Mata Kuliah : Pengantar Manajemen (EK.MKK.344307) Dosen : Jessy Benu S.Sos.,M.

Si PENGORGANISASIAN (ORGANIZING) Part 2

G. Asas Asas Organisasi & Prinsip-Prinsip Pengorganisasian. Asas-asas Organisasi Asas-asas organisasi merupakan berbagai pedoman yang secara maksimal harus dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi dapat berjalan dengan lancar dan efektif. 1. Asas Pembagian Kerja Asas ini dikaitkan dengan pejabat atau pimpinan yang akan menempati jabatan dalam satuan unit organisasinya agar roda organisasi dapat berjalan lancar. Dalam melakukan pembagian kerja, perlu diperhatikan hal-hal berikut: a. Tiap unit organisasi harus mempunyai rincian aktivitas yang jelas. b. Pucuk Pimpinan sampai dengan pimpinan paling bawah harus mempunyai tujuan yang jelas. c. Variasi tugas bagi seorang pimpinan hendaknya yang sejenis atau yang erat hubungannya. d. Beban tugas antar tiap pimpinan atau pejabat hendaknya merata atau adil. e. Penempatan posisi tiap pejabat hendaknya dilakukan secara tepat. f. Penambahan atau pengurangan pejabat harus didasarkan dari perubahan volume pekerjaan. g. Pembagian kerja untuk setiap pejabat seharus terhindarkan dari unsur nepotisme. 2. Asas Rentang Kendali Rentang kendali manajemen adalah berapa bagian atau berapa orang yang dapat ditempatkan di bawah pimpinan seseorang. Hal ini penting karena kemampuan seseorang untuk mengendalikan unit-unit organisasi atau orang lain pada umumnya memiliki keterbatasan. Besarnya rentang kendali, tergantung dari teknologi, kerumitan tugas, dan profesionalisme para karyawan. Rentang kendali yang besar mengarah pada organisasi flat

structure, dan kebalikannya adalah tall structure. Mana yang lebih baik, adalah tergantung situasi dan kondisi. Pada umumnya, permasalahan rentang kendali akan sama dengan keputusan mengenai berapakah jumlah bawahan yang dapat dikendalikan oleh seorang manajer. Yang artinya bahwa apakah organisasi itu relatif efektif jika rentang kendali luas atau sempit?. Pertanyaan tersebut pada dasarnya menyangkut penentuan jumlah aktivitas antarpribadi yang dapat ditangani oleh seorang manajer departemen. Selain itu, rentang kendali harus ditentukan untuk mencakup tidak hanya saja bawahan yang ditugaskan secara formal tetapi juga mereka yang memiliki hubungan dengan manajer. Untuk mengetahui jumlah hubungan potensial , yaitu hubungan yang mungkin terdapat antara seorang manajer dengan bawahan dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut :

Dimana : R = Menunjukkan Jumlah Hubungan N = Jumlah Bawahan yang ditugaskan pada kelompok komando manajer. Contoh : 1). Jumlah bawahan 3 orang maka terdapat jumlah hubungan potensial sebagai berikut : ( ( ( = 3 (6) = 18 2). Jumlah Bawahan 5 Orang maka terdapat jumlah hubungan potensial sebagai berikut : ( ( ) ) ) ) )

= 5 (16 + 4) = 5 (20) = 100 Perhitungan di atas mengasumsikan bahwa para manajer harus menghadapi tiga jenis hubungan sebagai berikut : Hubungan Tunggal Langsung terjadi antara manajer dan masing-masing bawahan secara individual. Hubungan kelompok langsung terjadi diantara para manajer dan perubahan urutan dari masing-masing kelompok dan bawahan. Hubungan silang, terjadi apabila bawahan saling berinteraksi.

Faktor yang mempengaruhi luas-sempitnya rentang kendali dapat dilihat dari dua sisi, yaitu: Sisi Subyektif, yaitu pengalaman, kecakapan, kesehatan dan umur seorang atasan dan bawahan Sisi Objektif, yaitu: bentuk pekerjaan, letak bawahan, stabil-labilnya organisasi, jumlah tugas kepada atasan, waktu penyelesaian pekerjaan. 3. Asas Koordinasi Koordinasi adalah proses untuk memadukan tujuan dan aktivitas dari unit-unit yang ada, supaya tujuan secara keseluruhan dapat tercapai. Tanpa koordinasi, ada kemungkinan masing-masing kerja keras, tetapi kurang mendukung organisasi bahkan merugikan organisasi.

Asas ini diperlukan agar suatu organisasi harus memiliki keselarasan aktivitas di antara satuan/unit organisasi atau di antara pimpinannya. Dengan adanya keselarasannya ini dapat dihindari adanya konflik, rebutan sumber atau fasilitas, duplikasi pekerjaan, dan adanya delay antar antar aktivitas. Ada beberapa hal yang menjadi alasan mengapa koordinasi sangat diperlukan dalam suat organisasi, yaitu: a. Perbedaan Sikap dan Pandangan Seseorang cenderung lebih dipengaruhi pandangan tujuan organisasi yang lebih langsung menjadi tanggung jawab merekan, misal bagian pemasaran, merasa yang paling penting adalah kegiatan pemasaran.

b. Perbedaan Orientasi Waktu Bagian produksi, cenderung berorientasi jangka operasional, dibanding bagian pengembangan produk, yang cenderung berorientasi jangka panjang. c. Perbedaan Hubungan Antara Manusia Misalnya di bagian produksi, yang cenderung pragmatis dan rutin, proses komunikasi kurang berkembang, berbeda dengan bagian pemasaran, yang sangat variatif, cenderung proses komunikasi cenderung berkembang. d. Perbedaan Formalitas Unit-unit organisasi yang pada umumnya memiliki metode dan standar yang berbeda untuk mengukur kemajuan atau hasil kerja. ada beberapa kegaitan organisasi yang dapat secara jelas terukur baik dari segi ongkos, waktu, kualitas dan ada pula yang tidak jelas terukurnya. Untuk mencapai Koordinasi yang efektif , maka diperlukan beberapa pendekatan yaitu : 1. Pendekatan Teknik Manajemen a. Hirarkhi Manajerial, rantai perintah yang terbentuk dalam organisasi, mempermudah aliran informasi serta kerjasama antar unit organisasi. b. Aturan dan Prosedur, dengan adanya pedoman ini semua orang dapat bertindak secara tepat dan mandiri. c. Rencana dan Sasaran, sebagai sarana untuk koordinasi yang baik, karena dapat mengarahkan kegiatan dari setiap unit organisasi. 2. Peningkatan Potensi Koordinasi a. Sistem Informasi Vertikal, dengan proses informasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas, akan membantu proses koordinasi. b. Hubungan lateral, hubungan yang langsung bersangkutan, bisa berupa kontak langsung, bentuk komisi atau gugus. 3. Pengurangan Kebutuhan Koordinasi a. Penyediaan Tambahan Sumber Daya. Penyediaan tambahan sumber daya dan dana merupakan jalan keluar untuk membentuk unit-unit organisasi mengatasi persoalan-persoalannya. b. Pembentukan unit-unit organisasi yang mandiri. Kebutuhan atas koordinasi dapat dikurangi dengan jalan membentuk unit-unit

organisasi yang mampu melaksanakan semua aspek tugas secara mandiri. 4. Asas Pelimpahan Wewenang Pelimpahan Wewenang Pelimpahan wewenang merupakan penyerahan sebagian hak untuk mengambil keputusan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawab tetap dapat dilaksanakan dengan baik oleh seseorang pimpinan ke pimpinan yang lain. Hal ini dapat terjadi apabial seorang atasan memimpin bawahan dalam jumlah yang bayak dan kemampuan yang terbatas. Makin banyak bawahan maka secara relatif makin besar beban atasan. Manfaat yang diperoleh apabila terjadi pelimpahan wewenang, antara lain sebagai berikut: a. b. c. d. e. f. Pimpinan dapat melakukan pekerjaan yang pokok-pokok saja. Tiap tugas dapat dikerjakan pada tingkat yang tepat. Keputusan-keputusan dapat dibuat dengan lebih tepat. Meningkatkan inisiatif dan rasa tanggung jawab. Mengurangi sikap selalu menunggu perintah. Pelayanan dapat terus ditingkatkan walalupun pimpinan yang bersangkutan memiliki

halangan. 5. Asas Fleksibilitas Fleksibilitas Asas ini menyatakan bahwa struktur organisasi hendaknya mundah diubah dan disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Perubahan-perubahan dapat terjadi karena adanya pengaruh dari luar organiasasi maupun dari internal organisasi. H. Lingkungan Organisasi & Ketidakpastian Lingkungan. Lingkungan organisasi perusahaan terdiri dari: 1. 2. Lingkungan Eksternal Lingkungan Internal

Lingkungan Eksternal Lingkungan eksternal atau lingkungan yang berada di luar organisasi saling mempengaruhi dengan organisasi tersebut dan tergantung satu sama lain.

Organisasi mendapatkan input (bahan baku, uang, tenaga kerja) dari lingkungan eksternal, kemudian ditransformasikan menjadi produk dan jasa sebagai output bagi lingkungan eksternal. Definisi lingkungan eksternal adalah sebagi berikut:

Lingkungan eksternal adalah semua kejadian di luar perusahaan yang memiliki

potensi untuk mempengaruhi perusahaan (Chuck Williams, 2001:51). Lingkungan eksternal terdiri dari unsur-unsur di luar perusahaan yang sebagian besar

tak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh manajer (T.Hani Handoko, 1999:62). Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur yang berada di luar suatu organisasi,

yang relevan pada kegiatan organisasi itu (James A.F. Stoner,1996:66)

Lingkungan eksternal juga dapat dibagi menjadi dua unsur, antara lain: Menurut James A.F. Stoner: 1. 2. Unsur-unsur tindakan langsung (direct action) Unsur-unsur tindakan tak langsung (indirect action)

Menurut T. Hani Handoko: 1. 2. Lingkungan Khusus Lingkungan Umum

Menurut Chuck Williams: 1. 2. 3. Lingkungan khusus Lingkungan umum Lingkungan yang berubah

Dari ketiga pendapat tersebut sebenarnya mempunyai pengertian yang sama dalam pembagiannya, hanya Chuck Williams yang menambahkannya dengan point ketiga lingkungan yang berubah. Jadi, lingkungan eksternal itu terbagi menjadi: 1. 2. Lingkungan Khusus Lingkungan Umum

Lingkungan Khusus Lingkungan Khusus terdiri dari: 1. Pelanggan (customers)

Pelanggan membeli produk barang dan jasa. Perusahaan tidak dapat hidup tanpa dukungan pelanggan. Oleh karena itu, untuk mencapai keberhasilan usahanya suatu perusahaan perlu mengamati perubahan kebutuhan dan keinginan pelanggan. Pengamatan reaktif dan proaktif merupakan strategi dalam mengamati kebutuhan dan keinginan pelanggan. Pengamatan reaktif adalah memusatkan perhatian pada

kecendrungan dan masalah pelanggan setelah kejadian, misalnya mendengarkan keluhan pelanggan. Pengamatan proaktif terhadap pelanggan adalah dengan memperkirakan kejadian, kecendrungan, dan masalah sebelum hal itu terjadi (sebelum pelanggan mengeluh). 2. Pesaing (Competitors)

Pesaing adalah perusahaan di dalam industri yang sama dan menjual produk atau jasa kepada pelanggan. Seringkali perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan usaha tergantung pada apakah perusahaan melakukan pelayanan yang lebih baik daripada pesaing lain. Karena itu, perusahaan harus melakukan analisis bersaing, yaitu menentukan siapa pesaingnya, mengantisipasi pergerakan pesaing, serta memperhitungkan kekuatan dan kelemahan pesaing. 3. Pemasok (suppliers)

Pemasok adalah perusahaan yang menyediakan bahan baku, tenaga kerja, keuangan dan sumber informasi kepada perusahaan lain. Terdapat hubungan saling ketergantungan antara pemasok dan perusahaan. Ketergantungan perusahaan pada pemasok adalah pentingnya produk pemasok bagi perusahaan dan sulitnya mencari sumber lain sebagai pengganti. Ketergantungan pemasok pada perusahaan adalah suatu tingkat dimana perusahaan pembeli sebagai pelanggan bagi pemasok dan sulitnya menjual produk kepada pembeli lain. 4. Perwakilan-perwakilan Pemerintah

Hubungan organisasi dalam perwakilan-perwakilan pemerintah berkembang semakin kompleks. Peraturan-peraturan industri yang ditetapkan oleh perwakilan pemerintah ini

harus ditaati oleh organisasi dalam operasinya, prosedur perijinan, dan pembatasanpembatasan lainnya untuk melindungi masyarakat. 5. Lembaga Keuangan

Organisasi-organisasi tergantung pada bermacam-macam lembaga keuangan, seperti bankbank komersial, bank-bank instansi, dan perusahaan-perusahaan asuransi termasuk pasar modal. Lembaga keuangan ini sangat dibutuhkan perusahaan untuk menjaga dan memperluas kegiatan-kegiatannya seperti pendanaan untuk membangun fasilitas baru dan membeli peralatan baru, serta pembelanjaan operasi-operasinya.

Lingkungan Umum Lingkungan Umum terdiri dari: 1. Ekonomi

Keadaan ekonomi suatu negara akan mempengaruhi sebagian besar organisasi yang beroperasi di dalamnya. Pada suatu keadaan perekonomian yang sedang tumbuh, secara umum kemampuan daya beli masyarakat untuk membeli suatu produk atau jasa meningkat. Akan tetapi, kondisi perekonomian seperti itu tidak menjamin bahwa suatu perusahaan juga bertumbuh, hanya menyediakan lingkungan yang mendorong terjadinya pertumbuhan usaha. Dalam keadaan perekonomian yang lesu, daya beli masyarakat yang menurun, membuat pertumbuhan usaha menjadi sulit. Sehingga para manajer perusahaan harus selalu mengantisipasi variable-variabel ekonomi seperti kecendrungan inflasi, tingkat suku bunga, kebijakan fiscal dan moneter, dan harga-harga yang ditetapkan oleh pesaing.

2.

Teknologi

Teknologi adalah pengetahuan, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengubah bentuk masukan (input) menjadi keluaran (output). Sehingga perubahan dalam teknologi dapat membantu perusahaan menyediakan produk yang lebih baik atau menghasilkan produknya dengan lebih efisien. Akan tetapi prubahan teknologi juga dapat memberikan suatu ancaman bagi perusahaan-perusahaan tradisional. Contohnya perusahaan fotocopy pada awalnya memberi ancaman bagi perusahaan kertas karbon.

3.

Politik Hukum

Komponen politik/hukum adalah undang-undang, peraturan, dan keputusan pemerintah yang mengatur perilaku usaha. Komponen politik/hukum ini dalam suatu periode waktu tertentu akan menentukan operasi perusahaan. Sehingga manajer tidak mungkin mengabaikan iklim politik dan hukum-hukum maupun peraturan yang ada di suatu negara, seperti perlakuan yang adil dalam pembayaran gaji harus sesuai dengan upah minimum yang ditetapkan pemerintah. 4. Sosial Budaya

Komponen sosial budaya merujuk kepada karakteristik demografi serta perilaku, sikap, dan norma-norma umum dari penduduk dalam suatu masyarakat tertentu. Pertama, perubahan karakteristik demografi seperti, jumlah penduduk dengan keterampilan khusus, pertumbuhan atau pengurangan dari golongan populasi tertentu, mempengaruhi cara perusahaan menjalankan usahanya. Kedua, perubahan sosial budaya dalam perilaku, sikap, dan norma-norma juga mempengaruhi permintaan akan produk dan jasa suatu usaha.

Lingkungan yang Berubah Setelah membahas komponen-komponen lingkungan eksternal di atas, di sini akan dibahas mengenai perubahan-perubahan lingkungan dan bagaimana cara memanfaatkan lingkungan yang berubah.

Perubahan lingkungan adalah angka kecepatan dari perubahan lingkungan umum dan lingkungan khusus perusahaan. Perubahan ini terdiri dari perubahan yang stabil, dimana angka perubahannya lambat, dan perubahan dinamis, dimana angka perubahan lingkungan adalah cepat. Perusahaan biasanya mengalami baik perubahan stabil maupun perubahan dinamis.

Kompleksitas Lingkungan adalah jumlah faktor-faktor eksternal di dalam lingkungan yang mempengaruhi organisasi. Lingkungan sederhana hanya memiliki sedikit faktor lingkungan, sedangkan lingkungan kompleks mempunyai banyak faktor lingkungan.

Pengamatan terhadap perubahan dan kompleksitas lingkungan membuat para manajer dapat memanfaatkan lingkungan yang berubah dengan tiga langkah yaitu:

1.

Pengamatan Lingkungan

Pengamatan lingkungan adalah meneliti lingkungan terhadap kejadian atau masalah penting yang mungkin dapat mempengaruhi suatu organisasi. 2. Menerjemahkan faktor-faktor Lingkungan

Setelah mengamati, kemudian manajer menentukan kejadian dan masalah lingkungan apa yang bermanfaat bagi organisasi. Biasanya manajer menerjemahkan kejadian dan masalah sebagai ancaman atau kesempatan. Jika menerjemahkan sebagai ancaman, maka ia akan berusaha melakukan suatu langkah-langkah untuk melindungi perushaan. Jika manajer menerjemahkannya sebagai kesempatan, maka mereka akan memanfaatkan kejadian tersebut dengan mempertimbangkan strategi alternatif untuk meningkatkan kinerja perusahaan. 3. Menghadapi ancaman dan kesempatan

Setelah pengamatan dan menerjemahkannya sebagai ancaman dan kesempatan, maka manajer melakukan suatu peta keterkaitan (cognitive maps), merangkum hubungan yang didasari antara faktor-faktor lingkungan dan kemungkinan tindakan organisasi. Dari berbekal informasi yang dirangkum tersebut maka manajer dapat mengambil tindakan untuk mengurangi dampak dari ancaman dan menggunakan kesempatan untuk meningkatkan keuntungan.

Lingkungan Internal Lingkungan internal adalah kejadian dan kecendrungan dalam suatu organisasi yang mempengaruhi manajemen, karyawan, dan budaya organisasi. Jika dibandingkan dengan lingkungan eksternal perusahaan, lingkungan internal perusahaan lebih dapat dikendalikan. Budaya organisasi adalah nilai-nilai keyakinan, dan sikap yang berlaku di antara anggota organisasi. Sumber utama dari budaya organisasi datang dari pendiri perusahaan. Para pendiri perusahaan ini telah menanamkan keyakinan, sikap, dan nilai-nilai mereka dalam perusahaan. Sehingga walaupun mereka pensiun, meninggal, atau mengundurkan diri, nilainilai, sikap, dan keyakinan mereka dapat tetap bertahan di dalam budaya organisasi perusahaan.

Budaya yang dapat menyesuaikan dan mendorong keterlibatan karyawan, dapat memperjelas tujuan dan arah strategis organisasi, serta senantiasa mengajarkan nilai-nilai

dan keyakinan organisasi, dapat membantu perusahaan mencapai pertumbuhan penjualan, pengembalian modal, keuntungan, mutu, dan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi. Pengganti perilaku, penambahan perilaku dan perubahan benda-benda perlambang adalah cara-cara yang dapat dilakukan oleh manajer untuk memulai perubahan budaya organisasi. Etika dan Tanggung Jawab Sosial Etika berkenaan dengan pendapat benar dan salah, atau berkenaan dengan kewajiban moral seseorang pada masyarakat. Perilaku etis adalah perilaku yang memenuhi prinsipprinsip benar dan salah yang telah diterima oleh masyarakat. Etika ini merupakan sistem ungkapan-ungkapan yang menyangkut perilaku, perbuatan dan sikap manusia terhadap peristiwa-peristiwa yang dianggap penting dalam hidupnya.

Sedangkan tanggung jawab sosial adalah kewajiban perusahaan untuk merumuskan kebijakan, mengambil keputusan, dan melaksanakan tindakan yang memberikan manfaat kepada masyarakat. Tanggung jawab sosial berarti manajemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi di dalam pembuatan keputusannya. Tanggung jawab sosial perusahaan ini merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan oleh para manajer perusahaan untuk tujuan jangka panjang.