SPEKSIFIKASI TUGAS JAWATANKUASA KERJA MAJLIS AMBANG KEMERDEKAAN DAN JAMUAN RAYA IPG KAMPUS TEMENGGONG IBRAHIM KE-46

2013
Jawatan Kuasa Biro-biro Bidang Tugasan

I. Pengurus/Ketua Keseluruhan Majlis

YDP,Muhammad Taufik

Memastikan persiapan berjalan lancar sebelum majlis dijalankan. Memastikan dan mengesahkan peralatan dan kemudahan yang akan digunakan contoh meja dan bunga Bekerjasama dan berurusan dengan pensyarah dan pengurusan bagi kelancaran perjalanan keseluruhan majlis. Melantik jawatankuasakerja bagi memudahkan perjalanan. Menyediakan laluan dan peraturan bagi larian. Menyedia, menyusun dan mengagihkan peralatan yang diperlukan. Menyediakan borang-borang teknikal. Mengemas dan mengumpul semula alatan yang digunakan. Menyediakan petugas keselamatan dan kawalan lalulintas sepanjang sebelum, semasa dan selepas majlis. Memastikan hanya peserta terlibat sahaja yang bergerak ke tempat permulaan atau pentas hadiah. Menentukan pergerakan peserta hanya atas urusan penting sahaja. Menyediakan laporan bertulis dan diserahkan kepada JK Pelaporan dan Dokumentasi. Menyenaraikan senarai tetamu: VIP (Tetamu Kehormat) Pengarah Timbalan Pengarah Ketua-Ketua Jabatan Ketua-Ketua Unit Pensyarah-Pensyarah Staf Sokongan dan Tetamu Jemputan (jika ada) Menyedia dan mengedarkan kad jemputan Berurusan dengan VIP (Rundingan masa, hadir, protokol dsbnya) Melabelkan kerusi para jemputan termasuk guru / pegawai pengiring jemputan. Bertugas sebagai penyambut tetamu. Memastikan kedudukan tempat duduk tetamu. Menerima dan mengiring tetamu ke tempat duduk Mengedar Buku Program kepada tetamu jemputan. Mengiringi tetamu menghadiri jamuan. Menyediakan laporan bertulis dan diserahkan kepada JK Pelaporan & Dokumentasi.

2. Jawantankuasa Larian

Biro Sukan (Ketua) Ketua Biro Domestik dan Antarabangsa

3. Jawatankuasa Jemputan dan Sambutan

Biro Tugas-tugas Khas (Ketua) Naib Setiausaha

4. Jawatankuasa Persembahan

Biro Kebudayaan (Ketua) Penolong Biro Kerohanian dan Moral

5. Jawatan Jamuan Raya

Biro HELWANI (Ketua) Biro Keusahawanaan

Memastikan kelancaran majlis ambang kemerdekaan Menyediakan persembahan yang akan dipersembahakan. Menyelaras kerja dengan JK Jemputan dan AJK larian untuk hadiah. Menyediakan acara simbolik untuk ambang kemrdekaan. Memastikan pergerakan peserta ke majlis perasmian/penutupan berjalan lancar Mengumpul dan mengemaskini peralatan yang digunakan Menyediakan laporan bertulis dan diserah kepada JK Pelaporan & Dokumentasi. Memastikan jamuan VIP,pensyarah dan guru-guru pelatih. Menentukan menu jamuan Menentukan tempat jamuan Mengemas dan menguruskan pembersihan selepas jamuan diadakan. Menyediakan laporan bertulis dan diserahkan kepada JK Pelaporan & Dokumentasi Mengumpulkan semua laporan bertulis daripada semua JK Kerja. Menyediakan laporan bertulis dan bergambar tentang perjalanan majlis untuk tujuan pendokumentasian. Menyerahkan laporan lengkap untuk simpanan Pengerusi dan SU JPP. Memuatkan laporan lengkap bergambar ke dalam portal IPG KTI dan BPG Bertanggungjawab membersihkan kawasan persekitaran tempat majlis diadakan. Menyediakan 'back drop' kejohanan di pentas astaka. Menghiasi persekitaran astaka dengan pasu bunga yang sesuai. Menyediakan jambakan belon dan riben. Menyedia dan menyusun kerusi tetamu kehormat dan semua tetamu (Rujuk JK Sambutan) Mengemas dan membersihkan semula kawasan astaka. Menyimpan peralatan yang digunakan ke tempat asal. Menempatkan tong-tong sampah di tempat yang strategik dan sesuai. Menyediakan plastik sampah hitam secukupnya. Menyimpan semula tong-tong sampah yang telah digunakan. Menyimpan semua peralatan ke tempat asal. Menyediakan dan menguruskan sistem pembesar suara. Mengurus dan memulangkan semula peralatan Menyediakan laporan bertulis dan

6. Jawatankuasa Pelaporan / Dokumentasi

Biro Pendidikan (Ketua) Biro Teknologi Maklumat

7. Jawatankuasa Keceriaan Biro Blok Kediaman (Ketua) Biro Kebajikan dan Sosial

diserahkan kepada JK Pelaporan dan Dokumentasi. 13 Jawatankuasa Disiplin dan Kedatangan NYDP1, Mohd Fathi NYDP 2, Rubini SU,Sunarti Menyediakan senarai kehadiran pelajar mengikut opsyen Memastikan kehadiran diambil sebelum dan selepas majlis. Membuat hebahan tentang keperluan mengambil kehadiran kepada semua pelajar. Membuat analisis kehadiran selepas kejohanan dan menyerahkan analisis dan borang kehadiran kepada Unit Rekod HEP. Memantau penampilan pelajar, dan disiplin pelajar dan peserta semasa kejohanan. Jika perlu mengambil tindakan tatatertib kepada pelajar yang bermasalah dan dirujuk kepada Unit Disiplin dan Tatatertib HEP. Menyediakan buku program Menyiapkan pembahagian tugas Menyediakan laporan bertulis dan diserahkan kepada JK Pelaporan & Dokumentasi. Menyediakan tempat untuk bantuan pertolongan cemas Menyediakan peralatan pertolongan cemas seperti: Kotak pertolongan cemas dengan peralatan dan ubat yang telah dikemaskini. Ketulan ais dan bandage Alat Pengusung. Menyediakan ahli / pembantu pertolongan cemas yang berkelayakan. Menyediakan kumpulan ahli pertolongan cemas mengikut stesen yang ditentukan untuk bertugas semasa kejohanan. Menghubungi agensi luar seperti PBSM / SJAM untuk bantuan kecemasan semasa kejohanan dan bantuan kenderaan ambulans. Menyediakan kenderaan / ambulans untuk tindakan kecemasan. Menyediakan laporan bertulis dan diserahkan kepada JK Pelaporan & Dokumentasi.

18. Jawatankuasa Pertolongan Cemas

Ketua Biro Kerohanian & Moral (Ketua) Penolong Biro Domestik & Antarabangsa.