1st MEETING AT UTHM 29 SEPTEMBER 2012 ORGANISASI Pengenalan kepada organisasi Organisasi muncul sebagai fenomena penting dalam

m dunia moden. Organisasi berkembang dari segi saiz dan pengaruh. Manifestasi perkembangan dapat dilihat di firma swasta dan birokrasi kerajaan. Gerakan manusia dalam kerja atas kehendak organisasi. Negara bergantung kepada keberkesanan organisasi untuk pembangunan ekonomi. Peter Drucker (1968) Masyarakat moden adalah masyarakat organisasi. Manusia organisasi (The organizational man) paling dominan dalam masyarakat moden, mempunyai pengaruh politik dan ekonomi dalam strata social. Di barat ramai siswazah ingin bekerja dalam organisasi daripada bekerja bersendirian. Sejak revolosi perindustrian pada abad ke 19, organisasi berkembang untuk menyebar kuasa, pengaruh dan kawalan terhadap kegiatan manusia. Walaupun manusia telah hidup berkumpulan sejak lama tapi minat mengkaji organisasi secara mendalam mula pada abad ke 20. Minat muncul kerana organisasi dicipta untuk manusia: o Ramai yang hidup bergantung pencarian kepada organisasi. o Hidup/pergerakan dikawal/kongkong oleh peraturan ketat, karenah birokrasi. Contohnya red tape, isi borang, sistem buat keputusan berlapis-lapis. o Organisasi belanja wang yang banyak tapi masih ada pekerja mogok, tak puas hati. o Perkembangan organisasi dan pengaruhnya menimbulkan kesan yang bertentangan. Organisasi diwujud untuk memberi keselesaan tapi juga timbulkan masalah kerana sukar dikawal. o Maka timbul ingin tahu apa yang berlaku dalam organisasi. Sukar memahami organisasi kerana yang berlaku dalamnya terlampau komplek untuk diertikan. Pelbagai usaha/tindakan supaya pekerja/ahli bekerja selesa dalam organisasi. Diwujudkan jawatan spt presiden, pengarah, pengurus, KJ, pakar perunding. Diwujudkan pelbagai etnik dan proses pengurusan supaya semua ahli faham matlamat, arah dan cara pengurusannya. Struktur dan peraturan sedia ada diubah/ digubal supaya organisasi berkembang selaras dengan aspirasi, kehendak dan minat ahli. Pelbagai tindakan dan perubahan masih diperlukan untuk menyelesaikan sepenuhnya masaalah dalam organisasi.

DEFINASI ORGANISASI. Secara operasional konsep organisasi dilihat daripada penggunaan istilah seperti pertubuhan, persatuan, firma, syarikat, institusi dan agensi (Ahmad Shukri Mohd Nain, 2002) Adalah sukar untuk mentakrif istilah organisasi secara konseptual kerana organisasi adalah fenomena yang fakta dan realitinya begitu kompleks sifat dan bentuknya. Istilah organisasi berasal daripada perkataan greek, organon bermaksud alat. Terdapat banyak percubaan untuk mentakrif konsep organisasi. Definasi yang dihasilkan berbeza-beza disebabkan minat pengkaji dan latar belakang pendidikan mereka berbeza. Antara definasi awal organisasi ialah satu bentuk kerjasama antara manusia yang dilakukan secara sedar, disengajakan dan bertujuan (Barnard 1938:4) Druker (1993:43) mentakrifkan organisasi sebagai kumpulan manusia yang berkemahiran bekerja bersama-sama untuk tujuan yang sama. Beliau menegaskan konsep organisasi ini berbeza dengan perkumpulan tradisional sosial seperti masyarakat, komuniti dan keluarga. Huczynski dan Buchanan (1991:7) Penyusunan sosial untuk prestasi terkawal mengenai matlamat kolektif. Berdasarkan definisi ini tidak semua organisasi yang diwujudkan dianggap organisasicontohnya keluarga tidak dianggap organisasi berbanding syarikat elektronik, kolej dan sekolah. Kerana organisasi mesti mempunyai tiga ciri utama : sekumpulan orang yang saling berinteraksi secara teratur, mempunyai matlamat kolektif yang mendominasi matlamat individu dan sentiasa mengawal yang hendak dicapai dengan pelbagai mekanisme. Ciri-ciri ini menyebabkan organisasi boleh berfungsi dengan efektif dan menjamin kewujudannya. Organisasi ini diketegorikan sebagai organisasi berprestasi. Kesimpulannya organisasi boleh ditakrif sebagai sebuah perkumpulan manusia yg ditubuhkan secara formal dan bersifat dinamik untuk mencapai tujuan-tujuan yg spesifik melalui sistem pengoperasian yang berstruktur dan sistemetik serta wujudnya kerjasama yang tinggi secara berterusan di kalangan setiap ahlinya.

Definasi ini menekankan aspek kuantitatif dan kualitatif sesebuah organisasi. Oleh itu sekolah, syarikat, pertubuhan dan jabatan kerajaan di antara yang dimaksudkan sebagai organisasi. Manakala sebuah keluarga, masyarakat dan negara tidak dikategorikan sebagai organisasi.

CIRI-CIRI ORGANISASI Semua kumpulan manusia dalam beberapa aspek elemen organisasi , tidak boleh dianggap sebagai organisasi kerana tidak mempunyai elemen asas sebuah organisasi. Antara elemen utama sesebuah organisasi ialah o Kumpulan ahli yang berkemahiran o Pengkhususan kerja o Matlamat khusus o Struktur Formal Pelbagai pembaharuan dan perubahan cuba dilakukan dalam organisasi tetapi masalah masih berlarutan. Pelbagai pemikiran dan teori dihasilkan tetapi penyelesaian mutakhir masalah organisasi belum dapat diramal dan dipastikan Tiap kali pemikiran/teori baharu dikemukakan timbul reaksi tafsiran/alternatif bertentangan. Sebabnya ialah organisasi adalah dinamik , sering berubah dengan haluan perkembangannya sukar diramal. Menunjukkan dalam organisasi ada ciri istimewa pelbagai tafsiran untuk memahami organisasi. Maka kita perlu mengetahui ciri-ciri organisasi yang sering menyulitkan ahlinya (Abdul Syukur Abdullah, 1991) merumitkan, menghairankan, mengelirukan, dan menghiburkan. ORGANISASI YANG MERUMITKAN o Bermaksud organisasi terlampau komplek untuk difahami. Berlaku kerana i. Ahli organisasinya adalah manusia; kelakuan dan pemikiran manusia agak kompleks untuk diterokai, kebolehan kita memahami dan meramal kelakuan dan gelagat manusia yang kompleks terbatal. ii. Interaksi secara individu atau kumpulan dalam organisasi sering berlaku dalam situasi yang menyulitkan Organisasi besar penuh ciri tersendiri spt hierarki aliran perhubungan, proses teknologi, matlamat, keadaan kendalian.Dirumitkan dgn personel, jawatan, jabatan, bidang, fungsi dan perana yang berbeza-beza. Tiap unsur mempunyai cara perhubungan dan interansi tersendiri. Contoh temu janji pekerja nak jumpa pengurus.Jawapan drpd s/u tapi jumpa mandur tanpa temu janji.

ORGANISASI YANG MENGHAIRANKAN (SURPRISES) Bermaksud pergerakan dan perkembangannya sukar diramal.CTH pengurus mengganggap pembaharuan dalam organisasi bertujuan membaiki keadaan atau mengurangkan masalah dalam organisasi. Sebaliknya jika masalah dibiarkan tanpa penyelesaian, masalah mungkin berkembang menjadi baik dgn sendirinya. Organisasi seperti permainan billiard. Tonjolan dihalakan kepada satu bola tapi kena bola lain dan berselerak tanpa haluan yang diramal.

ORGANISASI YANG MENGELIRUKAN o Bermaksud organisasi mengelirukan untuk difahami. CTH guru berpendapat pembaharuan yang nak dilakukan pengetua tidak berfaedah dan membazir tenaga. Tapi berdiam diri/ enggan membantah. Reaksi mengelirukan ini mungkin kerana i. Tidak mahu menyinggung perasaan pengetua ii. Pengetua tidak mendengar pendapat mereka. iii. Diambil tindakan jika membantah. o Reaksi ahli terhadap keputusan organisasi penuh kekeliruan dan percanggahan. o Sering berlaku dalam organisasi perbezaan antara teori pemikiran (apa yang nak dilakukan) dengan teori pembuatan (apa yang sebenarnya berlaku) Argyris & Schon) ORGANISASI YANG MENGABURKAN o Disebabkan organisasi diselaputi kerumitan, kehairanan, kekeliruan ,maka organisasi itu penuh dengan kekaburan. o CTH kita kabur apa yang berlaku dalam organisasi seperti hospital, universiti kilang, FAMA, PETRONAS, FPTek dll. o Walaupun kita tahu fungsi dan peranan organisasi tapi kurang jelas tentang apa yang berlaku di dalamnya. o Kurang mampu dapat buat tafsiran tepat berkenaan proses program dan aktiviti dalam organisasi.

Punca kekaburan i. ii. iii. Maklumat organisasi agak terbatas/ kabur kepada umum. Mungkin maklumat tak dapat disampaikan sebagai pengetahuan umum. Organisasi sengaja menyimpan maklumat untuk tujuan tertentu seperti elak konflik. Cth rahsiakan keuntungan untuk elak pekerja tuntut naik gaji. Proses seperti pembuatan keputusan , teknologi, masa dan peraturan kerja terlampau kompleks, pelbagai dan tidak selaras dalam kebanyakan organisasi. Ada anggapan elok tidak mengetahuinya kerana hanya memeningkan kepala. o Apabila maklumat dalam organisasi telah jelas, maka senang untuk memahami apa yang berlaku. Tapi dalam organisasi banyak persoalan sukar dijawab dengan tepat. Cth dapatkah sesuatu pembaharuan itu Berjaya ? Adakah mesyuarat mencapai objektifnya? o Apabila maklumat tidak cukup, individu membuat tafsiran/ pendirian sendiri. o Pendirian dipengaruhi oleh perbagai perspektif yang lahir daripada kepercayaan jangkaan dan andaian individu terhadap masalah yang timbul dalam organisasi. SOALAN 1 Berdasarkan pengalaman anda atau pembacaan anda beri empat contoh situasi yang berlaku dalam organisasi pendidikan teknik dan vokasional, menunjukkan organisasi yang mengelirukan dan organisasi yang mengaburkan.

PERSPEKTIF PEMIKIRAN UNTUK MEMAHAMI ORGANISASI o Gejala dalam organisasi dilihat dari perspektif pemikiran. o Pemikiran memberi alternatif dan opsyen untuk atasi masalah dalam organisasi yang berpunca daripada rumit, hairan dan keliru. o Manusia memberi tafsiran berbeza kerana sebab tertentu cth fizikal (rabun, pekak, buta), kemahuan (cabaran dianggap seronok, senang) dan pengalaman kerja. o Deal dan Bolhan (1984) perbezaan tafsiran utk memahami organisasi lahir dari 3 perspektif pemikiran i. Berasaskan personaliti ii. Berasaskan Rasional iii. Berasaskan kuasa Perspektif Pemikiran Berasaskan Personaliti o Gejala berlaku dalam organisasi disebabkan personaliti individu serta sikapnya terhadap organisasi. o Gejala bertindak kerana mahukan sesuatu berdasarkan kehendak, perasaan, fikiran dan kemampuan diri sendiri. o Gejala yang berlaku dalam organisasi berpunca daripada personality/ perwatakan manusia bersikap salah, autoritatif, berbeza nilai, berwatak lemah. Perspektif Pemikiran Berasaskan Rasional o Manusia seharusnya berkelakuan rasional dalam organisasi. o Masalah dalam organisasi berlaku kerana manusia tidak rasional o Bertindak secara tidak rasional kerana kurang maklumat , tidak faham apa yang perlu dilakukan. o Masalah dapat diselesaikan dgn tindakan rasional dengan cara sediakan jadual tugas, peraturan atau penyeliaan rapi. o Organisasi perlukan pengurus yang rasional untuk sama-sama menganalisis masalah, situasi dan fakta dgn orang bawahan sebelum ambil keputusan. Perspektif Pemikiran Berasaskan Kuasa o Masalah dalam organisasi timbul kerana perebutan kuasa.

o Proses buat keputusan dan haluan organisasi ditentukan/ dipengaruhi oleh yang berkuasa lebih. o Penggunaan kuasa dalam pengurusan dipengaruhi motif pengurus. Contoh untuk menunjukkan pengurus yang cekap; menyelamatkan kedudukan.

Kekurangan/ kelemahan perspektif pemikiran Berasaskan Personaliti o Diterima kesahihannya jika terdapat dua orang kelakuannya /personaliti berbeza dalam situasi yang sama. o Perlu jelas apakah perbezaan personaliti orang-orang dalam organisasi. o Perspektif ini sukar menjelaskan mengapa personaliti itu diamalkan. o Perspektif ini menimbulkan masalah apabila atasi masalah secara diagnosis. CTH melalui diagnosis didapati kelemahan jabatan kerana kelemahan personaliti pengurus. Tindakan yang sesuai berhentikan/ baiki pengurus. Tapi langkah ini bukan mudah kerana melibatkan undang-undang dan lama masa yang diambil. Kekurangan/ kelemahan perspektif pemikiran Berasaskan Kuasa o Hanya sesuai untuk memahami organisasi jika mencari jawapan mengapa situasi terjadi demikian. o Cth pengurus sanggup tunggu masa lama untuk merubah organisasinya. Tapi pengerusinya sebaliknya mahu cepat berubah. Keduanya bertelingkah. Akhirnya keduanya disingkir dari jawatan. o Perspektif kuasa kuat dari segi menerangkan mengapa keduanya diberhentikan , tapi tidak kuat menjawab bagaimana telingkah dapat dielakkan. o Perspektif pemikiran bertujuan cari jawapan ciri aneh dalam organisasi. o Tiap perspektif ada orientasi pandangan yang tersendiri cara organisasi perlu diuruskan. o Maka pandangan kita terhadap pengurusan organisasi perlu diperluaskan dengan pelbagai perspektif pemikiran, kerana yang berlaku organisasi tidak dapat disorot dengan satu perspektif sahaja. o Kajian menunjukkan banyak masalah organisasi gagal diselesaikan kerana pengurus gunakan satu perspektif pemikiran sahaja untuk menyelesaikan masalah. SOALAN 2 Bincangkankan Berdasarkan pengalaman anda atau pembacaan anda beri dua contoh situasi yang berlaku dalam organisasi pendidikan teknik dan vokasional, menunjukkan kegagalan atau kejaayaan mengurus organisasi dengaan menggunakan perspektif pemikiran berasaskan personaliti, rasional dan kuasa.

TEORI ORGANISASI Teori penting untuk konkritkan perspektif menjadi empirik Teori memberi pengertian ilmiah yang menyebabkan organisasi bertindak atau individu bertindak di luar jangkaan. Penggunaan teori : i. Panduan menapis maklumat yang penting atau tidak penting. ii. Menyatukan maklumat yang berbeza menjadi satu kesatuan dalam pemikiran. Teori pemikiran organisasi dikelaskan kepada Teori dan pemikiran : i. Rasional dan Struktur ii. Perhubungan Manusia iii. Politik iv. Pemikiran simbolik. Teori Dan Pemikiran Rasional Dan Struktur o Tumpuan kpd matlamat, peranan dan teknologi utk cari jawapan kpd persoalan organisasi. o Antara ahli teori Max Weber (1974), Robert K. Merton (1952), Thompson (1967), Blau & Scot (1962), Blau & Scot (1962) dan Perrow (1970) o Berpendapat pengurusan organisasi diperkukuhkan dgn membina struktur yang disesuaikan dgn hasrat serta pengurusannya. o Mengutamakan hubungan peranan formal dalam organisasi. o Organisasi beri tugas dan tanggungjawab kpd ahli melalui pernyataan dasar, peraturan dan hierarki pengurusan utk laksana aktiviti organisasi. o Organisasi juga menyelaras pelaksanaan pelbagai aktiviti organisasi. o Masalah timbul apabila struktur tidak sesuai dengan situasi aktiviti yang dijalankan. o Jika terjadi, teori cadangkan rombak semula struktur organisasi utk selaraskan dengan kehendak situasi, aktiviti dan suasana kendalian. Teori dan Pemikiran Perhubungan Manusia o Menumpukan kpd perhubungan manusia dlm organisasi

o Antara ahli teori : Maslow (1970), Douglas McGreggor (1960), Herzberg (1966), Argyis dan Schon (1978), Ouchi (1981) dan Kotter (1982) o Cadangkan mengurus organisasi dengan menghubungkan kehendak, kepakaran dan nilai seseorang dgn kehendak, peranan dan peraturan secara kumpulan bagi mancapai matlamat dan tujuan organisasi. o Tertumpu kpd ciri kemanusiaan dan organisasi cth kehendak, cita rasa, perasaan, prasangka, kepakaran, batasan, potensi untuk maju, sikap mempertahan cara dan tradisi lama. o Organisasi dapat dikukuh dengan menyesuaikan kehendak organisasi dgn kehendak manusia. o Organisasi harus dapat memenuhi kepuasan dan hak individu o Organisasi akan hadapi masalah jika kehendak ahli diabaikan/ ditekan oleh pihak pengurusan. Teori Dan Pemikiran Politik. o Melihat bahawa kuasa, konflik dan persaingan utk mendapat sumber punca masalah dlm pengurusan organisasi. o Antara ahli2 teori : Selznik (1957), Baldrige (1971), Cyert dan March (1963), Kanter (1977), Meyer dan Rowan (1978) dan Warwick (1975). o Menyatakan bahawa organisasi merupakan arena perjuangan politik. o Maka warga organisasi perlu mengetahui bagaimana kuasa diurus, gabungan (coalition) dijalin, rundingan dijalankan dan konflik diselesaikan. o Organisasi adalah sumber terhad, agihan sumber berdasarkan pengaruh dan rebutan kuasa. o Konflik sering berlaku dalam organisasi. o Kelompok dalam organisasi bertujuan menjaga kepentingan kuasa sendiri. o Kumpulan tidak wujud dalam keadaan statik tapi dapat bertukar corak dan berkongsi kuasa apabila sedar pertukaran menguntungkan / kuatkan kedudukan. o Sengketa berlaku apabila apabila ahli didapati tidak adil dalam pembahagian kuasa dan sumber. o Persetujuan hanya dicapai melalui strategi politik. Teori dan Pemikiran Simbolik o Teori pemikiran simbolik menumpukan perhatian kepada makna dan simbol dalam organisasi. o Deal dan Kennedy (1984), Cohen dan March (1974) mencadangkan kemantapan organisasi melalui simbol, wira, amal-cara, keramaian, mitos yang dicipta. o Teori ini menolak rasional untuk mengukuhkan organisasi. o Organisasi dianggap seperti pentas drama/ lakonan cth ikrar, nyanyi lagu setia.

o Organisasi mantap lahir drpd perpaduan nilai dan budaya kerja bukan matlamat & struktur. o Organisasi digerak oleh simbol spt perhimpunan, nyanyian , amal-cara, hari keluarga, tidak lahir dari tindakan dasar, peraturan dan autoriti pengurusan.

Teori Rasional dan Struktur Struktur Kawalan dan Tindakan. 1. Teori Weber Max Weber (1974), Balu dan Scott (1962), Perrow (1972) 2. Teori Pengurusan Saintifir Frederic (1911) 3. Teori Pembuatan Rasional Simon dan March (1958), Herbert Simon (1967)

Teori Perhubungan Manusia Sikap Motivasi dan Perhubungan Manusia 1. Teori Klasik Perhubungan dengan kemanusiaan Elton Mayo, Chester Barnard (1938), Kesan Hawthorn 2. Teori Moden Perhubungan Teori Keperluan manusia Abraham Maslow (1970), 3. Teori motivasi manusia Herzberg (1966), 4. Teori perorangan dan dinamik kumpulan Chris Argyis (1957)

Teori Kuasa dan simbolik Konflik dan Gabungan 1. Teori Awal Philip Selznick dan T.V.A (1949) 2. Teori permainan politik Pfeffer dan Salancik (1978), Michel Rozier 3. Teori Pelaksanaan Dasar Presman dan Wildavsky (1973), Eugene Bardach (1977), Donald Warnick (1975).

Teori simbolik Nilai , Budaya, Amalcara dan Simbol Deal dan Kennedy (1982), Meyer dan Rowan (1978), Peter dan Waterman (1982)

SISTEM TERTUTUP Von Bertalanffy (1949) Boulding (1962)

SISTEM TERBUKA Katz dan Kahn (1966: 1978)

TEORI SISTEM SOSIOTEKNIK Trist dan Bamforth (1951), Rice (1958).

Rumusan Setiap empat kumpulan teori mempunyai pandangan sendiri Maka cuba elak mendiagnosis organisasi berdasarkan satu sudut pandangan yang terbaik. Pekerja organisasi perlu memahami semua teori dan amalkan untuk cepat naik pangkat.

Setiap teori ada pengikutnya. Terdapat juga percantuman pemikiran antara ke empat-empat teori.