MANAJEMEN APOTEK

APOTEK NAWI SEJAHTERA

Nama: Bayyinah Dwi Nur Astria Kelas: Farmasi VII A Pembimbing: Ibu Putri, S.Si, Apt 108102000026 108102000003

FAKULTAS KEDOKTERAN dan ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA DESEMBER 2011

I. PLANNING Rencana di buat agar organisasi dapat mengarahkan dana dan sumber daya yang ada untuk mencapai suatu tujuan dan dapat di gunakan sebagai alat untuk memonitor semua kegiatan yang terjadi didalam suatu organisasi. Apotek NAWI SEJAHTERA didirikan pada tanggal 1 November 2011 berdasarkan PP No.25 Tahun 1980, apotek dapat diusahakan oleh : a. Lembaga atau intansi pemerintah dengan tugas pelayanan kesehatan di pusat atau di daerah. b. Perusahaan milik Negara yang di tujukan oleh Negara. c. Apoteker yang telah mengucapkan sumpah dan telah memperoleh izin kerja dari Mentri Kesehatan. Apotek NAWI SEJAHTERA terletak di Jalan Permata Kuning No. 18A Yogyakarta. Diharapkan pendirian apotek akan berjalan dengan baik serta dapat memberikan pelayanan kefarmasian kepada masyarakat secara menyeluruh sehingga tercapai masyarakat yang sehat dan sejahtera. Apotek NAWI SEJAHTERA akan dikelola oleh Ibu Dwi Nur Astria, S.Far, Apt selaku Apoteker Pengelola Apotek dan Ibu Bayyinah, S.Far, Apt, selaku Pemilik Sarana Apotek di Apotek NAWI SEJAHTERA ini. Visi dan Misi Visi Menjadi apotek yang menerapkan pelayanan kefarmasian yang bermutu, berkualitas dan terpercaya serta menguntungkan bagi konsumen dan karyawan. Misi 1. Menyediakan obat, alat kesehatan serta perbekalan kefarmasian lainnya yang bermutu, berkualitas dan terjangkau oleh masyarakat. 2. Melaksanakan pelayanan kefarmasian yang tepat, cepat, ramah, informatif dengan memerapkan konsep Pharmaceutical care secara professional.

Maksud dan Tujuan Apotek Nawi Sejahtera didirikan untuk memberikan pelayanan kefarmasian kepada masyarakat secara menyeluruh sehingga tercapai masyarakat yang sehat dan sejahtera. Tujuan pendiarian apotek Nawi Sejahtera adalah :
1|Page

1. Sebagai tempat pengabdian profesi apoteker. 2. Melayani kebutuhan obat, bahan obat, alat kesehatan serta perbekalan farmasi lainnya sesuai dengan kebutuhan masyrakat dengan berorientasi kepada kepentingan dan kepuasan pasien sebagai implementasi kompetensi profesi farmasis. 3. Memberikan dan menyediakan informasi, edukasi dan konsultasi kesehatan kepada masyarakat sehingga dapat meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang kesehatan, khususnya obat dan cara pengobatan yang tepat.

Lokasi Pencarian lokasi apotek yang strategis sangat menentukan keberhasilan apotek dan erat hubungannya dengan aspek pasar yang dilakukan dengan : Survey lokasi denah lokasi

Menghubungi kelurahan untuk mendapatkan informasi mengenai penduduk antara lain :

2|Page

 Kepadatan penduduk Apotek Nawi Sejahtera berada didaerah dengan kepadatan penduduk yang tinggi, dekat dengan kawasan perkantoran, sentra Bank swasta, hotel, pertokoan, dan perumahan penduduk. Tingkat social dan ekonomi Tingkat pendidikan masyarakat relative tinggi mengingat letak apotek Nawi Sejahtera yang berada di lingkungan perkantoran, pusat perbelanjaan, kampus, dan sekolah. Dengan demikian, tingkat kesadaran masyarakat akan pentingnya keselamatan cukup baik. Keadaan ekonomi secara relative cukup baik. Pencatatan pelayanan kesehatan dalam batas radius 1-2 km : 1) Rumah Sakit Bethesda 2) Rumah Sakit Panti Rapih 3) Rumah Sakit Dr. Sardjito 4) Rumah Sakit di DKT Kota Baru 5) Rumah Sakit Bersalin Pura Raharja Kota Baru 6) Klinik Husada Kota Baru Jumlah pesaing Jumlah apotek sebagai pesaing adalah 3 yaitu : Wilujeng, Medistra, Kencana. Akan tetapi dengan melihat lokasi yang sangat strategis maka diharapkan apotek dapat bersaing dengan apotek lainnya. Keamanan Lingkungan apotek Nawi Sejahtera relative aman dan dekat dengan pos polisi dan kantor polisi. Keterjangkauan Lokasi apotek sangat mudah dijangkau karena terletak dipinggir jalan, bisa dijangkau dengan berbagai kendaraan umum. Apotek ini juga memiliki area parker yang cukup luas.

3|Page

Peluang/Prospek Pemasaran A. Kekuatan/Strength Yang menjadi kekuatan kompetitif apotek baru yang akan didirikan adalah sebagai berikut : 1. Apotek dengan konsep layanan patient oriented yang berbasis layanan kefarmasian pharmaceutical care. 2. Letak/lokasi apotek berada di Jl.Jendral Sudirman yang ramai dilalui arus kendaraan dan mudah dijangkau dari segala arah. 3. Petugas apotek yang handal dan loyal, terdiri dari tenaga yang sudah berpengalaman dan tenaga-tenaga muda yang penuh semangat dan kreatif. 4. Apoteker yang selalu standby diapotek, siap memberikan layanan dan konsultasi seputar obat. B. Kelemahan/Weakness 1. Merupakan apotek baru, belum dikenal oleh masyarakat, dan belum mempunyai langganan yang loyal. 2. Merupakan apotek swasta yang berdiri sendiri dan bukan suatu apotek jaringan atau warlaba. 3. Lokasi terletak dipertigaan lampu lalu lintas sehingga aksesnya sulit walaupun banyak dilewati oleh kendaraan. Untuk menutupi kelemahan tersebut maka : 1. Nama apotek harus dibuat besar begitu juga dengan tulisan pada papan nama tersebut dengan neon box, tanda/marka apotek ditepi jalan 2. Disediakan parker yang luas dan gratis. C. Peluang/Opportunity 1. Potensi daerah a. Jumlah penduduk, terutama daerah terban dan kota baru ( sekitar lokasi apotek), cukup padat, sehingga menjadi sumber pelanggan apotek potensial. b. Penduduk dengan latar belakang social yang beragam, sangat memungkinkan untuk menjadi pelanggan. Masyarakat golongan ini mempunyai daya beli lebih tinggi, karena itu apotek harus dikonsep

4|Page

sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi keinginan pelanggan seperti mereka. c. Pendidikan dengan tingkat pendidikan yang cukup tinggi. Golongan masyarakat ini lebih kritis, lebih bisa menerima pikiran logis, dan mungkin. 2. Karena merupakan pusat perkantoran bank dan hotel, dapat dilakukan kerjasama. Dalam penyediaan obat bagi karyawan dengan menerapkan system jemput bola atau layanan antar jemput resep atau pembelian obat lainnya. D. Ancaman/Threaths Ancaman terutama dating dari competitor/pesaing yaitu apotek lain yang berada disekitar lokasi 1. Apotek wilujeng Berada dilokasi yang banyak dikunjungi orang ( pom bensin ), tempat parkir sempit. 2. Apotek medistra Lokasi strategis, terdapat praktek dokter, ada konseling obat, tempat parkir sempit, kelengkapan obat kurang. 3. Apotek kencana Lokasi strategis, ada konseling obat, obat yang tersedia kurang lengkap, lokasi apotek yang sempit dan kurang nyaman.

Sumber Daya Manusia / Tenaga Kerja Dalam menyelesaikan tugasnya Apotek NAWI SEJAHTERA tidak lepas dari kinerja para karyawan yang terlibat di dalamnya. Jumlah karyawan yang bekerja di Apotek Sehat ada 7 orang jumlah tersebut meliputi: Apoteker Pengelola Apotek Asisten Apoteker Tenaga administrasi / obat bebas Kasir Pembantu umum : 4 orang : 1 orang : 1 orang : 1 orang

5|Page

Masing-masing tenaga kerja mempunyai tugas, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peranannya di dalam apotek. Studi Kelayakan I. Bayyinah, S.Far, Apt. sebagai Pemilik Sarana Apotek mempunyai modal sebesar Rp. 360.000.000 II. Dwi Nur Astria, S.Far, Apt sebagai Apoteker Pengelola Apotek

1. Modal a. Modal tetap - Perlengkapan penunjang (Mebeler, kulkas, TV, AC) - Perlengkapan apotek - Biaya perizinan - Kendaraan b. Modal Operasional Cadangan modal Total Modal 2. Rencana anggaran pendapatan dan belanja tahun ke-1 a. Biaya rutin bulanan 1). Tenaga kerja - Apoteker (1 orang) - Asisten Apoteker (4 orang) @ Rp. 1.200.000 - Tenaga administrasi / penjualan bebas & Kasir (2 orang) - Pembantu umum Rp. 3.500.000; Rp. 4.800.000; Rp. 1.600.000; Rp. 300.000; + Rp. 10.200.000; 2). Biaya lain-lain - Administrasi - Listrik, telepon, wireless - Lain-lain Rp. 500.000; Rp.1.500.000; Rp. 500.000; + Rp.2.500.000; Rp. 30.000.000; Rp. 20.000.000; Rp. Rp. 2.000.000; 7.000.000;

Rp. 121.000.000; Rp. 20.000.000; + Rp. 200.000.000;

6|Page

b. Biaya rutin tahun ke-1 1). Biaya bulanan 12 x Rp. 12.700.000; 2). Tunjangan hari raya (1 bulan gaji) Rp. 152.400.000; Rp. 10.200.000; + Rp. 162.600.000; 3. Proyeksi Pendapatan a. Pendapatan tahun ke-1 Pada tahun pertama dipromosikan resep masuk 15 lembar / hari dengan harga rata-rata perlembar diperkirakan Rp. 75.000; dengan demikian akan diperoleh pendapatan pada tahun pertama sebagai berikut : - Penjualan resep tahun I (Keuntungan 35%) (15 lembar x 26 hari x 12 bulan) x Rp.75.000; - Penjualan bebas (Keuntungan 25%) 26 hari x 12 bulan x Rp. 350.000; - Penjualan lain (OWA) (Keuntungan 35%) 26 hari x 12 bulan x Rp. 100.000; Total b. Pengeluaran tahun ke-1 Pembelian obat resep 65% x Rp. 351.000.000 Pembelian obat bebas 75% x Rp. 109.200.000 Pembelian OWA 65% x Rp. 31.200.000 Pengeluaran rutin tahun ke-1 JUMLAH Rp. 20.280.000 Rp. 162.600.000 + Rp. 568.980.000 Rp. 81.900.000 Rp. 304.200.000 Rp. 31.200.000;+ Rp. 608.400.000; Rp. 109.200.000; Rp. 468.000.000;

7|Page

c. Perkiraan laba rugi tahun ke I Pendapatan tahun I Pengeluaran tahun I Laba sebelum pajak Pajak pendapatan (10%) Laba netto Rp. 608.400.000; Rp. 568.980.000; Rp. 39.420.000; Rp. 3.942.000; -

Rp. 35.478.000;

Perhitungan batas laba / rugi (BEP) tahun I 1. Pay Back Periode Pay back periode = = = 5,6 tahun ( 5 tahun 6 bulan ) 2. Return of Investement (ROI) ROI = = = 17,74% 3. Break Event Point (BEP) (laba obat-obatan 35%) BEP = = 600.000

= Rp. 490.898.372,4/tahun 4. Presentase BEP % BEP = = = 80,49% 5. Kapasitas BEP

8|Page

Kapasitas BEP = presentase BEP x (jumlah lembar resep per tahun) = 80,49% x (20 lembar x 26 hari x 12 bulan) = 5022 lembar/tahun atau 418 lembar/bulan atau 14 resep/hari

Alat dan Perbekalan Farmasi yang diperlukan 1. Bangunan, terdiri dari : a. Luas bangunan 50m2 b. Ruang tunggu 16m2 c. Ruang peracikan & penyerahan obat 16m2 d. Ruang administrasi & kamar kerja apoteker 12m2 e. Ruang penyimpanan obat f. Ruang tempat pencucian alat 7m2 g. W.C 2m2 h. Dinding terbuat dari beton i. j. Langit-langit terbuat dari plafon Atap terbuat dari genteng

k. Lantai terbuat dari ubin

9|Page

*Denah Bangunan

10 | P a g e

2. Kelengkapan bangunan apotek a. Sumber air PAM b. Penerangan dari PLN c. Alat pemadam kebakaran ada 2 ukuran 9lb & 2lb d. Jendela ada 2 buah & ventilasi ada 2 e. Sanitasi ada saluran pembuangan air limbah f. Papan nama (panjang 60cm ; lebar 40cm) dengan tulisan hitam diatas dasar putih, tinggi huruf 5cm, tebal 5mm. Papan nama memuat : nama apotik, nama A.P.A , nomor SIA, alamat apotik, nomor telepon g. Billboard nama apotek h. 1 buah TV layar datar 32 inch i. j. 1 jaringan Telepon 2 buah kipas angin

k. Wireless

3. Perlengkapan kerja a. Alat pengolahan / peracikan : 11 | P a g e

Gelas ukur 10ml, 100ml, 250ml @ 1 buah Labu erlenmeyer 100ml, 250ml, 1 liter @1 buah Gelas piala 100ml, 500ml, 1 liter @ 1 buah Panci pengukur 1 liter 1 buah Corong 5cm, 10cm, 15cm @ 1 buah Timbangan miligram dgn anak timbanganl 1 set Timbangan gram dgn anak timbanganl 1 set Termometer 1000C 1 buah Mortir dgn garis tengah 5-10cm; dan 10-15cm @ 1 buah Spatel logam, tanduk, plastik, dan porselen @ 1 buah Cawan penguap porselen dgn garis tengah 5-15cm 1 buah Batang pengaduk 2 buah Pemanas air 1 buah Rak tempat pengering alat Kapas / tissu dan alcohol untuk membersihkan

Kain untuk membersihkan kapsul Sendok untuk mengambil serbuk Sudip untuk membersihkan sekaligus mengeluarkan serbuk dari dalam mortir.

b. Wadah Botol (10-50 ml 50 buah ; 50ml-1liter 50 buah: >1 liter 10buah) Pot Kapsul ; besar, sedang dan kecil Kertas perkamen Klip dan kantong plastic Etiket (biru dan putih)

c. Tempat penyimpanan Lemari / rak obat untuk penyimpanan obat Lemari narkotika Lemari psikotropika Lemari bahan berbahaya Kulkas 2 buah

4. Perlengkapan Administrasi a. Blangko pesanan obat b. Blangko kartu stok obat c. Blangko salinan resep d. Blangko faktur dan blangko nota penjualan e. Buku pembelian f. Buku penerimaan g. Buku penjualan h. Buku pengiriman i. j. Buku pembukuan keuangan Kwitansi

k. Buku pencatatan narkotika dan psikotropika

12 | P a g e

l.

Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika

m. Form laporan obat narkotika n. Form laporan obat psikotropika o. Buku pencatatan penyerahan racun p. Alat-alat tulis dan kertas

5. Kelengkapan buku pedoman a. Buku standar yang wajib : Farmakope Indonesia edisi III dan IV Kumpulan peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan apotik b. Buku lainnya : ISO volume 46 MIMS tahun 2010/2011 IONI DOI (Data Obat di Indonesia) Farmakologi dan terapi

Strategi dan Inovasi Dalam rangka mengembangkan usaha perapotekan ini diperlukan strategi inovasi khusus, sehingga nantinya diharapkan mampu mempertahankan eksistensi dan mampu memajukan apotek NAWI SEJAHTERA dengan membuka cabang-cabang baru di daerah lain. Adapun strategi yang ditempuh antara lain : 1. Display ala minimarket, ada flow sebagai alur pasien dari saat kedatangan hingga keluar meninggalkan apotek. 2. Menyediakan jasa konseling secara gratis oleh APA. 3. Menyediakan obat-obatan yang dibutuhkan oleh pasien. Jika obat yang dibutuhkan pasien tidak ada maka berusaha mengambil di apotek lain, diusahakan agar pasien pulang mendapat obat yang diperlukan tanpa copie resep.

13 | P a g e

4. Monitoring pasien. Monitoring dilakukan terhadap pasien via telepon, terutama untuk pasien dengan penyakit kronis. Hal ini dilakukan untuk mengontrol keadaan pasien dan meningkatkan kepercayaan pasien terhadap apotek. 5. Fasilitas yang menarik. Ruang tunggu dibuat senyaman mungkin dengan fasilitas Kipas angin, TV, wireless, tempat duduk yang nyaman, majalah kesehatan, Koran dan tabloid serta tempat parkir yang luas. 6. Menerima pelayanan resep dengan sistem antar jemput (dengan catatan masih dalam Jalan Permata Kuning) 7. Memberikan bantuan rakyat bagi masyrakat yang kurang mampu dalam bentuk subsidi obat serta bekerjasama dengan kelurahan setempat 8. Sistem manajemen pelayanan customer: Bisa diakses secara online di http://nawi_sejahtera.com 9. Pemesanan obat by phone, fax, sms, internet (Yahoo Messenger, Black berry Messenger) dan semua jaringan lainnya memungkinkan untuk meraih customer dengan baik dan bisa dijangkau oleh semua kalangan pembeli obat dengan resep atau penjualan bebas yang memberi kesan interaktif dengan customer 10. Member get Member diberikan diskon special untuk member 11. Penjualan langsung dilayani oleh Asisten Apoteker berpengalaman. 12. Racikan per resep = 15 menit, gratis teh botol untuk kelebihannya.

Kebijakan / Police Merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu

mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya). Salah satu kebijakan di apotek NAWI SEJAHTERA yaitu dalam penetapan harga yang menggunakan Price base on competition (PB on competition.) PB on Competition melandaskan pada besarnya tingkat persaingan. Dimana penetration price diharapkan menjadi langkah terbaik untuk ditempuh. Penetration price merupakan penerapan harga awal yang lumayan rendah untuk meraih pangsa pasar yang luas menjangkau semua kalangan guna membangun image bisnis apotek pada konsumen. Kekurangannya yaitu PSA harus siap untuk menerima pendapatan
14 | P a g e

atas margin yang menipis terlebih dahulu, namun sebagai kompensasinya ia akan mendapatkan market share yang luas dan image.

Aturan-aturan / SOP Alur orang

Keterangan 1 2 3 4 5 5b 6 : pasien masuk ke apotek : pasien menyerahkan resep : pasien menunggu diruang tunggu : pasien membayar resep dan kembali menunggu : pasien mengambil resep : pasien berkonsultasi dengan apoteker : pasien meninggalkan apotek

Catatan pasien : 1 : Pasien yang membeli OTC baik OWA (bukan racikan), sekaligus pemberian informasi dan pengarsipan.
15 | P a g e

4 6

: pasien membayar dan menerima obat : pasien meninggalkan apotek

A. SOP Pelayanan OTC 1. Pasien datang 2. Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat apa yang dibutuhkan 3. Tanyakan lebih dahulu keluhan atau penyakit yang diderita pasien, kemudian bantu pasien untuk mendapatkan obat yang tepat 4. Menghitung harga minta persetujuan terhadap nominal harga 5. Bila harga sudah terjadi persetujuan, ambilkan obat yang diminta pasien sesuai dengan permintaan meliputi : nama obat dan jumlah obat 6. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan obat dan efek samping obat yang diperlukan pengatasan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan.

B. SOP Pelayanan OWA 1. Pasien datang 2. Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat yang dibutuhkan 3. Tanyakan pada pasien apa keluhan yang dialaminya dan gejala penyakitnya 4. Tanyakan pada pasien apakah sebelumnya pernah menggunakan obat tertentu dan bagaimana hasilnya (kondisi membaik atau bertambah parah) 5. Bila pasien telah menggunakan obat sebelumnya dan hasilnya tidak memuaskan maka pilihkan obat lain yang sesuai dengan kondisi pasien, begitu juga untuk pasien yang sama sekali belum pernah minum obat 6. Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga 7. Setelah pasien setuju dengan harga obat, ambilkan obat diatas 8. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi : dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan obat, cara penggunaan dan efek samping obat yang mungkin
16 | P a g e

timbul setelah penggunaan obat dan jika diperlukan pengatasan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan 9. Catat nama pasien, alamat, dan no telepon pasien 10. Buat catatan khusus tentang pasien yang nantinya sebagai patien data record

C. SOP Pelayanan Resep 1. Menerima resep pasien 2. Lakukan skrining resep meliputi administrasi, pharmaceutical dan klinik 3. Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga 4. Pasien diberi no antrian 5. Tulis no. struk (print out) pada resep dan satukan resep dengan print out 6. Cocokan nama, jumlah dan kekuatan obat dalam resep dengan print out 7. Siapkan obat sesuai dengan resep 8. Jika obat racikan maka patuhi SOP meracik 9. Buat etiket dan cocokkan dengan resep 10. Teliti kembali resep sebelum diserahkan pada pasien termasuk salinan resep dan kuitansi ( jika diminta oleh pasien ) 11. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan dan efek samping obat yang mungkin timbul setelah penggunaan obat dan jika diperlukan pengatasan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan 12. Catat nama pasien, alamat dan no telepon 13. Buat catatan khusus tentang pasien

D. SOP Meracik Obat 1. Siapkan alat yang akan digunakan dan bersihkan meja untuk meracik 2. Buatlah instruksi meracik meliputi : no resep, nama pasien, jumlah dan cara mencampur 3. Siapkan etiket dan wadah obat sertakan bersama obat dan instruksinya untuk diracik
17 | P a g e

4. Cucilah tangan bila perlu gunakan sarung tangan, masker 5. Siapkan bat sesuai resep dan cocokkan dengan yang tertera pada struknya 6. Jika ada bahan yang harus ditimbang maka persiapkan lebih dahulu 7. Bacalah instruksi meracik dengan seksama dan lakukanlah hati-hati 8. Pastikan hasil racikan sesuai dengan instruksinya 9. Masukkan dalam wadah yang telah disediakan dan dberi etiket, kemudian serahkan pada petugas lain untuk diperiksa dan diserahkan 10. Bersihkan peralatan dan meja racik 11. Cucilah tangan sampai bersih

E. SOP Menimbang 1. Bersihkan timbangan 2. Pastikan timbangan dalam keadaan on dan dalam keadaan 0 3. Ambil bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep, 4. Timbang bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep, 5. Ambil bahan yang sudah ditimbang kemudian diberi nama yang tertera pada botol persediaan bahan 6. Cek ulang apakah bahan yang diambil sudah sesuai dengan resep kemudian dikembalikan ketempatnya

F. SOP Konseling OTC 1. Menanyakan keluhan pasien dan mengapa menggunakan obat tersebut dan sudah berapa lama pasien mengalami keluhan tersebut 2. Menanyakan bagaimana kondisi pasien setelah menggunakan obat tersebut 3. Apabila obat yang diminta sesuai dengan kondisi pasien dan memberikan efek seperti yang diharapkan maka obat boleh diberikan 4. Apabila obat yang diminta tidak sesuai dengan kondisi pasien maka pasien dipilihkan obat yang tepat untuk kondisinya

18 | P a g e

5. Menanyakan tentang bagaimana pasien menggunakan obat tersebut, bila ada yang kurang atau salah maka farmasi wajib membenarkan dan melengkapinya G. SOP Konseling OWA 1. Menanyakan keluhan pasien sehingga pasien menggunakan obat tersebut dan sudah berapa lama pasien mengalami gejala tersebut 2. Cocokkan kondisi pasien dengan obat yang diminta, bila obat kurang sesuai untuk pasien maka rekomendasikan obat yang tepat untuk pasien 3. Menanyakan tentang bagaimana pasien menggunakan obat tersebut meliputi dosis, frekuensi, durasi dan cara penggunaan; bila yang kurang atau salah maka farmasis wajib membenarkan dan melengkapinya 4. Menanyakan bagaimana kondisi pasien setelah menggunakan obat tersebut 5. Apabila obat yang diminta sesuia dengan kondisi pasien dan memberikan efek seperti yang diharapkan maka obat boleh diberikan 6. Apabila kondisi pasien tidak membaik atau semakin memburuk maka sebaiknya dirujuk kedokter 7. Informasikan kepada pasien bahwa pasien diperbolehkan konsultasi dengan apoteker untuk berdiskusi tentang terapi yang dijalani

H. SOP Konseling resep 1. Obat diserahkan pada pasien sekaligus dicocokkan dengan data pasien 2. Mencocokkan obat dengan kondisi pasien dengan cara menanyakan pada pasien tentang keluhan yang dialaminya 3. Memberitahu pada pasien tentang obat yang diberikan dan tujuan penggunaan obat tersebut 4. Memberikan informasi pada pasien tentang aturan penggunaan obat ( dosis, frekuensi, durasi, cara penggunaan) 5. Menanyakan kembali tentang semua informasi yang telah disampaikan untuk memastikan bahwa pasien telah paham dan mengerti tentang aturan penggunaan obat

19 | P a g e

6. Memberitahukan pada pasien tentang ESO obat yang mungkin terjasi dan cara penanganan yang mungkin bisa dilakukan oleh pasien terhadap efek samping yang terjadi 7. Menyarankan pasien untuk pergi kedokter bila dirasa ESO cukup berat dan mengganggu 8. Informasikan pada pasien tentang hal apa saja yang perlu dihindari atau yang perlu dilakukan untuk menunjang keberhasilan riset 9. Catat nama pasien dan no telp pasein, 10. Buat catatan khusus tentang pasien sebagai.

I. SOP Penerimaan dan Penyimpanan Barang 1. Saat barang datang dari PBF, 2. Cek kesesuaian antara SP dengan faktur dan barangnya ( kecocokan tentang nama barang, bentuk, jumlah sediaan, no batch, dan tanggal ED ) 3. Cek kondisi barang (rusak, pecah, tersegel atau tidak), 4. Faktur ditandatangani oleh apoteker atau asisten apoteker dilengkapi dengan no SIK/SIA/NIP serta dibubuhi stempel apotek 5. Faktur diambi 1 lambar untuk arsip apotek, 6. Serahkan faktur kapada bagian adsministrasi untuk diedit di komputer, 7. Cocokkan harga yang sudah ada di computer dengan harga yang tertera pada faktur baru, apakah ada kenaikan atau tidak, 8. Tandatangani faktur yang telah diedit di komputer, 9. Hargai barang-barang/obat bebas dan letakkan sesuai dengan

spesifikasinya. Untuk obat keras langsung disimpan dalam almari sesuai dengan efek farmakologinya atau berdasarkan abjad 10. Arsip faktur sesuai dengan nama PBF masing-masing merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternative, untuk dilakukan atau tidak dilakukan.

20 | P a g e

II. ORGANIZING Proses ini meliputi : Pembagian dan pengelompokan aktivitas yang sama dan seimbang kepada setiap karyawan. Pemilihan orang yang tepat dalam setiap bidang, dan disesuaikan pada pengalaman sifat dan pendidikannya. Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dikoordinasikan sebagai aktivitas hubungan dan tanggung jawab semua. JOB REQUIREMENT Pengertian job requirement adalah penjelasan terkait persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan dalam struktur organisasi apotek agar dapat menjalankan pekerjaannya sesuai target. Beberapa hal yang dibicarakan dalam Job Requirement adalah: Persyaratan mutlak jabatan Pendidikan Pengalaman kerja Kompetensi minimum yang dipersyaratkan kepada pemangku jabatan untuk dapat memenuhi tanggung jawab dan melakukan pekerjaan dengan baik.

Komponen ini hanya untuk melihat kesesuaian antara pekerjaan dengan orang yang akan menjalankannya, belum menggambarkan kemampuan orang tersebut dalam melakukan pekerjaan. JOB ROLES Job roles memiliki arti sebuah penjelasan mengenai tujuan jabatan dalam struktur organisasi apotek tersebut diciptakan, apa yang menjadi konstribusi spesifik sebuah jabatan, bagaimana dampaknya jika jabatan tersebut ditiadakan dan mengapa jabatan tersebut dibutuhkan. Mengambarkan posisi di dalam organisasi, ruang lingkup pekerjaan, tanggung jawab, aktivitas, keterhubungan aktivitas bisnis apotek, tantangan dan informasi lain yang terkait dengan jabatan dalam struktur organisasi apotek tersebut.

21 | P a g e

Struktur Organisasi

Pemilik Sarana Apotek (PSA)

APA (Apoteker)

Fungsi Pembelian ( AA )

Fungsi Gudang ( AA )

Fungsi Penjualan ( AA )

Fungsi Keuangan (kasir)

Fungsi Pembukuan

Pembantu Umum

Asisten Apoteker / Juru resep

1. Pemilik Sarana Apotek (PSA) Fungsi dan tugas: Membuat visi dan misi bersama APA Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja bersama APA Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama APA Membuat dan menentukan indicator form record pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama APA Membuat system pengawasan dan pengendalian SPO dan program kerja pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama APA Wewenang dan tanggung jawab: Menerima laporan seluruh kegiatan di apotek dari APA Memberi gaji seluruh karyawan di apotek Memberi bonus kepada karyawan yang berprestasi Memberhentikan karyawan 2. Apoteker Pengelola Apotek (APA) Kualifikasi Minimal pendidikan Apoteker
22 | P a g e

 IPK minimal 3,00 Berpengalaman di bidangnya minimal 3 tahun Pria/Wanita Usia minimal 25 tahun Mempunyai kemampuan leadership yang baik English active Dapat bekerja tim work Disiplin & bertanggung jawab Berkelakuan baik Fungsi dan tugas : Membuat visi dan misi bersama PSA Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja bersama PSA Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama PSA Membuat dan menentukan indicator form record pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama PSA Membuat system pengawasan dan pengendalian SPO dan program kerja pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama PSA Memberika KIE pada pelanggan apotek Wewenang dan tanggung jawab : Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan Menentukan sistim atau peraturan yang akan digunakan Mengawasi pelaksanaan SPO dan program kerja Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh dan melaporkan seluruh kegiatan kepada PSA 3. Asisten Apoteker I. Fungsi pembelian Tugas dan Fungsi Mendata kebutuhan barang Membuat kebutuhan pareto barang Mendata pemasok (supplier) Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang dibutuhkan, kecuali ada ketentuan lain dari APA
23 | P a g e

 Memeriksa harga, diskon hasil negosiasi dengan supplier Wewenang dan tanggung jawab Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan masa pembayaran dengan supplier Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang II. Fungsi Gudang Tugas dan fungsi Menerima dan mengeluarkan berdasarkan fisik barang Menata, merawat dan menjaga keamanan barang Bertanggung jawab keamanan barang Wewenang dan tanggung jawab Menerima dan mengeluarkan barang Menata dan menjaga keamanan barang Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang, rusak digudang III. Fungsi Penjualan / Pelayanan Tugas dan fungsi Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan Menjaga kenyamanan ruang tunggu Melayani konsumen dengan ramah dan santun Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen Membina hubungan baik dengan pelanggan Wewenang dan tanggung jawab Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenangnya Memberikan intensif kepada pelanggan sesuai dengan matriks wewenangnya Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang yang terdapat difungsi penjualan Bertanggung jawab terhadap kenyamanan ruang tunggu dan fasilitas konsumen lainnya Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan
24 | P a g e

 Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen IV. Fungsi Keuangan / Kasir Tugas dan fungsi Membuat rencana aliran kas ( cash flow ) bulanan dan tahunan Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang telah disetujui APA Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan, kerusakan uang dan surat berharga lainnya Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit Wewenang dan tanggung jawab Mengatur rencana aliran kas melalui penerimaan dan pengeluaran uang dan surat berharga lainnya Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi V. Fungsi Pembukuan Tugas dan fungsi Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan laporan dengan benar dan tepat waktu Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen apotek dari resiko kehilangan atau kerusakan Mengawasi pelaksanaan sistim yang telah ditetapkan pada setiap kegiatan yang ada diapotek Wewenang dan tanggung jawab Memeriksa dan mengklarifikasi laporan kegiatan pembelian, penyimpanana (barang,uang) dan penjualan Mengawasi pelaksanaan sistim pada seluruh kegiatan Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan penyajian laporan hasil kegiatan apotek Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan keamanan dokumen VI. Pembantu Umum Tugas dan fungsi
25 | P a g e

 Menjamin kebersihan di seluruh lingkungan kerja apotek Mengelola sampah apotek dengan penuh tanggungjawab Membantu AA dalam pengadaan dan penyiapan obat Wewenang dan tanggung jawab Bertanggungjawab langsung kepada pimpinan apotek dan melaksanak an tugas sesuai instruksi dan petunjuk pimpinan apotek.

Kegiatan 1) Pengadaan barang Pengadaan obat di Apotek NAWI SEJAHTERA dilakukan oleh bagian pembelian di bawah pengawasan APA dan PSA. Semua barang yang ada di apotek NAWI SEJAHTERA dicatat oleh bagian gudang. Macam macam barang yang sudah habis atau yang tinggal sedikit ditulis dalam buku Defekta dan dipapan. Kemudian dipindahkan ke dalam surat pesanan yang dibuat dalam rangkap dua, satu diserahkan untuk arsip/disimpan. Supplier mengirimkan barang yang dipesan kepada apotek dengan disertai faktur pembelian. Pengadaan barang ini didasarkan atas kecepatan peredaran / penjualan. Pengadaan obat apotek bertujuan agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan kebutuhan apotik dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat yang diperlukan. Pengadaan obat di apotek dilakukan dengan metode pembelian langsung ke distributor atau Pedagang Besar Farmasi (PBF). Selanjutnya pengadaan obat dilakukan oleh apoteker atau bagian khusus pembelian apotek yang berkoordinasi dengan bagian keuangan apotik dan PSA. Pengadaan obat harus menerapkan prinsip transparan, akuntabel, efisien dan efektif. Dalam pengadaan penting juga memilih distributor obat. Distributor obat yang dipilih hendaknya memiliki rekam jejak yang baik dalam dunia farmasi dan usaha. Hubungan apotek dengan distributor obat sangat penting sekali dalam menjaga kontinuitas ketersediaan obat di apotek. Apotek NAWI SEJAHTERA mengadakan perencanaan kebutuhan obat dengan menerapkan pola metode kombinasi yaitu metode konsumsi dan metode morbiditas. Metode konsumsi yang didasarkan pada kebutuhan pasien akan obat, yaitu kebutuhan obat bulan lalu atau obat obat yang sering diresepkan oleh dokter.
26 | P a g e

Sedangkan metode morbiditas dilakukan untuk mengantisipasi sehingga tidak terjadi kekosongan obat dan kebutuhan pasien dapat terpenuhi karena adanya pola penyakit pada bulan-bulan tertentu, seperti pada bulan Januari sampai Februari yang merupakan musim hujan, sehingga pada bulan tersebut pasien banyak menderita penyakit influenza, batuk, demam, penyakit kulit, masuk angin dan sebagainya. Perencanaan akan diawali dengan pemilihan obat yang merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN). Di Apotek ini, perencanaan dengan metode konsumsi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan analisa baik secara maupun ABC. Di Apotik NAWI SEJAHTERA, pengadaan tidak dilakukan setiap bulan atau setiap tahun, namun disesuaikan dengan kondisi stok barang. Jika stok obat sudah mulai berkurang maka akan dilakukan perencanaan. Biasanya perencanaan yang diikuti dengan pengadaan dilakukan maksimal 3 kali dalam sebulan baik melalui PBF ( untuk cito dapat langsung menelfon pihak PBF ), kredit 30 hari, atau menunggu salesman. Untuk beberapa jenis obat yang bahan aktifnya memiliki masa kadaluarsa relative pendek harus diperhatikan waktu pengadaannya sehingga harus dihindari pengadaan dalam jumlah yang besar. 1. Kerjasama dengan PBF Menurut keputusan Mentri Kesehatan RI nomor: 1191/MENKES /IX/2002. Tentang perubahan mentri kesehatan nomer : 918/MENKES/PER/X/1993 tentang Pedagang Besar Farmasi adalah badan hukum perseorangan terbatas atau koperasi yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Fungsi PBF adalah kepanjangan tangan dari pabrik farmasi (principal) untuk mendistribusikan segala produk farmasi ke seluruh daerah yang telah diliputnya (coverage). Alasan untuk bertransaksi dengan suatu PBF, yaitu : Produk yang dimiliki PBF Tanggapan PBF dan pelayanannya Citra & reputasi PBF Sikap & kemampuan salesman PBF
27 | P a g e

VEN

 Pengiriman Pelayanan salesman Sifat & penampilan salesman Jaminan PBF atas produk yang dijual Kemudahan bertransaksi dengan PBF Diskon & bonus Informasi & lokasi PBF dengan apotek Hubungan jangka panjang yang telah terjalin Faktor harga & pembayaran Komisi & entertainment Batas nilai pemesanan (credit limit) Masalah return (pengembalian) produk

Kualifikasi PBF: a. Berbentuk badan hukum, perseroan terbatas, Koperasi, Perusahaan nasional, maupun perusahaan patungan antara penanam modal asing yang telah memperoleh izin usaha industrial Farmasi di Indonesia dengan perusahaan nasional. Izin diberikan oleh Mentri Kesehatan RI. b. Memiliki nomor wajib pajak ( NPWP) c. Memiliki Apoteker penanggung jawab d. Anggota direksi tidak pernah terlibat pelanggaran ketentuan perundangundangan di bidang farmasi. e. Pedagang besar farmasi / Pedagang Besar farmasi cabang wajib mengadakan, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi yang memenuhi syarat mutu. Obat-obatan mempunyai sertifikat keaslian dari pabrik, dan untuk alkes mempunyai sertifikat analisis. f. PBF wajib melaksanakan pengadaan obat, bahan baku obat dan alkes dari sumber yang sah. g. Bangunan atau sarana memadai untuk melaksanakan pengadaan , pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran perbekalan farmasi.

28 | P a g e

Awal dari pengadaan dimulai dengan membuat SP ( Surat Permintaan ) yaitu lembar yang berisi permintaan bulan berikutnya ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab Apotek. SP ini kemudian akan diberikan ke PBF. Adapun tahapan-tahapan pemesanan barang di Apotek NAWI SEJAHTERA Kota Yogyakarta, meliputi : 1. Pembuatan surat permintaan ( SP ) oleh pihak Apotek NAWI SEJAHTERA 2. Diserahkan ke Apoteker Pengelola Apotek yaitu Ibu Dwi Nur Astria, S.Far, Apt kemudian mendiskusikannya dengan PSA yaitu Ibu Bayyinah, S.Far, Apt 3. Apabila SP tersebut disetujui kemudian diserahkan ke PBF.Kemudian PBF akan mengirimkan barang sesuai dengan permintaan, disertai dengan faktur. Untuk mencegah terjadinya kekosongan obat akibat delay time dan peningkatan permintaan atau kelebihan kebutuhan obat dari pasien, perencanaan permintaan akan dilebihkan 10 % dari permintaan pokok untuk menghindari jika ada kelebihan dalam kebutuhan obat pasien. Untuk obat-obat narkotika, menggunakan surat pesanan khusus Narkotika dan hanya dipesan kepada PT. Kimia Farma yang ditandatangani oleh apoteker pengelola apotek. Setiap surat pesanan narkotika hanya berlaku untuk 1 item obat, sedangkan untuk obat psikotropika menggunakan surat pesanan biasa dan pemesanannya boleh dilakukan oleh PBF yang menyediakan obat tersebut. 2) Penerimaan dan penyimpanan barang Penerimaan suatu rangkaian kegiatan pada penerimaan obat dari pemasok kepada Apotek dalam rangka memenuhi permintaan obat dari yang bersangkutan. Di Apotik Motilango, penerimaan barang dilakukan oleh petugas yang

bertanggungjawab. Penerimaan obat di apotek NAWI SEJAHTERA dilakukan oleh bagian pembelian dan gudang. Untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan maka sebelum menerima barang, pihak apotek akan memeriksa barang yang datang apakah sesuai dengan permintaan.Pemeriksaan yang dilakukan meliputi : Organoleptis barang / wujud luarnya (barang yang diterima dalam keadaan baik). Kesesuaian barang dengan faktur. Jenis dan jumlah barang.

29 | P a g e

Harga satuan dan harga total. Masa pembayaran atau jatuh tempo Tanggal kadaluarsa dan no Batch. Kemudian bagi penerima menyerahkan semua barang harus sesuai dengan isi dokumen dan ditandatangani oleh petugas penerima serta harus diketahui oleh pimpinan. Apabila tidak memenuhi persyaratan maka petugas dapat mengajukan keberatan dan bila terdapat kekurangan dalam penerimaan obat maka wajib menuliskan yang kurang dalam setiap penambahan obat obatan dicetak dan dibukukan pada buku penerimaan obat kartu stok. Penyimpanan obat apotik bertujuan untuk menjamin agar mutu obat yang akan digunakan oleh pasien tidak berubah sesuai ketika diproduksi. Mutu obat bisa dilihat dari khasiat dan keamanannya. Tempat penyimpanan obat diapotik disesuaikan dengan volume obat apotik, jika obatnya sedikit maka cukup disimpan di rak atau lemari obat atau etalase, tetapi jika obatnya cukup banyak maka apotik perlu membuat gudang khusus. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan gudang adalah sebagai berikut :

a. Kemudahan bergerak Gudang menggunakan sistem satu lantai, tidak menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang gudang ditata berdasarkan sistem arus garis lurus. b. Sirkulasi udara yang baik Sirkulasi udara yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi. Gudang penyimpanan tidak terdapat AC, namum terdapat dua pintu kaca yang lebar dan ventilasi sehingga mengefektifkan sirkulasi dan penyinaran. c. Rak dan Pallet Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan farmasi. Keuntungan penggunaan pallet: Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir Peningkatan efisiensi penanganan stok Dapat menampung sediaan farmasi lebih banyak. Pallet lebih murah dari pada rak.

30 | P a g e

d. Kondisi penyimpanan khusus Narkotika dan bahan berbahaya disimpan di lemari khusus pintu 2 dan selalu terkunci. Sediaan supositoria, insulin, dan vaksin disimpan dalam lemari pendingin. Obat-obat golongan kemoterapautika disimpan tersendiri pada lemari pendingin. Ketika penyimpanan obat juga kita harus bisa menghindari atau mencegah hal-hal yang bisa menyebabkan kerusakan obat, misalnya lembab, cahaya matahari, suhu yang fluktuatif, serangga dan lain-lain. Penyusunan stok perbekalan farmasi di Apotek NAWI SEJAHTERA Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Dengan menerapkan prinsip FEFO (First Exp First Out) dimana barang yang waktu kadaluarsanya lebih cepat maka itu yang akan dikeluarkan atau didistribusikan terlebih dahulu, dan menerapkan prinsip FIFO (First In First Out) yaitu barang yang pertama diterima maka itu yang akan dikeluarkan atau didistribusikan terlebih dahulu. Prinsip ini bertujuan agar apotik bisa meminimalisir kerugian akibat menyimpan obat rusak karena penyimpanan atau kadaluarsa. 2. Meletakkan sediaan dalam rak depan tanpa di susun sehingga terlihat lebih luas dan mudah untuk diambil. 3. Untuk cairan misalnya Ringer Laktat, Glukosa, Natrium Klorida dan sebagainya di simpan di gudang penyimpanan dan disusun tidak lebih dari 8 dos. Untuk mempermudah pengambilan cairan, maka petugas mengambil 3 atau 4 dos dan diletakkan di samping ruang peracikan. 4. Memisahkan sediaan farmasi berdasarkan jenis baik untuk sediaan oral (obat tablet, syrup), topical, injeksi, inhaler, antibiotic dan sediaan lainnya, obat juga harus dibedakan penyimpanannya antara generik dan paten. 5. Dilakukan rotasi stok agar perbekalan terasebut tidak selalu berada dibelakang sehingga dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis. Selain penyimpanan sediaan farmasi, resep-resep yang masuk di Apotek juga disimpan berdasarkan peraturan yang berlaku. Sebelum resep disimpan, maka obat-

31 | P a g e

obat dalam resep akan dimasukkan ke dalam daftar yang kemudian akan diserahkan pada pihak yang bersangkutan misalnya PT.ASKES. Setelah itu resep akan disimpan dalam gudang penyimpanan yang disusun berdasarkan tanggal resep diterima. Sedangkan untuk resep narkotika akan dipisahkan dari resep resep umum dan disusun tersendiri. Jika telah 3 tahun penyimpanan maka resep akan dimusnahkan dengan cara dibakar.

3) Distribusi barang Distribusi obat merupakan kegiatan penyaluran obat kepada pasien atau sarana kesehatan tertentu yang membutuhkan. Distribusi obat diapotik bisa disebut juga pemberian pelayanan obat kepada pelanggan baik menggunakan resep maupun tanpa resep. Distribusi obat dari apotik harus menyesuaikan dengan peraturan perundangan yang telah ada baik. Idealnya obat-obatan yang harus didistribusi dengan resep maka apotik harus melakukannya juga, misal obat-obatan golongan narkotika psikotropika, obat-obat keras/yang berlogo merah (kecuali OWA/Obat Wajib apotik). Proses distribusi obat diapotik juga sebaiknya menerapkan petunjuk teknis yang tertuang dalam prosedur tetap. Hal ini bertujuan agar proses distribusi berjalan baik, cepat dan tepat. Pendistribusian barang juga dapat dilakukan dengan kerjasama dengan pihak lain di sekitar apotek, seperti: Dokter praktek Puskesmas Rumah Sakit RSIA Poliklinik

Dalam kegiatan distribusi obat termasuk didalamnya yaitu: Penjualan Obat Apotek NAWI SEJAHTERA melayani penjualan obat baik obat bebas, bebas terbatas maupun OWA (Obat Wajib Apotik). Berdasarkan Surat Keputusan Mentri Kesehatan NO.280/1980 pasal 24 yang menyatakan bahwa harga obat dengan jasa apotek ditekan serendah mungkin berdasarkan struktur harga yang ditetapkan oleh Mentri Kesehatan.
32 | P a g e

Struktur harga yang ditetapkan oleh Gabungan Pengusaha farmasi (GPF) dan disetujui oleh pemerintah yaitu harga eceran tertinggi kepada konsumen yang tidak boleh dicampuri oleh pedagang eceran. Harga jual apotek dibedakan atas obat generic dan obat generic bermerek yang dijual umum : Harga Jual untuk Obat Generik di Apotek Motilango : HJ = HO X 1,1 P X 1,2 L Harga jual Obat Generik Bermerek di Apotek Motilango : HJ = HO X 1,1 P X 1,175 L Dimana : HJ HO P L = Harga Jual = Harga Obat = Pajak = Laba

4) Pelayanan di apotek Jam kerja di apotek NAWI SEJAHTERA yaitu pukul 10.00 22.00. Tahapan pelayanan resep di apotek TAHAP 1 Resep diserahkan kepada asisten apoteker bagian pelayanan. Resep akan diperiksa kelengkapannya yang meliputi nama dokter, alamat dan nomor ijin praktek dokter, tempat dan tanggal resep di tulis, tanda R pada bagian kiri untuk tiap obat, nama obat, jenis sediaan obat (puyer, kapsul, tablet, syrup, injeksi, infuse atau salep), jumlah obat, aturan pakai obat. keterangan lain yang dibutuhkan seperti iter, prn atau cito (bahasa latin), nama pasien,alamat pasien, umur pasien, berat badan pasien serta tanda tangan atau paraf dokter. TAHAP 2 Kemudian resep ini akan dilihat cara penggunaan obatnya, dosis, frekuensi pemakaian, jangka waktu penggunaan, ketepatan indikasi, adanya kontra indikasi, kemungkinan efek samping yang timbul, adanya polifarmasi, interaksi obat, dan halhal lain yang perlu agar obat yang di peroleh pasien aman dan berkhasiat. Apabila
33 | P a g e

apoteker menganggap dalam resep terdapat kekeliruan atau penulisan resep yang tidak tepat maka harus diberitahukan kepada dokter penulis resep. Bila karena pertimbangannya dokter tetap pada pendiriannya maka dokter wajib membubuhkan tanda tangan atas resep. TAHAP 3 Setelah itu asisten apoteker bagian pelayanan akan menyerahkan kepada kasir agar dihitung berapa total harga obat resep tersebut, dan menanyakan kepada pasien apakah setuju untuk menebus resep tersebut seluruh atau tidak. Apabila ada pasien yang tidak mampu menebus obat dalam resep maka apoteker wajib berkomunikasi dengan dokter untuk pemilihan obat alternatif. Kemudian lakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum lanjut ke langkah pelayanan resep berikutnya. TAHAP 4 adalah peracikan obat oleh juru resep. Secara harfiah peracikan obat merupakan kegiatan menyiapkan, mencampur, mengemas dan memberi etiket pada wadah. Langkah awal peracikan obat yaitu persiapan meliputi perhitungan dosis dan jumlah obat yang diracik. Setelah itu dilakukan pencampuran obat dan dilakukan pengemasan kembali. Terakhir dilakukan penulisan etiket obat. Peracikan obat selesai dan dilakukan pengecekan ulang resep oleh apoteker meliputi pencocokan antara etiket dan resep (nama pasien, tanggal, aturan pakai dan cara pemakaian obat) serta pencocokan jumlah obat. TAHAP 5 asisten apoteker bagian pelayanan menyerahkan obat kepada pasien. Penyerahan obat kepada pasien harus disertai dengan pemberian informasi dan konseling meliputi indikasi, aturan pakai, lama pemakaian obat, cara pemakaian obat, efek samping yang mungkin timbul dan informasi lain yang diperlukan pasien, khususnya untuk penderita beberapa penyakit tertentu. Apoteker wajib memberikan informasi ini. Jika ada obat yang kosong pada apotik tempat menebus resep tersebut maka harus dibuatkan salinan/copi resep oleh apoteker dan ditandatangani oleh apoteker yang bersangkutan. Salinan/Copi resep ini dapat ditebus di apotik lain.

34 | P a g e

Pelayanan obat tanpa resep Pelayanan obat tanpa resep merupakan salah satu pelayanan yang penting di apotek sehubungan dengan perkembangan pelayanan kefarmasian yang berorientasi pada asuhan kefarmasian dan aspek bisnis apotik terkait dengan kepuasan pelanggan. Dilakukan kepada pelanggan apotik yang ingin melakukan pengobatan sendiri atau swamedikasi. Swamedikasi dilakukan tanpa perlu periksa ke dokter, klinik, rumah sakit atau sejenisnya untuk mendapatkan resep dokter. Faktor penting dalam swamedikasi ini adalah pelanggan/pembeli mengemukakan keluhan atau gejala penyakit, kemudian apoteker menginterpretasikan penyakitnya dan memilihkan alternatif obatnya atau menyarankan ke pelayanan kesehatan lain. Obat-obatan apotik yang dapat di beli tanpa resep meliputi obat wajib apotek (OWA), obat bebas terbatas (OBT) dan obat bebas (OB). Obat Wajib Apotek Merupakan obat keras yang dapat diserahkan Apoteker kepada pesien di apotek tanpa resep dokter. terdiri dari obat kelas terapi oral kontrasepsi (pil KB), obat saluran cerna (obat maag), obat mulut serta tenggorokan, obat saluran nafas (obat asma), obat yang mempengaruhi sistem neuromuskular, anti parasit dan obat kulit topikal. Obat Bebas Terbatas Bertanda Biru (W) Obat bebas terbatas adalah obat keras yang dapat diberikan kepada pasien tanpa resep dokter dengan pengarahan dalam bungkus aslinya dan diberi tanda peringatan. Pada kemasannya diberikan tanda bulatan warna biru. Contohnya : obat batuk dan flu Obat Bebas Obat bebas adalah obat yang dapat diberikan atau dapat dibeli secara bebas dan tidak membahayakan bagi pemakai. Pada kemasannya diberi tanda bulatan warna hijau. Contohnya : obat obat multivitamin. Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi ( KIE ) Pelayanan KIE merupakan pelayanan dalam memberikan komunikasi, informasi serta edukasi kepada pasien berupa cara pemakaian, indikasi serta efek samping obat yang telah digunakan pasien secara baik.
35 | P a g e

Berikut Cara Pemakaian / Aturan Pakai : Obat per oral, dalam meminum obat sebaiknya diminum dengan air putih, teh maupun buah buahan lainnya yang bisa membantu dalam meminumnya. Contoh : buah pisang Obat golongan antasida merupakan tablet kunyah yang cara pemakaiannya dikunyah terlebih dahulu sebelum / sesudah makan. Obat golongan tetrasiclin sebaiknya tidak diminum dengan susu karena akan membentuk khelat (komplek) Obat salep cara pemakaiannya dengan cara mengoleskan obat berkali kali pada tempat yang sakit. Suppositoria cara pemakaiannya dengan memasukkan lewat vagina maupun anus rectal. Suppositoria disini sebaiknya disimpan dalam keadaan sejuk dan dingin, karena Suppositoria akan meleleh serta mencair pada suhu panas (suhu tubuh). Obat tetes, cara pemakaiannya diteteskan kedalam mulut ataupun diteteskan ke selaput mata biasanya sehari 2 3 tetes. Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam cara pemakaian / aturan pakai antara lain : 1. 3 x sehari 1 tablet 2. 2 x sehari 1 tablet 3. 3 x sehari tablet 4. 1 x sehari 1 tablet , dll. Waktu pemakaian : pagi, siang dan sore / malam. Adanya makanan dalam lambung akan memperlambat transit obat di lambung. Oleh karena itu apabila menghendaki obat tersebut cepat terserap dan bekerja secara maksimal, maka sebaiknya obat tersebut diminum pada saat lambung dalam keadaan kosong (1- 1/2 jam sebelum makan) tetapi hal tersebut hanya dalam kasus kasus tertentu. SERVICE & CARE Opening Saat pelanggan ada di hapadan langsung lakukan : salam, perkenalkan identitas, dan pernyataan siap untuk memberikan pelayanan.
36 | P a g e

 Probing Penggalian masalah pasien agar didapatkan fakta sebanyak mungkin tidak sebagai interogator layaknya penyidik melakukan penyidikan perkara. Pasien dibuat merasa nyaman, dan merasakan kehadiran staf apotek sebagai relasi untuk berbagi masalah. Handling Objection Buat skala prioritas, masalah apa saja yang mampu untuk ditangani saat ini, memerlukan solusi jangka panjang dan masalah mana saja yang tidak mampu diselesaikan oleh staf apotek namun memerlukan pihak lain untuk

menyelesaikannya. Penggunaan tutur kata sehalus mungkin bila masalah itu menyangkut kondisi jiwa, fisik, maupun mental pasien. Untuk menghindari pasien demotivasi, maka selayaknya tutur kata yang digunakan menunjukkan sebuah spirit, motivasi dan optimisme bahwa semua akan berjalan baik baik saja. Closing Dalam tahap akhir ini, diberikan informasi terhadap pilihan pilhan yang diambil, baik segi pasitif dan negatifnya. Bila perlu diberikan pertimbangan pertimbangan yang rasional kenapa disarankan untuk mengambil keputusan A daripada B, namun jangan sampai memaksakan pelanggan / pasien.

5) Pencatatan dan pelaporan Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaki perbekalan farmasi yang keluar dan masuk dilingkungan Apotik. Untuk sistem pencatatan di Apotek NAWI SEJAHTERA ini dilakukan pencatatan dikartu stok dan dengan menggunakan system komputerisasi. Untuk pencatatan dikartu stok khusus untuk obat-obat narkotik dan psikotropika. Sistem pelaporan di apotek ini dilakukan setiap bulan yang dibuat oleh Asisten apoteker bagian pembukuan dibantu oleh kasir yang akan dilaporkan kepada APA dan PSA. Laporan yang biasa dibuat adalah laporan keuangan serta laporan narkotik dan psikotropik.

37 | P a g e

III. ACTUATING / PERGERAKAN Kemampuan dalam memberikan dorongan atau motivasi kepada bawahan sehingga mereka dengan baik demi tercapainya organisasi, meliputi pengambilan inisiatif, membuat keputusan, memotivasi karyawan, berkomunikasi, pembinaan karyawan. Melakukan training kepada staf & pengelola apotek Training merupakan solusi agar para staf dan pegelola apotek mampu menjalin dan mengembangkan hubungan tersebut. Untuk masalah training selain bisa dilakukan oleh internal bisnis apotek, mengirimkan mereka pada even training eksternal juga diperlukan. Jika memang dibutuhkan, sesekali waktu bisa pula mengundang praktisi untuk memberikan suplemen skill & knowledge terkait bisnis apotek. Training juga merupakan ajang sharing knowledge antar praktisi dan staf serta pengelola apotek. Meningkatkan citra bisnis apotek & mendidik customer Dengan bekerjasama dengan pihak lain disekitar apotek, seperti dokter, RSIA, dll. Dapat dilakukan dengan melakukan kegiatan bersama, seperti: Pendidikan sehat bersama diabetes dan Pelatihan penyuntikan insulin, terkait dokter Sp.PD Manajemen darah tinggi (hipertensi) & layanan tensi, terkait dokter Sp.PD Gigi sehat anak dengan pihak dokter gigi Makanan bergizi untuk ibu hamil dengan pihak RSIA Bonus gaji untuk yang berprestasi kompensasi gaji dapat dibentuk melalui 2 elemen berikut : 1. Finansial (transaksional) Kompensasi gaji finansial terbagi menjadi 2 bagian, yaitu : Kompensasi yang didasarkan atas kinerja, misal : Gaji Pokok, Bonus. Kompensasi yang tidak didasarkan atas kinerja, misal : Hak cuti karyawan. 2. Non Finansial (relasional) Kompensasi gaji non finansial, terdiri atas 4 bagian, yaitu :

38 | P a g e

 Pengakuan dan status, misal : Karyawan yang berpendidikan strata sarjana akan mendapatkan gaji yang berbeda dengan strata diploma. Kesempatan belajar, misal : adanya kesempatan training eksternal bagi karyawan yang berprestasi

39 | P a g e

IV. CONTROLLING Sistem pengendalian adalah cara-cara untuk mengawasi pelaksanaan tugas, wewenang dan tanggung jawab suatu fungsi kegiatan. Pengawasan oleh pimpinan ini bertujuan untuk : Mendorong efisiensi dan menghemat biaya-biaya yang dikeluarkan. Menjaga aktiva agar tidak digunakan secara boros. Menjamin bahwa semua pendapatan diterima dan dipertanggung jawabkan. Agar suatu Apotek mampu meningkatkan penjualannya, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yaitu : 4P (product, price, place, promotion) dan 7M (money, man, machine, material, methode, market, management). Semua faktor ini saling terkait satu sama lainnya. Dalam sistim pengendalian terdapat stuktur pengendalian, yaitu penetapan dan penggunaan sistim sebagai peraturan yang berlaku untuk mengoperasionalkan suatu fungsi kegiatan. Struktur sistim yang terdiri dari fungsi-fungsi sebagai pusat pertanggung jawaban, antara lain: 1) Fungsi Pembelian 2) Fungsi Gudang 3) Fungsi Pelayanan dan penjualan 4) Fungsi Keuangan 5) Fungsi Pembukuan Struktur Sistim
Sistim prosedur operasional

Sistim Pembelian

Sistim Gudang

Sistim Pelayanan

Sistim Keuangan

Sistim Pembukuan

Sarana Pengendalian adalah peralatan yang ditetapkan dan digunakan dalam mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan sistim operasional pada suatu fungsi kegiatan di apotek. Sarana pengawasan dan pengendalian sistim operasional trdiri dari: 1) Standar Prosedur Operasional Standar sistim prosedur operasional (SPO) adalah tata cara menjalankan suatu fungsi kegiatan, misalnya:
40 | P a g e

Standar Pelayanan OTC Standar Pelayanan OWA Standar Pelayanan Resep Standar Meracik Obat Standar Menimbang Standar Konseling OTC Standar Konseling OWA Standar konseling Resep Standar Penerimaan dan Penyimpanan Barang 2) Standar Format Dokumen Standar format dokumen adalah bentuk dokumen pencatatan dan pelaporan yang sah yang digunakan oleh setiap fungsi dalam menjalankan kegiatannya. Contoh bentuk-bentuk format dokumen pada fungsi pembelian, antara lain: Defecta Surat Pesanan Laporan Pembelian Kartu Hutang Dagang Laporan Saldo Hutang Proses pengendalian adalah pengamatan, pencatatan, dan penilaian terhadap pelaksanaan suatu ketentuan yang telah ditetapkan. Proses pengendalian dapat dilakukan baik terhadap pelaksanaan standar prosedur operasional ataupun terhadap pencapaian sasaran (tujuan) dalam pelaksanaan program kerja pada suatu fungsi.

41 | P a g e

- Fungsi Pembelian - Fungsi Gudang Implementasi SPO - Fungsi Pelayanan - Fungsi Keuangan - Fungsi Pembukuan Jenis Pengendalian - Fungsi Pembelian Pencapaian sasaran pada program kerja - Fungsi Gudang - Fungsi Pelayanan - Fungsi Keuangan - Fungsi Pembukuan

Evaluasi penggunaan obat di apotek Evaluasi penggunaan obat merupakan serangkaian prosedur untuk menilai apakah penggunaan obat di apotik sudah sesuai dengan tujuan pendirian apotik baik sisi bisnis maupun pelayanan kefarmasian. Faktor penting dalam proses evaluasi ini adalah pemilihan indikator yang akan digunakan. Beberapa indikator yang bisa digunakan meliputi : Kesesuaian item obat dengan Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) Kesesuaian obat dengan pola penyakit Tingkat ketersediaan obat Prosentase dan nilai obat rusak/kadaluarsa Prosentase rata-rata waktu kekosongan obat Prosentase penulisan resep obat generik Penilaian pada staff apotek DATA Organisasi bisnis apotek yang sehat dalam menilai kinerja staf apoteknya tentu tidak akan bersifat subyektif. Penilaian kinerja staf apotek harus didasarkan atas informasi yang lengkap dan akurat. Kelengkapan & akurasi informasi tersebut harus mampu mengakomodasi jenis penialian kinerja staf apotek yang dibidik. Data adalah sumber untuk mendapatkan sebuah informasi. Data dapat dimaknai sebagai sekumpulan fakta yang terkumpul sebagaimana adanya, dapat berbentuk angka, kata kata, maupun citra (model). Jika data dapat diterjemahkan demikian, maka sebuah data sebenarnya adalah raw material (bahan mentah yang belum diolah).
42 | P a g e

Agar data tersebut dapat bermakna, maka data (baik yang berwujud angka, kata kata, citra / model) harus diolah terlebih dahulu. Data yang telah diolah menjadi sesuatu yang bermakna ini dinamakan informasi. INFORMASI Informasi yang baik tentu akan memberikan sebuah pemahaman atas suatu fakta yang telah terjadi. Informasi adalah data yang telah distrukturkan dengan menggunakan suatu metode tertentu, sesuai dengan kepentingannya untuk mendapatkan sebuah pembelajaran atas suatu fakta. Dengan demikian, suatu informasi yang salah bisa disebabkan karena data yang disajikan memang salah. Ketidakmengertian seseorang atas perbedaan data dan informasi inilah yang sering menyebabkan suatu penilaian bersifat subyektif. No 1. 2. 3. Data Penjualan Absensi Resep Informasi Penjualan per bulan Penilaian Kinerja Peningkatan / penurunan sales

Alpa per total hari kerja Disiplin / tidak teratur Jumlah resep per dr. Nilai produktivitas resep

Adanya informasi mampu merepresentasikan sebuah penilaian kinerja staf atas bisnis apotek yang dijalankan. Setelah adanya penilaian kinerja ini, PSA akan lebih mudah melakukan evaluasi atas realitas bisnis apotek yang telah berjalan. Tentunya untuk melakukan sebuah perbaikan di tempo yang akan datang.

Audit dan Inspeksi Audit adalah suatu penilaian sistematis untuk menentukan apakah aktivitas dan hasil-hasil yang berhubungan sesuai dengan pengaturan yang telah direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai kebijakan dan tujuan organisasi. Sedangkan inspeksi adalah suatu kegiatan penilaian terhadap suatu produk, apakah produk itu baik atau rusak ataupun untuk penentuan apakah suatu lot dapat diterima atau tidak berdasarkan metode & standar yang sudah ditentukan. Audit dan Inspeksi di Apotek NAWI SEJAHTERA yang dilakukan oleh balai POM Kota Yogyakarta dilakukan 3 bulan sekali, untuk memeriksa beberapa produk obat, terutama obat narkotik dan psikotropik

43 | P a g e

mengenai penyimpanan, penerimaan dan pengeluaran obat narkotika dan psikotropika. Selain itu dilakukan pemeriksaan terhadap obat-obat expired date apakah ada yang terjual atau mengenai pemusnahannya.

44 | P a g e

BAB I

PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Teknologi informasi dan komunikasi sudah menjadi bagian penting dari penyelenggaraan kesehatan di Indonesia. Beberapa institusi kesehatan seperti rumah sakit, klinik, laboratorium dan bahkan puskesmas dan dinas kesehatan sudah banyak yang mengadopsi teknologi ini. Tidak hanya untuk meningkatkan efektifitas pelayanan, aksesibilitas terhadap data kesehatan dan peningkatan efisiensi, teknologi informasi juga akan sangat membantu untuk monitoring dan evaluasi program kesehatan, surveilans penyakit dan tentunya penelitian. Apotek sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada laba, selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu apotek itu dalam melakukan perencanaan strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif. Pencatatan yang manual yang masih sangat menyulitkan tenaga manusia untuk mendata aktifitas yang terjadi didalam sebuah apotek. Oleh sebab itu, maka perlu dilakukan perbaikan dalam pengelolaan sebuah sistem pengolahan data dan penyusunan laporan. Perbaikan yang akan dilakukan yaitu membuat sistem pencatatan yang manual dengan menggunakan sistem yang berbasis komputer, baik dari segi pendataan barang persediaan, pencatatan data transaksi, proses pembuatan laporan dan proses yang lainnya yang berhubungan dengan aktivitas pada apotek yang bersangkutan. Dengan adanya sebuah aplikasi sistem informasi Pengolahan Data dan Penyusunan Laporan pada Apotek yang akan dibuat ini, maka sistem informasi Apotek akan dapat dikelola dengan lebih baik lagi. Untuk menanggulangi masalah-masalah tersebut, perlu dirancang sebuah sistem informasi dan aplikasi database yang dapat menampung data dalam jumlah banyak sehingga apabila dilakukan pengaksesan terhadap suatu data melalui proses aplikasi yang dibangun akan lebih memudahkan pengguna untuk memperoleh suatu informasi.

1.2

Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memberikan penjelasan tentang informatika farmasi serta memberikan gambaran tentang system informasi management (SIM) di apotek sehingga : 1. Memudahkan mengetahui jumlah persediaan obat di apotik. 2. Memudahkan pencarian data-data obat.

45 | P a g e

3. Memudahkan dalam pengambilan keputusan dalam pemesanan obat

1.3

Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut :

1.

Apakah yang dimaksud dengan informatika farmasi dan manfaat dari informatika farmasi bagi pelayanan kefarmasian

2.

Sistem informasi seperti apa yang dapat diterapkan di apotek untuk menyelesaikan kendala-kendala seperti :

- Pencatatan data-data master (data supplier, konsumen, dokter, obat) dan data transaksi yang masih menggunakan cara manual kurang efektif dan rentan terhadap kesalahan penulisan dan perhitungan. - Perbaikan data yang kurang efektif apabila terjadi kesalahan penulisan pada sistem yang tidak terkomputerisasi. - Tempat penyimpanan yang tidak terkomputerisasi. - Penyusunan laporan data master dan data transaksi yang kurang efektif dan efisien dengan menggunakan cara manual. - Pencarian data-data menjadi tidak efektif karena data-data tidak terkomputerisasi. 3. Bagaimana menerapkan system informasi pada pelayanan kesehatan khususnya di apotek untuk mendukung pelayanan kefarmasian diapotek.

BAB II INFORMATIKA FARMASI

Tinjauan Tentang Sistem Informasi Management (SIM) Apotek 2.1 Sistem Informasi

Sistem pada umumnya mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai. Sistem memiliki beberapa komponen yaitu: a) batas sistem (boundary) b) lingkungan luar sistem (environment) 46 | P a g e

c) penghubung sistem (interface) d) masukan sistem (input) e) keluaran sistem (output) f) pengolah sistem (process) g) sasaran sistem. Dalam mempelajari sistem kita harus mempelajari informasi, pasalnya suatu sistem yang kurang mendapatkan suatu informasi akan menjadi ketinggalan zaman/tidak bertahan lama. Informasi dapat berupa data mentah, data tersusun dan sebagainya, dimana data adalah suatu kenyataan yang bermanfaat menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Jadi, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.

2.2

Informatika Farmasi

2.2.1 Pengertian Informatika Farmasi Informatika farmasi (Pharmacy informatics) adalah realisasi informatika untuk farmasi dan kegiatannya agar efektif biaya dalam pemanfaatan sistem informasi dan perangkat teknologi,. Informatika farmasi bertujuan menyediakan informasi yang cepat dan handal tentang terapi obat yang mampu membantu pasien dalam proses penyembuhannya. Kunci Informatika Farmasi adalah memastikan bahwa komunikasi mudah diakses bagi penyedia layanan kesehatan, apoteker, dan pasien sehingga mereka semua dapat bekerja sama untuk kepentingan pasien. Dokter, perawat, pekerja rumah sakit, dan profesional kesehatan lainnya harus mampu untuk mengakses catatan yang relevan dan informasi pasien dengan mudah, sementara apoteker perlu tahu persis apa obat yang sedang diresepkan untuk pelanggan dan apakah ada bahaya bahwa resep baru akan menyebabkan interaksi dengan obat lain yang buruk. Pasien, tentu saja, harus dapat menerima dengan mudah mengikuti petunjuk tentang bagaimana mereka harus menangani pemulihan mereka dan apa efek samping obat-obatan yang mereka mungkinalami. 2.2.2 Manfaat Informatika Farmasi Teknologi ini akan membantu dalam mendukung, merampingkan, meningkatkan alur kerja, dan meningkatkan keselamatan pasien. Dengan menggunakan kemajuan teknologi informasi dan perangkat keras komputer dan perangkat lunak, informatika farmasi mampu memberikan metode pembiayaan yang efektif untuk apotek dan rumah sakit untuk berkomunikasi dengan mudah dan menciptakan kerangka kerja yang maju dimana merekan dapat lebih memenuhi kebutuhan masyarakat pada umumnya.

47 | P a g e

Pelaksanaan informatika farmasi dapat membantu praktisi farmasi dalam beberapa cara. Baik desain sistem dan manajemen database dapat merampingkan proses sehingga personil yang digunakan lebih efisien dan informasi yang tersedia secara tepat waktu. Contoh proses tersebut meliputi: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Entry order dan verifikasi Catatan administrasi obat yang jelas, berguna, dan akurat Laporan evaluasi penggunaan obat Menempatkan pesanan pembelian Pelacakan inventaris Mengakses informasi klinis seperti laporan laboratorium dan rincian interaksi obat

Selain itu masih ada sejumlah manfaat menggunakan informatika farmasi, yaitu: 1. 2. Meningkatkan komunikasi antara apoteker, dokter dan tenaga kesehatan lainnya, dan pasien. Mampu meningkatkan kecepatan diagnosis dan memeriksa interaksi obat mungkin atau alergi sebelum resep diisi, Informatika farmasi memungkinkan pasien untuk memiliki pemahaman yang lebih baik dari obatobatan yang mereka diberikan dan memungkinkan mereka menjadi aset penting dalam pengobatan penyakit mereka sendiri. Apoteker juga mungkin dapat membantu dokter dan orang lain dalam menemukan resep yang tepat untuk kondisi tertentu, yang dapat mengurangi kebutuhan untuk beberapa kunjungan ke kantor dokter untuk menerima diagnosa yang tepat dan pengobatan. Hal ini, dikombinasikan dengan biaya rendah obat generik, dapat sangat mengurangi biaya bagi pasien. 2.3 Sistem Informasi Farmasi

3.

4.

Sistem informasi farmasi adalah sebuah sistem yang diorganisir untuk pengumpulan, pengolahan, pelaporan, dan penggunaan informasi untuk pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari pengumpulan dokumen atau catatan farmasi. Formulir pelaporan dan laporan umpan balik atau laporan analisisa Sistem informasi farmasi dapat merupakan alat yang berguna untuk pengawasan, menyediakan data untuk memonitoring. Sistem informasi manajemen farmasi yang baik, efektif digunakan untuk pengolahan data, yang meliputi: a. Pengolahan data dengan meringkas data. b. Penyajian informasi dalam bentuk grafis, yang memudahkan pemahaman.

48 | P a g e

c. Pemahaman informasi untuk mengidentifikasi kecenderungan dan masalah-masalah potensial. d. Langkah dalam merespon hasil baik positif maupun negatif.

2.3 Penerapan Sistem Informasi Farmasi di Apotek Salah satu contoh penerapan system informasi farmasi di apotek adalah menggunakan Sistem Informasi Management (SIM) Apotek, dimana program aplikasi yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000. Sistem Informasi Manajemen Apotek merupakan sistem informasi pencatatan obat dan alat kesehatan di Apotek. Dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen Apotek alur obat mulai dari penerimaan, pencatatan di gudang obat dan penjualan ke pasien terekam dalam database sehingga stok opname dapat dilakukan secara otomatis dan real time. SIM apotek dibuat untuk menangani bagian point of sales kasir dan inventori dari suatu apotek, yaitu dengan cara menyediakan kemampuan untuk menangani transaksi beli dan jual secara resep dan non resep. Juga untuk menyajikan laporan laporan sehingga keputusan yang diambil manajer lebih tepat sasaran. Sistem aplikasi ini dirancang untuk digunakan secara mudah baik dengan keyboard dan mouse atau dengan barcode scanner sebagai alat memasukkan data. Sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat. Kelebihan kelebihan yang diperoleh apotek dengan menggunakan SIM ini adalah : Apotek dengan SIM membutuhkan waktu yang lebih singkat dalam melayani transaksi pembayaran, karena SIM atau mesin kasir dapat menghitung secara automatis Apotek tanpa SIM Membutuhkan waktu lebih lama dalam melayani transaksi pembayaran, karena harus dihitung secara manual atau dengan kalkulator.

Pemantauan inventori / stok obat yang ada Memerlukan waktu untuk memantau dapat dilakukan secara cepat inventori stok obat yang ada (stock opname). Pengambilan keputusan yang lebih tepat sasaran, misalnya pemilihan produk / obat obat mana saja yang lebih diperbanyak karena dengan menggunakan laporan statistik, bisa diketahui produk / obat obat mana saja yang paling diminati masyarakat 49 | P a g e Memerlukan waktu dalam pembuatan laporan laporan, karena karyawan harus membuka kembali data-data yang ada, sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif.

(paling laris).

Kemungkinan adanya data data yang hilang karena tidak / lupa tercatat.

Apotek dengan SIM

Apotek tanpa SIM

Gambar 1. Inventory stok Obat lebih terpantau

Gambar 2. Inventori stok obat tidak terpantau

Laporan Standar SIM Apotek terdiri dari 25 macam laporan yaitu : Penjualan (informasi produk produk yang dijual di group per hari), Penjualan / Kategori Pembelian, Kredit Jatuh Tempo (untuk pembelian produk secara kredit), Keuntungan, Hutang, Piutang, Stok Reorder (untuk informasi produk produk yang harus di order ulang), Stok Opname (informasi produk produk yang dikurangi atau ditambahi secara manual saat stok opname), Produk Expired,

50 | P a g e

 Data Instansi, Data Dokter, Komisi Per Dokter, Komisi Per Obat (untuk komisi akan ada data bila di data produk diisikan persentase komisi yang harus diberikan kepada dokter yang memberikan resep produk tersebut), Pasien Per Dokter, Data Pelanggan, Data Supplier Data Produk Data Racikan Data Obat Sejenis Retur Penjualan Retur Pembelian Data Nilai Produk Penjualan Resep Tunai Dengan Data Nomor Resep Penjualan Resep Kredit (karyawan)Dengan Data Nomor Resep

Tools/ Fitur yang diterapkan dalam SIM apo Merupakan fitur-fitur dari aplikasi untuk melihat aktivitas yang dikerjakan pada aplikasi atau untuk memaintenance aplikasi diantaranya adalah : 1. Sekuriti, untuk memberi hak akses kepada pengguna, apakah dia hanya bisa menangani transaksi penjualan saja, pembelian saja, apakah bisa membuat laporan dll), Options, yaitu menu untuk setting applikasi, misal nomer invoice berikutnya, alamat apotik, persentase PPn dll, 3. Aktivitas Pengguna, yaitu History login (pencatatan tanggal dan jam pemakaian applikasi oleh setiap pengguna), Histori Pembelian, baik secara transaksi (untuk melihat item item apa saja yang dibeli) maupun peritem (kapan saja item tersebut dibeli),

2.

4.

51 | P a g e

5. 6. 7. 8. 9.

Histori Penjualan baik secara transaksi maupun per-item, Histori Arus Barang, yaitu informasi mendetail mengenai keluar masuk item barang Histori Penghapusan Transaksi Histori Pemesanan, untuk melihat informasi pembuatan surat pemesanan ke supplier. Histori Perubahan Harga

10. Stok Opname, yaitu penyesuaian jumlah produk yang dicatat dalam sistem dengan jumlah sebenarnya, baik penambahan maupun pengurangan), 11. Stok Reorder, yaitu informasi mengenai produk produk mana saja yang harus di order ulang. 12. Posisi Stok , yaitu semacam kartu stok yang akan menginfokan jumlah saat terjadi perubahan item baik pembelian, penjualan retur maupun stok opname. 13. Layar Peringatan/Alert, yaitu informasi mengenai item yang akan kadaluarsa dan harus di tambah karena memiliki jumlah dibawah batas stok minimal

Beberapa Aplikasi yang diterapkan pada SIM apotek 1. Backoffice Backoffice adalah salah satu bagian dari software Apotek yang berfungsi untuk melakukan tugas-tugas backoffice seperti : maintenance master data, pembelian, penjualan, kas/bank menajemen, laporan dan lain-lain. Secara garis besar backoffice terdiri dari :

Master Obat / Non-Obat Pasien Dokter Supplier/PBF Pabrik Kelas Terapi Bahan Aktif 52 | P a g e

 Satuan

Pembelian PO Faktur Pembelian Return Pembelian Debit/Kredit Pembelian Konsinyasi

Penjualan Faktur Penjualan Faktur Penjualan HNAP Resep Resep Sederhana Return Penjualan Debit/Kredit Penjualan

Kas/Bank Manajemen Kas/Bank Masuk Kas/Bank Keluar Sistem

Settings Security BO Security Kasir

53 | P a g e

 Security Laporan Pesan Otomatis (Exp. Date, Min Stock, Jatuh Tempo Hutang/Piutang)

2. Outlet Outlet merupakan Aplikasi yang otoritas penggunanya hanya oleh Assiten Apoteker yang masing - masing telah di beri password untuk log-in, aplikasi ini digunakan untuk menunjang semua proses penginputan resep.

3. Elektronik resep ( E-Resep) Merupakan sistem peresepan secara elektronik yang terhubung langsung oleh internet jaringan lokal ke apotek yang bekerjasama dengan dokter yang bersangkutan, aplikasi ini juga telah digunakan beberapa apotek yang menerapkan SIM

4. Monitor waktu tunggu Merupakan penerapan sistem informasi kepada pasien dalam hal estimasi waktu pengerjaan resep, sehingga memudahkan pasien memantau lama waktu dalam mengantri resep.

5. Website Merupakan sarana untuk mempublikasikan profil apotek, menginformasikan penggunaan obat, dan merupakan daya saing dalam membuka pasar.

BAB III

PENUTUP Kesimpulan yang diperoleh dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut : 1. Sistem informasi farmasi adalah sebuah sistem yang diorganisir untuk pengumpulan, pengolahan, pelaporan, dan penggunaan informasi untuk pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari pengumpulan dokumen atau catatan farmasi

54 | P a g e

2.

Salah satu sistem informasi yang dapat diterapkan di apotek untuk mendukung pelayanan kefarmasian adalah Sistem Informasi Management (SIM) Apotek, yang dapat dibuat dengan program aplikasi Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000.

3.

Manfaat atau keuntungan penggunaan SIM apotek antara lain : pelayanan pembayaran di kasir tidak membutuhkan waktu lama, pemantauan inventory tidak membutuhkan waktu yang lama, serta memudahkan dalam pengambilan keputusan yang tepat.

REFERENSI :

Andrian, R dan A. Pratama. 2010. Perancangan Dan Pembuatan Sistem Informasi Pada Apotek Diana Farma Kabupaten Klaten. Skripsi.

Riswansyah. 2011. Informatika Farmasi;http://anitaningsih.blogspot.com/2011/12/informatikafarmasi.html

Sistem Informasi Management Apotek. 2012. http://gustiborneo.blogspot.com/2012/04/sistem-informasi-manajemen-sim-apotek.html

Widyatama, A, dkk. 2008. Deskripsi Analisa Penjualan pada Apotek Kimia Farma. Jurusan Manajemen Informatika Universitas Brawijaya. http://catatankecilqq.blogspot.com/2012/05/v-behaviorurldefaultvmlo.html

55 | P a g e

Makalah APSI (SISTEM INFORMASI APOTEK)

Disusun O L E H Ari Oktaliansaputra 105111020
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK) MITRA LAMPUNG BANDAR LAMPUNG 2013 DAFTAR ISI DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Tujuan Belakang 1.3 Pembahasan Penulisan Laporan 1.4 Kegunaan Penulisan Laporan BAB II TINJAUAN UMUM APOTEK 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Apotek, Apoteker, dan Asisten Apoteker 2.1.2 Perizinan Apotek 2.1.3 Tugas dan Fungsi Apotek 2.1.4 Pengelolaan Apotek 2.2 Sejarah Berdirinya Apotek 2.3 Struktur Organisasi 2.4 Program Kerja 2.5 Administrasi Kepegawaian 2.6 Hubungan Dengan Masyarakat BAB III PEMBAHASAN KEGIATAN DI APOTEK ANAK SEHAT 3.1 Pengadaan Perbekalan Farmasi 3.2 Penerimaan Perbekalan Farmasi 3.3 Peninjauan Perbekalan Farmasi 3.3.1 Kartu Stock 3.4 Pelayanan Perbekalan Farmasi 3.5 Pelayanan Informasi Obat 10 3.6 Pengelolaan Obat Psikotropika 3.7 Pengelolaan Obat Rusak dan Kadaluarsa 3.8 Administrasi Apotek Anak Sehat 3.8.1 Administrasi Pembukuan 3.8.2 Administrasi Keuangan BAB IV PENUTUP
56 | P a g e

4 4 4 4

5 5 5 6 6 6 6 6 7 8 8 8 9 9

10 11 11 12

4.1 Kesimpulan 4.2 Saran DAFTAR PUSTAKA

13 13

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Umitra Bandar Lampung program studi tehnik informatika merupakan salah satu perguruan tingi yang melahirkan tenaga-tenaga berkompeten yang harus siap kerja di lapangan. Oleh karena itu, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Umitra Bandar Lampung mengadakan program Prakerin yang salah satu kegiatannya melakukan peninjauan langsung ke Lapangan Kerja. Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini bisa dijadikan sebagai tolak ukur bagi mahasiswa dalam menerapkan teori dari kampus. Pengetahuan yang diperoleh dari kampus tidak selamanya sama dengan apa yang ada di lapangan. Oleh karena itu, PKL merupakan program yang memberikan pengetahuan kepada mahasiswa tentang proses-proses yang terjadi di lapangan secara nyata. 1.2 Tujuan Penulisan Dengan melakukan PKL ini, calon seorang Asisten Apoteker diharapkan bisa lebih memahami dan mengerti akan tugas seorang Asisten Apoteker di Apotek.PKL ini dilaksanakan untuk menambah wawasan, menambah teori kefarmasian, serta pengalaman. 1.3 Pembatasan Penulisan Laporan Penulisan laporan ini mencakup ruang lingkup Apotek Anak Sehat, antara lain : 1. Administrasi pembelian 2. Administrasi penjualan 3. Administrasi pergudangan 1.4 Kegunaan Penulisan Laporan Kegunaan penulisan laporan ini adalah sebagai berikut : 1. Sebagai salah satu syarat sebelum penulisan skripsi / TA 2. Membiasakan mahasiswa hidup mandiri dan berfikir logis juga melatih kedisiplinan mahasiswa dalam dunia kerja 3. Melatih kreatifitas dalam menuangkan ide yang disusun dalam laporan 4. Sebagai tolak ukur bagi mahasiswa dalam penerapan teori di Kampus dan dilapangan

BAB II
57 | P a g e

TINJAUAN UMUM APOTEK 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Apotek, Apoteker, dan Asisten Apoteker Berdasarkan Permenkes RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tanggal 29 Oktober, bahwa yang dimaksud dengan apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Apotek dapat berdiri apabila ada seorang apoteker yang dibantu oleh asisten apoteker untuk melakukan pekerjaannya di apotek. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus dan telah mengucapkan sumpah jabatan apotek, mereka yang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia sebagai apoteker. Asisten Apoteker adalah mereka yang berdasarkan peraturan perrundang-undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai Asisten Apoteker. 2.1.2 Perizinan Apotek Suatu apotek dapat berdiri apabila memiliki izin apotek dan perizinan apotek, diantaranya : 1. Surat Izin Apotek (SIA) adalah surat izin yang diberikan oleh Menteri Kesehatan (Menkes) kepada Apoteker atau Apoteker bekerja sama dengan pemilik sarana untuk menyelenggarakan apotek disuatu tempat tertentu. 2. Izin Apotek diberikan oleh Menteri Kesehatan (Menkes) yang dilimpahkan kewenangannya kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat mencabut SIA sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah Apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA). 2.1.3 Tugas dan Fungsi Apotek Menurut Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980, tugas dan fungsi apotek adalah : Sebagai tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan. Sebagai sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat. Sebagai sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyalurkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata. 2.1.4 Pengelolaan Apotek Pengelolaan apotek meliputi : i. Pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpannan, dan penyerahan obat atau bahan obat. ii. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan sediaan farmasi bermutu baik dan keabsahannya terjamin. Sediaan farmasi yang karena sesuatu hal tidak dapat digunakan lagi atau dilarang digunakan, harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan (Menkes). iii. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi. 2.2 Sejarah Berdirinya Apotek Apotek Anak Sehat didirikan di Bandar Lampung pada tahun 2007 oleh Bapak Dedi Supardiana, A.Pi.beliau mendirikan apotek tersebut karena istrinya yang bernama dr. endang Widajanti, Sp.A selaku dokter spesialis anak membuka praktek. Apotek Anak Sehat yang disahkan pada tanggal 22 Oktober 2007, berlaku di Jalan Pramuka No. 13 Bandar Lampung. 2.3 Struktur Organisasi
58 | P a g e

Apotek Anak Sehat di kelola oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA), yang bekerjasama dengan Pemilik Sarana Apotek (PSA).Dalam melaksanakan tanggung jawabnya sebagai APA, apoteker dibantu oleh asisten apoteker. 2.4 Program Kerja Program kerja di Apotek Anak Sehat, ialah : 1. Menciptakan citra yang positif di mata pasien sehingga menimbulkan percaya dan pasien yakin untuk menebus resep/membeli obat di Apotek Anak Sehat. 2. Memenuhi kebutuhan masyarakat akan perbekalan sediaan farmasi. 3. Memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pasien. 4. Memberikan informasi sejelas-selasnya kepada pasien. 2.5 Administrasi Kepegawaian Jumlah pegawai yang bekerja di Apotek Anak Sehat berjumlah 4 orang, yangterdiri dari satu orang apoteker sebagai Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan tiga orang asisten apoteker. Susunan pegawai serta tugas dan fungsi komponennya : 1. PSA (Pemilik Sarana Apotek), mempunyai tugas : 1) Memimpin dan mengatur kerja di apotek 2) Memberi pengarahan kepada Apoteker dan Asisten Apoteker 3) Memberikan modal untuk membeli persediaan obat 4) Mengontrol system keuangan di apotek secara rutin 1. APA (Apoteker Pengelola Apotek), mempunyai tugas yaitu : 1) Menyusun dan meneliti rencana kebutuhan yang diperlukan untuk menyediakan obatobatan dan alkes 2) Merencanakan, mengatur, mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan yang ada dilingkungan apotek. 1. Asisten Apoteker, mempunyai tugas : 1) Membantu apoteker dalam kegiatan penyaluran perbekalan farmasi. 2) Untuk melayani pasien. 3) Membantu apoteker untuk menyetok obat tiap bulan. 2.6 Hubungan dengan Masyarakat Hubungan Apotek Anak Sehat dengan masyarakat terjalin dengan baik, terbukti dengan banyaknya masyarakat yang menebus resep ataupun membeli obat bebas ke Apotek Anak Sehat. Apotek anak sehat buka dari hari senin sampai dengan hari sabtu, kecuali hari minggu dan hari libur nasional Apotek tutup. Karena dr. Endang Widajanti,Sp.A. tidak praktek. Apotek Anak Sehat buka mulai dari pukul 6.00 WIB sampai pukul 20.00 WIB. Jam sibuk di Apotek Anak Sehat untuk shift pagi mulai dari pukul 06.30-09.30 WIB, selama dr.Endang Widajanti, Sp.A melaksanakan praktek, begitupun untuk shift sore yang dimulai pukul 16.00-20.00 WIB.

BAB III PEMBAHASAN KEGIATAN DI APOTEK ANAK SEHAT 3.1 Pengadaan Perbekalan Farmasi Apotek anak sehat memperoleh obat atau perbekalan farmasi berasal dari Pedagang Besar Farmasi(PBF) atau dari apotek lain. Pedagang Besar Farmasi secara intensif mensuplai
59 | P a g e

ketersediaan obat, jarak pengirimannya memiliki waktu yang berbeda-beda, ada yang datang untuk mensuplai setiap tiga kali perminggu, bahkan juga ada pengiriman datang setiap hari. Waktu pengiriman barang berbeda-beda, ada yang sekarang pesan, besok barang dikirim, adapula yang selang satu hari setelah pemesanan.System pembayaran yang dilakukan terhadap Pedagang Besar Farmasi (PBF) dapat dilakukan secara tunai ataupun kredit. Pemesanan Obat Pemesanan obat yang dilakukan di Apotek Anak Sehat yaitu dengan system pemesanan regular (umum). Oleh karena itu, surat pesanan yang digunakan adalah surat pesanan regular, atau bisa juga menggunakan fasilitas media komunikasi. 3.2 Penerimaan Perbekalan Farmasi Selang satu atau dua hari barang yang dipesan akan datang dan disertai dengan faktur pembelian. Ketika barang datang, Apoteker/Asisten Apoteker harus segera mengecek faktur dan surat pesanan serta memeriksa kesesuaian barang yang dipesan. Pengecekan barang datang dilakukan dengan cara : 1. Mencocokan nama barang, nomor batch, jumlah barang, harga barang, expired date dengan keterangan yang tertera pada surat pesanan dan faktur. 2. Setelah semua barang sesuai dengan pesanan maka faktur diparaf dan distempel. Namun apabila terjadi ketidaksesuaian barang, maka pihak apotek meretur barang tersebut disertai dengan bukti returnya. 3. Faktur asli diberikan kepada ke PBF, sedangkan copyannya disimpan sebagai arsip apotek. 4. Apabila pembayaran obat sudah lunas faktur asli yang berada di PBF diserahkan ke Apotek. 3.3 Penyimpanan Perbekalan Farmasi Penyimpanan perbekalan farmasidi ApotekAnak Sehat digolongkan berdasarkan : 1) Bentuk sediaan (tablet, sirup, drops, salep, dan bentuk sediaan lainnya) yang disusun secara alfabetis. 2) Berdasarkan FIFO (First In First Out), yaitu obat-obat yang pertama masuk dan pertama keluar dan FEFO (First Expired First Out), yaitu obat-obat yang kadaluarsanya cepat, pertama keluar. 3) Berdasarkan sifat obatnya yang meliputi penyimpanan obat berdasarkan suhu yang telah ditentukan. 4) Berdasarkan golongan obatnya, seperti untuk obat golongan bebas dan bebas terbatas disimpan di etalase bagian depan (tidak apa-apa terlihat oleh konsumen), karena golongan obat ini dijual secara bebas kepada pasien. Sementara untuk golongan obat keras dan keras terbatas disimpan di etalase bagian belakang (tidak boleh terlihat oleh konsumen), karena obat golongan ini tidak dijual secara bebas kepada pasien. Begitu pula, untuk golongan obat psikotropika disimpan di suatu lemari yang terpisah dari obat-obat lainnya. 3.3.1 Kartu Stock Fungsi dari kartu stock ini untuk mencatat barang yang masuk dan keluar yang ditulis perjenis obat. 3.4 Pelayanan Perbekalan Farmasi Bentuk atau system saluran distribusi perbekalan farmasi sesuai dengan kebijakan atau peraturan seperti yang tercantum dalam undang-undang kesehatan. Perbekalan Farmasi menurut Undang-Undang Kesehatan meliputi : Obat Bahan Baku Obat Tradisional (Obat asli Indonesia)
60 | P a g e

Alat Kesehatan Kosmetik Obat terdiri dari enam golongan yaitu : Obat Narkotik Obat Psikotropika Obat Keras Obat Wajib Apotek Obat Bebas Terbatas Obat Bebas 1. Pelayanan Resep Dokter Resep dapat diartikan sebagai pernyataan tertulis dari seorang dokter.Resep harus tertera jelas dan lengkap supaya tidak terjadi kesalahan dalam pemberian obat kepada pasien.Ketidakjelasan/kesimpangsiuran pada resep harus segera dikonfirmasi pada dokter yang menulis resep tersebut. Resep-resep dari dokter tersebut akan diarsipkan, kemudian arsip resep tersebut disimpan selama 3 tahun di apotek. Setelah 3 tahun resep itu akan dimusnahkan dengan cara dibakar serta akan dibuat acara beritanya. Namun ada pula pelayanan obat tanpa resep dokter, dimana konsumen langsung membeli obat bebas atau bebas terbatas ke apotek anak sehat. 3.5 Pelayanan Informasi Obat Di Apotek Anak Sehat memberikan informasi obat berusaha secara detail, contohnya seperti menjelaskan penggunaan obat tersebut dan memberitahukan fungsi obatnya. 3.6 pengelolaan Obat Psikotropika Menurut Undang-Undang RI No. 5 Tahun 1997 psikotropika adalah zat atau obat baik alamiyah ataupun sintetis, bukan narkotik, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada system syaraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada mental dan perilaku. Obat psikotropika yang ada di apotek anak sehat, adalah sebagai berikut : 1) Phenobarbital (Luminal) 30 mg 2) Analsik tablet 3) Diazepam 2 mg 4) Sanmag tablet 5) Stesolid rektal 5 mg 6) Stesolid rektal 10 mg Pemesanan obat psikotropika dapat dilakukan dengan menyertakan Surat Pesanan (SP) khusus dan dipisahkan dari SP obat-obat lain. SP obat psikotropika ini dibuat rangkap tiga, hanya saja pemesanan obat psikotropika dapat dipesan dari beberapa Pedagang Besar Farmasi (PBF) tertentu. Penyimpanan Obat Psikotropika Dalam penyimpanan obat psikotropika ini diperlakukan secara khusus.Disimpan disuatu lemari yang terpisah dengan obat keras lainnya. Pelaporan Obat Psikotropika Obat Psikotropika dalam hal kepemilikannya harus dilaporkan ke Dinas Kesehatan (Dinkes) Kabupaten.Di Apotek Anak Sehat pelaporannya dilakukan tiap satu bulan sebelum tanggal 10.Laporan ini ditanda tangani oleh Apoteker. 3.7 Pengelolaan Obat Rusak Dan Kadaluarsa Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa ataupun sudah kadaluarsa akan diretur (dikembalikan) jika Pedagang Besar Farmasi (PBF) bersedia, tetapi dengan persyaratan tertentu. Tetapi jika PBF tidak bersedia, maka obat-obatan tersebut akan dikumpulkan dan
61 | P a g e

dimusnahkan dengan cara tertentu, contohnya untuk sediaan obat yang berbentuk tablet, cara pemusnahannya yaitu digerus terlebih dahulu, kemudian dikubur dengan tanah. Begitu pula, sediaan obat yang sirup, cara pemusnahannya dibuang sirup tersebut ke tong sampah, baru botol kosongnya dibuang. Dan akan dibuat acaranya. Untuk meretur obat yang kadaluarsa biasanya PBF memberi persyaratan-persyaratan tertentu seperti, obat-obat tersebut harus dalam keadaan utuh dan harus diretur tiga bulan sebelum expired date. 3.8 Administrasi Appotek Anak Sehat 3.8.1 Administrasi Pembukuan Administrasi pembukuan in berguna untuk mencatat seluruh kegiatan-kegiatan dan transaksi-transaksi yang telah dillaksanakan. Di Apotek Anak Sehat, buku-buku yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Buku Kas Buku kas berfungsi untuk mencatat pemasukkan dan pengeluaran uang, penjualan tunai, serta pembayaran kredit. Lajur buku kas terdiri dari debet,kredit dan saldo. 1. Buku Piutang Buku piutang berfungsi untuk mencatat pembayaran dari penjualan kredit. 1. Buku persediaan Barang Buku persediaan barang berfungsi untuk mencatat pemasukkan barang ke Apotek Anak Sehat. 1. Buku Pembelian Buku pembelian berfungsi untuk mencatat pembelian barang atau obat-obatan serta tunai, buku pembelian juga untuk mengetahui jumlah pembelian dalam tiap bulan dan retur barang. 1. Buku Laporan Penjualan Buku laporan penjualan berfungsi untuk mencatat hasil dari penjualan, untuk mengetahui omset penjualan yang digunakan sebagai dasar laporan keuangan di apotek anak sehat setiap bulannya ke Pemilik Sarana Apotek (PSA). 1. Buku Penerimaan Barang Buku penerimaan barang dibuat untuk mencatat pembelian barang, retur penjualan. 1. Buku Pencatatan Resep Buku yang digunakan untuk mengarsipkan resep-resep yang ada di apotek. 1. Buku Pencatatan Psikotropika Buku yang digunakan untuk mencatat pemasukkan dan pengeluaran obat psikotropika. 1. Buku Tuslah Buku tuslah adalah buku servis pelayanan resep. 3.8.2 Administrasi Keuangan Administrasi keuangan di Apotek Anak Sehat, meliputi : 1. Administrasi Penerimaan Uang Administrasi penerimaan uang di Apotek anak sehat diperoleh dari resep dan penjualan bebas. 1. Administrasi Pengeluaran Uang Administrasi pengeluaran uang di apotek anak sehat dipergunakan untuk biaya-biaya apotek, diantaranya : Untuk biaya pegawai Biaya pajak
62 | P a g e

Biaya operasional Biaya listrik Biaya telepon Biaya PAM Peralatan administrasi apotek Pemeliharaan inventaris apotek, dan biaya lainnya.

BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan Apotek anak sehat merupakan apotek yang bekerja sama dengan salah seorang dokter spesialis anak, yang bernama dr.Endang Widajanti,Sp.A. Apotek yang berdiri pada tahun 2007 ini, yang didirikan oleh Bapak Dedi Supardiana,A.Pi. yang tiada lain adalah suami dari dr.Endang S.,Sp.A sendiri. Dari hasil praktek kerja lapangan (pkl) di apotek anak sehat kami sebagai penyusun dapat mengambil kesimpulan bahwa pkl ini memberikan gambaran nyata bagi mahasiswamahasiswi untuk mengetahui penerapan ilmu yang didapat didunia pendidikan untuk diterapkan dalam dunia usaha/dunia industry. 4.2 Saran 1. Untuk kampus 1. Diperlukan waktu yang cukup panjang untuk dapat menerapkan ilmu dari dunia pendidikan kedunia usaha/dunia industry, diharapkan waktu pkl ditambah, supaya mahasiswa-mahasiswi dapat menyerap ilmu lebih banyak dan bisa lebih matang saat nanti terjun ke dunia kerja. 2. Ruang lingkup cakupan kawasan pkl sebaiknya diperluas. 3. Saran penunjang buku materi yang berkaitan dengan aktivitas pkl agar lebih dilengkapi lagi, agar mahasiswa-mahasiswi lebih tahu dan lebih mendalami ilmu pkl. 2. Untuk Apotek 1. Semoga bisa lebih memperluas lagi ruangan, agar lebih leluasa lagi dalam melakukan peracikan obat. 2. Bisa lebih baik lagi jika apotek memiliki gudang untuk stock obat. 3. Bisa lebih melengkapi lagi pengadaan obat agar dapat memenuhi kebutuhan pasien/konsumen.

DAFTAR PUSTAKA 1. Darmansyah, Adi., 2007, Undang-Undang Kesehatan, Cetakan ke-1, K3S SMF, DKI Jakarta. 2. Deni, dkk., 2008, Laporan Praktek Kerja Lapangan Apotek Gemari Bandar Lampung, STIKES Umitra,Bandar Lampung. 3. 2010, Manajemen Farmasi, Cetakan ke-5, SMK Farmasi, Jakarta. 4. Lutfiah, Siti., 2006, Psikotropika, Modul 3, Farmasi, Bandung.
63 | P a g e

64 | P a g e