengan peristiwa lainnya. Pemecahan masalah secara intuitif sama sekali tidak bisa diajarkan. Hanya pemecahan masalah secara sistematis dengan melalui iogika berpikir yang teratur bisa diajarkan kepada orang lain. II. Tujuan A. Tujuan Instruksional Umum Setelah mempelajari modul ini peserta diharapkan memiiiki keterampilan dalam meiakukan proses pemecahan masalah dan menyusun rencana tindakan. B. Tujuan Instruksional khusus Setelah mempelajari modul ini diharapkan : 1. Peserta dapat menjelaskan pengertian masalah dalam manajemen. 2. Peserta dapat melakukan cara mengidentifikasi masalah. 3. Peserta dapat merumuskan masalah secara tajam 4. Peserta dapat memilih prioritas massalah yang berada di bawah tanggung jawab mereka

5. Peserta dapat melakukan analisis masalah untuk mencari sebab masalah. 6. Peserta dapat memilih alternatif pemecahan masalah yang betul-betul dapat dilakukan oleh sistem yang ada. 7. Peserta dapat menyusun langkah-langkah tindakan dalam pemecahan masalah. III. METODA Pendekatan yang dilakukan dalam proses pembelajaran pemecahan masalah ini adalah pendekatan andragogi, dengan menggunakan metoda-metoda sebagai berikut. A. Ceramah bervariasi B. Curah psndapat, C. Penyajian hasil diskusi kelompok.

IV. SISTEMATIKA Sistematika dan alur pikir daiam proses pemecahan masalah yang dipakai daiam buku mi adalah sebagai berikut: A. Merumuskan masalah. Sebelum merumuskan masalah terlebih dahulu perlu dipahami pengertian tentang masalah, dan bagaimana mengidentifikasi masalah sampai ditemukan masalah yang sesungguhnya, yang apabila dipecahkan betulbetui akan menghilangkan kerumitan atau keresahan individu maupun organisasi. Kemudian menyusun rumusan yang jelas tentang : apa yang dipermasaiah kan; siapa yang bermasalah atau yang terlibat daiam masalah; dimana masalah tersebut; dan bagaimana atau seberapa besar penyimpangannya dari yang seharusnya terjadi. B. Mencari masalah prioritas. Daiam suatu proses identifikasi masalah, biasanya tidak hanya satu masalah yang ditemukan dan yang harus dipecahkan. kemampuan sumber daya organisasi pun biasanya terbatas, baik sumber daya manusia, waktu maupun sumber dana. Oleh karena itu langkah berikut yang perlu dilakukan adalah mencari masalah prioritas, yaitu masalah yang paling mendesak ditinjau dari segi urgensinya, keseriusannya dan kemungkinan

berkembangnya masalah tersebut menjadi berbagai masalah yang lebih rumit. C. Melakukan Analisis Masalah. Merupakan upaya menelusuri masalah dari berbagai aspek yang terkait dengan masalah, membanding-bandingkan antara kenyataan yang terjadi dengan apa yang seyogyanya terjadi menurut rencana, aturan-aturan, norma-norma, nilai-nilai dan logika yang benar. Terminal akhir dari proses analisis masalah ditemukan sebab masalah. D. Melakukan Analisis Pemecahan Masalah. Merupakan upaya mencari cara pemecahan "yang sebaik-baiknya" terhadap masalah yang dihadapi, bertolak dari "sebab masalah" yang telah diketemukan. Berbagai jalan pemecahan yang "diperkirakan" diajukan, setiap cara diperhitungkan keuntungan-keuntungan dan resiko resikonya. Keputusan pemecahan masalah adalah cara pemecahan dengan

keuntungan yang sebesar-besarnya dan dengan resiko yang sekecilkecilnya. E. Menyusun Rencana Tindakan. Pada umumnya pemecahan masalah yang dihasilkan dari analisis pemecahan masalah masih berupa gagasan pikiran yang diformulasikan dalam rumusan kata-kata yang bersifat abstrak. Untuk mewujudkan gagasan tersebut perlu disusun rencana tindakan yang kongkrit, tersusun dalam kata-kata yang bersifat operasional, rinci, memuat : tindakan apa yang hams dilakukan; siapa yang meiakukannya atau bertanggung-jawab terhadap tindakan itu; kapan tindakan harus dilakukan; sumber-daya apa yang diperlukan; siapa-siapa saja yang dukungannya diperlukan agar tindakan itu dapat terlaksana secara lancar; hambatan-hambatan apa yang mungkin terjadi terhadap tindakan tersebut, dan tindakan apa yang diperlukan untuk mengantisipasi hambatan tersebut. F. Melaksanakan Rencana Tindakan. Sesuai dengan rencana tindakan, maka pelaksanaan rencana tindakan mulai dari Fase persiapan, Fase pelaksanaan, dan Pengawasan dan

pengendalian dilakukan dengan secermat mungkin secara efektif dan efesien.

Bagaan Sistematika Pemecahan Masalah

Bagian Kedua PROSES PEMECAHAN MASALAH

I.

Merumuskan Masalah

A. Pengertian Masalah Setiap tindakan yang dilakukan secara sadar selalu didahului o!eh suatu tujuan atau harapan yang ingin dicapai atau dihasilkan oleh tindakan itu. Ada dua kemungkinan yang dihasilkan oleh suatu tindakan; 1) hasil yang sesuai dengan apa yang diharapkan; 2) hasil yang tidak sesuai dengan apa yang diharapkan. Terhadap kemungkinan yang kedua, sipelaku merasa kecewa karena keinginannya tidak tercapaj, disinilah timbul suatu masalah atau persoalan. Masalah yang terjadi ada yang secara langsung dapat dirasakan oleh panca-indera, misalnya penyimpangan secara fisik, menyangkut

penyimpangan yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif, penyimpangan terhadap waktu, dan pada dasamya lebih mudah diidentifikasi dan dirumuskan. Ada pula masalah yang secara langsung tidak dapat dirasakan oleh panca indera, misalnya berupa situasi yang tidak menyenangkan sebagai akibat perbuatan tangan-tangan manusia yang terlibat dalam situasi tersebut. Terhadap masalah yang secara langsung tidak dapat ditangkap oleh pancaindera perlu di rumuskan secara tepat apa yang sebenarnya merupakan masalah. Untuk itu diperlukan identifikasi masalah yang tajam dan spesifik melalui kepekaan yang tinggi. Selain dari apa yang diuraikan di atas, masalah dapat dilihat dan rangkaian kejadiannya, yaitu masalah yang hanya terjadi sekali saja, tidak berkesinambungan, tidak dianggap masalah yang perlu dipecahkan. Dalam konteks manajemen, dimana pembicaraan menyangkut suatu rangkai pekerjaan yang berlangsung terus-menerus, maka yang dianggap masalah adalah penyimpangan pada tahap tertentu sebelum rangkaian pekerjaan itu mencapai tujuan akhir. Jadi masalah dapat didefinisikan sebagai berikut: Suatu penyimpangan terhadap apa yang seharusnya terjadi pada tahap lertentu dari suatu proses yang masih akan berlangsung terus.

Definisi di atas didasarkan atas suatu pemikiran, bahwa apabila suatu proses hanya akan terjadi sekali saja, dan selanjutnya tidak diperlukan lagi, maka penyimpangan yang terjadi bukan merupakan suatu masalah yang perlu diatasi. Hanya dampak negatif dari kejadian itu yang perlu diantisipasi, yang semestinya sudah diperhitungkan pada waktu penyusunan rencana kerja sebelumnya melalui analisis persoalan potensial.

Keterangan : R =Rencana (1) = Tahap 1 (2) = Tahap 2 (3) = Tahap 3 dst (S1)= Hasil yang diharapkan pada tahap tertentu ( S1 ) = Hasil yang sebenarnya terjadi pada tahap tersebut 1 ( S12 ) = hasil yang direncanakan pada tahap tertentu (S1) - ( S1 ) = Penyimpangan pada tahap tertentu 1 (S2) - ( S 2 ) = Penyimpangan pada tahap tertentu Dalam sudut pandang manajemen, tidak semua penyimpangan dapat diklasifikasikan sebagai masalah bagi suatu sistem tertentu. Ada penyimpangan yang dapat dipecahkan, ada pula penyimpangan yang sama sekali tidak dapat dipecahkan. Tidak dapat dipecahkannya suatu masalah tidak selalu disebabkan oleh ketidakmampuan dari sistem yang ada ditinjau dari segi tehnis, tapi kemungkinan disebabkan oleh ketiadaan wewenang untuk bertindak.
1

Misalnya, salah satu unit organisasi dari suatu departemen dinilai menampilkan produktivitas kerja yang berada dibawah standard, setelah unit kerja itu melakukan suatu penelitian ditemukan masalah antara lain "Tidak tersedianya pegawai yang cukup untuk melaksanakan seluruh tugas-tugas yang ada di unit tersebut". Padahal untuk pengangkatan pegawai diperlukan formasi pengangkatan, diperlukan persetujuan BAKN dan supra-sistem yang lebih besar, sehingga untuk memenuhi kebutuhan pegawai di unit kerja tersebut, jauh berada di luar wewenang unit kerja itu. Untuk hal seperti ini, maka masalah seperti yang dikemukakan sebetulnya bukan masalah bagi unit organisasi itu. "Barangkali masalah yang "manageable" bagi unit kerja tersebut adalah "tidak tersediannya uraian tugas yang jelas bagi setiap petugas" atau "tidak adanya motivasi kerja bagi pegawai". Contoh lain, dalam produksi padi, dengan menggunakan tehnik pertanian yang canggih, direncanakan akan menghasilkan padi yang dapat menunjang swasembada pangan. Kemudian setelah musim panen hampir tiba, turun hujan lebat, tanggul bobol, terjadi banjir bandang yang menghancrukan tanaman padi, sehingga panenpun gagal. Disini terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, namun manusia tidak akan mampu mencegah dalangnya banjir yang tiba-tiba tersebut. Kejadian seperti ini dari sudut manajemen bukan masalah, karena diluar kewenangan manusia untuk mencegah hujan yang demikian lebat sehingga dapat membobolkan tanggul yang sudah dipersiapkan. Terhadap kejadian seperti ini, yang perlu dilakukan adalah mengatasi dampak kejadiannya, yaitu berupa krisis pangan, dan upaya untuk mengatasi kejadian ini seharusnya sudah diperhitungkan pada waktu penyusunan rencana pengadaan stock gabah nasional oleh supra sistem yang lebih besar. Seandainya terjadinya penurunan kualitas dan kuantitas produksi padi disebabkan oleh para petani enggan mengikuti petunjuk-petunjuk tehnis bercocok tanam yang baik dari Dinas Pertanian setempat, hal ini bias diangkat sebagai pemecahan masalah atau pemecahan persoalan dalam sudut pandang manajemen hanya mencakup hal-hal yang dapat atau mampu dikelola oleh orang-orang yang terlibat dalam proses manajemen tersebut, baik dari segi tahnis maupun kewenangan.

SKEMA HIRARKI MASALAH MELALUI PENDEKATAN SISTEM

Keterangan gambar: 1. Sistem A merupakan supra sistem dari sistem-sistem B, C dan D. 2. A1, A2, A3, A4, A5 adalah penyimpangan-penyimpangan atau masalah-masalah yang terjadi bagi supra sitem A, tapi bukan masalah bagi sistem-sistem B, C, dan D. 3. B1, B2, B3, B4, adalah penyimpangan-penyimpangan atau masalah-masalah yang terjadi di dalam sistem B. 4. C1, C2, C3, C4, adalah penyimpangan-penyimpangan atau masalah-masalah yang terjadi didalam sistem C. 5. D1, D2, D3, D4, adalah penyimpangan-penyimpangan atau masalah-masalah yang terjadi didalam sistem D. B. Identifikasi Masalah Identifikasi masalah merupakan awal dalam perumusan masalah. Tanpa melakukan identifikasi masalah secara teliti, tidak akan ditemukan masalah yang sebenarnya sedang dihadapi. Untuk ini seorang atau sekelompok orang yang terlibat dalam pelaksanaan tugas organisasi mengumpulkan semua fakta yang bersifat negatif terhadap proses yang sedang berjalan. Fakta-fakta negatis tersebut

dapat berupa : 1) hal-hal yang tidak menyenangkan; 2) hal-hal yang tidak cocok dengan target atau tujuan yang ingin dicapai. Untuk memudahkan identifikasi masalah, dalam rangka menggali faktafakta negatif, perlu lebih dahulu disepakati ruang lingkup masalah yang ingin dibenahi. Dalam lingkup organisasi pada umunya ada enam komponen organisasi yang biasariya menjadi sumber kerawanan yang dapat menimbulkan gangguan dalam pengelolaan organisasi, yaitu : (1) Tujuan Ketidak-jelasan semua atau sebagian anggota terhadap tujuan, misi ataupun prioritas apa yang harus dikerjakan akan menimbulkan berbagai kejadiankejadian atau fakta-fakta negatif. (2) Struktur Organisasi Ketidak-tepatan struktur organisasi berakibat kurang jelasnya pembagian pekerjaan, bisa menimbulkan ketidak-efesienan dalam pelaksanaan tugas organisasi, akan menimbulkan kejadian atau fakta negtif. (3) Mekanisme Yang Membantu Ketidak-jelasan metoda kerja, prosedur, tidak adanya ilmu pengetahuan dan toknologi bagi petugas menyebabkan pelaksanaan tugas tidak berjalan baik, dan akan menimbulkan kejadian atau fakta-fakta negatif. (4) Insentif Tidak adanya insentif, baik berupa uang ataupun laina-lainnya, dapat menimbulkan kejadian atau fakta-fakta negatif. (5) Hubungan Antar Manusia Kelemahan seluruh atau sebagian dari anggota organisasi dalam hal hubungan antar manusia akan menimbulkan kejadian-kajadian atau fakta-fakta negalif. (6) Kepemimpinan Lemahnya kepemimpinan dalam suatu organisasi, sangat potensial

menimbulkan kejadian atau fakta-fakta negatif. Dan pengelompokan dari seiuruh fakta-fakta negatif yang dihasiikan dari curah pendapat dapat mengacu pada keenam komponen tersebut diatas.

Dalam mengumpulkan fakta-fakta negatif ini, semua orang yang terlibat dalam pekerjaan organisasi, secara bebas diberi kesempatan mengemukakan apa saja yang terlintas dalam pikirannya tentang fakta-fakta negatif, sebanyakbanyaknya. Fakta-fakta negatif yang dimaksud diatas dituliskan satu persatu pada sepotong kertas berukuran sekitar 10 cm x 20 cm, dalam bentuk staiemen singkat, tanpa ada kata sambung. Contoh : 1) Tidak tersedia kursi yang cukup, 2) Udara ruangan terlalu panas, 3) Tidak ada uraian tugas, 4) Separoh karyawan datang terlambat, 5) dan sebagainya. Potongan-potongan kertas sedemikian banyak yang berisi statemen tersebut tempelkan pada papan tulis yang besar atau dinding yang luas secara bebas. Kemudian dari sekian banyak fakta-fakta negatif yang telah dikemukakan oleh peserta, secara bersama-sama dilakukan seleksi, apakah yang ditulis tersebut betul-betul berupa fakta ataukah sebuah asumsi atau opini dari penulisnya. Hal-hal

yang betul-betul fakta dipertahankan, sedangkan hal-hal yang bersifat asumsi atau opini dipisahkan tersendiri.

Dari fakta-fakta negatif yang terseleksi, secara bersama-sama, dilakukan pengelompokan fakta yang sejenis. Misalnya dihasilkan empat atau lima kelompok fakta-fakta sejenis. Dari tiap kelompok fakta rumuskan masalahnya. Hasil akhir dari identifikasi masalah tersebut diatas adalah seperti pada gambar dibawah ini: misalnya dihasilkan 31 fakta negatif, dan 4 masalah.

C. Rumusan masalah Suatu masalah atau persoalan tidak dapat dipecahkan secara baik tanpa lebih dulu mengetahui secara tepat dan jeias apa yang menjadi masalah sebenarnya. Kejelasan suatu masalah dapat dilihat dari rumusan masalah. Oleh karena itu rumusan suatu masalah haruslah memberikan informasi tentang : a. Apa yang dipermasalahkan (what) b. Siapa yang terlibat sebagai objek masalah (who), c. Dimana terjadinya masalah (where) d. Kapan terjadinya masalah (when), e. Eagaimana penyimpangan atau berapa besar penyimpangannya ( how ) Rumusan masalah yang tepat dan jelas akan memudahkan penelusuran sebab masalah. Untuk dapat merumuskan masalah secara tepat dan jelas, identifikasi masalah seperti diuraikan di depan harus dilakukan dengan sungguhsungguh dan secermat mungkin, dengan mengemukakan fakta-fakta negatif sebanyak mungkin. Semakin banyak orang yang terlibat dalam identifikasi masalah, semakin banyak pula fakta-fakta negatif yang ditemukan, maka semakin tepat masalah yang dapat diangkat. Dalam melakukan identifikasi masalah dan perumusan masalah mungkin akan ditemukan beberapa masalah. Mungkin sekali dari beberapa masalah yang ditemukan, satu sama lain mempunyai hubungan sebab-akibat. Untuk hal seperti itu perlu dicari masalah yang paling menjadi sumber masalah-masalah lainnya. Kadang-kadang, memang dari beberapa masalah yang ditemukan, satu sama lain berdiri-sendiri, atau kecil sekali keterkaitannya. Untuk kasus seperti ini perlu dilakukan pemilihan prioritas masalah.

II. Menentukan Prioritas Masalah Kadang-kadang dalam suatu kegiatan penggalian masalah ditemukan beberapa masalah. Mengingat keterbatasan-keterbatasan yang ada, tidak mungkin kita dapat memecahkan masalah-masalah tersebut sekaligus bersama-sama. Manajemen harus memilih salah satu atau dua masalah yang perlu mendapat prioritas terlebih dahulu. Pemilihan prioritas ini dilakukan dengan menggunakan skala penilaian yang didasarkan kepada :

1. Aspek ke-seriusan (Seriousness). Yaitu dengan melihat pengaruh masalah tersebut atas hasil atau produk dari suatu proses, organisasi dsb. Andaikata masalah tersebut tidak dipecahkan akan mengganggu kuantitas dan kwalitas hasil dari proses yang sedang berjalan. 2. Aspek Ke-urgensian (Urgency). Yaitu dengan melihat ketersediaan waktu yang diperlukan untuk pemecahan masalah yang ada. 3. Aspek Kemungkinan meluasnya/ berkembangnya masalah (Growth) Yaitu dengan melihat kemungkinan meluasnya masalah yang sedang dihadapi apabila tidak segera dipecahkan. Atau kemungkinan munculnya masalahmasalah lain yang bisa lebih gawat dari masalah yang sedang dihadapi sekarang. Ketiga aspek tersebut diatas; Urgency, Seriousness dan Growth sering disingkat dengan metoda USG. Contoh penentuan prioritas masalah : Dalam suatu kegiatan identifikasi masalah yang terjadi di dalam suatu unit organisai, berhasil diangkat empat masalah yang dirasakan perlu dipecahkan. Kita harus memilih unjtan prioritasnya. Libatkan semua personil yang ada. A. Kurangnya ketrampilan petugas dalam pengelolaan administrasi sural nwiyurat B. Rendahnya motivasi kerja pegawai. C. Lemahnya pelaksanaan koordinasi tugas dan peran sub-sub b.agian D. Tidak tersedianya sarana kerja yang cukup untuk penyelesaian tugas-tugas administrasi. Bandingkan masalah - masalah satu sama lain dalam satu aspek : Aspek Urgency : A:BB A:CC A:DD B:CC B:DB C:DC A=0; B=2; C=3; D=1 Aspek Seriousness : A:BA A:CA A:DA B:CC A:DB C:DC A=3; B=1; C=1; D=1 Aspek Growth: A:BB A:CC A:DD B:CC B:DD C:DD A=0; B=1; C=2; D=3

Tingkat kritis Masalah2 A. Kurangnya ketrampilan petugas dalam pengelolaan administrasi surat-menyurat B. Rendahnya motivasi kerja pegawai C. Lemahnya pelaksanaan Koordinasi tugas dan peran sub-sub bagian D. Tidak tersedianya sarana kerja yang cukup untuk penyolusaian tugas-tugas administrasi.

Urgency Seriousnes Growth (U) (S) (G) 0 2 3 1 0 1

Total

3 4

Dari penilaian prioritas masilah masalah tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa yang menjadi priorits utuma dalati pemecahan terhadap masalah " Lemahnya kernam-puan kepala bagian dalam mengkoordinasikan tugas dan peran masing-masing sub bagian, kemudian disusul dengan masalah "Tidak tersedianya sarana kerja yang cukup untuk penyelesaian tugas-tugas administrasi", kemudian masalah "Rendahnya motivasi kerja pegawai", dan yang terakhir masalah kurangnya ketrampilan petugas dalam pengelolaan administrasi suratmenyurat". Pertu diperhatikan, bahwa dalam memilih antara A B; B C; A C; C D dst. mana yang lebih dominan hanya didasarkan pada asumsi dan subyektivitas saja. Namun diyakini, bahwa subyektivitas dari banyak orang terhadap hal yang sama pada waktu yang bersamaan lebih mendekati obyektivitas. Kalau dilihat dari urutan masalah diatas yang dihasilkan dari USG jelas terlihat bahwa satu sama lain saling terkait dan setiap kejadian atau masalah merupakan sebab dan akibat dari kejadian atau masalah lainnya. Untuk lebih meyakini apakah masalah prioritas yang terpilih betul-betul merupakan masalah yang dapat dipecahkan oleh sistem yang ada, perlu dipertanyakan lagi kepada peserta yang terlibat, apakah masalah tersebut "managable" atau pemecahannya berada dalam wewenang organisasi peserta, atau organisasi yang ada cukup memiliki sumber daya untuk memecahkannya. Kalau

tidak, maka masalah tersebut ditinggalkan, dan dipilih masalah dengan prioritas dibawahnya. III. ANALISIS MASALAH Analisis masalah merupakan satu fase dalam proses pemecahan masalah yang berakhir dengan ditemukannya sebab masalah. Dari uraian tentang pengertian masalah disebutkan masalah adalah suatu penyimpangan dari yang seharusnya, maka dalam fase analisis masalah ini kita akan mencari "mengapa terjadi penyimpangan itu". Untuk ini kita melakukan pengkajian terhadap masalah yang dihadapi dengan menggunakan pisau analisis berupa : teori-teori yang bersumber pada referensi-referensi, logika yang benar, serta pengalamanpengalaman empirik lainnya sebagai alat pembanding. analisis dilakukan terhadap semua komponen yang ada dalam rumusan masalah, yaitu : 1 komponen "apa" yang dipermasalahkan (What). 2 komponen "siapa" yang terlibat daiam masalah (Who). 3 komponen "dimana" terjadinya masalah (Where). 4 komponen "kapan: terjadinya masiah (When). 5 komponen "bagaimana"atau"berapa besar" penyimpangan yang terjadi (How). Contoh : Kalau masalah terpilih dari proses penentuan prioritas masalah di atas dirumuskan secara lengkap adalah sebagai berikut: Lemahnya pelaksanaan koordinasi tugas dan peran Sub-sub Bagian oleh Kepala Bagian Organisasi X selama periode 1 April 1990 sampai dengan sekarang. Komponen "apa" : Koordinasi tugas dan peran Sub-sub Bagian (dalam unit organisasi X). : Kepala Bagian, dalam hal ini berfungsi selaku pemimpin. Komponendimana Komponen kapan : Unit Organisasi X : Selama periode 1 aprii 1990 sampai sekarang.

Komponen siapa

Komponen bagaimana : Lemahnya pelaksanaan (koordinasi).

Setelah jelas masing-masing komponen dalam rumusan masalah, maka lakukan analisis terhadap masing-masing komponen, yaitu : 1. Koordinasi : a. Pengertian koordinasi. b. Kebutuhan akan koordinasi. c. Masalah dalam Pencapaian koordinasi yang efektif. d. Pendekatan terhadap pencapaian koordinasi yang efektif. e. dan sebagainya mengenai koordinasi dapat dilihat dalam berbagai literatur manajemen. 2. Kepala Bagian : a. Struktur dan Mekanisme organisasi. b. Tugas dan Fungsi bagian tersebut. c. Teori Kepemimpinan d. Tipe kepemimpinan Kepala Bagian yang menjabat. 3. Organisasi X : a. Jenis organisasi : apakah organisasi pemerintahan, maka lihat tugas dan fungsinya, Demikian pula hainya apabila organisasi itu organisasi sosiai (non profit) b. Apakah struktur dan mekanisme organisasi tersebut dapat mendukung missi organisasi. c. Bagaimana "batas jangkauan" dalam struktur organisasi yang ada, apakah terlalu luas, sehingga sulit mengkoordinasikannya. d. Sistem Informasi yang ada di dalam organisasi itu. e. dan sebagainya. 4. Selama periode 1 April 1990 sampai sekarang. a. Siapa Kepala bagian pada periode tersebut, bagaimana tipe

kepemimpinannya, kemampuan komunikasinya dan lain-laian mengenai figur Kepala Bagian tersebut. b. Ada peristiwa-peristiwa apa yang mungkin menghambat koordinasi 5. Lemahnya pelaksanaan (koordinasi). a. Bagaimana hierarki manajemen yang ada di dalam Unit Organisasi tersebut, bagaimana rantai komandonya.

b. Apakah ada peraturan dan prosedur rinci yang memperjelas siapa mengerjakan apa. c. Apakah ada rencana dan Tujuan Organisasi. d. dan sebagainya. Akhir dari anaiisis masalah ini adalah diketemukannya beberapa hal yang mungkin menjadi sebab terjadinya masalah, Namun tidak semua sebab yang diperkirakan, apabila dipecahkan dapat mengatasi seluruh masalah yang dihadapi. Oleh karena itu dari beberapa sebab yang mungkin, diuji kembaii secara bersamasama oleh orang-orang yang terlibat, apakah dapat diyakini dengan diatasinya sebab-sebab yang diperkirakan itu masalah betul-betul teratasi. Dalam hai ini perlu dipikirkan hubungan sebab-akibat dari beberapa sebab yang diperkirakan tersebut, sehingga kita akan dapat menemukan sebab utama atau sebab yang paling mungkin dari masalah yang dihadapi. Menurut Kepner dan Tregoe, dari beberapa sebab yang mungkin, seialu dapat diketemukan sebab yang paling mungkin, yang merupakan sumber utama dari sebab-sebab lainnya. Dari analisis masalah di atas, anggaplah dihasilkan tiga sebab-sebab yang mm seperti dibawah ini : A. Belum adanya Uraian-tugas tiap Sub bagian dan tiap orang dalam tiap-tiap Sub bagian, B. Rentang ke.ndali dalam Struktur Organisasi X mungkin terialu luas. C. Tidak adannya komunikasi antar individu dan antar Subbagian dalam hal melaksanakan pekerjaan sehari-hari. Dari ketiga sebab-sebab yang mungkin ini kelompok diajak bersama-sama menguji tiap-tiap sebab, apakah jika sebab itu dipecahkan atau diatasi, masalah lemahnya koordinasi dapat ditanggulangi secara keseluruhan dan konsisten. Terhadap sebab A : Apakah kelompok yakin, bahwa apabila urai tugas "ada", masalah lemahnya koordinasi dapat diatasi, artinya koordinasi akan berjalan baik. Terhadap B : Apakah dengan mempersempit rentang kendali dalam struktur organisasi, koordinasi dapat berjalan baik. Di samping itu perlu diingat pula bahwa merubah

struktur organisasi bukan pekerjaan mudah, dan bukan wewenang Organisasi X, tapi wewenang dari Supra-sistem yang lebih luas. Terhadap sebab C : Apakah kalau suasana komunikasi dalam melaksanakan tugas antar individu dan antar sub bagian tercipta, maka koordinasi dapat berjalan baik dan lancar. Misalkan kelompok bersepakat, bahwa sebab C lah merupakan sebab yang paling mungkin, maka susunlah alternatif pemecahannya.

IV. ANALISIS PEMECAHAN MASALAH Dalam analisis masalah dihasilkan sebuah penjelasan rinci tentang masalah yang dihadapi dapat diuji kebenarannya, karena segala sesuatunya telah terjadi. Dalam pemecahan masalah, keputusan yang diambil menghasilkan jawaban-jawaban yang belum dapat diuji kebenarannya, karena segala sesuatu yang diputuskan sebagai pemecahan masalah belum terjadi. Namun apabila sebab timbulnya masalah telah secara teratur diuraikan dan diuji ketepatan-nya, maka seorang pengambil keputusan akan dapat memastikan atau sekurang-kurang-nya berkeyakinan, bahwa apa yang akan diputuskannya sebagai pemecahan masalah benar-benar akan memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Untuk dapat mengambil keputusan dengan baik dibutuhkan suatu urutanurutan tindakan sebagai berikut : A. Menentukan Tujuan Tentukan tujuan yang hendak dicapai oleh suatu keputusan pemecahan masalah. Misalnya, dalam contoh rumusan masalah di atas, yang menjadi tujuan dari keputusan pemecahan masalah adalah : Koordinasi pelaksanaan tugas dan peran subbagian-subbagian dalam Unit Organisasi X, oleh Kepala Bagian, berjalan baik, melalui peningkatan komunikasi pelaksanaan tugas antar individu dan antar subbagian. Tujuan ini harus dicapai melalui langkah-langkah tindakan yang kongkrit, terukur dan jelas siapa melakukan apa. Tentu saja banyak cara-cara yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan pemecahan masalah. Dari berbagai alternatif

cara-cara tersebut kita harus memilih salah satu cara saja, yang apabila dilaksanakan kita berhasil mencapai tujuan dengan resiko kerugian yang sekecilkecilnya. Cara yang akan kita pilih haruslah memenuhi dua hal, yaitu : 1. Memenuhi Tujuan Keharusan : Yaitu seperti apa yang tertera dalam rumusan pemecahan masalah, tidak bisa ditawar-tawar lagi. 2. Memenuhi Tujuan Keinginan : Tujuan keinginan ini memberikan batasan bagi alternatif yang akan dipilih, agar memberikan keuntungan yang sebesar-besarnya, dan kerugian atau resiko yang sekecil-kecilnya. Misalnya : 1) Alternatif yang akan diambil tetap menjaga efisiensi penggunaan sumber daya. 2) Tidak menimbulkan keresahan dikalangan pegawai. 3) Tidak ada penggantian pejabat struktural. B. Memilih alternatif cara yang akan diambil. Tentukan berbagai alternatif cara yang dapat diambil sebagai pemecahan masalah, dengan mengemukakan keuntungan dan kerugiannya. Misalnya : Alternatif 1. Menyelenggarakan Lokakarya rutin, setiap tiga bulan sekali di Unit Organisasi X. Keuntungan2-nya : 1) Suasana keakraban antar Subbagian dan antar individu terbina. 2) Komunikasi dalam pelaksanaan

pekerjaan lancar, sehingga setiap orang tahu apa yang dikerjakan oleh orang lain. 3) Setiap orang akan tahu tujuan organisasi secara keseluruhan. Kerugian2nya : 1) Menyita waktu kerja rutin 1 a' 2 hari setiap 3 bulan 2) Ada blaya tambahan yang periu

dikeluarkan tiap 3 bulan.

Alternatif

2. Mengirimkan Kepala Bagian dan Kasub-Kasub ke pelatihan manajemen secara bergilir dengan biaya organisasi. Keuntungan2nya: 1) kabag dan Kasubbag menjadi lebih memiliki manajemen. 2) Organisasi mungkin mendapat inputinput baru dari Kabag dan Kasubbag yang baru pulang dari pelatihan. kerugian2nya : 1) Terjadi kekosongan tenaga selama mingikuti pengetahuan tentang

pejabat-pejabat pelatihan.

tersebut

2) Keluar dana yang cukup besar untuk pelatihan. 3) Menimbulkan "situasi konflik" dalam pribadi, antara ilmu-ilmu yang didapat dengan kenyataan dalam pekerjaan. C. Memilih Alternatif terbaik. Alternatif yang terbaik adalah : 1. Memenuhi tujuan keharusan. 2. Memenuhi sebanyak mungkin tujuan keinginan, berdasarkan

pertimbangan keuntungan dan kerugian setiap alternatif. Inilah Keputusan Akhir dalam proses Pemecahan Masalah, yang tentu saja masih dalam bentuk gagasan. Lakukan pula analisis pemecahan masalah seperti cara diatas bagi masalahmasalah prioritas berikutnya. Dari kriteria-kriteria yang ada, mungkin alternatif 1 merupakan pilihan terbaik, yaitu : 1. Dapat memenuhi tujuan pemecahan masalah, yakni meningkatkan koordinasi. 2. Melalui peningkatan komunikasi antar Subbid, dan antar individu. 3. Memiliki keuntungan lebih banyak, dan kerugian lebih sedikit. 4. Memenuhi tujuan keinginan.

Dengan demikian Keputusan Pemecahan masalah adalah : Menyelenggarakan Lokakarya Rutin, setiap tiga bulan sekali di Unit Organisasi X, dengan melibatkan semua staf yang ada di dalam organisasi.

Bagian Ketiga PENYUSUNAN RENCANA TINDAKAN

Keputusan tentang pemecahan masalah masih berupa gagasan yang belum bersifat opersional. Agar gagasan ini menjadi kenyataan diperlukan rencana tindakan yang konkrit, realistis, dan dapat diukur keberhasilannya, jelas waktu dan tempatnya, dan jelas pula siapa mengerjakan apa, berapa biaya dan peralatan apa yang diperlukan. Untuk menyusun rencana tindakan diperlukan langkah-langkah sebagai berikut :

I.

MERUMUSKAN TUJUAN Tujuan adalah terminal akhir dari suatu proses atau suatu kegiatan.

Rumusannya bisa memberikan gambaran tentang suatu benda konkrit, yang dituju oleh suatu kegiatan perjalanan, misalnya Pasar Senen, Airport Cengkareng, Stasiun Gambir, bisa pula memberikan gambaran tentang suatu situasi manajerial yang diharapkan terjadi setelah proses manajemen berjalan, misalnya : Terselenggaranya Lokakarya Rutin, setiap tiga bulan sekali di Unit Organisasi X, dengan melibatkan semua staf yang ada di dalam organisasi tersebut.

II. MENYUSUN DAFTAR TINDAKAN Ada tiga fase kegiatan yang harus dilakukan dalam upaya mencapai tujuan, yaitu : Fase Persiapan; Fase Pelaksanaan; dan Fase Pengawasan dan Pengendalian. Gunakan metoda Curah Pendapat dalam rangka menggali tindakantindakan yang akan dilakukan pada setiap fase, dan libatkan seluruh staf yang ada. A. Fase Persiapan. 1. Setiap orang yang terlibat diminta menuliskan apa yang bisa ia pikirkan tentang tindakan-tindakan yang akan dilakukan pada fase persipan ini, secara bebas, pada selembar kertas (10 x 20 cm), satu tindakan/satu kertas. 2. Secara bersama-sama, atur urutan tindakan yang sudah ditulis pada kertas. beri nomor urut. Tindakan yang sama disatukan. Misalkan hasil curah pendapat-pada fase persiapan ini adalah sebagai berikut :

a. Melaporkan kepada pimpinan tentang hasil Pemecahan Masalah dan Rencana Tindakan. 1) membuat resume laporan 2) menggandakan hasil 3) menyampaikan laporan b. Mempersiapkan Pelaksanaan Lokakarya. 1) membentuk panitia kecil 2) membuat kerangka acuan Lokakarya 3) menyediakan sumbar daya pendukung : waktu, tempat, dana, bahan-bahan. 4) membuat undangan 5) menyampaikan undangan Lokakarya 6) menyusun acara pertemuan B. Fase Pelaksanaan. Dengan cara yang sama seperti pada butir A di atas, lakukan pula rencana tindakan pada fase pelaksanaan ini. C. Fase Pengawasan dan Pengendalian. Demikian pula penyusunan rencana tindakan pada fase pengawasn dan pengendalian ini, lakukan seperti pada butir A diatas dengan menggunakan metoda curah pendapat.

III. MENUANGKAN DAFTAR KEGIATAN KE DALAM GANT CHART A. Buat Lembaran Kolom Kegiatan yang berisi kolom-kolom sebagai berikut: 1. Kolom 1, berisi daftar urutan tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai tufuan. 2. Kolom 2, berisi waktu yang menunjukkan kapan tindakan itu akan dilakukan. 3. Kolom 3, berisi siapa yang bertanggung-jawab terhadap pelaksanaan tindakan itu, dan siapa-siapa saja yang ikut terlibat dalam pelaksanaan tindakan itu.

4. Kolom 4, berisi biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tindakan, dan dari mana dana tersebut diperoleh. 5. Kolom 5, berisi daftar peralatan atau periengkapan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tindakan. 6. Kolom 6, berisi tolok ukur keberhasilan dari tindakan yang dilakukan. Pengisian kolom ini bersumber dari tindakan-tindakan yang perlu dilakukan pada fase pengawasan dan pengendalian. 7. Kolom 7, berisi hambatan-hambatan yang mungkin terjadi pada waktu tindakan dilaksankan, dan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan untuk mengantisipasi hambatan tersebut. Kolom ini bersumber dari Analisis Persoalan Potensial. 8. Kolom 8, berisi "enabling factor" atau faktor penentu, yaitu tokoh yang sangat menen-tukan dapat atau tidaknya rencana tindakan ini dilaksanakan. B. Memasukkan daftar tindakan, waktu tindakan, orang-orang yang bertanggung jawab terhadap tindakan, biaya yang dibutuhkan, peralatan yang dperlukan, tolok ukur keberhasilan, hambatan-hambatan yang mungkin terjadi dan cara mengantisipasinya, serta nama orang atau institusi yang memungkinkan rencana tindakan dapat terlaksana, kedalam Gant Chart. IV. ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL "Malang tak dapat ditolak, mujur tak dapat diraih manusia boleh membuat rencana, namun Tuhan-lah yang menentukan. Atas dasar prinsip demikian, maka membuat suatu rencana perlu adanya sikap berjaga-jaga atas segala kemungkinan yang membuat rencana tindakan tidak dapat dilaksankan sesuai dengan rencana. Analisis persoalan potensial merupakan suatu upaya untuk memprediksi kejadian-kejadian yang mungkin terjadi dan menghambil pelaksanaan rencana tindakan. Upaya-upaya apa yang perlu dilakukan untuk mencegah terjadinya kemungkinan-kemungkinan tersebut dan upaya-upaya apa yang bisa dilakukan apabila kemungkinan-kemungkinan tersebut benar-benar terjadi.

Dalam melakukan analisis persoalan potensial ini pikiran kita dipusatkan kepada : tempat, waktu, orang-orang yang terlibat, dan benda-benda yang berhubungan dengan pelaksanaan rencana tindakan. A. Prediksi Berdasarkan Tempat. Hal-hal apa yang mungkin terjadi di tempat itu, pada waktu pelaksanaan rencana tindakan. Untuk ini, melibatkan orang-orang yang pekerjaannya sehari-hari berhubungan dengan tempat itu adalah sangat bijaksana. B. Prediksi Berdasarkan Waktu. Hal-hal apa yang mungkin terjadi pada waktu itu, baik menyangkut tempat, orang-orang yang terlibat dengan tindakan, benda-benda atau peralatanperalatan yang terkait dengan pelaksanaan tindakan, maupun hal-hal yang mungkin disebabkan oleh faktor alam, seperti cuaca dan sebagainya. C. Prediksi Berdasarkan Orang-orang. Kemungkinan apa yang bisa terjadi terhadap orang-orang yang mendukung pelaksanaan rencana tindakan, pada waktu yang bersamaan dengan pelaksanaan tindakan. D. Prediksi Berdasrkan Benda-benda. Kemungkinan apa saja yang bisa terjadi terhadap benda-benda atau peralatanperalatan yang berhubungan dengan pelaksanaan rencana tindakan, pada waktu tindakan itu dilaksanakan. Apa yang dihasilkan dalam analisis persoalan potensial ini dimasukkan ke dalam Gant Chart setelah upaya-upaya untuk mencegah atau mengatisipasi kejadiankejadian yang diperkirakan bisa terjadi tersebut.

Bagian Terakhir PENUTUP

Masalah adalah bagian dari kehidupan manusia sehari-hari, apapun sebabnya. Apakah la disebabkan oleh perbuatan manusia sendiri, ataukah disebabkan oleh faktor alam, keduanya menimbulkan ketidak-nyamanan dalam kehidupan manusia itu sendiri. Hanya ada dua cara untuk membuat kehidupan kembali nyaman setelah diporak porandakan oleh masalah, yaitu : pertama mencegah terjadinya masalah berulang, dan keduanya mengatasi dampak kejadian yang tidak menyenangkan itu. Kedua cara ini memerlukan model berpikir terencana dan sistematis. Dengan metoda-metoda yang disajikan dalam buku ini, diharapkan keduahal tersebut bisa dilakukan dengan baik.

CONTOH SELEMBAR Cant Chart

Tindakan yang harus dilakukan 2 Waktu Th/Bln/Mg/Hr/J Keterlibatan Penang gung jawab 4 Ter libat 5 Biaya Jum lah 6 Sum ber 7 Peralatan yang diperlukan 8 Tolak ukur keperhasilan 9 Analisis Persoalan Potensial Hal yang Pencegahan mungkin antisipasi terjadi dampak 10 11 Enabling factor 12

No

Bahan Bacaan

1. 2.

Freyhold, Klasus von Kanani, et all

: ZOOP-IV Planning Workshop, 1988 : Problem-preventing/Solving, dalam Health

Service Management, Vol. I 1984. 3. Kaufman, Roger : Identifying and Solving Problem, a System Approach, second Edition, 1979. 4. 5. Kepner dan Tregoe Laksmono, R. E. MPH : Manajer Yang Rasional : Pemecahan Persoalan. Pusat Diklat Pegawai Dep. Kes. 1991. 6. Nolan, Vincent : The Innovator'a Handbook, The Skill of Innovative Management. Probelm Solving, Communication, Team Work, 1988 7. 8. Sudirdjo Weisbord, Marvin R : Pemecahan masalah, bahan kuliah 1987. : Organizational Diagnosis, Addison Wesley Publishing Company, 1978. 9. Weiss, Donald H. : Bagaimana Memecahkan Masalah Secara Kreatif, Binarupa Aksara - Amacom, 1990. 10. World Health Organization : 1. Decision making and Problem Solving, 1983. 2. Goals and Objectives, 1983. 3. Implementation Planning, 1983.