PENGELOLAAN ADMINISTRASI DOKUMEN PERKANTORAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI (E-ADMINISTRATION)

Albarda, albar@lss.ee.itb.ac.id Lab Sinyal & Sistem, STEI - ITB Jl. Ganeca 10 Bandung, Labtek VIII Lt. 3
ABSTRAK Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personal dalam suatu organisasi atau perkantoran. Proses administrasi formal terkait dengan aspek legal dan umumnya tertuang dalam dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen, surat, nota, atau memo dinas antar personal atau unit dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan effort yang juga semakin besar. Setiap personal atau unit yang menerima atau mengeluarkan dokumen harus melakukan verifikasi sesuai kewenangannya. Makin besar organisasi tersebut akan menyebabkan bottle-neck serta alur proses yang panjang sehingga waktu proses makin lama pula. Aplikasi teknologi informasi dengan mengacu pada prinsip administrasi pengelolaan dokumen yang umum, menghasilkan produk sistem informasi untuk solusi dalam administrasi ketatausahaan. Sistem informasi berbasis Web dengan menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan arsitektur threetiered yang dilengkapi berbagai teknologi pendukung lain. Sistem dapat diakses oleh setiap personal yang berkepentingan melalui jaringan komputer internal (intranet), jaringan global internet, dan juga jaringan komunikasi telepon fix maupun mobile. Kata kunci: Administrasi, dokumen, sistem informas berbasis Web

1.

PENDAHULUAN

1.1. Kebutuhan Sistem Administrasi dalam kegiatan operasional suatu organisasi selalu terkait dengan 2 hal, yaitu : legalitas dan effisiensi. Setiap kegiatan baik secara personal maupun organisasi perlu dituangkan dalam suatu dokumen dari mulai tahap rencana sampai dengan akhir kegiatan atau laporan. Dokumen-dokumen tersebut selain berfungsi sebagai sarana komunikasi antar personal, unit, ataupun organisasi juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan (aspek legalitas). Di sisi lain, pengelolaan dokumen seperti : surat, form, nota, atau memo dinas sering menjadi permasalahan yang cukup menyita waktu dan tenaga. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan suatu sistem pengagendaan, pendistribusian, dan pengarsipan yang juga semakin besar (aspek effisiensi). Makin besar organisasi akan menyebabkan bottleneck serta alur birokrasi yang makin panjang sehingga proses dokumen akan menjadi makin lama. Untuk mengatasinya seringkali proses administrasi

dokumen disederhanakan atau bahkan diabaikan. Akibatnya menimbulkan masalah dalam monitoring dan pencarian dokumen selain tentu saja mengurangi legalitas kegiatannya. Melihat permasalahan dalam pengelolaan dokumen di atas serta adanya perkembangan teknologi informasi, perlu dibangun suatu sistem komputerisasi terpadu untuk pengelolaan dokumen yang mencakup seluruh bagian dalam Organisasi. 1.2. Perumusan Jenis dokumen yang paling umum dan memerlukan effort yang besar adalah surat. Biasanya dalam suatu Organisasi terdapat bagian khusus sebagai pusat pengelola dokumen atau surat yang berfungsi: menerima dokumen, mencatat dalam agenda, dan mendistribusikan ke seluruh bagian. Bagian khusus ini dapat disebut Tata Usaha, Sekretariat, Unit Administrasi Umum, atau dalam makalah ini disebut Pusat Distribusi. Tiap bagian atau Unit di dalam Organisasi perlu personal untuk mengagendakan dan meneruskan dokumen sesuai kewenangan masingmasing yang selanjutnya disebut Sekretariat.

Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung

257

Pimpinan

Unit A

Unit B

Unit C

Unit D

Secara umum, aliran proses administrasi surat dalam suatu Organisasi baik besar maupun kecil dapat disederhanakan dengan menggunakan model seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.
D iagram U m um
S urat M as u k S urat K elu ar

Unit A.1

Unit A.n

Unit B.1

Unit B.n

Unit C.1

Unit C.n

Unit C.2

Unit A.1.n

Unit B.1.1

Unit B.1.n

Unit C.1.1

Unit C.1.n

Unit C.2.n

P us at D is tribus i S urat Surat Intern al P en erim a

Unit B.1.1.n

Unit C.1.1.n

P en g arah

Kurir

GAMBAR 2.1. Struktur Organisasi

Dalam gambar di atas, Pusat Distribusi adalah unit A.1. Setiap blok merupakan Unit tertentu (dalam gambar adalah unit B, unit B1, dll). Sebagai contoh, personal yang dituju oleh satu surat tertentu (disebut R) adalah seorang pejabat atau staf yang berada di suatu unit tertentu (dalam gambar adalah unit B.1.1). Setiap surat baik eksternal dari luar Organisasi (diterima oleh Pusat Distribusi) ataupun internal yang dikeluarkan oleh salah satu pejabat di dalam Organisasi (disebut S) akan diagendakan dan diteruskan ke R. Pejabat yang menjadi atasan dari R perlu mengetahui tentang adanya surat dinas tersebut. Akibatnya sekretariat di unit-unit yang berada di atas B.1.1 (dalam gambar adalah unit B.1 dan unit B) perlu mengagendakan surat dinas tersebut. Demikian juga halnya pejabat atau staf yang menjadi atasan dari S perlu mengetahui tentang adanya surat dinas tersebut (dalam gambar adalah unit C.1 dan unit C). Seringkali memang pejabat atau staf yang menjadi atasan mendapatkan tembusan surat tersebut, tetapi seringkali juga hal ini tidak dilakukan. 2. RANCANGAN SISTEM

M asu k : - A g en d a - D isp os isi / A rsip S ek retariat K elu ar : - C etak - N om or & A g en d a

D is p os is i

P en erim a

P en girim

GAMBAR 2.2. Aliran Proses

Dalam model diatas, Sekretariat merupakan pusat aliran. Perpindahan dokumen terjadi antar Sekretariat termasuk proses Disposisi. 2.2. Kriteria Sistem yang akan dibangun tentu saja didasarkan atas pengelolaan dokumen secara elektronik. Secara umum sistem harus mampu menangani semua permasalahan surat masuk dan keluar, baik yang bersifat eksternal maupun internal. Memudahkan seluruh staf administrasi dalam pengelolaan surat di seluruh bagian institusi sehingga menjamin tertib administrasi Menyediakan akses secepatnya dari mana saja bagi semua pejabat dan staf yang akan mengirim ataupun merespon surat yang ditujukan padanya. Menyediakan sistem pengarsipan terpadu sehingga memudahkan penelusuran surat (tracking), dan monitoring Memberikan fasilitas dalam pembuatan laporan pengelolaan surat. Untuk itu maka dirancang sistem informasi untuk pengelolaan surat yang berbasis web dan mudah diakses, dengan menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan arsitektur three-tiered.
258

2.1. Aliran Proses Seluruh personil yang terlibat dalam proses di atas, dapat diklasifikasikan menjadi 3 kelompok, yaitu : 1. Pusat Distribusi : adalah staf yang bertugas menerima surat dari luar dan mendistribusikan ke unit atau bagian lainnya. 2. Sekretariat : adalah para staf yang bertugas mengagendakan dan meneruskannya ke unit atau personal yang dituju oleh surat tersebut. Termasuk di dalamnya adalah para Sekretaris Pimpinan. 3. Personal : adalah para pejabat atau staf yang dapat menerima atau mengeluarkan surat.

Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung

Web-Based Setiap informasi dapat diakses dengan mudah baik melalui intranet untuk kalangan terbatas maupun internet untuk umum. Dengan basis seperti ini, pengguna tidak terbebani dengan keharusan untuk memiliki, memasang, mempelajari, dan menggunakan berbagai software untuk berbagai aplikasi tetapi hanya cukup membutuhkan 1 (satu) program web browser yang amat mudah penggunaannya dan biasanya telah tersedia. Fleksibility Berbagai jenis komputer pengguna dengan berbagai sistem operasi akan tetap dapat menggunakan sistem informasi tersebut. Centrelized Penggunaan Database Terpusat menjamin agar setiap pengguna memperoleh informasi yang sama, akurat, dan paling aktual sehingga akan mengurangi duplikasi data serta dapat langsung diproses lebih lanjut (waktu yang lebih singkat). Authorized Keamanan hak akses terhadap data yang vital dan non-publik, namun tetap memberikan kemudahan bagi pengguna yang punya kewenangan untuk mendapatkan atau mengolah data yang diperlukan. Three-Tiered Konsep arsitektur Three-Tiered memfasilitasi kemungkinan terjadinya perubahan aturan administrasi di organisasi tersebut. Sistem juga menerapkan prinsip client-server sehingga memungkinkan untuk perluasan sistem yang secara teoritis tidak terbatas, baik dalam ruang lingkup maupun jumlah data yang diolah. Selain hal-hal di atas, rancangan sistem harus mampu menerapkan prinsip dan aturan administrasi umum agar dapat digunakan secara optimal. Sistem harus pula mampu mengakomodir kemungkinan terjadinya masa transisi karena adanya perubahan budaya kerja dalam organisasi. Sistem administrasi berbasis elektronik yang akan diterapkan tetap dapat bersinergi dengan sistem konvensional yang berbasis dokumen tertulis. Berbagai dukungan infrastruktur dan sumber daya manusia yang berbeda-beda untuk tiap organisasi baik untuk kondisi saat ini maupun perkembangan oragnisasi di masa datang, juga menjadi faktor yang harus dipertimbangkan dalam rancangan sistem. Dengan kata lain, implementasi sistem nantinya harus dapat memberikan manfaat yang optimal bagi organisasi walaupun dioperasikan pada infrastruktur dan kemampuan SDM yang minimum ataupun maksimum.

SISTEM ADMINISTRASI SURAT (Mail-Tracking)

Surat Masuk

Surat Keluar

mail Documents

Fax

Documents

mail

Fax Pusat Distribusi Surat ( TU Sekretariat )

Pejabat pengirim

Data base SERVER

Pejabat yang dituju

Unit TU GSM, GPRS, dll INTRANET INTERNET Remote Access

GAMBAR 2.3. Diagram Rancangan

2.3. Fungsi Sistem dirancang untuk memiliki fungsi utama sebagai sarana pendistribusian data surat yang telah dicatat dan penelusuran jejak tiap surat sehingga pihak-pihak yang memiliki kepentingan dengan surat tersebut dapat mengetahui secara cepat data tiap surat. Secara teknis, fungsi sistem adalah sbb : Integrated Keseluruhan fungsi dikelola menggunakan konsep jaringan informasi terpadu dan terhubung keseluruh unit Institusi. Paperless Pendistribusian surat secara elektronik sehingga menjadi cepat dan hemat kertas. User Management Pengaturan hak akses baik bagi pengguna perorangan maupun grup dapat dilakukan di tiap unit masing-masing. Access Log Pencatatan setiap akses yang dilakukan pengguna sehingga memudahkan pemantauan sistem Query & Report Permintaan data (query) spesifik dan pembuatan laporan ataupun statistik Online Office to Office Interaksi antar sesama kantor/institusi yang juga menggunakan sistem serupa dapat dilakukan online melalui jaringan internet

Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung

259

Target dalam: 1. 2. 3. 4.

pengguna sistem dapat dikelompokkan ke Staf Administratif di Pusat Distribusi Eksekutif Pengelola Administrasi Surat Staf kesekretariatan di tiap unit Pengguna (setiap personal pejabat atau staf yang dapat mengirim atau menerima surat)

Selain pengguna rutin di atas diperlukan kelompok personal lainnya untuk mendukung operasional sistem, yaitu : 5. Administrator sistem aplikasi 6. Office Manager 7. Pengelola sistem server 8. Network Administrator Jika diperlukan oleh organisasi ybs, maka dapat dimungkinkan untuk memberikan akses kepada pihak lain di luar organisasi baik secara terbatas maupun untuk masyarakat umum. 3. PENUTUP

Inti dari rancangan sistem informasi yang dibahas di atas adalah sebuah sistem perangkat lunak aplikasi (Application Software). Namun demikian untuk mendapatkan hasil yang optimal bagi organisasi pengguna, maka pertimbangan aspek layanan atau service pendukung perlu dikaji lebih mendalam. Layanan akses melalui email ataupun SMS bagi pengguna perlu mendapat perhatian lebih karena layanan jenis tersebut sudah sangat familiar dan luas penggunaannya di masyarakat. Hal ini akan memberikan implikasi terhadap infrastruktur yang diperlukan untuk mendukung layanan tersebut. Layanan terkait lainnya akan diperlukan untuk memberikan kemampuan on-line antar organisasi yang telah menggunakan sistem informasi ini. Pertimbangan aspek teknis dan non-teknis dalam hubungan antar organisasi harus menjadi kriteria yang menentukan. Aspek teknologi terkait lainnya yang juga perlu dipertimbangkan adalah keamanan sistem informasi dan dokumen elektronik itu sendiri seperti : Digital Signature, Watermark, dll. 4. REFERENSI

[1] Jogiyanto HM, "Sistem Teknologi Informasi", Penerbit Andi, Yogyakarta, 2003. [2] Ariesto Hadi Sutopo, "Analisis dan Desain Berorientasi Objek", Penerbit J & J Learning, Yogyakarta, 2002.

Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung

260