BAB 2

KRITERIA-KRITERIA PENGURUS PROJEK

2.0 Pengenalan

Dalam bab ini akan di bincangkan perkara-perkara berkenaan dengan aspek-aspek dalam pengurusan projek. Bab ini akan memberi huraian yang lebih terperinci berkenaan dengan takrifan serta konsep asas pengurusan projek. Selain itu bab ini juga akan membincangkan takrif pengurusan, diikuti pula oleh takrif projek dan seterusnya hubungkaitnya dengan pengurusan projek. Bab ini juga akan membincangkan elemenelemen pengurusan projek, bidang-bidang ilmu yang di perlukan dalam pengurusan projek dan pada bahagian akhir bab ini akan membincangkan berkenaan dengan kemahiran dan pengetahuan pengurus projek.

2.1

Definisi dan Objektif Pengurusan Projek

2.1.1

Takrifan Pengurusan

Konsep pengurusan sukar untuk di jelaskan dengan sempurna. Amalan pengurusan adalah sesuatu yang kompleks kerana mereka yang di urus adalah manusia. Banyak pendapat dan takrifan mengenai pengurusan, antaranya adalah penulisan oleh Parag Diwan 1999 dalam bukunya bertajuk Project Management menyatakan pengurusan ialah proses yang di lalui oleh satu atau lebih individu untuk menyelaras aktiviti aktiviti orang lain untuk mencapai sesuatu keputusan yang tidak boleh di capai oleh seseorang individu yang bertindak keseorangan.

Dr. Suhaiza Hanim Mohd. Zailani, Mohd Hanizam Zalazilah dan Shahimi Mukhtar dalam buku bertajuk Prinsip Asas Pengurusan,2002 menyatakan pengurusan melibatkan penyelarasan sumber manusia dan bahan untuk mencapai objektif

Takrifan oleh Andrew A.L Tan menerusi kajiannya dalam Project Management in Malaysia 1996 menjelaskan pengurusan ialah satu proses mengagihkan input-input organisasi termasuk sumber ekonomi, kakitangan dengan cara perancangan, organisasi, pengarahan serta pengawalan untuk mengeluarkan output perkhidmatan) yang di perlukan oleh setiap pelanggan organisasi tersebut. (barangan dan supaya mencapai objektif

7 Pengurusan sebenarnya berkaitan dengan manusia. Pengurusan menentukan bahawa sesuatu pekerjaan atau tugasan adalah di laksanakan oleh seseorang. Pengurusan juga melibatkan pemahaman terhadap tugas dan tanggungjawab serta pihak-pihak yang terlibat melaksanakan sesuatu tanggungjawab itu. Sesuatu tugas dan tanggungjawab yang di laksanakan oleh seseorang pengurus semestinya melibatkan aspek yang paling penting iaitu manusia.

2.1.2

Takrifan Projek

Perbincangan mengenai takrifan projek adalah bertujuan untuk mengaitkan dengan konsep pengurusan projek. Projek boleh di takrifkan sebagai suatu program penyelidikan dan aktiviti yang di jalankan secara tersusun dan teratur bagi mencapai sesuatu objektif yang pada kebiasaanya dalam sesuatu jenis yang tidak berulang-ulang. Banyak pendapat serta pandangan mengenai takrifan projek, antaranya : projek adalah aktiviti-aktiviti yang di susun bertujuan menjadikan sesuatu itu realiti Dr. Josef Eby Ruin ( The Art and Soul Of Project Management Jan. 2003)

Dalam tulisan Parag Diwan pula menjelaskan melalui bukunya bertajuk Project Manangement-1996, menyatakan projek boleh di takrifkan sebagai pembangunan yang terancang yang memerlukan pelaksanaan tugasan yang di susun dan menggunakan pelbagai sumber dalam mencapai matlamatnya..

Manakala Andrew A.L Tan pula mentakrifkan projek ialah sesuatu aktiviti yang diselaraskan dan tugasan di atur bagi mencapai sesuatu objektif dengan memuaskan kehendak pelanggan. ( Project Management in Malaysia 1996 )

Dari pelbagai pandangan dan pendapat mengenai takrifan projek, maka rumusan terhadap takrifannya adalah seperti berikut: Projek ialah sesuatu yang melibatkan sesuatu matlamat, hasil muktamad yang dapat di jelaskan dari segi kos, masa dan keperluan pelaksanaan. Projek melibatkan kewujudan sesuatu organisasi yang bersifat sementara yang menggunakan pelbagai kepakaran dari berbagai-bagai profesion dan bidang serta penggunaan bahan-bahan dan peralatan untuk mencapai objektif projek.

2.1.3

Takrifan Pengurusan Projek.

Pengurusan projek merupakan satu pengurusan yang melibatkan aktiviti-aktiviti seperti merancang dan mengawal sesuatu projek dengan bergantung kepada kemampuan kos supaya sesuatu projek dapat disempurnakan mengikut satu tempoh yang telah di tetapkan dan mencapai taraf kualiti yang terbaik. (Andrew A.L Tan -Project Management in Malaysia 1996)

Dr Bernard T.H.Wang (1987) mentakrifkan pengurusan projek adalah satu proses keseluruhan pengarahan, perancangan, kawalan dan kordinasi sesuatu projek dari awal hingga akhir projek bertujuan memenuhi kehendak pemilik serta memastikan projek di siapkan mengikut masa yang telah di tetapkan serta kos yang di benarkan dan memenuhi kehendak piawaian-piawaian kualti. ( Construction & Development : with reference to Malaysia 1987 )

2.2

Elemen-elemen Pengurusan Projek

Secara

umumnya, sesuatu projek kebiasaannya memerlukan komponen-

komponen dan kemahiran-kemahiran untuk memudahkan perjalanan sesuatu projek supaya dapat di laksanakan dengan lebih lancar dan sempurna. Terdapat tiga elemen penting yang perlu di bincangkan dalam pengurusan projek, antaranya adalah : i) Perancangan (Planning) ii) Penjadualan (Scheduling) iii) Pengawalan (Controlling)

2.2.1

Perancangan

Perancangan projek meliputi aktiviti untuk menentukan sesuatu objektif projek. Ia bertujuan untuk memudahkan pengurus projek dan pasukan projek untuk menjalankan sesuatu projek. Dalam sesetengah keadaan aktiviti perancangan ini akan di senaraikan dalam bentuk dokumen yang formal yang dikenali dengan skop projek (statement of work ). Selepas itu, projek akan di bahagikan kepada beberapa komponen yang lebih terperinci dengan menggunakan kaedah yang di kenali sebagai Struktur Pembahagian Kerja ( Work Breakdown Structure ( WBS) ) di mana kaedah ini akan menyenaraikan setiap aktiviti daripada setiap komponen. Dengan itu, sesuatu aktiviti dapat di jalankan dengan lebih lancar dan sempurna dengan adanya sumber tenaga buruh dan masa yang di perlukan oleh penyelia dan bahagian pengawalan pengurusan.

10

2.2.2

Penjadualan

Proses ini di perlukan untuk membuat jangkaan terhadap masa yang di perlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti. Anggaran tempoh masa untuk menyiapkan sesuatu projek perlu di tetapkan dengan membuat perbandingan dengan objektif projek syarikat. Sekiranya masa yang di anggarkan melebihi masa yang di hadkan, tempoh penyiapan projek mestilah di pendekkan sama ada dengan menambah sumber tenaga atau dengan cara lain yang boleh mempercepatkan penyiapan projek.

2.2.2.1

Tujuan Penjadualan

Antara tujuan penjadualan adalah : Untuk menentukan hubungkait sesuatu aktiviti dengan aktiviti yang lain. Selain itu juga ia adalah untuk mengenalpasti hubungan aktiviti sebelum ( precedence relationship ) dengan aktiviti -aktiviti yang lain. Tujuan penjadualan juga untuk menetapkan tempoh penyiapan sesuatu aktiviti. Anggaran masa sesuatu projek mesti di bandingkan dengan objektif projek syarikat supaya masa untuk setiap aktiviti tidak terlalu panjang sehingga akan merugikan masa dan kos. Sekiranya masa terlalu panjang, tempoh penyiapan projek perlu di singkatkan dengan penambahan penggunaan sumber tenaga buruh. Penjadualan juga adalah untuk mengoptimumkan penggunaan sumber-sumber manusia dan bahan mentah dengan lebih cekap terutamanya dalam aktiviti yang kritikal.

11

2.2.3

Pengawalan

Tujuan pengawalan antaranya adalah : Memastikan semua aktiviti telah di kenalpasti. Memastikan setiap aktiviti dapat di siapkan dalam masa yang di tetapkan. Penggunaan sumber-sumber yang perlu di kenal pasti. Perubahan dalam jadual akan berlaku sekiranya terdapat sebarang perubahan dalam projek.

2.3

Bidang-bidang ilmu yang diperlukan dalam Pengurusan Projek

Bidang pengurusan projek adalah satu bidang yang mempunyai pelbagai disiplin kerja dan seseorang Pengurus Projek yang di lantik oleh firma Perunding Pengurusan Projek mestilah berkemahiran serta mempunyai ilmu pengetahuan yang tinggi di dalam semua bidang dan disiplin. Sebagai contoh, pengurus projek hendaklah memahami halhal yang berkaitan dengan arkitek, perancangan bandar, kejuruteraan awam dan struktur, kejuruteraan mekanikal dan elektrikal, ukur bahan dan sebagainya lagi. Ia dilihat sebagai satu cabaran kepada pihak pemilik untuk melantik secara berasingan individu-individu yang berpengetahuan tinggi dalam bidang-bidang yang dinyatakan tadi untuk satu-satu projek yang kecil. Secara ekonominya adalah tidak relevan untuk melantik individu yang berasingan yang berpengetahuan dalam satu-satu bidang sahaja sebagai pengurus projek kerana terpaksa mengeluarkan perbelanjaan yang tinggi untuk setiap orang bagi maksud pembayaran terhadap yuran perundingan. Oleh sebab yang demikian, seseorang pengurus projek yang ideal dengan ilmu pengetahuan yang tinggi di dalam semua disiplin yang

12 di sebut di atas sebaik-baiknya di pilih untuk memainkan peranan yang penting sebagai seorang individu pengurusan untuk menguruskan keseluruhan sesuatu projek. Dalam hal ini, pelantikan Perunding Pengurusan Projek merupakan salah satu langkah yang berkesan kerana dalam organisasi tersebut mempunyai ramai pakar-pakar dalam pelbagai bidang kemahiran. ( Dr. Bernard T.H. Wang Construction and Development 1987 )

2.4

Kemahiran dan pengetahuan Pengurus Projek.

Kemahiran-kemahiran serta pengetahuan oleh seseorang pengurus projek di ringkaskan dalam gambarajah dibawah : GambarajahPengetahuan 2. 1: Kemahiran dan Pengetahuan Pengurus Projek Komputer ( Andrew A.L. Tan -Project Management in Malaysia 1996 ) 2.5 Rumusan Bab
Kaedah & Teknik Pengurusan

Kemahiran Bersepadu

PENGURUS PROJEK Bab ini telah banyak memberi gambaran tentang takrifan pengurusan projek. Kemahiran Pengalaman Selain Teknikal itu, ia juga membincangkan secara menyeluruh tentang Kemahiran elemen-elemen dalam pengurusan projek dan juga menjelaskan perkara berkenaan dengan bidang-bidang ilmu Perniagaan yang di perlukan oleh pengurus projek. Dalam bab ini juga telah di bincang hal-hal yang berkaitan dengan kemahiran yang perlu ada pada Kefahaman & diri pengurus projek.
Kesedaran tentang persekitaran projek Asas

Kemahiran Pengurusan Berpasukan