A partner in Indonesia since 1955

MANAJEMEN KEUANGAN DAN HIBAH: PELAYANAN TERHADAP DONOR DAN PENERIMA HIBAH
Asia Foundation memiliki lebih dari 50 tahun pengalaman dalam memberikan bantuan teknis, pelatihan dan hibah di kawasan Asia Pasifik, dan memiliki sistem yang baik dalam hal manajemen keuangan, manajemen kontrak, prosedur hibah, evaluasi dan prosedur pelaporan. Di Asia, Asia Foundation memberikan program bantuan dengan dukungan berbagai donor seperti organisasi bilateral, institusi keuangan internasional, yayasan swasta, korporasi dan donor perorangan sehingga Asia Foundation memiliki pengetahuan dan mengikuti standar peraturan donor bilateral dan multilateral. Asia Foundation memiliki departemen akunting yang berpusat di San Francisco yang bertanggung jawab terhadap kontrol keuangan, membuat laporan internal manajemen dan eksternal bagi donor. Di Indonesia, Asia Foundation memberikan bantuan teknis atau hibah kepada badan pemerintah, institusi pendidikan, organisasi berbasis masa dan organisasi nirlaba untuk mendukung reformasi tatanan pemerintahan dan ekonomi. Dengan jumlah hibah lebih dari US $60 juta, Asia Foundation mengelola lebih dari 200 dana hibah atau memberikan bantuan teknis kepada kurang lebih 150 organisasi. Besarnya hibah dan bantuan teknis yang diberikan berkisar antara US $3,000 sampai dengan US $750,000. Pada tahun 2007, program Asia Foundation didukung oleh berbagai donor diantaranya pemerintah Australia, Kanada, Denmark, Norwegia, Inggris, Amerika Serikat, Bank Dunia, Asian Development Bank (ADB), korporasi dan yayasan swasta. Sejak tahun 1998, Asia Foundation telah menyalurkan hibah lebih dari US $100 juta dari para donor tersebut dan lainnya. Sepertiga dari hibah tersebut diberikan kepada badan pemerintah, sementara dua pertiganya diberikan kepada organisasi sosial. Selain memberikan bantuan teknis dan hibah, selama 50 tahun Asia Foundation telah memberikan pelatihan manajemen keuangan kepada penerima hibah di seluruh Indonesia. Dengan pelatihan ini, Asia Foundation telah membantu meyakinkan donor dan mitra bahwa dana mereka telah digunakan dan dikelola secara efektif dan professional. PENILAIAN PRA-HIBAH Sebelum memberikan hibah, Asia Foundation melakukan evaluasi terhadap proposal program dan kemampuan manajemen organisasi. Dalam evaluasi tersebut Asia Foundation mengumpulkan berbagai informasi untuk menentukan: Skala organisasi Kebijakan sumber daya manusia Sumber dana organisasi Kemampuan staff keuangan untuk mengelola dan membuat laporan dana hibah Status hukum organisasi dan informasi rekening bank Prosedur dan kebijakan keuangan PANDUAN PROSEDUR & KEBIJAKAN KEUANGAN Asia Foundation mengharuskan seluruh penerima hibah untuk menerapkan aturan keuangan yang standar dan profesional. Asia Foundation kemudian secara hati-hati mengevaluasi kebijakan organisasi untuk memastikan bahwa kebijakan itu sesuai dengan peraturan/kebijakan donor dan Asia Foundation. Apabila penerima hibah belum memiliki peraturan keuangan seperti itu, maka Asia Foundation akan bekerjasama dengan penerima hibah untuk mempersiapkan peraturan tersebut. Saat ini, Asia Foundation sedang membuat buku manual "Panduan Prosedur dan Kebijakan Keuangan", sebagai dasar dari kebijakan keuangan bagi penerima hibah. Buku ini akan tersedia dalam bahasa Indonesia dan Inggris, dan memuat dasardasar akuntansi (metode accrual vs. cash basis, kebijakan internal, pembagian wewenang, biaya dan uang muka, dokumen
INDONESIA

Sejak tahun 1955, Asia Foundation telah bekerjasama dan menyalurkan bantuan bagi organisasi di Indonesia.

Asia Foundation mengelola lebih dari US $ 60 juta dalam bentuk hibah di Indonesia.

Asia Foundation unit Finance & Grants menyediakan pelatihan keuangan dan bantuan teknis kepada seluruh penerima bantuan.

pedukung dan contoh pos-pos pengeluaran). SOFTWARE AKUNTANSI Banyak organisasi nirlaba dan beberapa badan pemerintahan menghadapi kesulitan dengan donor karena tidak mampu menyediakan informasi keuangan dengan cepat atau membuat laporan keuangan dengan tepat waktu. Untuk membantu penerima hibah dalam melaksanakan fungsi keuangannya, Asia Foundation menyumbangkan dan memberi pelatihan software akuntansi bertaraf internasional (QuickBooks) kepada para penerima hibah. Sistem akuntansi ini akan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan laporan keuangan. Asia Foundation saat ini sedang membangun sistem untuk menerima laporan keuangan dari penerima hibah secara elektronik. Pelaporan secara elektronik ini akan meningkatkan efisiensi dan memungkinkan Asia Foundation untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah keuangan dengan cepat. DASAR AKUNTANSI Unit Finance & Grants Asia Foundation Indonesia saat ini didukung oleh sepuluh staff yang memiliki pengalaman di bidang audit, akuntansi dan pelatihan. Staff Asia Foundation melakukan kunjungan, wawancara dan bekerjasama dengan penerima hibah untuk 1) Memeriksa sistem dan prosedur organisasi; 2) Memeriksa pembukuan dan kemampuan manajemen keuangan; 3) Memberikan pelatihan dasar akuntansi; 4) Melakukan evaluasi terhadap pembukuan dan laporan keuangan untuk memastikan bahwa dana Asia Foundation digunakan dengan baik; dan 5) Melakukan tindakan perbaikan apabila timbul masalah. Selain itu, Asia Foundation selalu meningkatkan pengetahuan dan kemampuan dari staff Finance & Grants terutama dalam hal kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh donor. PELATIHAN KELOMPOK Selain dari pelatihan kepada masing-masing organisasi, staff keuangan Asia Foundation juga melakukan pelatihan kelompok di Jakarta dan berbagai kota di Indonesia mengenai manajemen keuangan dan hibah. Topik dari training tersebut meliputi: Praktek dasar-dasar akuntansi bagi organisasi nirlaba

Software akuntansi QuickBooks dan Excel Analisa anggaran dan kontrol internal Pencatatan dan pelaporan keuangan Peraturan dan kebijakan The Asia Foundation dan donor lainnya

The Asia Foundation adalah sebuah lembaga swasta, nirlaba, nonpemerintah, yang berkomitmen untuk mewujudkan kawasan Asia Pasifik yang damai, makmur, adil, dan terbuka. The Asia Foundation mendukung programprogram di Asia yang membantu meningkatkan tata pemerintahan dan hukum, pembangunan dan

Pelatihan kelompok ini juga telah meningkatkan kerjasama antara organisasi nirlaba dan pemerintah lokal. Pertukaran informasi bukan hanya terjadi antara Asia Foundation dan penerima hibah tertentu saja, tetapi antara para penerima hibah sehingga memicu timbulnya konsep dan ide secara efektif. EVALUASI DAN AUDIT Sebagai bagian dari mekanisme pengawasan internal, Asia Foundation melakukan evaluasi menyeluruh terhadap kebijakan keuangan dan administratif, melakukan audit terhadap sampel transaksi keuangan dan memberikan rekomendasi agar mekanisme dan kebijakan internal Asia Foundation dan penerima bantuan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Karena itu, Asia Foundation mengetahui letak kekuatan dan kelemahan manajemen keuangan dari organisasi mitra Asia Foundation yang berpartisipasi dalam program dan selalu dalam posisi untuk memastikan bahwa transparansi dan akuntabilitas selalu terjaga selama masa implementasi program. Selain evaluasi yang digambarkan diatas, Asia Foundation melakukan audit untuk memastikan bahwa penerima hibah melakukan pencatatan dan menggunakan dana sesuai dengan tujuannya. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk identifikasi masalah dan menyelesaikannya sedini mungkin. Audit independen dilakukan terhadap penerima hibah yang menerima dana lebih dari US $300,000 dalam satu tahun. Bagi organisasi yang menerima dana kurang dari nilai tersebut, audit akan dilakukan sesuai dengan program audit Asia Foundation yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan ini, Asia Foundation bukan hanya memberikan kontribusi terhadap implementasi program yang efektif tetapi juga meningkatkan kemampuan manajemen keuangan penerima bantuan di Indonesia yang merupakan komponen penting dalam program reformasi tatanan pemerintahan dan ekonomi.

reformasi ekonomi, pemberdayaan perempuan, dan hubungan internasional. Dalam pengalamannya selama 50 tahun di Asia, The Asia Foundation menjalin kerja sama dengan mitra-mitra pemerintah maupun swasta untuk mendukung kepemimpinan dan pengembangan kelembagaan, pertukaran, serta penelitian kebijakan.

PO BOX 6793 JKSRB JAKARTA 12067 INDONESIA Phone (62-21) 72788424 Fax (62-21) 7203123 general@tafindo.org

www.asiafoundation.org 8/07