BAB III STRUKTUR ORGANISASI PROYEK 3.

1 Tinjauan Umum Proyek merupakan suatu keseluruhan aktifitas dengan menggunakan sumbersumber daya yang tersedia dan anggaran dana, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu untuk mencapai suatu tujuan. Kegiatan proyek juga dapat diartikan suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu yang terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas. Apabila dua orang atau lebih bersepakat untuk bekerja sama, maka dibutuhkan suatu pengaturan yang jelas, siap mengerjakan apa dan kepada siapa orang bekerja itu harus mempertanggungjawabkan pekerjaannya (memberikan laporan). ari sinilah tercipta bagan organisasi sebagai sarana penentuan dan pengaturan serta pembagian tugas antara orang dan kelompok. !rganisasi diperlukan supaya pekerjaan dapat dilaksanakan dengan tertib dan teratur. (Paulus Nugraha: 1992 hal 9) "iri-ciri proyek dapat digambarkan sebagai berikut # $emiliki tujuan khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir. %umlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutu telah ditentukan. &ersifat sementara, dalam arti umumnya dibatasi oleh selesainya tugas. 'on rutin, tidak berulang-ulang. %enis dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung. (imbulnya masalah-masalah yang rumit dan kompleks seringkali terjadi dalam pelaksanaan suatu proyek. Adanya cara kerja yang rapi, teratur, disiplin, terorganisir dan penuh tanggung jawab sangat dibutuhkan agar tidak menimbulkan tumpang tindih dalam pekerjaan. Adanya tanggung jawab yang ganda atau merangkap mengakibatkan terhambatnya kelancaran kerja. Pelaksanaan pembangunan suatu proyek bisa diartikan sebagai melakukan pekerjaan pada suatu lokasi sedemikian rupa sehingga bangunan yang dimaksud bisa berdiri. (entu saja dalam proses pelaksanaan pembangunan, selalu melibatkan berbagai profesi yang saling berhubungan secara aktif. )emua pihak tersebut bekerja sebagai sebuah tim, dan tim yang bagus adalah tim dimana setiap anggota memiliki tugas yang jelas dan *+

dikerjakan dengan penuh tanggung jawab serta loyalitas yang tinggi. (im yang bagus juga memiliki satu bentuk koordinasi kerja yang baik dan sehat antar masingmasing anggotanya. engan tim yang bagus akan dapat diperoleh prestasi kerja yang optimal dan efektif. )usunan dari pihak-pihak yang terlibat dalam sebuah proyek yang sesuai dengan tugas dan wewenang masing-masing, serta membentuk suatu hubungan tertentu itulah yang disebut dengan )istem !rganisasi Proyek. 3.2 Struktur Organisasi Pro !k )truktur organisasi proyek merupakan suatu mekanisme untuk menentukan kelancaran pelaksanaan suatu proyek. engan adanya struktur organisasi proyek isamping itu, struktur maka pengelolaan proyek dapat terencana dengan baik.

organisasi juga digunakan untuk mengatur kegiatan proyek agar tidak terjadi overlapping. Pengaturan dan koordinasi yang baik dalam pelaksanaan proyek dapat menghasilkan efesiensi waktu, biaya proyek yang sesuai dengan anggaran yang ada, dan kualitas pekerjaan yang hasilnya dapat dipertanggungjawabkan. engan demikian optimasi fungsi masing-masing bagian dapat dicapai sesuai dengan tujuannya. ,al ini sangat penting artinya bagi proses perkembangan setiap bagian proyek, sehingga koordinasi secara efektif dalam pengelolaan seluruh tahapan pembangunan proyek yang dilakukan bisa menjadi satu manajemen yang utuh dan terpadu. &erdasarkan sifat dan bentuknya, strutur organisasi proyek dapat dibagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut # -. *. )truktur !rganisasi Kontraktual )truktur !rganisasi Pelaksanaan

3.2.1 Struktur Organisasi Kontraktua" )truktur !rganisasi Kontraktual adalah struktur organisasi proyek yang menunjukkan pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proyek dengan wewenang dan tanggung jawab sesuai kontrak yang disetujui bersama. Pada dasarnya organisasi dan penyelenggaraan proyek meliputi lima sisi fungsional, yaitu sebagai berikut # -. Pemilik Proyek, merupakan penyelenggara pelaksanaan proyek. *.

*. Pemimpin Proyek, bertindak sebagai wakil dari pemilik proyek dalam merealisasikan pembangunan proyek. +. Perencana Proyek, merencanakan proyek mulai dari melakukan studi kelayakan sampai dengan membuat detail perencanaan proyek. .. Konsultan Pengawas, yang menyelenggarakan pengawasan pelaksanaan baik dalam segi kualitas maupun kuantitas. /. Kontraktor Pelaksana, merupakan pelaksana pekerjaan fisik proyek. )alah satu aspek dalam manajemen proyek yaitu organizing atau pengorganisasian menyebutkan dalam suatu struktur organisasi yang baik, masingmasing pihak yang terlibat seperti yang telah disebut di atas harus dapat mengetahui ataupun memahami tanggung jawab masing-masing. )etiap pihak mendapat tugas, kewajiban, dan wewenang yang jelas serta harus dapat bekerja sama, sehingga seluruh akti0itas proyek atau kegiatan yang dilaksanakan pada proyek dapat berjalan dengan lancar. )ecara umum skema )truktur !rganisasi Kontraktual dalam suatu proyek memberikan gambaran pihak-pihak yang terkait dalam suatu proyek. Keterlibatan pihak-pihak tersebut terbagi dalam garis atau instruksi dan garis koordinasi. Adapun skema )truktur !rganisasi Kontraktual pada Proyek 1edung Kuliah )(2K3) $aharani ((ahap 2) yaitu sebagai berikut #
P!mi"ik Pro !k Ketua Perkumpulan P*K$ )(2K3) $aharani $alang

P!ja#at P!m#uat Komitm!n Bu$i Susatia% SK&% 'k!s.

Konsu"tan P!r!n(ana P(. &hakti (eknologi Adiyasa 1aris 2nstruktif

Tim P!nga)as "4. &uana (irta Adiyasa

Kontraktor P!"aksana P(. &iro &angunan 5Abadi5

1aris Koordinatif

Gam#ar 3.1 Sk!ma Struktur Organisasi Kontraktua"

*/

3.2.1.1 P!mi"ik Pro !k Pemilik Proyek (owner) merupakan pihak yang mempunyai ide serta memiliki sarana untuk merealisasikan ide pembangunan pada suatu proyek. Karena pihak Pemilik Proyek tidak mempunyai keahlian yang cukup untuk mewujudkan semua ide tersebut, maka untuk merealisasikannya perlu bantuan dari pihak lain yang memiliki keahliankeahlian dalam bidang pembangunan. Pihak pemilik dapat berasal dari pemerintah, badan hukum (perusahaan atau yayasan), dan swasta atau perorangan. Pada Proyek Pembangunan 1edung Kuliah )(2K3) $aharani ((ahap 2) $alang, yang bertindak sebagai pihak pemilik proyek adalah Perkumpulan P*K$ )(2K3) $aharani. Pemilik merupakan pihak yang memberi tugas dan membiayai proyek mulai dari perencanaan sampai dengan proses pelaksanaan berlangsung. (ugas dari pemilik proyek adalah sebagai berikut # a) $engambil keputusan terakhir yang mengikat mengenai suatu proyek. b) $engambil keputusan terakhir untuk menetapkan pihak kontraktor pelaksana. c) $enandatangani semua perintah kerja dan surat perjanjian dengan pihak kontraktor pelaksana. d) $engeluarkan semua instruksi kepada pihak kontraktor pelaksana. e) $enyetujui atau menolak penyerahan pekerjaan maupun perpanjangan yang diajukan oleh pihak kontraktor pelaksana. f) $enyediakan dana atau anggaran biaya. g) $emilih kontraktor pelaksana yang berpengalaman dalam bidang yang sesuai dengan sifat, jenis, dan 0olume pekerjaan yang dikerjakan melalui proses pelelangan. ,al ini dilakukan untuk mendapatkan hasil penawaran yang ekonomis serta dapat dipertanggungjawabkan. h) $engadakan perjanjian kontrak dengan kontraktor pelaksana. i) $enetapkan denda atas keterlambatan pelaksanaan pekerjaan. j) $emonitor jalannya pelaksanaan pekerjaan. k) $engadakan pemeriksaan kembali perencanaan proyek yang sudah disusun oleh konsultan perencana dimana masih ada kemungkinan diadakan perubahan atau redesign.

*6

3.2.1.2 P!mim&in Pro !k Pemimpin Proyek merupakan wakil dari Pemilik Proyek dalam merealisasikan pembangunan proyek. (etapi pada Proyek 1edung Kuliah )(2K3) $aharani ((ahap 2) $alang yang merupakan wakil dari Pemilik Proyek adalah Pejabat Pembuat Komitmen yaitu &apak &udi )usatia, )Kp, $kes. (ugas dari Pemimpin Proyek adalah sebagai berikut # a) &ertanggung jawab penuh terhadap proyek yang sedang dilaksanakan dan dapat bekerja sama dengan unsur-unsur atau pihak yang bersangkutan. b) &ertanggung jawab atas keuangan ataupun segi fisik untuk pekerjaan yang sesuai dengan daftar isian proyek yang telah disiapkan untuk anggaran proyek. c) ((!7). d) e) f) g) h) 8apangan. 3.2.1.3 P!r!n(ana Pro !k Perencana Proyek adalah seseorang atau badan hukum yang mempunyai tugas untuk merencanakan suatu bentuk fisik bangunan proyek, tetapi masih dalam bentuk dua dimensi di atas kertas. alam suatu proyek, konsultan perencana merupakan suatu tim yang terdiri dari tenaga-tenaga teknik dari berbagai disiplin ilmu antara lain )ipil, Arsitek, $esin, 3lektro, dan lain-lain. konsultan perencana bertanggung jawab penuh terhadap hasil perencanaan. Pada Proyek 1edung Kuliah )(2K3) $aharani ((ahap 2) $alang yang bertindak sebagai Konsultan Perencana adalah P(. &hakti (eknologi Adiyasa *9 $enandatangani atau mengesahkan &erita Acara Prestasi (&AP) atau kemajuan pekerjaan. $enandatangani atau mengesahkan As uil! "rawing. $enandatangani berkas kelengkapan pembayaran !erm#n. $enandatangani atau mengesahkan &erita Acara )erah (erima Pekerjaan baik penyerahan pertama maupun kedua. $emberi petunjuk pada ireksi 8apangan atau Pengawas $engadakan rapat pengelola untuk menyusun program dan strategi pencapaian sasaran proyek, serta menyusun Term Of Reference

(ugas dari perencana proyek adalah sebagai berikut # a) $enyusun program pelaksanaan pekerjaan perencanaan dan alokasi tenaga. b) $emberikan penjelasan pekerjaan pada waktu pelelangan, menyusun pelelangan, menyusun dokumen pelelangan, dan memberikan penjelasan terhadap persoalanpersoalan perencanaan yang timbul selama tahap konstruksi. c) $engumpulkan data-data lapangan dan lingkungan serta penyelidikan tanah. d) $embuat rencana tapak, prarencana, dan pengurusan untuk mendapatkan ijin pendahuluan bangunan, serta melakukan penelitian dan pengujian anggaran pelaksanaan konstruksi. e) $embuat lengkap rencana arsitektur, strutur, penjelasan rencana perhitungan struktur, dan lain sebagainya. f) $embuat gambar-gambar detail, rencana kerja dan syarat-syarat, rencana 0olume dan biaya, program pelaksaan dan rencana pelaksanaan konstruksi. 3.2.1.* Konsu"tan P!nga)as Konsultan Pengawas adalah seseorang atau badan hukum yang mempunyai tugas mengawasi suatu proses dan pelaksanaan proyek di lapangan sehingga pelaksanaan proyek dapat sesuai dengan persyaratan yang dituntut baik dalam segi teknis maupun dokumen kontrak. ari proses pengawasan dan pengontrolan yang dilakukan oleh (im Pengawas, diharapkan dapat mengendalikan pembiayaan, dan waktu pelaksanaan, serta menjalin mutu dan kualitas secara keseluruhan pada proyek. Pada Proyek Pembangunan 1edung Kuliah )(2K3) $aharani ((ahap 2) $alang yang bertindak sebagai Konsultan Pengawas adalah "4. &uana (irta Adiyasa (ugas dari (im Pengawas adalah sebagai berikut # a) $engawasi dan mengontrol pelaksanaan proyek untuk semua bagian konstruksi agar sesuai dengan perencanaannya. b) $engendalikan dan mengontrol pelaksanaan proyek yang menyangkut aspek kualitas, biaya, dan waktu pelaksanaan. c) $enge0aluasi dan mengajukan usul-usul kepada kontraktor pelaksana untuk semua bagian kontraktor dan pelaksanaannya di lapangan. d) $engadakan pertemuan rutin dengan kontraktor pelaksana untuk kepentingan koordinasi di lapangan.

*:

e) $emberikan saran dan peringatan kepada pihak kontraktor pelaksana seandainya dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan terjadi penyimpangan yang dapat mengakibatkan mutu pekerjaan tidak sesuai dengan standart yang ditentukan. f) $embuat berita acara penyelesaian pekerjaan. g) $engadakan pemeriksanaan terhadap mutu bahan yang digunakan. 3.2.1.+ Kontraktor P!"aksana Kontraktor pelaksana adalah perseorangan atau badan hukum yang bergerak dalam bidang pembangunan suatu proyek. alam pelaksanaannya kontraktor pelaksana selaku pelaksana fisik bangunan harus mendapat persetujuan dari konsultan pengawas dan konsultan perencana. Pada Proyek Pembangunan 1edung Kuliah )(2K3) $aharani ((ahap 2) $alang, yang bertindak sebagai Kontraktor Pelaksana adalah P(. &iro &angunan 5Abadi5. (ugas dari kontraktor pelaksana adalah sebagai berikut # a) $emenuhi syarat-syarat yang tercantum dalam dokumen kontrak dengan segala lampirannya, syarat-syarat umum administrasi, syarat-syarat teknis, syarat-syarat bahan, dan sebagainya. b) $engikuti dan mentaati segala petunjuk dari pemilik proyek c) $emberikan laporan mengenai perkembangan proyek di lapangan d) $enghadiri setiap rapat yang diselenggarakan berkaitan dengan pelaksanaan proyek di lapangan. e) $elaksanakan pekerjaan konstruksi di lapangan sesuai dengan gambar dan dokumen kontrak yang telah dicantumkan. f) $embuat !ime schedule sebagai pedoman pengendalian bersama dengan persetujuan pemimpin proyek atau pemilik proyek. g) &erkewajiban memenuhi hal-hal sebagai berikut # Pencegahan terhadap kerusakan, kebakaran, atau hilangnnya semua hasil pekerjaan, bahan, dan peralatan yang berada di proyek. Penyediaan perlengkapan P+K serta memerintahkan semua tenaga kerja dalam bekerja selalu menggunakan alat-alat keselamatan kerja. Pengamanan secara wajar dan sehat atas semua orang, tenaga kerja, atau pengunjung yang berkepentingan pada proyek. *;

Adapun skema )truktur !rganisasi dari pihak Kontraktor Pelaksana dalam pada Proyek 1edung 7uang Kuliah )(2K3) $aharani ((ahap 2) $alang yaitu sebagai berikut # 3.2.2 Struktur Organisasi P!"aksanaan )truktur !rganisasi dari pihak Kontraktor Pelaksana biasanya terdiri dari Pro$ec! %anager& 'i!e %anager ( )* & +euangan& Arsi!e,& Pela,sana& -ogis!i, 1& %.& dan -ogis!i, //. 'amun pada Proyek Pembangunan 1edung Kuliah PP 22 P1) <akultas 2lmu Pendidikan =ni0ersitas 'egeri $alang, struktur organisasi Kontraktor Pelaksana dalam hal ini P(. &intang &agas >A&A 25 tidak seperti yang telah disebutkan sebelumnya. Adapun skema )truktur !rganisasi dari pihak Kontraktor Pelaksana dalam Pada Proyek Pembangunan 1edung Kuliah )(2K3) $aharani $alang yaitu sebagai berikut #

Sit! 'anag!r <aris Ardiansyah, )(.

0ogistik &udi

P!"aksana $. @odhafi, )(

A$ministrasi n 1ra2t!r Anggoro Aidi jatmiko, )(

'an$or Pardi

P2K3 anang 2r. &reeBe $aringka, $siA. Gam#ar 3.2 Struktur Organisasi $ari Pi,ak Kontraktor

-ungsi% Tugas% .!)!nang $an Tanggung /a)a# 1. Project Manager a) )ebagai penanggung jawab tercapainya tujuan proyek (0uali!#& deliver#& safe!#& dan morale). +? <ungsi Pro$ec! %anager

b) )ebagai pengelola dan bertanggung jawab seluruh sumber daya sehingga efektif dan efisien guna tercapainya sasaran atau tujuan di unitnya. c) )ebagai wakil dari kontraktor. (ugas Pro$ec! %anager a) $empresentasikan 7APK untuk disahkan. b) $embuat 7APK dan kegiatan dan kegiatan perencanaan yang lain ( Review "oc, spec hitung kembali dan metode pelaksanaan) c) $enangani tugas-tugas # .ngineering (termasuk administrasi kontrak) Administrasi keuangan, personalia, dan umum !perasi lapangan (0uali!# plan& produc!ion plan& dan safe!# plan).

d) $embina hubungan kerja dengan owner, Konsultan Perencana, (im Pengawas, mitra kerja seperti )upplier, )ub Kontraktor, dan $andor. e) $elaksanakan rapat mingguan dan rapat bulanan baik internal maupun eksternal. f) $engadakan e0aluasi terhadap progress fisik, biaya, 0uali!#, standart, morale, dan mai!enance. g) $embuat rencana tindak lanjut terhadap penyimpangan yang terjadi. Aewenang Pro$ec! %anager $emutuskan kebijaksanaan dan tindakan yang harus segera diselesaikan mengenai masalah-masalah dalam pelaksanaan proyek. (anggung %awab Pro$ec! %anager &ertanggung jawab langsung kepada Kepala "abang atas terlaksananya dengan baik tugas yang telah diberikan. 2. Quality Control )ebagai pengontrol pelaksanaan pekerjaan proyek agar sesuai dengan kualitas Perencanaan yang diharapkan. (ugas )uali!# *on!rol a) $engontrol kualitas bahan yang digunakan b) $engontrol proses pekerjaan di lapangan +-

<ungsi )uali!# *on!rol

c) $engontrol hasil pelaksanaan pekerjaan proyek di lapangan. (anggung %awab )uali!# *on!rol &ertanggung jawab langsung kepada Pro$ec! %anager atas terlaksananya dengan baik tugas yang telah diberikan. 3. AdmnistrationProject )ebagai penanggung jawab adminstrasi proyek (ugas Admnis!ra!ionPro$ec! a) $engurus surat keluar masuk dan masuk yang berhubungan dengan proyek dan mendistribusikannya ke bagian yang lain. b) $elaksanakan penutupan proyek secara administratif. (anggung %awab Admnis!ra!ionPro$ec! &ertanggung jawab langsung kepada Pro$ec! %anager atas terlaksananya dengan baik tugas yang telah diberikan. 4. Site Manager )ebagai penanggung jawab atas segala hal yang menyangkut pelaksanaan proyek di lapangan, serta kegiatan koordinasi di proyek yang melibatkan para staf dan bawahannya. (ugas 'i!e %anager a) $engkooordinasikan seluruh pekerjaan di lapangan1 b) $enerjemahkan gambar rencana ke pelaksanaan pekerjaan sebenarnya. c) $engatur pemakain material dan peralatan. d) $embuat laporan kemajuan proyek (mingguan, bulanan, harian, dan lain-lain). e) $engadakan komunikasi dengan Konsultan Perencana dan (im Pengawas dalam bidang-bidang teknis operasional. f) $engadakan komunikasi dengan kantor pusat (kepala cabang) bila terjadi penyimpangan di lapangan. )etiap ada permasalahan yang berhubungan dengan penyimpangan pekerjaan di lapangan maka 'i!e %anager segera mengadakan rapat dengan atasa guna mencari penyelesaian terhadap permasalahan tersebut. g) $embuat sistem kerja. 'etwork Planning dan (ime )chedule pelaksanaan. <ungsi Admnis!ra!ionPro$ec!

<ungsi 'i!e %anager

+*

h) $emberi pengrahan pada pelaksanaan di lapangan dan juga bagian keuangan mengenai penyususnan anggaran, pengambilan dana dan kantor pusat, masala pembayaran dan pembukuan.

(anggung %awab 'i!e %anager &ertanggung jawab langsung kepada Pro$ec! %anager atas terlaksananya dengan baik tugas yang telah diberikan. 5. K!uangan a) )ebagai penanggung jawab masalah-masalah keuangan, akuntansi atau pembukuan, dan unsur-unsur umum sumber daya proyek. (ugas Keuangan # a) $elakukan pencatatan berkas-berkas transaksi ke dalam media pembukuan (jurnal, dan lain-lain) secara benar dan tepat waktu. b) )ecara periodik membuat laporan-laporan yang telah ditetapkan, diminta pengesahannya pada pejabat yang berwenang dan mengirimkannya kepada pihak-pihak yang memerlukan sesuai prosedur yang berlaku. c) $encocokkan buku bank dan rekening koran yang diterima dari bank. d) $elakukan 0erifikasi seluruh dokumen transaksi pembayaran. e) $engurus masalah-masalah perpajakan dan asuransi. f) $engendalikan kas bon atau uang muka atau kas kecil. g) (anggung %awab Keuangan # &ertanggung jawab langsung kepada Pro$ec! %anager atas terlaksananya dengan baik tugas yang telah diberikan terutama di bidang keuangan. 6. Pelaksana )ebagai pengkoordinasi bagian-bagian yang berhubungan dengan pelaksanaan teknik di lapangan. (anggung %awab Pelaksana #

<ungsi Keuangan #

(ugas Pelaksana #

++

&ertanggung jawab langsung kepada 'i!e %anager atas terlaksananya dengan baik tugas yang telah diberikan. . 0ogistik a) $embuat jadwal pengadaan bahan dan peralatan proyek bekerja sama dengan staf teknik dan adminstrasi. b) $elakukan sur0ey dan memberi informasi tentang sumber dan harga dari bahan c) $embuat laporan managerial tentang pengunaan peralatan, pemakaian dan persediaan bahan di proyek. !. K!&a"a Gu$ang Kepala gudang bertanggung jawab terhadap keberadaan bahan dan peralatan yang ada digudang. )egala bahan dan peralatan yang keluar masuk gudang harus dengan sepengetahuan kepala gudang. Kedatangan dan penggunaan bahan dicatat kemudian dibuat laporan tentang besarnya bahan yang telah masuk dan pemakaian untuk diketahui stok yang ada. ". 'an$or $an K!&a"a Tukang $andor mempunyai tugas mengawasi dan mengatur pekerjaan tukang-tukang dan pekerjaan yang berada dalam tanggung jawabnya. Kepala (ukang mempunyai tugas mengatur tukang-tukang yang mempunyai spesialisasi tertentu dalam mengerjakan pekerjaan sesuai dengan keahliannya. 3.2.1.3 Pi,ak T!rkait 0ainn a alam pelaksanaan suatu proyek akan terlibat pula beberapa pihak selain pihakpihak seperti yang telah disebut di atas, baik secara langsung maupun secara tidak langsung, yaitu antara lain # )upplier &ahan &angunan Pada Proyek Pembangunan 1edung Kuliah )(2K3) $aharani ((ahap 2) $alang, supplier mengadakan bahan bangunan yang dibutuhkan, seperti por!land cemen! (P"), agregat halus (pasir), agregat kasar (kerikil), besi beton, dan lain-lain untuk diserahkan sampai ke tempat pekerjaan dengan kualitas dan kuantitas sesuai dengan permintaan. &ahan-bahan yang telah dikirim, dapat ditolak atau +.

(ugas 8ogistik

dikeluarkan dari lokasi jika tidak sesuai dengan permintaan. )upplier terbesar pada Proyek Pembangunan 1edung Kuliah )(2K3) $aharani ((ahap 2) $alang adalah P(. )urya &eton 2ndonesia yang memasok kebutuhan beton hampir pada keseluruhan konstruksi gedung.

+/