SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI DAN KREDIT FUNGSI MANAJEMEN PEMBELIAN Fungsi pembelian barang sebenarnya berada

di bawah atap fungsi logistik. Yang di maksud dengan fungsi logistik adalah fungsi perencanaan dan pengendalian aliran fisik barang yang mengalir di segenap bagian organisasi. Fungsi Pembelian pada umumnya bertanggung jawab untuk: a. Menentukan kuantitas barang yang akan di beli secara tepat. b. Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat. c. Menentukan rekanan pemasok barang yang tepat. A. Pembelian Tunai Pembelian tunai adalah pembelian yang di lakukan secara tunai atau kontan. B. Pembelian Kredit Pembelian kredit adalah pembelian yang di lakukan secara kredit yang akan menimbulkan utang dagang. DOKUMEN DOKUMEN YANG DI GUNAKAN DALAM PEMBELIAN TUNAI DAN KREDIT Surat permintaan pembelian Meupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang . Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

 Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. berikut : 1. Surat order pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. 2. Tembusan pengakuan oleh pemasok. Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian , serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut. 3. Tembusan bagi unit peminta barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan. 4. Arsip tanggal penerimaan. Tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan. 5. Arsip pemasok. Tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari pemasok. 6. Tembusan fungsi penerimaan. Tembusan ini dikirim ke fungsi informasi mengenai Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai

penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. 7. Tembusan fungsi akuntansi . tembusan ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

 Laporan penerimaan barang Dokumen ini di buat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkkan bahwa barang yang di terima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. Surat perubahan order Kadangkala di perlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah di terbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian ( substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Bukti kas keluar Dokumen ini di buat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah poengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittend advice).

CATATAN AKUNTANSI YANG DI GUNAKAN DALAM PEMBELIAN TUNAI DAN KREDIT

Catatan akuntansi yang di gunakan untuk mencatata transaksi pembelian adalah: 1. Register bukti kas keluar( voucher register). Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang di gunakan untuk mencatat transakasi pembelian adalah register bukti kas keluar. 2. Jurnal Pembelian. Jika dalam pencatatan utang perusahaan mengggunakan account payable procedure, jurnal yang di gunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3. Kartu Utang. Jika dalam pencatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang di gunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. 4. Kartu persediaan . Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini di gunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang di beli.

FUNGSI-FUNGSI YANG TERKAIT DALAM PEMBELIAN TUNAI DAN KREDIT Dalam prosedur pembelian terdapat adanya kemandirian 3 fungsi yaitu: 1. Fungsi Operasional atau Pembelian di laksanakan oleh bagian Pembelian 2. Fungsi Pengelolaan yang di laksanakan oleh bagian Penerimaan barang dan bagian gudang, serta 3. Fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh bagian utang dan petugas

pencatatan persediaan. Ketiga fungsi tersebut di jabarkan sebagai berikut: Fungsi gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah di terima oleh fungsi penerimaan. Fungsi pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untiuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang di pilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order permbelian kepada pemasok yang di pilih. Fungsi penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang di terima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut di terrima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari return penjualan. Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register buku kas keluar dan untuk menyelenggarakan

arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelengarakan kartu utang sebagai buku pembantu.

Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut, semua barang yang dipesan akan terjamin penerimaannya dan tercatat dengan baik. Prosedur pengendalian lain terhadap persediaan adalah pencocokkan kuantitas fisik persediaan yang terdapat di gudang dengan catatan persediaan. Pencocokan ini harus dilakukan secara periodik, dengan kebijakan bahwa barangbarang yang bernilai tinggi dan paling sering dipergunakan harus lebih sering dicocokkan dibandingkan dengan barang-barang lainnya. Pencocokan hendaknya dilakukan oleh petugas dari bagian akuntansi disertai oleh petugas dari satuan pengawas intern (internal auditor), yang dianggap independen terhadap fungsi gudang maupun fungsi pencatat persediaan.

UNSUR PENGENDALIAN INTERN Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam system akuntansi pembelian di rancang untuk mencapai tujuan pokok akuntansi berikut ini: Meniaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan di bayar). Menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan). Untuk merancang unsure unsure pengendalaian akuntansi yang di terapkan dalam sistem akuntansi pembelian, maka unsure pokok dalan system pengendalian intern

pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, system otorisasi dan pencatatan, dan praktik yang sehat. Organisasi Perancangan organisasi harus didasarkan pada unsure pokok system pengendalian intern berikut ini: Dalam organisasi harus di pisahkan tiga fungsi pokok berikut ini: fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada satupun transaksi yang di laksanakan dari awal sampai akhir hanya oleh satu orang atau fungsi saja. Hal ini di maksudkan agar selalu terjadi p engecekan intern (internal check) dalam pelaksanaan suatu transaksi, sehingga kekayaan perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi terjamin ketelitian dan keandalannya. Dalam meracang organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian , dua unsur pokok sistem pengendalian tersebut di jabarkan sebagai berikut: 5. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. Pemisahan kedua fungsi ini dimaksud untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian, fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual yang dapat dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahan. Fungsi penerimaan yang terpisah dari fungsi pembelian agar dapat dilakukan pengecekan intern terhadap berbagai informasi mengenai barang yang dibeli oleh fungsi pembelian. 6. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang

melaksakanakan pencatatan utang dan persedian barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian. 7. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah dinyatakan diterima oleh fungsi penerimaan. Fungsi penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan

pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan barang memerlukan keahlian dalam pengolahan penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan barang bagi pemakai. 8. Transaksi Pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penrimaan, fungsi akunansi. Tidak ada transaksi pembelian yang di laksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi.

SISTEM OTORISASI DAN PENCATATAN 9. Surat permintaan pembelian diotokrasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai. Fungsi gudang atau pemakaian barang mengisi formulir surat permintaan pembelian sebagai dasar fungsi pembelian untuk melakukan pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan. 10. Surat order pembelian diotokrasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinngi. Surat order pembelian harus diotokrasi oleh pejabat wewenang untuk mengurangi kemungkinan diterinya barang dan timbul kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan. Otokrasi pembelian ini biasanya ditangan fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. 11. Laporan penerimaan barang diotokrasi oleh penerimaan barang. Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penerimaan ke fungsi akuntansi sebagai bukti yang dilaksanakannya pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari pemasok, sesuai dengan surat order pembelian. 12. Bukti kas keluar diotorasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. Fungsi akuntansi menerima sebagai dokumen dari berbagai sumber berikut ini: a. Copy surat order pembelian dari fungsi pembelian sebagai bukti bahwa perusaan memesan barang sesuai dengan pesanan.

b. Copy laporan penerimaan barang dari penerimaan yang merupakan bukti bahwa barang yang dipesan sudah diterima dan sesuai dengan barang yang dipesan. c. Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban perusahaan akibat pesanan barang 13. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. Bukti kas keluar merupakan dokumen sumber pencatatan tambahan kewajiban dan kekayaan perusahaan. 14. Pencatatan dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (vocher register) diotokrasi oleh fungsi akuntansi.

PRAKTIK YANG SEHAT 15. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak. Dalam sistem akuntasi pembelian formulir pokok surat order pembelian dan laporan penerimaan barang harus bernomor urut cetak dan penggunaannya dipertanggung tawabkan oleh fungsi yang bersangkutan. 16. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. 17. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. Penerimaan barang harus membuat pengendalian intern dengan tujuan untuk tidak ada barang yang diterima oleh fungsi penerimaan tanpa didahului dengan dikeluarkan order pembelian dari fungsi pembelian. 18. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. Fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut seta membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

19. Terdapat pengecekan harga, Syarat pembelian, dan Ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. Pengecekan terhadap ketelitian infornasi dalam faktur dari pemasok ini dilakukan dalam setiap pembuatan bukti kas keluar sebagai dasar pencatatan mutasi utang dan persediaan serta pengeluaran kas. 20. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu, utang secara priodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. Mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat di rekening kontrol utang buku besar, praktik yang sehat mengharuskan secara periodik diadakan rekonsiliasi antara jumlah utang menurut arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. 21. Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilannya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. Bukti kas keluar perlu diarsipkan menurut tanggal jatuh tempo faktur dalam jangka waktu potongan, agar perusahaan dapat melakukan pengiriman cek dalam waktu tersebut, sehingga dapat memperoleh kesempatan menerima potongan tunai. 22. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukunnya dicap Lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok. Untuk mencegah penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu kali sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar, bukti kas keluar beserta dokumen pendukunya harus dicap lunas oleh fungsi keuangan setelah dicek dikirimkan kepada pemasok.