MANAJEMEN PERAPOTEKAN

Disusun O L E H Ari Oktaliansaputra 105111020

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK) MITRA LAMPUNG BANDAR LAMPUNG 2013

DAFTAR ISI DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Tujuan Belakang 1.3 Pembahasan Penulisan Laporan 1.4 Kegunaan Penulisan Laporan BAB II TINJAUAN UMUM APOTEK 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Apotek, Apoteker, dan Asisten Apoteker 2.1.2 Perizinan Apotek 2.1.3 Tugas dan Fungsi Apotek 2.1.4 Pengelolaan Apotek 2.2 Sejarah Berdirinya Apotek 2.3 Struktur Organisasi 2.4 Program Kerja 2.5 Administrasi Kepegawaian 2.6 Hubungan Dengan Masyarakat BAB III PEMBAHASAN KEGIATAN DI APOTEK ANAK SEHAT 3.1 Pengadaan Perbekalan Farmasi 3.2 Penerimaan Perbekalan Farmasi 3.3 Peninjauan Perbekalan Farmasi 3.3.1 Kartu Stock 3.4 Pelayanan Perbekalan Farmasi 3.5 Pelayanan Informasi Obat 10 3.6 Pengelolaan Obat Psikotropika 3.7 Pengelolaan Obat Rusak dan Kadaluarsa 3.8 Administrasi Apotek Anak Sehat 3.8.1 Administrasi Pembukuan 3.8.2 Administrasi Keuangan BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan 4.2 Saran DAFTAR PUSTAKA

4 4 4 4

5 5 5 6 6 6 6 6 7 8 8 8 9 9

10 11 11 12 13 13

1|Page

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Umitra Bandar Lampung program studi tehnik informatika merupakan salah satu perguruan tingi yang melahirkan tenaga-tenaga berkompeten yang harus siap kerja di lapangan. Oleh karena itu, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Umitra Bandar Lampung mengadakan program Prakerin yang salah satu kegiatannya melakukan peninjauan langsung ke Lapangan Kerja. Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini bisa dijadikan sebagai tolak ukur bagi mahasiswa dalam menerapkan teori dari kampus. Pengetahuan yang diperoleh dari kampus tidak selamanya sama dengan apa yang ada di lapangan. Oleh karena itu, PKL merupakan program yang memberikan pengetahuan kepada mahasiswa tentang proses-proses yang terjadi di lapangan secara nyata. 1.2 Tujuan Penulisan Dengan melakukan PKL ini, calon seorang Asisten Apoteker diharapkan bisa lebih memahami dan mengerti akan tugas seorang Asisten Apoteker di Apotek.PKL ini dilaksanakan untuk menambah wawasan, menambah teori kefarmasian, serta pengalaman. 1.3 Pembatasan Penulisan Laporan Penulisan laporan ini mencakup ruang lingkup Apotek Anak Sehat, antara lain : 1. Administrasi pembelian 2. Administrasi penjualan 3. Administrasi pergudangan 1.4 Kegunaan Penulisan Laporan Kegunaan penulisan laporan ini adalah sebagai berikut : 1. Sebagai salah satu syarat sebelum penulisan skripsi / TA 2. Membiasakan mahasiswa hidup mandiri dan berfikir logis juga melatih kedisiplinan mahasiswa dalam dunia kerja 3. Melatih kreatifitas dalam menuangkan ide yang disusun dalam laporan 4. Sebagai tolak ukur bagi mahasiswa dalam penerapan teori di Kampus dan dilapangan

2|Page

BAB II TINJAUAN UMUM APOTEK 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Apotek, Apoteker, dan Asisten Apoteker Berdasarkan Permenkes RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tanggal 29 Oktober, bahwa yang dimaksud dengan apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Apotek dapat berdiri apabila ada seorang apoteker yang dibantu oleh asisten apoteker untuk melakukan pekerjaannya di apotek. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus dan telah mengucapkan sumpah jabatan apotek, mereka yang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia sebagai apoteker. Asisten Apoteker adalah mereka yang berdasarkan peraturan perrundang-undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai Asisten Apoteker. 2.1.2 Perizinan Apotek Suatu apotek dapat berdiri apabila memiliki izin apotek dan perizinan apotek, diantaranya : 1. Surat Izin Apotek (SIA) adalah surat izin yang diberikan oleh Menteri Kesehatan (Menkes) kepada Apoteker atau Apoteker bekerja sama dengan pemilik sarana untuk menyelenggarakan apotek disuatu tempat tertentu. 2. Izin Apotek diberikan oleh Menteri Kesehatan (Menkes) yang dilimpahkan kewenangannya kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat mencabut SIA sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah Apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA). 2.1.3 Tugas dan Fungsi Apotek Menurut Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980, tugas dan fungsi apotek adalah : Sebagai tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan. Sebagai sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat. Sebagai sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyalurkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata. 2.1.4 Pengelolaan Apotek Pengelolaan apotek meliputi : i. Pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpannan, dan penyerahan obat atau bahan obat. ii. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan sediaan farmasi bermutu baik dan keabsahannya terjamin. Sediaan farmasi yang karena sesuatu hal tidak dapat digunakan lagi atau dilarang digunakan, harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan (Menkes). iii. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi. 2.2 Sejarah Berdirinya Apotek Apotek Anak Sehat didirikan di Bandar Lampung pada tahun 2007 oleh Bapak Dedi Supardiana, A.Pi.beliau mendirikan apotek tersebut karena istrinya yang bernama dr. endang

3|Page

Widajanti, Sp.A selaku dokter spesialis anak membuka praktek. Apotek Anak Sehat yang disahkan pada tanggal 22 Oktober 2007, berlaku di Jalan Pramuka No. 13 Bandar Lampung. 2.3 Struktur Organisasi Apotek Anak Sehat di kelola oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA), yang bekerjasama dengan Pemilik Sarana Apotek (PSA).Dalam melaksanakan tanggung jawabnya sebagai APA, apoteker dibantu oleh asisten apoteker. 2.4 Program Kerja Program kerja di Apotek Anak Sehat, ialah : 1. Menciptakan citra yang positif di mata pasien sehingga menimbulkan percaya dan pasien yakin untuk menebus resep/membeli obat di Apotek Anak Sehat. 2. Memenuhi kebutuhan masyarakat akan perbekalan sediaan farmasi. 3. Memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pasien. 4. Memberikan informasi sejelas-selasnya kepada pasien. 2.5 Administrasi Kepegawaian Jumlah pegawai yang bekerja di Apotek Anak Sehat berjumlah 4 orang, yangterdiri dari satu orang apoteker sebagai Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan tiga orang asisten apoteker. Susunan pegawai serta tugas dan fungsi komponennya : 1. PSA (Pemilik Sarana Apotek), mempunyai tugas : 1) Memimpin dan mengatur kerja di apotek 2) Memberi pengarahan kepada Apoteker dan Asisten Apoteker 3) Memberikan modal untuk membeli persediaan obat 4) Mengontrol system keuangan di apotek secara rutin 1. APA (Apoteker Pengelola Apotek), mempunyai tugas yaitu : 1) Menyusun dan meneliti rencana kebutuhan yang diperlukan untuk menyediakan obatobatan dan alkes 2) Merencanakan, mengatur, mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan yang ada dilingkungan apotek. 1. Asisten Apoteker, mempunyai tugas : 1) Membantu apoteker dalam kegiatan penyaluran perbekalan farmasi. 2) Untuk melayani pasien. 3) Membantu apoteker untuk menyetok obat tiap bulan. 2.6 Hubungan dengan Masyarakat Hubungan Apotek Anak Sehat dengan masyarakat terjalin dengan baik, terbukti dengan banyaknya masyarakat yang menebus resep ataupun membeli obat bebas ke Apotek Anak Sehat. Apotek anak sehat buka dari hari senin sampai dengan hari sabtu, kecuali hari minggu dan hari libur nasional Apotek tutup. Karena dr. Endang Widajanti,Sp.A. tidak praktek. Apotek Anak Sehat buka mulai dari pukul 6.00 WIB sampai pukul 20.00 WIB. Jam sibuk di Apotek Anak Sehat untuk shift pagi mulai dari pukul 06.30-09.30 WIB, selama dr.Endang Widajanti, Sp.A melaksanakan praktek, begitupun untuk shift sore yang dimulai pukul 16.00-20.00 WIB.

4|Page

BAB III PEMBAHASAN KEGIATAN DI APOTEK ANAK SEHAT 3.1 Pengadaan Perbekalan Farmasi Apotek anak sehat memperoleh obat atau perbekalan farmasi berasal dari Pedagang Besar Farmasi(PBF) atau dari apotek lain. Pedagang Besar Farmasi secara intensif mensuplai ketersediaan obat, jarak pengirimannya memiliki waktu yang berbeda-beda, ada yang datang untuk mensuplai setiap tiga kali perminggu, bahkan juga ada pengiriman datang setiap hari. Waktu pengiriman barang berbeda-beda, ada yang sekarang pesan, besok barang dikirim, adapula yang selang satu hari setelah pemesanan.System pembayaran yang dilakukan terhadap Pedagang Besar Farmasi (PBF) dapat dilakukan secara tunai ataupun kredit. Pemesanan Obat Pemesanan obat yang dilakukan di Apotek Anak Sehat yaitu dengan system pemesanan regular (umum). Oleh karena itu, surat pesanan yang digunakan adalah surat pesanan regular, atau bisa juga menggunakan fasilitas media komunikasi. 3.2 Penerimaan Perbekalan Farmasi Selang satu atau dua hari barang yang dipesan akan datang dan disertai dengan faktur pembelian. Ketika barang datang, Apoteker/Asisten Apoteker harus segera mengecek faktur dan surat pesanan serta memeriksa kesesuaian barang yang dipesan. Pengecekan barang datang dilakukan dengan cara : 1. Mencocokan nama barang, nomor batch, jumlah barang, harga barang, expired date dengan keterangan yang tertera pada surat pesanan dan faktur. 2. Setelah semua barang sesuai dengan pesanan maka faktur diparaf dan distempel. Namun apabila terjadi ketidaksesuaian barang, maka pihak apotek meretur barang tersebut disertai dengan bukti returnya. 3. Faktur asli diberikan kepada ke PBF, sedangkan copyannya disimpan sebagai arsip apotek. 4. Apabila pembayaran obat sudah lunas faktur asli yang berada di PBF diserahkan ke Apotek. 3.3 Penyimpanan Perbekalan Farmasi Penyimpanan perbekalan farmasidi ApotekAnak Sehat digolongkan berdasarkan : 1) Bentuk sediaan (tablet, sirup, drops, salep, dan bentuk sediaan lainnya) yang disusun secara alfabetis. 2) Berdasarkan FIFO (First In First Out), yaitu obat-obat yang pertama masuk dan pertama keluar dan FEFO (First Expired First Out), yaitu obat-obat yang kadaluarsanya cepat, pertama keluar. 3) Berdasarkan sifat obatnya yang meliputi penyimpanan obat berdasarkan suhu yang telah ditentukan. 4) Berdasarkan golongan obatnya, seperti untuk obat golongan bebas dan bebas terbatas disimpan di etalase bagian depan (tidak apa-apa terlihat oleh konsumen), karena golongan obat ini dijual secara bebas kepada pasien. Sementara untuk golongan obat keras dan keras terbatas disimpan di etalase bagian belakang (tidak boleh terlihat oleh konsumen), karena obat golongan ini tidak dijual secara bebas kepada pasien. Begitu pula, untuk golongan obat psikotropika disimpan di suatu lemari yang terpisah dari obat-obat lainnya. 3.3.1 Kartu Stock Fungsi dari kartu stock ini untuk mencatat barang yang masuk dan keluar yang ditulis perjenis obat. 3.4 Pelayanan Perbekalan Farmasi

5|Page

Bentuk atau system saluran distribusi perbekalan farmasi sesuai dengan kebijakan atau peraturan seperti yang tercantum dalam undang-undang kesehatan. Perbekalan Farmasi menurut Undang-Undang Kesehatan meliputi : Obat Bahan Baku Obat Tradisional (Obat asli Indonesia) Alat Kesehatan Kosmetik Obat terdiri dari enam golongan yaitu : Obat Narkotik Obat Psikotropika Obat Keras Obat Wajib Apotek Obat Bebas Terbatas Obat Bebas 1. Pelayanan Resep Dokter Resep dapat diartikan sebagai pernyataan tertulis dari seorang dokter.Resep harus tertera jelas dan lengkap supaya tidak terjadi kesalahan dalam pemberian obat kepada pasien.Ketidakjelasan/kesimpangsiuran pada resep harus segera dikonfirmasi pada dokter yang menulis resep tersebut. Resep-resep dari dokter tersebut akan diarsipkan, kemudian arsip resep tersebut disimpan selama 3 tahun di apotek. Setelah 3 tahun resep itu akan dimusnahkan dengan cara dibakar serta akan dibuat acara beritanya. Namun ada pula pelayanan obat tanpa resep dokter, dimana konsumen langsung membeli obat bebas atau bebas terbatas ke apotek anak sehat. 3.5 Pelayanan Informasi Obat Di Apotek Anak Sehat memberikan informasi obat berusaha secara detail, contohnya seperti menjelaskan penggunaan obat tersebut dan memberitahukan fungsi obatnya. 3.6 pengelolaan Obat Psikotropika Menurut Undang-Undang RI No. 5 Tahun 1997 psikotropika adalah zat atau obat baik alamiyah ataupun sintetis, bukan narkotik, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada system syaraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada mental dan perilaku. Obat psikotropika yang ada di apotek anak sehat, adalah sebagai berikut : 1) Phenobarbital (Luminal) 30 mg 2) Analsik tablet 3) Diazepam 2 mg 4) Sanmag tablet 5) Stesolid rektal 5 mg 6) Stesolid rektal 10 mg Pemesanan obat psikotropika dapat dilakukan dengan menyertakan Surat Pesanan (SP) khusus dan dipisahkan dari SP obat-obat lain. SP obat psikotropika ini dibuat rangkap tiga, hanya saja pemesanan obat psikotropika dapat dipesan dari beberapa Pedagang Besar Farmasi (PBF) tertentu. Penyimpanan Obat Psikotropika Dalam penyimpanan obat psikotropika ini diperlakukan secara khusus.Disimpan disuatu lemari yang terpisah dengan obat keras lainnya. Pelaporan Obat Psikotropika
6|Page

Obat Psikotropika dalam hal kepemilikannya harus dilaporkan ke Dinas Kesehatan (Dinkes) Kabupaten.Di Apotek Anak Sehat pelaporannya dilakukan tiap satu bulan sebelum tanggal 10.Laporan ini ditanda tangani oleh Apoteker. 3.7 Pengelolaan Obat Rusak Dan Kadaluarsa Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa ataupun sudah kadaluarsa akan diretur (dikembalikan) jika Pedagang Besar Farmasi (PBF) bersedia, tetapi dengan persyaratan tertentu. Tetapi jika PBF tidak bersedia, maka obat-obatan tersebut akan dikumpulkan dan dimusnahkan dengan cara tertentu, contohnya untuk sediaan obat yang berbentuk tablet, cara pemusnahannya yaitu digerus terlebih dahulu, kemudian dikubur dengan tanah. Begitu pula, sediaan obat yang sirup, cara pemusnahannya dibuang sirup tersebut ke tong sampah, baru botol kosongnya dibuang. Dan akan dibuat acaranya. Untuk meretur obat yang kadaluarsa biasanya PBF memberi persyaratan-persyaratan tertentu seperti, obat-obat tersebut harus dalam keadaan utuh dan harus diretur tiga bulan sebelum expired date. 3.8 Administrasi Appotek Anak Sehat 3.8.1 Administrasi Pembukuan Administrasi pembukuan in berguna untuk mencatat seluruh kegiatan-kegiatan dan transaksi-transaksi yang telah dillaksanakan. Di Apotek Anak Sehat, buku-buku yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Buku Kas Buku kas berfungsi untuk mencatat pemasukkan dan pengeluaran uang, penjualan tunai, serta pembayaran kredit. Lajur buku kas terdiri dari debet,kredit dan saldo. 1. Buku Piutang Buku piutang berfungsi untuk mencatat pembayaran dari penjualan kredit. 1. Buku persediaan Barang Buku persediaan barang berfungsi untuk mencatat pemasukkan barang ke Apotek Anak Sehat. 1. Buku Pembelian Buku pembelian berfungsi untuk mencatat pembelian barang atau obat-obatan serta tunai, buku pembelian juga untuk mengetahui jumlah pembelian dalam tiap bulan dan retur barang. 1. Buku Laporan Penjualan Buku laporan penjualan berfungsi untuk mencatat hasil dari penjualan, untuk mengetahui omset penjualan yang digunakan sebagai dasar laporan keuangan di apotek anak sehat setiap bulannya ke Pemilik Sarana Apotek (PSA). 1. Buku Penerimaan Barang Buku penerimaan barang dibuat untuk mencatat pembelian barang, retur penjualan. 1. Buku Pencatatan Resep Buku yang digunakan untuk mengarsipkan resep-resep yang ada di apotek. 1. Buku Pencatatan Psikotropika Buku yang digunakan untuk mencatat pemasukkan dan pengeluaran obat psikotropika. 1. Buku Tuslah Buku tuslah adalah buku servis pelayanan resep. 3.8.2 Administrasi Keuangan Administrasi keuangan di Apotek Anak Sehat, meliputi : 1. Administrasi Penerimaan Uang

7|Page

Administrasi penerimaan uang di Apotek anak sehat diperoleh dari resep dan penjualan bebas. 1. Administrasi Pengeluaran Uang Administrasi pengeluaran uang di apotek anak sehat dipergunakan untuk biaya-biaya apotek, diantaranya : Untuk biaya pegawai Biaya pajak Biaya operasional Biaya listrik Biaya telepon Biaya PAM Peralatan administrasi apotek Pemeliharaan inventaris apotek, dan biaya lainnya.

8|Page

BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan Apotek anak sehat merupakan apotek yang bekerja sama dengan salah seorang dokter spesialis anak, yang bernama dr.Endang Widajanti,Sp.A. Apotek yang berdiri pada tahun 2007 ini, yang didirikan oleh Bapak Dedi Supardiana,A.Pi. yang tiada lain adalah suami dari dr.Endang S.,Sp.A sendiri. Dari hasil praktek kerja lapangan (pkl) di apotek anak sehat kami sebagai penyusun dapat mengambil kesimpulan bahwa pkl ini memberikan gambaran nyata bagi mahasiswamahasiswi untuk mengetahui penerapan ilmu yang didapat didunia pendidikan untuk diterapkan dalam dunia usaha/dunia industry. 4.2 Saran 1. Untuk kampus 1. Diperlukan waktu yang cukup panjang untuk dapat menerapkan ilmu dari dunia pendidikan kedunia usaha/dunia industry, diharapkan waktu pkl ditambah, supaya mahasiswa-mahasiswi dapat menyerap ilmu lebih banyak dan bisa lebih matang saat nanti terjun ke dunia kerja. 2. Ruang lingkup cakupan kawasan pkl sebaiknya diperluas. 3. Saran penunjang buku materi yang berkaitan dengan aktivitas pkl agar lebih dilengkapi lagi, agar mahasiswa-mahasiswi lebih tahu dan lebih mendalami ilmu pkl. 2. Untuk Apotek 1. Semoga bisa lebih memperluas lagi ruangan, agar lebih leluasa lagi dalam melakukan peracikan obat. 2. Bisa lebih baik lagi jika apotek memiliki gudang untuk stock obat. 3. Bisa lebih melengkapi lagi pengadaan obat agar dapat memenuhi kebutuhan pasien/konsumen.

9|Page

DAFTAR PUSTAKA 1. Darmansyah, Adi., 2007, Undang-Undang Kesehatan, Cetakan ke-1, K3S SMF, DKI Jakarta. 2. Deni, dkk., 2008, Laporan Praktek Kerja Lapangan Apotek Gemari Bandar Lampung, STIKES Umitra,Bandar Lampung. 3. 2010, Manajemen Farmasi, Cetakan ke-5, SMK Farmasi, Jakarta. 4. Lutfiah, Siti., 2006, Psikotropika, Modul 3, Farmasi, Bandung.

10 | P a g e