4

BAB II ISI

A. Definisi 5S adalah singkatan bagi istilah Jepun seperti Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN), Seiso (SAPU), Seiketsu (SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL). Aktiviti ini merupakan aktiviti yang mudah dilakukan. Selain menggunakan cara kerja yang bersesuaian ianya akan menghasilkan impak yang lebih praktikal SEIRI SISIH Mengasingkan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja dan membuangkannya SEITON SUSUN Susun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya ianya mudah diambil untuk digunakan SEISO SAPU Bersihkan tempat kerja anda dengan rapi supaya tiada habuk di atas lantai, mesin dan perkakas SEIKETSU SERAGAM Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi pada setiap masa SHITSUKE SENTIASA AMAL Melatih pekerja mematuhi peraturan penjagaan kebersihan yang baik dengan sendirinya

B. Objektif 5S 1. Mewujudkansuasanabersih, kemas, tersusundanteratursertaselamat 2.Mewujudkanpersekitarandankemudahanpejabatlebihteraturdanmudahuntukdisel enggara 3.Meningkatkankreativitidaninovasi

4.Meningkatkanmotivasidandisiplin 5.Memupuksemangatberpasukan 6.Memupuknilaitanggungjawabterhadapkemudahanpejabat 7.Membinapembaikanberterusandidalampeningkatankualitiorganisasi

C. Konsep Amalan 5S Selain memberi keutamaan kepada aspek kebersihan, kekemasan dan keselamatan di tempat kerja, Amalan 5S berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan/Agensi berasaskan Standard MS ISO 9000, khususnya dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. Pelaksanaan Amalan 5S yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan SISIH memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. 2. Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan: Menanda barang-barang yang tidak diperlukan lagi dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning (penerangan terperinci di muka surat 6 dan 7). Menentukan tempat penyimpanan bagi barang/ peralatan yang masih diperlukan. Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada Pekeliling/Arahan/Peraturan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa. PANDUAN UNTUK MELAKSANAKAN SUSUN (SEITON)

o Objektif susun ialah untuk memudahkan pencarian dan pencapaian barangan yang disimpan dan untuk memudahkan ia dikeluarkan dari tempat ia disimpan. o Selain dari itu, ia juga digunakan bertujuan untuk menjimatkan ruang dan masa. o Sebagai panduan, setiap barangan/peralatan mesti Mempunyai tempatnya sendiri Diletak atau disimpan dekat dengan tempat kerja Mempunyai tempat penyimpanan seperti rak yang lebar dan tidak jauh ke dalam. Disimpan dengan teratur contohnya disusun di sepanjang dinding untuk menjimatkan ruang. Disimpan mengikut jenis-jenis yang tertentu dan barangan yang berlainan mestilah tidak dicampuraduk dengan barangan yang sama jenis. Tidak menindan barangan yang lain dan gunakan rak atau para sekiranya perlu. Menggunakan bekas-bekas yang sesuai untuk mengemas barangan yang kecil. Ditandakan dengan warna yang berbeza untuk mengenal dengan lebih cepat. Dilabel dengan jelas dan diletakkan di tempat penyimpanan. Diletakkan di bahagian yang menggunakan dinding, pintu atau tingkap yang lut sinar untuk penglihatan. Menggunakan troli yang khas untuk menyimpan peralatan, penyukat, alat-alat pengukur yang diperlukan MEMPRAKTIKKAN SUSUN (SEITON) Langkah 1 o Lihat bagaimana barangan disusun di tempat kerja anda dan periksa sama ada anda berpuas hati dengan susunan itu atau tidak. o Catatkan masa yang diambil untuk mencari sesuatu yang diperlukan. Jika mengambil masa yang lama, perubahan perlu dibuat. o Susunan barangan di tempat kerja anda mesti mudah dicapai dan dikenali oleh anda dan rakan sekerja anda. Langkah 2 o Perancangan perlu dilakukan untuk susun atur tempat simpanan barangan. o Lokasi penyimpanan haruslah berdekatan dengan tempat kerja anda iaitu mudah dicapai. o Barangan yang jarang digunakan, harus disimpan pada jarak yang agak munasabah. o Penjimatan masa adalah penting dalam mencapai barangan yang diperlukan. Langkah 3 o Melabelkan dan / atau menandakan adalah penting apabila mempraktikkan SUSUN (SEITON).

o Dengan melabelkan susunan barangan dan lokasi, sesuatu barangan akan mudah dicari dan barangan tersebut seterusnya perlulah dikembalikan ke tempat asalnya pada masa yang singkat. D. Penerapan di Tempat Kerja

E. Bagaimana Menerapkan 5S

Penglibatan Semua Kakitangan

Semua kakitangan di dalam pertubuhan mesti melibatkan di dalam program 5S Semua kakitangan harus memahami 6 sebab munasabah program 5S harus diamal di tempat kerja iaitu 1. tempat kerja yang bersih mempunyai PRODUKTIVITI tinggi 2. tempat kerja yang bersih mempunyai MUTU tinggi 3. tempat kerja yang bersih mengurangkan kos 4. tempat kerja yang bersih memastikan PENGIRIMAN tepat pada masanya 5. tempat kerja yang bersih adalah tempat kerja yang SELAMAT 6. tempat kerja yang bersih mempunyai SEMANGAT PERANSANG yang tinggi Program 5S akan lebih berkesan jika dijadikan salah satu aktiviti di dalam aktiviti-aktiviti kumpulan kecil seperti Kumpulan Mutu (QC) di bahagian-bahagian.

Penglibatan Pengurusan Atasan

Program tersebut harus diamalkan dalam masa bekerja sebagai program yang diberi kuasa rasmi, tetapi ia tidak harus dianggap sebagai tambahan dalam masa kerja yang lebih (overtime) atau di luar masa bekerja Setiap orang harus diberitahu secara rasmi pentingnya program tersebut. Ketua Jabatan harus membuat pengumuman rasmi mengenai pelancaran program tersebut di mesyuarat berkongsi maklumat (information-sharing) yang dihadiri oleh kakitangan

Kepimpinan Ketua Pegawai Esksekutif

Ketua Pegawai Eksekutif sendiri haruslah menaruh minat yang banyak dan mempunyai komitmen dalam program tersebut Beliau tidak seharusnya memberi tugas pemimpin kepada orang lain. Beliau juga harus menunjukkan sifat kepimpinannya di dalam Jawatankuasa Pemandu (Steering Committee) 5S

Sokongan Semua Pihak

Keraguan seperti mengapakah pengumuman pembuangan ditampalkan untuk Seiri?, Mengapakah 5S dianggap penting untuk pembaikan di bahagian-bahagian tertentu? harus dilenyapkan.

Setiap ahli jawatankuasa harus sentiasa memberitahu semua pihak mengenai kemajuan pelaksanaan 5S di peringkat jabatan. Setiap ahli jawatankuasa harus memberi galakan dan bimbingan kepada orang ramai supaya dapat melibatkan diri dalam aktiviti-aktiviti pelaksanaan 5S

BAGAIMANA MEMPERTAHANKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S

Amalan Seranta & Publisiti
Sepanduk-sepanduk, cogan-cogan kata, poster-poster dan surat-surat yang diedarkan kepada anggota-anggota pertubuhan (newsletter) harus digunakan dengan sepenuhnya untuk menarik perhatian semua pihak kepada program tersebut. Buku-buku panduan dan risalah-risalah yang menerangkan Mengapa 5S, Apa itu 5S dan Bagaimana untuk melaksanakan 5S harus dicetak dan disebarkan oleh semua pihak. Seorang pakar dalam bidang tersebut harus membuat kajian semula mengenai pelaksanaan 5S dari masa kesemasa untuk mendapatkan pendapat/maklumbalas dan meningkatkan lagi keadaan semasa. Latihan asas (in-house training) dan pengalaman dari jabatan-jabatan yang telah mengamalkan 5S dapat mencapai kemahiran yang diperlukan dan juga kefahaman terhadap cara-cara agensi lain melaksanakan 5S. Mengambil bahagian di dalam Peraduan 5S dapat memberi bahagian-bahagian berkenaan dorongan yang lebih tinggi demi meningkatkan lagi tahap pembaikan

Lawatan Audit dan Sistem Penghargaan

Setiap bulan, sekumpulan pekerja dari berbagai tanggungjawab pekerjaan dipilih dan ditugaskan melawat bahagian, menilai setiap unit berdasarkan ukuran penjagaan kebersihan tertentu. Keputusan kajian tersebut harus ditampalkan dan anugerah-anugerah diberikan kepada para pekerja yang telah menunjukkan perubahan perubahan penting. Ini akan memupuk sikap tanggungjawab yang lebih tinggi, meningkatkan kebanggaan terhadap tempat kerja dan menganggapnya sebagai keupayaan diri sendiri.

Penilaian oleh Ketua Pegawai Eksekutif

Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) perlu: Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) harus melawati Bahagian-bahagian dari masa ke semasa dan membuat penghargaan kepada kekuatan dan membuat teguran kepada kelemahan pelaksanaan 5S di setiap unit tempat kerja. Menasihat Jawatankuasa pemandu 5S untuk mengambil langkah di kawasan-kawasan yang masih boleh diperbaiki.

10

Memeriksa kemajuan pelaksanaan tersebut. Memberi penghargaan kepada amalan-amalan yang lebih baik

Pelaksanaan Lain-lain Program Peningkatan Kualiti (Kaizen)

5S terutama sekali di tahap Seiton memerlukan prinsip dan kemahiran Kaizen tertentu yang dapat dicapai melalui program latihan yang dianjurkan dengan baik. Seiton memerlukan pendekatan menghuraikan masalah yang munasabah. Dalam ertika yang sedemikian, ia adalah tema yang baik untuk aktiviti-aktiviti Kumpulan Kawalan Mutu (QCC). Seiton juga memerlukan idea-idea yang kreatif. Oleh itu ia mempunyai pertalian dengan Skim Saranan (Suggestion Scheme). Pelaksanaan 5S yang berjaya, dengan sendirinya akan menghasilkan berbagai kesudahan yang ketara. Ia juga adalah langkah yang perlu diambil sebelum agensi melaksanakan teknologi pengurusan yang lebih maju seperti TQC, JIT dan TPM. Ini adalah kerana 5S akan membina sebuah asas yang kukuh untuk sebuah pertubuhan oleh orang yang berdisiplin melalui Shitsuke

Kriteria Penilaian Prestasi Tahunan

Pelaksanaan 5S boleh dijadikan asas Ketua-ketua Jabatan memberi penilaian prestasi tahunan kakitangannya. Oleh kerana program 5S melibatkan semua kakitangan dan mendorong ke arah peningkatan kualiti dan produktiviti maka perlaksanaan program 5S sebagai salah satu asas penilaian prestasi akan mendorong kakitangan melaksanakan bersungguh-sungguh program pengamalan kebersihan ini

F.HASIL YANG DIJANGKA DARI PROGRAM 5S

Pengurangan Kos
Mengurangkan inventori Menghalang salah letak peralatan dan perkakas Menghalang kebocoran minyak, tenaga, bahan mentah dan lain-lain

Kecekapan
Mengurangkan penggunaan kawasan/tempat Penghapusan pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah Mempermudahkan kawalan

Penyelenggaraan
Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan yang ada Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin dan peralatan Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan barangan

11

Kualiti
Meningkatkan produktiviti dan kualiti barangan atau perkhidmatan

Keselamatan
Menghapuskan keadaan yang merbhaya Memperbaiki keadaan tempat kerja Menghapuskan tempat kecedraan dan kemalangan Mengurangkan kesilapan dan kecuaian Mematuhi peraturan-peraturan

Motivasi
Perhubungan yang baik antara kakitangan Membentuk disiplin yang baik Membentuk semangat kerjasama dan kerja berkumpulan