KATA PENGANTAR

Puji dan syukur Saya ucapkan kepada Allah SWT . yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya. Sehingga penyusunan kunjungan instansi di Institut Pertanian Bogor ini dapat terselesaikan dengan baik tanpa kendala. Maksud dan tujuan penyusunan Laporan Kunjungan Instansi ini adalah untuk melengkapi persyaratan mendapatkan nilai kenaikan kelas. Adapun penyusunan Laporan Kunjungan Instansi ini berdasarkan data-data yang diperoleh selama melakukan Kunjungan Instansi, buku-buku pedoman, serta data-data dan keterangan dari pembimbing. Saya menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan Kunjungan Instansi ini tidak lepas dari dukungan berbagai pihak-pihak yang tidak dapat Saya sebutkan satu persatu, terima kasih atas bantuan dan doa restu yang berhubungan dengan kegiatan Kunjungan Instansi. Akhirnya, penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan Kunjungan Instansi masih banyak kekurangan karena keterbatasan pengetahuan dan kemampuan, untuk itu kritik dan saran yang membangun dari pembaca sangat diharapkan demi kesempurnaan Laporan Praktik Instansi ini. Demikian kata pengantar ini Saya buat, semoga dapat bermanfaat, khususnya bagi diri pribadi Saya sendiri dan pembaca pada umumnya. Bogor, 24 juni 2013 Penulis

Novianti Sutami

LEMBAR PENGESAHAN
Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas sekolah melaksanakan Kunjungan Instansi di Perpustakaan dan Pengembangan Arsip Institut Pertanian Bogor (IPB) Jalan Lingkar Akademik. Kampus IPB Darmaga. Bogor Menyetujui : Bogor, Juni 2013

Kepala Bidang Arsip

Drs. Badollahi Mustafa, M.I.Ib

Kepala Kompetensi Keahlian Perkantoran

Guru Pembimbing

Teti Sri Budiarti, S.E

Sudrajat, S.Pd

Mengesahkan Kepala SMK Pelita Ciampea

Dra. Hj. Teti royati, M.Pd

ii

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .............................................................................................................. LEMBAR PENGESAHAN ...................................................................................................... DAFTAR ISI ............................................................................................................................. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Diadakan Kunjungan Instansi .................................................................. B. Tujuan Diadakan Kunjungan Instansi ................................................................................ C. Manfaat Diadakan Kunjungan Instansi............................................................................... BAB II Profil Perusahaan (Instansi) .............................................................................................. BAB III LAPORAN PELAKSANAANNYA A. Tujuan Kegiatan ................................................................................................................. B. Kegiatan ............................................................................................................................. C. Waktu Pelaksanaan ............................................................................................................ D. Tempat (Lokasi) Pelaksanaan ............................................................................................ E. Dukungan Pihak Lain ........................................................................................................ F. Pembahasan ....................................................................................................................... BAB IV Kesimpulan ........................................................................................................................ Penutup .............................................................................................................................. LAMPIRAN 1. Foto-foto Kegiatan Kunjungan Instansi ............................................................................. 2. Profil Penyusun Laporan .................................................................................................... i ii iii 4 4 4 5 6 6 6 6 6 7 11 12 13 14

iii

BAB III LAPORAN PELAKSANAAN

A. Tujuan Kegiatan Kunjungan Instansi Untuk mengatahui bagaimana cara mengarsipkan dokumen-dokumen yang benar dan tepat. Yaitu untuk memudahkan dalam pencarian kembali arsip tersebut. B. Kegiatan Kunjungan Instansi No Waktu Kegiatan Tempat 1 13.00-13.30 Pembukaan acara Ruang meeting 2 13.30-14.00 Pembahasan tentang mambuat video Ruang media Baru 3 14.00-14.30 Pembahasan tentang Arsip Aktif Ruang Arsip Aktif 4 14.30-15.00 Pembahasan penanganan Surat Masuk dan Keluar Ruang Sekretariat Pembahasan tentang Penyimpanan Laporan, 5 15.00-15.30 Perpustakaan Skripsi / buku dll. 6 15.30-16.00 Pembahasan tentang Arsip Inaktif Ruang Arsip Inaktif C. Waktu Pelaksanaan Kunjungan Instansi Pada tanggal 17 Juni 2013 Pukul 13.00-16.oo WIB D. Tempat Kunjungan Instansi Institut Pertanian Bogor IPB Kantor Jalan Lingkar Akademik. Kampus IPB Darmaga. Bogor Telp. (0251) 8622642. Fax. (0251) 8622708. Website. www.ipb.ac.id E. Dukungan Pihak Lain : 1. Bapak Drs. Badollahi Mustafa. M.I.Ib, selaku kapala bidang arsip 2. Bapak Sudrajat, S.Pd, selaku guru pembimbing 3. Ibu Teti Sri Budiarti, S.E, selaku ketua kompetensi adm. Perkantoran 4. Bapak Dra. Hanafi, selaku ketua Yayasan Nurul Walidain T.H 5. Ibu Dra.Hj.Teti Royati, M.Pd, selaku Kepala Sekolah SMK Pelita Ciampea 6. Kedua orang tua yang telah mendukung kami secara materi maupun spiritual

PEMBAHASAN SISTEM KEARSIPAN

1. Pengertian Arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dinyatakan sebagai arsip jika memenuhi persyaratan berikut ini: Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi organisasi/lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan datang; Surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut sistem tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan kembali Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Berdasar pengertian ini, warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi 3 syarat, yaitu: Warkat memiliki kegunaan Warkat disimpan secara teratur dan berencana, dan Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali. Pengelolaan Arsip Sistem Pengelolaan Kearsipan Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansiinstansi diantaranya: Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkatwarkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

2.

Sistem penyimpanan arsip yang sesuai Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya: 1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad 2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat. 3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder 4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat. 5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima. Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain. Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat. Daftar Referensi 1. UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan 2. Keputusan kepala ANRI No. 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan. 3. Keputusan kepada ANRI No. 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi instansi Pemerintah, Badan usaha, dan swasta. 4. Permendiknas No. 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas 5. Keputusan Presiden No. 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip 6. PP No.34 Tahun 1979 tentang Penyusutan arsip

PEMBAHASAN Arsip Konvensional dan Arsip Media Baru

Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan; Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik. Kekurangan dan kelebihan Arsip Konvensional dan Arsip Media Baru Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya : - Jumlah arsip selalu bertambah, - Investasi media penyimpanan - Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas - Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja - Kertas mudah rusak - Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif. Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya : - Tidak tergantung pada hubungan listrik. - SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer. - Aman terhadap virus komputer Kelebihan Arsip Media Baru, diantaranya - Menggunakan perangkat komputer sebagai alat pemroses arsip. - Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan misalnya : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi dll. - Pengoperasian sangat mudah. - Tempatnya access control (password) - Hemat tempat karena disimpan di CD dan diletakkan di lemari khusus - Sederhana, fleksibel dan daya tampung cukup banyak - Adanya fasilitas antivirus. - Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik. - Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip. - Kemudahan akses terhadap arsip elektronik - Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik - Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan - Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
Kekurangan Arsip Media Baru, diantaranya

- Sangat tergantung pada hubungan listrik. - SDM harus mampu mengoperasikan komputer. - Rentan terhadap virus komputer

TABEL PERBEDAAN KEARSIPAN KONVERSIONAL DENGAN KERASIPAN MEDIA BARU

Komponen

Kearsipan Konvensional

Kearsipan Media Baru

Kabinet

Beruparak atau lemari arsip yang dibuat secara fisik

Beruoa cabinet virtual yang dibuat dengan database

Map

Berupa map fisik untuk menyimpanan lembaran arsip

Berupa map virtual atau folder Untuk penyimpanan file dokumen

Arsip

Lenaranlembaran surat hard copy

Lenaranlembaran surat yang sudah ditransfer kedalam file gambar/teks.

10