Siklus Produksi

Siklus produksi adalah serangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pembuatan produk. Arus informasi yang yang masuk ke siklus produksi dari siklus lain, yaitu :

Siklus pendapatan menyediakan informasi mengenai order customer dan perkiraan penjualanuntuk digunakan dalam perencanaan produksi dan persediaan.

Siklus pengeluaran menyediakan informasi untuk memperoleh bahan mentah dan mengontrol pengeluaran lain yang termasuk overhead pabrik.

Siklus penggajian menyediakan informasi tentang biaya karyawan dan ketersediaannya,

Arus informasi yang datang dari siklus pengeluaran adalah :

Siklus pendapatan menerima informasi dari siklus produksi tentang barang jadi yang tersedia untuk dijual.

Siklus pengeluaran menerima informasi tentang kebutuhan akan bahan mentah.

Siklus penggajian menerima informasi tentang tersedianya tenaga kerja.

Buku besar dan sistem pelaporan menerima informasi tentang harga pokok produksi.

Keputusan yang harus dibuat dalam sebuah siklus produksi meliputi :

1. Bagaimana sebuah produk akan dibuat 2. Bagaimana penentuan harga akan produk tersebut 3. Bagaimana pengalokasian sumberdaya yang ada 4. Bagaimana kontrol akan biaya yang timbul, serta evaluasi hasil

Dalam suatu siklus produksi, ada 4 aktivitas utama di dalamnya yaitu desain produk, perencanaan dan penjadwalan, kegiatan produksi, serta akuntansi biaya.

Desain produk

Perancangan produk merupakan tahap awal dari sistem produksi. Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenuhi keinginan konsumen dalam hal kualitas, lama pengerjaan, dan biaya produksi yang rendah. Dokumen yang dihasilkan dalam aktivitas ini adalah (1) Daftar

kebutuhan bahan (bill of material) yang berisi rincian bahan baku, baik spesifikasi, kode, nama, dan kuantitas setiap jenis bahan baku yang akan digunakan dalam produksi, (2) Daftar kegiatan (operation list) yang menetapkan tenaga kerja dan persyaratan mesin yang digunakanuntuk membuat produk.

Akuntan harus memainkan peranan penting, karena 65%-80% dari total biaya produk ditentukan oleh tahap ini.

Perancangan dan penjadwalan produksi

Tujuan dilakukannya tahap ini adalah produksi dilakukan seefisien mungkin untuk memenuhi pesanan yang ada. Dan kemungkinan permintaan jangka pendek, tanpa menghasilkan jumlah produk yang berlebih. Ada 2 metode yang dipakai, yaitu :

a) Perencanaan

Sumberdaya

Manufaktur

(Manufacturing

Resource

Planning/MRP II

Merupakan metode yang mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang dimiliki dengan kebutuhan bahan baku utnuk memenuhi permintaan pembelian. Sistem ini sering disebut push manufacturing system.

b) Sistem manufaktur Just-in-time (JIT)

Tujuannya adalah untuk meminimumkan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Sering juga disebut pull manufacturing system, karena barang hanya diproduksi jika ada order dari pelanggan. Tetapi dalam praktik, sistem ini lebih condong beroperasi atas dasar rencana produksi jangka pendek.

Dokumen yang digunakan adalah (1) Jadwal produksi (Master Production Schedule) Dokumen ini menetapkan jumlah unit produk yang harus dibuat dalam satu putaran produksi, dan waktu pelaksanaan aktivitas produksi. (2) Order Produksi (Production Order) berisi daftar kegiatan yang dilakukan, kuantitas yang diproduksi, dan lokasi pengiriman produk. (3) Bukti Permintaan Bahan baku (Material Requisition) digunakan untuk meminta bahan baku ke gudang. Berisi informasi berupa nomor order, tanggal dikeluarkan, kode dan kuantitas bahan baku. (4) Tiket perpindahan (Move ticket) dokumen untuk mencatat perpindahan bahan dan barang dari gudang.

Proses Produksi

Aktivitas yang terkait dalam proses produksi ini bervariasi, tergantung tingkat kompleksitas produk yang dihasilkan dan teknlogi pemrosesan yang digunakan. Penggunaan teknologi informasi seperti robot dan mesin yang dikendalikan computer disebut computer integrated manufacturing (CIM)dapat mengurangi biaya produksi dalam jumlah banyak. Salah satu efek penggunaan CIM adalah perubahan dari produksi masal menjadi produksi berdasar permintaan.

Sistem Akuntansi Biaya

Tahap akhir dari system produksi adalah sistem akuntansi biaya. Bertujuan untuk (a) menghasilkan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja kegiatan produksi, (b) menghasilkan informasi biaya yang akurat agar dapat digunakan sebagai dasar penentuan harga dan komposisi produk, dan (c) menghasilkan informasi untuk menghitung nilai persediaan dan harga pokok penjualan.

Jenis-jenis system akuntansi biaya yang umum digunakan adalah (1) sistem penentuan harga pokok pesanan (job order costing) membebankan biaya kek kelompok tertentu misalnya pesanan. Cara ini digunakan jika produk yang dibuat dan dijual memiliki spesifikasi yang berbeda. Contoh perusahaan konstruksi (2) system penentuan harga pokok proses (process costing)

membebankan biaya kepada setiap proses atau departemen produksi, kemudian menghitung rata-rata biaya produk per unit. Contoh perusahaan cat.

Ancaman dalam Desain Produk

1) Desain produk yang buruk 2) Produksi yang terlalu banyak atau terlalu rendah 3) Investasi dalam aktiva tetap 4) Pencurian persediaan atau aktiva tetap 5) Gangguan dalam proses 6) Kesalahan pada pencatatan dan data aktivitas proses produksi 7) Kehilangan data atau tidak diotorisasi 8) Performa yang buruk

Kebutuhan informasi dalam siklus produksi

Dalam sistem tradisional, data produksi tidak terhubung dengan data keuangan, dan system akuntansi biaya terpisah dari sistem informasi dalam proses produksi. Tetapi bagaimanapun informasi data keuangan dan operasi sangat dibutuhkan mengatur dan mengevaluasi aktivitas ini.

Dua hal yang menjadi kelemahan sistem akuntansi biaya tradisional, yaitu :

Biaya overhead yang tidak dialokasikan dengan merata Laporan tidak dapat menggambarkan dengan akurat dampak dari otomasi gudang

Solusi untuk dapat mengalokasikan biaya overhead ke setiap produk yang dihasilkan adalah dengan Activity Based Costing (ABC) bahwa metode ini dapat menelusuri langsung proporsi terbesar dari biaya overhead suatu produk. Selain itu, keuntungan dari metode ini adalah dapat menghasilkan data biaya yang lebih akurat sehingga dapat menentukan harga terbaik untuk suatu produk, serta dapat menghasilkan data biaya yang lebih detail untuk membantu pengambil keputusan dalam mengontrol total biaya.

Saat perusahaan melakukan transisi dari sistem produksi tradisional menjadi sistem manufaktur, tingkat persediaan akan mengalami perubahan. Sehingga, konsekuensinya adalah bahwa hampir semua biaya produksi tahun berjalan harus dibiayakan pada tahun itu juga.

Kontrol kualitas

Kontrol terhadap kualitas dapat digolongkan menjadi 4, yaitu :

1. Biaya pencegahan (biaya untuk mengurangi tingkat produk gagal)

2. Biaya inspeksi (biaya untuk memastikan produk yang dihasilkan sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan) 3. Biaya kegagalan internal (biaya pengerjaan kembali dan pemusnahan produk yang teridentifikasi tidak layak jual) 4. Biaya kegagalan eksternal

Siklus Keuangan

Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian ?

Perbarui File Induk Penggajian Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak Validasi Data Waktu dan Kehadiran Mempersiapkan Penggajian Membayar Gaji Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain

Bila diterapkan pada aplikasi MYOB Accounting ada beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mendapatkan hasil seperti diatas. Langkah ini merupakan langkah dasar pada penggunaan aplikasi MYOB Accounting

1. Urutan Aktivitas

Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.

a. Mengambil pesanan pelanggan

Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun surat.

b. Persetujuan kredit

Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan

melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.

Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.

c. Memeriksa ketersediaan persediaan

Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman.

Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.

10

Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman.

d. Menjawab permintaan pelanggan

Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Customer Relationship ManagementCRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.

Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.

2. Prosedur pemrosesan Informasi yang harus ada yaitu :

11

Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan. Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan. Presentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang. Kepuasan pelanggan. Analisis pangsa pasar dan tren penjualan. analisis profitabilitas dan berdasarkan produk,pelanggan, dan area penjualan.

3. Diagram arus data (DFD) aplikasi pengendalian produksi

Dalam DFD (komposisi paket data dan komposisi penyimpanan data). Kamus data dibuatkan berdasarkan arus data dan penyimpanan data juga harus terdapat didalam kamus data, sehingga bila pemakai membaca dan ingin lebih lanjut mengenal tentang suatu arus data atau penyimpanan data dapat mencari langsung dalam kamus data.

Menurut Al Bahra bin Ladjamudin B (2004:169)Diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.

Sedangkan menurut Mahyuzir (2009:277)Diagram alir data (DFD = Data Flow Diagram) adalah teknik grafik yang digunakan untuk menjelaskan aliran

12

informasi dan transformasi data yang bergerak dari pemasukan data hingga ke keluaran. Salah satu tool yang paling penting bagi seorang analis sistem adalah DAD (Diagram Arus Data). Penggunaan DAD dalam modeling

tolls dipopulerkan oleh Tom DeMarco pada tahun 1978 serta Gane dan Sarson pada tahun 1979 dengan menggunakan metode pendekatan metode analisis sistem terstruktur (Structured System Analysis).

13

14