MERANCANG KLINIK DAN MANAJEMEN SDM PRAKTIK DOKTER KELUARGA

ACHMAD RIDWAN MO

BUKU WAJIB
Goh Lee G, Azwar A, Wonodirekso,S. Family medicine practice, 2004 Soetono, G, dkk. 2008. Membangun Praktik Dokter Keluarga Mandiri, PB IDI, Jakarta

PENGANTAR

Pendahuluan
Seperti apa sebenarnya Klinik DK? Yang jelas memungkinkan penerapan prinsipprinsip kedokteran keluarga Apakah harus besar dan megah? Boleh jadi ya atau tidak Lalu apa pedomannya? Dapat dijabarkan dari definisi, kompetensi, wawasan, tugas, wewenang dan kewajiban, serta SKN

LATAR BELAKANG
Sejalan dengan perkembangan diberbagai sektor, kebutuhan masyarakat akan pelayan kesehatan juga berkembang sehingga memicu perubahan dalam sistem pelayanan kesehatan. Di Indonesia Reformasi Kesehatan ditandai dengan Gerakan Pemb.nasional berwawasan kesehatan. Gerakan ini mengubah paradigma secara mendasar dari paradigma sakit ke paradigma sehat. Mindset paradigma sehat adalah menempatkan nilai sehat dan bugar serta upaya memelihara Kesehatan jauh diatas nilai sakit dan upaya mengobatinya, baik dilihat secara makro maupun mikro.
5

 Indonesia sehat ditopang 3 pilar utama, yaitu Perilaku sehat Lingkungan sehat dan Pelayanan kesehatan yang bermutu Diberlakukannya UU-PK dan UU-SJSN menjadi tonggak penting dalam membangun pilar Pelayanan kesehatan.

Profil DK (The five-star doctor)

Care provider Decision maker Communicator Community leader Manager Yang dapat terwujud jika melaksanakan seluruh prinsip pelayanan DK

Prinsip Pelayanan Kedokteran Keluarga

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Pelayanan yang holistik dan komprehensif Pelayanan yang kontinu Pelayanan yang mengutamakan pencegahan Pelayanan yang koordinatif dan kolaboratif Penanganan personal bagi setiap pasien sebagai bagian integral dari keluarganya Pelayanan yang mempertimbangkan keluarga, lingkungan kerja, dan lingkungan tempat tinggalnya Pelayanan yang menjunjung tinggi etika dan hukum Pelayanan yang sadar biaya dan sadar mutu Pelayanan yang dapat diaudit dan dapat dipertangungjawabkanonodirekso

Wonodirekso, S

Prinsip Dasar Pelayanan DK

1. First contact 2. Continuous & longitudinal care 3. Personal care 4. Comprehensive care 5. Primary prevention 6. Coordinated 7. Collaborated 8. Family oriented 9. Community oriented
Gatot Sutono, PB IDI
9

PDK vs PDU vs Klinik 24 Jam

BASIC PRINCIPLES 1. First contact 2. Continuous & longitudinal 3. Personal care PDK yes yes yes PDU yes episodic no Klinik 24 Jam yes emergency episodic no

4. Comprehensive care
5. Primary prevention 6. Coordinated

Yes > Promotive

yes yes

Yes, > Curative

Limited no

no
no no

7. Collaborated
8, Family oriented 9. Community oriented

yes
yes yes

no
no no

no
no No

PDK = Praktek Dokter Keluarga PDU = Praktek Dokter Umum

Beda pelayanan Dr Keluarga dengan pelayanan Dr umum

Prinsip dasar
(1) Layanan dr pertama (2) Layanan sinambung &jk panjang (3) Layanan bersifat personal

PDK
Ya Ya Ya

PDU di puskes
Ya

Klinik 24 jam
Ya, emergency

Sporadik Sporadik Tidak Tidak

(4) Layanan komprehensif Ya, Ya,>> >>promo kuratif , prev

Tidak
11

Beda pelayanan Dr Keluarga dengan pelayanan Dr umum(Lanjutan..)

Prinsip dasar
(5) Mengutamakan pencegahan (6) Koordinasi (7) Kolaborasi (8) Berorientasi pd keluarga (9) Berorientasi pada komunitas

PDK
Ya Ya Ya Ya Ya

PDU di puskesmas Terbatas

Tidak Tidak Tidak Ya

Klinik 24 jam Tidak

Tidak Tidak Tidak Tidak
12

Fungsi & tanggung jawab dokter berubah

PRAKTIK DOKTER SAAT INI PRAKTIK DOKTER KELUARGA

Mengobati pasien yang datang (pasif)

Tanggung jawab hanya di ruang periksa (episodik)

PASIEN

Memelihara kesehatan sekelompok masyarakat

(Patient list, 2500 WARGA) Comprehensive care Tanggung jawab selama pasien ada dalam Patient list (Continuous & Longitudinal care) Menjadi koordinator

Provider centeredness

Patient-centeredness

13

(I) Merancang dan mengelola klinik Dokter Keluarga

3 MODEL PRAKTIK DOKTER KELUARGA

NAMA Ciri-ciri entitas Jumlah DK Badan Hukum Kepemilikan 1 DK Usahan perorangan Milik seorg DK yg praktik ditempat tsb Individu >1 DK Perserikatab perdata Milik kelompok (bbrp DK yg praktik ditempat tsb Perserikatan perdata Bekrja u kelompok >1 PDK & >1 KKK PT, Koperasi Milik jejaring, DK dpt ikut memiliki Badan Hukum PDK KKK JEJARING

Agen fiscal

Perizinan
Status pegawai

Bentuk perizinan baru

Bekerja u diri sendiri Pegawai dari jejaring

3 MODEL PRAKTIK DOKTER KELUARGA

NAMA Ciri-ciri entitas PDKM KKK JEJARING

Cara pembayaran
Penggajian Waktu pelayanan

Campuran kapitasi & FFS

Diatur sendiri 8-10 jam.hr.Tutup bila DK beralangan (cuti/dians/pendidi akan dll) Komprehensif dg sarana pendkung terbatas Terbatas Ditanggung sendiri Diatur kelompok 8-12 jam/hr Tetap buka meskipun 1 DK berhalangan Komprehensif dg sarana pendkung lengkap Lebih luas Tanggunagn bersama, meski bukan pasien pribadinya Diatur jejaring 8-16 jam/hr Tetap buka meskipun >1 DK berhalangan Komprehensif dg sarana pendkung ideal Bisa sangat luas Tanggunagn bersama, meski bukan pasien pribadinya

Lingkup layan

Wilayah pelayanan Tg jwb mutu

KLINIK DK
Kelas A (Ideal)
24 jam Kedaruratan dan kejadian luar biasa Pelayanan rawat jalan Pelayanan rawat inap sehari Bedah minor Konseling Preventif dan promotif Kunjungan ke- dan perawatan di rumah pasien Pemeriksaan penunjang Penyediaan obat Pendidikan, riset, dan pengembangan

Klinik DK
KLAS B (Optimum) - 24 jam
Kedaruratan dan kejadian luar biasa Pelayanan rawat jalan Pelayanan rawat inap sehari Bedah minor Konseling Preventif dan promotif Kunjungan ke- dan perawatan di rumah pasien Pemeriksaan penunjang Penyediaan obat - Pemeriksaan Penunjang (tidak ada) Pendidikan, riset, dan pengembangan

Klinik DK
Kelas C (minimum)
24 jam Kedaruratan dan kejadian luar biasa Pelayanan rawat jalan Pelayanan rawat inap sehari Bedah minor Konseling Preventif dan promotif Kunjungan ke- dan perawatan di rumah pasien Pemeriksaan penunjang (tidak ada) Penyediaan obat Pendidikan, riset, dan pengembangan (tidak ada)

MERANCANG KLINIK

Produk yg akan ditawarkan

Health education Health services Health Protection Medical treatment Medical procedure Medical referral Rehabilitation services

Sarana dan Prasarana

Building min 60 square meters Rooms min 7
Waiting room/front office Consultation room Baby and mother Procedure rooms Dispensary Meeting rooms Pantry Rest room

SDM
Doctors :2 Bidan:1 Aisten analis: 1 (honor) Asisten apoteker:1 Staf administrasi dan keuangan:1 Office boy:1

Perlengkapan
Office equipment :
Plang nama

Supply
Bahan habas pakai
Kapas Kassa Spuit Alkohol, H2O2

Medical supply
Obat-obatan, benang

Biaya
Sewa gedung: 55 (60m2) xRp. 30.000x12 Listrik/bulan Air/bulan Telepon/bulan Gaji/bulan Perawatan gedung/bulan Sarana Supply/bulan

Income
Kapitasi Umum (Fee for services) Langganan

LANGKAH AWAL MENDIRIKAN KLINIK DOKTER KELUARGA

Langkah awal mendirikan KDK

Langkah yang Sangat menentukan Visi dan misi klinik Kaji kelayakan Profil konsumen Situasi lingkungan Sumber daya manusia Sumber dana Profesionalisme

Langkah awal mendirikan KDK

Segi legal Perizinan Persyaratan Akreditasi Etika Segi medis Cakupan pelayanan SDM Pasokan BHP (bahan habis pakai) Epidemiologi

Langkah awal mendirikan KDK

Segi sosial Latar blkang budaya Peta demografi Budaya Pekerjaan Pendidikan Distribusi usia
Segi sarana Bangunan Telekomunikasi Listrik Sumber air bersih Transportasi Kondisi geografis Pengolah limbah

Langkah awal mendirikan KDK

Segi finansial Perkirakan titik impas Bisnis berlandaskan profesionalisme Berkembang karena profesionalisme Menguntungan semua pihak Transparansi

Kesejawatan Kerjasama profesional Kebersamaan Saling menghormati, membantu, mengingatkan, dan mengontrol Transparansi

PERENCANAAN, EFISIENSI, DAN INVESTASI

Pendahuluan
Perencanaan klinik termasuk perencanaan pembiayaan, efisiensi dana, dan investasi Efisiensi perlu ditingkatkan untuk meperoleh hasil maksimal dengan biaya minimal yang mungkin Perencanaan dan efisiensi itu merupakan upaya investasi jangka panjang Perlu disikapi secara proporsional dan konsisten

Batasan
Perencanaan berarti memperhitungkan semua pengeluaran dan pemasukan untuk masa ke depan berdasarkan data sekarang atau data hasil studi kelayakan Efisiensi mengandung arti pembiayaan efektif yang berarti upaya rasionalisasi biaya dengan tujuan agar dengan biaya yang tersedia dapat dicapai hasil maksimal yang mungkin Investasi berati penanaman modal dalam hal ini termasuk dana, sumber daya manusia, dan kualitaspelayanan

(II) MANAJAMEN SDM

Menjadi seorang manajer

Dokter sering adalah sbg manajer praktik Managing adalah melakukan pekerjaan melalui usaha orang lain. Managing adalah menghasilkan output dari input dan proses. Input 3 Ms- mapower, money and materials, Proses adalah operational work, development work, and organizational work. Out put di klinik dpt dibagi 2 komponen yg saling berhubungan-technical care , and patient satisfaction.

Basic functions of a manager

Planning- Proses penentuan tujuan dan formulasi langkah2 yg akan diperlukan Organizing- Proses mendapatkan kegiatan-kegiatan, mengatur material u memenuhi tujuan organisasi. Termasuk menyusun kerja, authoority u bertindak dan departementisasi. Leading- Proses mempengaruhi staff u mencapai tujuan. Trampil menjadi leader efektif adalah: komunikasi dan skill feed back; motivasi staff dan penggunaan leadership style yg tepat untuk situasi spesifik yg cocok. Control-setting standar, comparing performance againtd standards and correcting deviations.

ROLES OF MANAGER (10 roles)

3 cluster roles: Leadership roles, 3 roles (figurehead, leades and liaison person) the manager interacts with outside organizations. Informational roles, 3roles (monitor, dissemiantor, spokesman) manager handles information Decisional rules- four roles (enterpreuner, disturbance handler, resource allocation and negotioantor) Manager make decision.

SKILL SETS OF THE MANAGER

CONCEPTUAL SKILLS, how the parts of organization link together in structure and process. HUMAN SKILLS TECHINCAL SKILLS

Scope of managing people

Entry------------------------------------- Exit
Recruitment Selection Induction training Motivation People handling Structure Leadership Personal effectiveness Change management Staff development -Delegation -Appraisal -Courses Separation Promotion

MANAJEMEN SDM

PEREKRUTAN, SELEKSI, DAN PENUGASAN

Pendahuluan
Kemajuan klinik bergantung pada harmoni kerjasama internal dan eksternal Kerjasama internal yang harmonis menuntut kejelasan tugas, parameter penilai, dan transparansi Suasana kerja yang kondusif meningkatkan kinerja staf Mengetengahkan kiat perekrutan, seleksi, dan penugasan Dalam praktik tidak selalu mudah

Perekrutan, seleksi, dan penugasan

Tingkat dan jenis pendidikan Wawancara Rekomendasi Kontrak kerja yang jelas Rincian tugas dan wewenang Mekanisme kontrol, Doctor as Manager

Perekrutan
Analisis dan deskripsi pekerjaan yang akan diselengarakan Deskripsikan orang yang tepat untuk pekerjaan itu

Analisis pekerjaan
Benarkah ada lowongan kerja? Apakah ada pegawai yang keluar/mengundurkan diri? Apakah ada pekerjaan baru yang harus diselesaikan? Apakah ada peningkatan volume pekerjaan? Apakah lowongan pekerjaan itu harus diisi? Dapatkah praktik berjalan jika dibiarkan kosong? Dapatkah karyawan lainnya dimanfaatkan? Dapatkah pos yang kosong itu dimasukkan ke bagian lain?

Analisis pekerjaan
Apakah ada perubahan tata kerja sehingga memerlukan staf baru? Bagaimana menentukan pekerjaan yang perlu disikapi? Cermati daftar tilik yang ada Diskusikan dengan pimpinan dan staf lain Amati staf yang mengerjakan perkerjaan itu Pertimbangkan cara terbaik untuk mencapai tujuan yang sekarang belum terwujud

Analisis pekerjaan
Kepada siapa dipertanggungjawabkan? Subordinat? Uang? Alat-alat praktik? Informasi rahasia? Menentukan tata-kerja administrari klinik dan praktik? Menentukan tujuan dan sasaran?

Analisis pekerjaan
Keterkaitan pekerjaan dalam sistem Mitra kerja? Pimpinan? Staf yang lain? Pihak pemerintah daerah? Organisasi (kooperasi) klinik? Lainnya?

Analisis pekerjaan
Bagaimana cara pekerjaan ini: Penggajianya? Persyaratannya? Bagian yang paling menarik dan menantang? Bagian yang paling tidak menyenangkan

Penugasan
Rincian pekerjaan Sesederhana mungkin Jangan berlebihan Yakinkan tidak tumpang-tindih Jangan kacaukan pekerjaan yang keahlian Hindari diskriminasi

Penugasan
Rincian pekerjaan (lanjut) Nama pekerjaan Posisi dalam tata kerja Tujuan utama pekerjaan ybs. Tugas dan kewajiban utama Cara mengambil keputusan dan mencari bantuan Lingkungan kerja yang akan dihadapi Penilaian Perjelas tujuan Buat daftar tilik untuk nilai diri Tentukan batas waktu Tentukan target yang hendak dicapai

MANAJEMEN SDM

MOTIVASI UNTUK BEKERJA

Motivasi untuk bekerja

Motivasi staf untuk berkontribusi terbaik adalah suatu tantangan yg besar. Faktor yg mempengaruhi motivasi: A. Karaktersitik individu:
Kebutuhan Sikap (self, job, situasi kerja)

B. Karaktersitik Pekerjaan:
Variasi skill, identifikasi tugas Makna tugas ( autonomi, feed back , interest)

Motivasi untuk bekerja

C. Karakteristik Organisasi
Immediate work setting (peers, manager) Organisational practices (reward system, rules & regulation, politics)
Diperlukan kajian saat ini tingkat motivasi staf

MANAJEMEN SDM

DEALING WITH UNPLEASANT ISSUES

Dealing with unpleasant issues

Manajemen SDM diperlukan kemampuan dan kemauan untuk menyelesaikan issu yg tdk menyenangkan. Grievances (Keluhan)
Akibat dari kondisi eksternal (e.g.kondisi kerja buruk), staf internal feeling of distress disebabkan hubungan personal yg buruk, ada persepsi diperlakukan berbeda>Th/konseling/rotasi ke departemen/job lain.

Dealing with unpleasant issues

Discrepancies (Ketidak sesuaian)
Temuan ketdk sesuaian dalam klinik perlu segera diatasi. Itu adalah satu tugas manajer yg harus dkerjakan. Disc repancy bisa dlm bentuk uang, obat atau medical supplies.

Absenteeism (Kemangkiran)
Dapat akibat job dissatisfaction, hub. personal buruk dg grup/job. Job related factors termasuk kondisi fisik buruk, kebosanan, supervisi yg kurang, lingkungan stressfull, jam kerja yg tak nyaman. Fak. lain (kondisi kesehatan, jarak dan kesulitan perjalanan dan tg jawab keluarga pekerja)

Dealing with unpleasant issues

Kebijakan mengontrol mangkir staf
Job design and regular job rotation Employee participation in decision making Improved recruitment and selection procedures aimed at fitting individual jobs Flexi time and job sharing Action short of dismissal e.g. formal warning or denial of pay increase Bonus for regular attendance Employee counseling Care full record keeping to identify those with highest absenteeism rates.

MANAJEMEN SDM

PENINGKATAN KEMAMPUAN & PENGEMBANGAN STAF

Pendahuluan
Perlu untuk mengembangkan KDK Salah satu cara untuk memenangkan persaingan Bermanfaat bagi klinik dan staf Berfungsi juga sebagai Motivasi dan pengikat SDM Harus jelas batasan, prosedur dan konsekuensi pemberian fasilitas ini bagi pemberi kerja dan karyawan Harus disusun secara berkala dan terencana baik menyangkut jadual, maupun biaya Tidak selalu harus mengikuti program diluar KDK

Manfaat untuk klinik

Mengurangi masa penyesuaian Meningkatan kinerja Mengurangi supervisi Mengurangi pergantian pekerjaan karena puas Memperoleh orang yang tepat untuk pekerjaan yang sesuai

Manfaat untuk karyawan:

Merasa yakin dan aman dalam bekerja Meningkatkan kemungkinan kenaikan pangkat dan atau gaji Meningkakan kepuasan bekerja Meningkatkan kemungkinan penularan keterampilan

Peningkatan Kemampuan & Pengembangan Staf

Bentuk: Kursus, pelatihan, pendidikan formal, dll Bentuk Lain: Selia Bestari (peer review) di antara sesama staf (medis dan non-medis) Pengaturan: Bisa dibuat perjanjian tersendiri Proses: berdasarkan permintaan karyawan atau kebutuhan KDK

Peningkatan Kemampuan & Pengembangan Staf

Untuk tenaga medis
PKB (pendidikan kedokteran berkelanjutan) Seminar, Simposium, Lokakarya, dll Peer Review: Pembahasan kasus secara EBM Kursus singkat untuk satu ketrampilan tertentu (ATLS, ACLS, EKG, Kepemimpinan, dll) Pendidikan formal (S2 Aktuaria, S2 Kesehatan Kerja, dll)

Peningkatan Kemampuan & Pengembangan Staf

Untuk paramedis
Kursus keperawatan Peer Review: Diskusi kelompok membahas satu masalah (rutin) Kursus Manajemen pengelolaan keperawatan di klinik (asuhan keperawatan,dll) Pendidikan formal seperti Akademi Keperawatan, Akademi Kebidanan, dll

Peningkatan Kemampuan & Pengembangan Staf

Untuk tenaga non-medis
Kursus penggunaan alat tertentu Kursus Manajemen laboratorium, Pemeriksaan Kesehatan Berkala, dll Pendidikan Formal seperti Akademi Penata Rontgen, dll Kursus perpajakan, dll

 TERIMAKASIH

Analisis masalah
Apa saja bentuk Praktik Dokter Keluarga? Apakah perbedaan PDKM dan Klinik Dr Keluarga? Apakah klasifikasi klinik DK? Apakah persiapan rancangan awal klinik yang baik? Bagaimana manajemen SDM dalam pelayanan DK?