MANAJEMEN RAPAT (1)

Tujuan Rapat

1. untuk membuat keputusan 2. Menyebarkan informasi 3. Membangun ukhuwah dan ikatan emosional antar anggota 4. Memberikan motivasi 5. Melakukan koordinasi 6. Melakukan evaluasi kegaitan Hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum memulai rapat 1. Rumuskan agenda rapat berdasarkan tingkat urgensi. Hal ini memperjelas agenda rapat yang akan di bahas, dan juga mengantisipasi pembahasan yang tidak tersistematis, pembahasan yang mengambang tidak tentu ujungnya yang akan membuat rapat tidak efektif bahkan akan menyia-nyiakan waktu yang tersedia 2. Cek kondisi personal. Sebelum rapat hendaknya mengecek dulu personal yang ada, minimal personal yang sangat dibutuhkan harus hadir dalam rapat tersebut. 3. Cek kondisi tempat dan perlengkapan 4. Pilahkan agenda antara sesuatu yang dapat diselesaikan di dalam rapat dan sesuatu yang dapat diselesaikan di luar rapat 5. persiapkan hal-hal teknis yang berhubungan rapat. Misalnya kondisi tempat, ketersediaan spidol dll. jangan sampai hal-hal teknis ini akan mengganggu jalannya rapat Hal-hal perlu dibahas sebelum rapat inti dimulai 1. Tentukan agenda rapat berdasarkan prioritas. Fungsi dari penentuan agenda ini adalah agar pembahasan terfokus dan tidak membahas hal-hal yang kurang penting. Selain itu agar para peserta rapat mengetahui agenda sehingga dapat memberikan kontribusi dalam rapat

2. Tentukan batas waktu masing-masing agenda. Masing-masing agenda ditentukan batas waktunya, hal ini berfungsi agar tidak terjebak pada pembahasan-pembahasan yang kurang subtansial sehingga rapat menjadi molor bahkan sampai pending. tetapi dalam pembatasan waktu itu ada fleksibilitas, sehingga ketika membahas suatu yang penting dan mendesak diberikan tambahan alokasi waktu secukupnya 3. Tentukan waktu berakhirnya rapat. Kalau bisa waktuberakhirnya rapat disepakati oleh masing-masing anggota 4. Cek personal. Hendaknya mengecek dulu personal apakah sudah memenuhi forum atau belum dan apakah forum tersebut sudah mewakili masing-masing bidang apa belum. jika memang belum lengkap dapat di pending dengan kesepakan anggota yang lain. jika dalam waktu tertentu juga belum lengkap maka rapat dapat segera dimulai 5. Pastikan ada notulensi rapat. Notulensi berguna untuk mereview agenda rapat yang sudah dibahas. Hasil notulensi ini sebaiknya di fotocopy dan diedarkan kepada masing-masing peserta rapat

MANAJEMEN RAPAT (2)

Susunan Acara dalam Rapat Koordinasi Kepanitiaan

1. Pembukaan 2. Sambutan Ketua Umum 3. Acara Inti. Laporan ketua panitia tentang kondisi umum kegiatan kepanitiaan. Laporan kegiatan tiap seksi terdiri dari kondisi personal, kegiatan yang sudah dilakukan, Kegiatan yang belum dilakukan berserta kepastian kapan akan dilakukan, permasalahanpermasalahan yang dialami, pembahasan solusi dari permasalahan, tanya jawab dengan anggota rapat yang lain. 4. Informasi-informasi 5. Saran dan komentar dari SC dan Ketua Umum 6. Penutup

Etika Diskusi dalam Rapat 1. Minta ijin jika ingin berbicara 2. Jangan memotong pembicaraan orang lain kecuali dengan memakai mekanisme interupsi 3. Berbicaralah dengan kadar suara yang sewajarnya, jangan berlebih-lebihan 4. Jangan memarahi dan mencela anggota rapat yang lain walaupun ia bersalah 5. Minta ijin jika ingin meninggalkan rapat 6. Minimalkan berbicara sendiri saat rapat dimulai 7. Dengarkan dan hargai anggota rapat yang sedang berbicara 8. Ingatkan ketika forum sudah keluar dari pembahasan 9. Tidak memonopoli pembicaraan 10. Jangan ngotot, ngambek dan kekanak-kanakan 11. Jangan menuduh atau memojokan orang lain 12. Jangan meremehkan pendapat orang lain 13. jangan merasa benar sendiri dan sombong 14. Perhatikan diri sendiri, apakah sikapnya sudah benar atau tidak 15. Dahulukan persamaan 16. Keutuhan tim adalah prioritas utama 17. Mengakui kesalahan jika memang salah 18. Harus tetap tenang dan jangan marah Sikap yang tepat seorang pimpinan saat memimpin rapat 1. Sebelum memulai rapat hendaknya memotivasi peserta rapat 2. Jangan mendominasi pembicaraan 3. Berikan kesempatan pada setiap orang untuk berbicara 4. Jangan memotong pembicaraan peserta rapat 5. Jangan melarang peserta untuk ikut diskusi 6. Mengontrol agar diskusi tidak keluar dari topik pembahasan 7. Bersikap tenang, bijak dan tidak emosional 8. Sekali-kali perlu bercanda untuk memecahkan kebekuan dan keseriusan 9. Memotivasi orang pemalu untuk berbicara

10. Ketika ada perselisihan harus tetap netral dan hindari terjadinya dua kubu dengan cara mengingatkan poin-poin kesepakatan terdahulu baru membahas poin-poin yang belum disepakati 11. Mengenalkan dan menyambut anggota baru dalam forum 12. Pada akhir rapat pemimpin rapat menyimpulkan lagi hasil rapat

MANAJEMEN RAPAT (3)

Pengertian Interupsi Interupsi adalah meminta ijin untuk menyela ketika ada seseorang sedang berbicara dan belum selesai karena ada satu hal yang penting yang ingin diungkapkan berkaitan pembicaraan orang yang sedang berbicara tersebut. Macam-macam interupsi

1. Interruption for Question. Interupsi ini dipakai ketika ada seseorang sedang berbicara dan kita belum mengerti apa maksunya maka kita bisa pakai interupsi ini. 2. Interruption for answer. Interupsi ini dipakai ketika ada seseorang yang bertanya sedangkan kita mengetahui jawabannya. 3. Interruption for clarification. interupsi ini dipakai ketika ada seseorang yang berbicara/mengeluarkan pernyataan dan ternyata pernyataan yang disampaikan berbeda dengan apa yang kita ketahui 4. Interrruption point of order. Banyak pihak menyatakan bahwa interupsi model ini digunakan ketika forum telah keluar dari pembahasan semula Fase-fase Pemecahan Masalah 1. Fase pertama. Apa masalahnya?. a. Merasa ada masalah, b. mengumpulkan data, c. Memformulasikan masalah. 2. Fase kedua. Terapi (penyelesaian dan pemecahan). d. Menciptakan pemikiran dan berbagai usulan dalam memecahkan masalah. e. Mengukur dan menilai berbagai kelebihan dan kelemahan setiap solusi yang ditawarkan. f. Memilih alternatif pemecahan masalah yang paling tepat dengan kondisi yang ada

3. Fase ketiga. Mengambil Keputusan. g. Pelaksanaan. h. Evaluasi dan Pengukuran