PENDAHULUAN

1.

Latar belakang Semakin ketatnya intensitas persaingan dalam merebut pasar mendorong perusahaan untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan pesaing. Usaha dan operasional perusahaan terfokuskan kepada keinginan, harapan dan kebutuhan pelanggan (customer focus). Perusahaan berusaha meningkatkan nilai pelanggan (customer value) sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya (customer satisfaction). Memuaskan pelanggan berarti

memenuhi semua (sebagian besar keinginan dan harapan pelanggan) dari mengonsumsi (menggunakan) produk yang dihasilkan perusahaan. Pelanggan selalu memperbandingkan antara manfaat yang diperoleh (customer realization) dengan pengorbanan yang dilakukan (customer sacrifice) untuk mendapatkan produk tersebut. Untuk memenuhi keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan, perusahaan membangun suatu sistem kepastian kualitas. Hal ini berkaitan dengan usaha untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk

(barang/jasa) yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Didalam sistem kepastian kualitas, unsur-unsur penting kepastian kualitas dibangun yang memungkinkan personalia dalam perusahaan untuk mengidentifikasi, merancang, mengembangkan, memproduksi, mengirim, dan mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Sistem kepastian kualitas merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, secara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian kualitas yang dilakukan perusahaan.

2.

Rumusan Masalah a. Bagaimana gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian teoretis? b. Bagaimana gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian praktis atas studi kasus dan pemberian rekomendasi?

3.

Tujuan a. Mengetahui dan memahami gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian teoretis. b. Mengetahui dan memahami gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian praktis atas studi kasus dan pemberian rekomendasi.

PEMBAHASAN

PENGERTIAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS Audit sistem kepastian kualitas adalah proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit yang telah dipenuhi audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya.

PERANAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya. Pihak-pihak tersebut antara lain: 1. perusahaan untuk menilai seberapa mampu jajaran di bawahnya

mengimplementasikan sistem manajemen kualitas yang telah ditetapkan. 2. pelanggan untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikomsumsi/digunakan telah sesuai dengan standar kualitas yan disyaratkan. 3. pemerintah untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan pemerintah dan aman dikomsumsi/digunakan oleh konsumen. 4. asosiasi kelompok ini berkepentingan terhadap audit sistem kepastian kualitas untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yang dipersyaratkan pelanggannya.

5. lembaga sertifikasi lembaga ini membutuhkan hasil audit adlah untuk menilai kemampuan dari perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi ini.

TUJUAN DAN MANFAAT AUDIT ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem kepastian, menyatakan tujuan dari audit ini adalah untuk: 1. menentukan ketidaksesuaian 2. menentukan efektivitas sistem kualitas 3. memberikan peluang untuk perbaikan sistem 4. memenuhi persyaratan peraturan 5. memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas 6. menilai pemasok dan memvertifikasi sistem kualitasnya 7. menilai dan menverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri Sedangkan manfaat audit ini antara lain : 1. membantu mengembangkan sistem manajeman kualitas terpadu yang efektif 2. menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen 3. membantu pengalokasian sumber daya secara optimal 4. mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu 5. memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu 6. mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu 7. meningkatkan produktivitas 8. meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar

MENINGKATKAN NILAI TAMBAH ORGANISASI MELALUI PROSES AUDIT Audit memberikan manfaat kepada tiga pihak kepentingan terhadap sistem manajeman kualitas, yaitu: 1. sertifikasi organisasi

2. pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasinya menyediakan produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. 3. lembaga sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam proses sertifikasi.

Panduan auditor dalam melaksanakan tugas prefesionalnya: 1. perencanaan audit 2. teknik audit 3. keputusan dan analisis 4. laporan dan tindak lanjut

PANDUAN UMUM AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS Beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam mengatasi kesulitan yang ditemukan dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas: 1. pastikan audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan yang masih terjadi dan peningkatan berkelanjutan 2. audit harusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkan kualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang ditetapkan 3. audit harus dipandang sebagi suatu relevan dan memberikan nilai baik bagi individu, manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan 4. audit seharusnya dilakukan secara terstuktur dengan menggunakan kuesioner dan terhindar dari kesan mengadili dalam audit 5. rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer merencanakan terlebih dahulu 6. untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan sstu tim untuk mengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu 7. mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuh waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer kualitas. 8. audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas

MANAJEMEN KUALITAS ISO 9001:2001 mendasar manajemen kualitas pada 8 prinsip manajemen kualitas yang terdiri dari: 1. fokus pada pelanggan 2. kepemimpinan 3. keterlibatan SDM 4. pendekatan proses 5. pendekatan sistem dalam pengelolaan 6. perbaikan yang terus menerus 7. pembuatan keputusan berdasarkan fakta 8. hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

LANGKAH-LANGKAH AUDIT Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act)yang dipopulerkan oleh deming, audit system manajeman kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut: 1. perencanaan audit 2. pelaksanaan audit 3. mempelajari hasil audit 4. tindakan perbaikan

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN Komitmen manajemen Fokus pada pelanggan Kebijakan kualitas Perencanaan Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi Tinjauan manajemen a. Umum Manajemen puncak arus meninjau sistem manajemen kualitasnya secara periodik untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas yang berkelanjutan. Tinjauan ini menyertakan peluang

perbaikan dan perubahan sistem manajemen kualitas, kebijakan, dan tujuan kualitas. b. Input dari tinjauan Input untuk tinjauan manajemen harus meliputi informasi tentang: i. Hasil audit ii. Umpan balik dari konsumen iii. Kinerja proses dan produk yang sesuai iv. Status dari tindakan pencegahan dan perbaikan v. Tindakan tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya vi. Rekomendasi untuk perbaikan c. Output dari tinjauan Output dari tinjauan manajemen harus meliputi keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan: i. Perbaikan yang efektif dari sistem manajemen kualitas dan prosesnya ii. iii. Perbaikan produk yang sesuai dengan keinginan pelanggan Sumber daya yang dibutuhkan

MANAJEMEN SUMBER DAYA Ketersediaan sumber daya Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan. Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen kualitas dan terusmenerus mengembangkan efektivitasnya Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi persyaratan pelanggan Sumber daya manusia Umum Personel yang bekerja, yang dapat memengaruhi kualitas produk harus memiliki kompetensi yang berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian, dan pengalaman yang sesuai.

 Kompetensi, pelatihan, dan kepedulian Organisasi harus: a. Menentukan kompetensi yang sesuai untuk personel yang bekerja pada bagian yang dapat memengaruhi kualitas produk b. Menyediakan pelatihan atau tindakan lainnya untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan ini. c. Memastikan bahwa personel tersebut memiliki kepedulian yang relevan dan penting untuk kegiatan-kegiatannya dan bagaimana mereka memberikan kontribusi untuk tercapainya tujuan kualitas. Infrastuktur Organisasi harus menetapkan, menyediakan, dan memelihara infrastuktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastuktur mencakup hal-hal berikut ini: Gedung, ruang kerja, dan peralatan penunjang Peralatan yang dipakai dalam proses Sarana pendukung

Lingkungan kerja Organisasi harus menentukan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.

REALISASI PRODUK Perencanaan realisasi produk Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan untuk realisasi produk. Perencanaan dari realisasi rpoduk ini harus konsisten dengan persyaratan proses lainnya dari sistem manajemen kualitas. Dalam merencanakan realisasi produk, organisasi harus menetapkan hal-hal berikut: a. Sasaran dan persyaratan kualitas bagi produk b. Kebutuhan untuk mendapatkan proses, dokumentasi, dan penyediaan sumber daya untuk produk c. Dokumen yang dibutuhkan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan

Proses yang berhubungan dengan pelanggan a. Identifikasi persyaratan yang berhubungan dengan produk Organisasi harus menentukan: i. Persyaratan yang telah ditentukan konsumen ii. Persyaratan yang tidak ditentukan oleh konsumen iii. Persyaratan dari UU dan peraturan yang berhubungan dengan produk iv. Persyaratan lainnya b. Tinjauan persyaratan yang berhubungan dengan produk Organisasi harus meninjau kembali persyaratan yang berhubungan dengan produk. Tinjauan ini harus dilakukan sebelum organisasi memberikan janji untuk menyalurkan produk ke pelanggan. c. Komunikasi dengan pelanggan Organisasi harus menentukan dan menerapkan peraturan yang efektif untuk berkomunikasi dengan konsumen berkaitan dengan: i. Informasi produk ii. Pertanyaan, penanganan kontrak/pesanan yang diambil termasuk perubahan iii. Umpan balik konsumen termasuk pelanggan

Desain dan pengembangan a. Perencanaan desain dan pengembangan Organisasi harus merencanakan dan mengendalikandesain dan

pengembangan produk. b. Input desain dan pengembangan Input yang berhubungan dengan persyaratan produk harus ditentukan dan catatannya harus disimpan. c. Output desain dan pengembangan Output desain dan pengembangan harus tercantum dalam sebuah bentuk untuk diverifikasi terhadap input desain dan pengembangan dan harus disetujui sebelum dikeluarkan.

d. Tinjauan desain dan pengembangan Pada tahap yang sesuai, harus dilakukan tinjauan sistematis pada perancangan dan pengembangan. e. Verifikasi desain dan pengembangan Verifikasi harus memperlihatkan kesesuaian dengan rencana yang disusun untuk memastikan bahwa output desain dan pengembangan itu memenuhi persyaratan input desain dan pengembangan. f. Validasi desain dan pengembangan Validasi dari hasil desain dan pengembangan harus memperlihatkan kesesuaian dengan rencana yang disusun untuk memastikan bahwa hasil dari produk tersebut mampu dalam memenuhi persyaratanpada penerapan dan penggunaan yang ditetapkan,jika diketahui. g. Pengendalian perubahan desain dan pengembangan Perubahan desain dan pengembangan harus ditentukan dan catatannya dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi, divalidasi (jika sesuai), akan disahkan sebelum diterapkan.

Produksi dan penyediaan jasa a. Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan produksi dan penyediaan jasa dibawah kondisi yang dikendalikan b. Validasi proses produksi dan penyediaan jasa Organisasi harus memvalidaasi berbagai proses produksi dan penyediaan jasa, terhadap output yang dihasilkan yang tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran yang berurutan c. Indentifikasi dan mampu telusur Jika diperlukan, organisasi harus mendefinisikan produk dengan cara yang sesuai diseluruh realisasi produk d. Properti pelanggan Organisasi harus menandai, memverifikasi, melindungi,dan menjaga properti pelanggan yang disediakan atau dipakai dalam produk.

10

e. Pemeliharaan produk Organisasi harus memelihara kesesuaian produk sejak proses internal dan penyerahan ke tempat tujuan. Pemeliharaan ini mencakup identifikasi, penanganan, pemaketan, penyimpanan, dan pengawetan.

Pengendalian, pengukuran, dan pemantauan alat Organisasi harus menentukan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan serta pemantauan dan pengukuran sarana yang dibutuhkan untuk menyediakan bukti-bukti kesesuaian produk pada persyaratan yang ditetapkan. Organisasi harus membuat proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dilakukan secara konsisten sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran. Jika diperlukan, untuk memastikan validitas hasil, perlengkapan alat ukur harus: i. Dikablibrasikan atau diversifikasi pada selang waktu tertentu atau sebelum dipakai ii. iii. iv. Disetel atau disetel ulang seperlunya. Teridentifikasi untuk memungkinkan status kalibrasi ditetapkan Dijaga dari penyetelan yang akan membuat hasil pengukuran yang tidak sah v. Dilindungi dari kerusakan dan penurunan kualitas selama penanganan, pemeliharaan, dan penyimpanan. Selain itu organisasi harus menaksir dan merekam validasi hasil pengukuran sebelumnya bila peralatan tidak memenuhi persyaratan. Organisasi harus mengambil tindakan yang tepat pada peralatan dan produk manapun yang berpengaruh. Catatan hasil kalibrasi dan verifikasi harus dipelihara.

PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN Umum Organisasi harus merencenakan dan menetapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan yang dibutuhkan untuk: Memperlihatkan kesesuaian produk Memastikan kesesuaian sistem manajemen kualitas

11

Meningkatkan peningkatan berkelanjutan yang efektif terhadap sistem manajemen kualitas.

Ini harus bergantung pada ketepatan metode yang berlaku termasuk teknik statistik dan jangkauan pemakaiannya.

Pemantauan dan pengukuran a. Kepuasan pelanggan Sebagai salah satu alat untuk mengukur kinerja sistem manajemen kualitas, organisasi harus memantau informasi yang berhubungan dengan pandangan pelanggan apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan b. Audit internal Organisasi harus menjadwalkan lingkup perencanaan audit internal untuk menentukan apakah manajemen kualitas sudah: Sesuai untuk perencanaan yang disusun pada persyaratan ISO 9001 Diterapkan dan dipelihara secara efektif

c. Pemantauan dan pengukuran proses d. Pemantauan dan pengukuran produk e. Pengendalian produk yang tidak sesuai f. Analisis data Organisasi harus menentukan, mengumpulkan dan menganalisis data yang tepat untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen kualitas dan mengevaluasi sejauh mana peningkatan berlanjut yang dibuat, efektif.

Peningkatan a. Peningkatan berkelanjutan Organisasi harus terus melakukan peningkatan berkelanjutan terhadap efektivitas sistem manajemen kualitas, tujuan kualitas, hasil sistem manajemen kualitas melalui pemakaian kebijakan kualitas, tujuan kualitas, hasil sistem manajemen kualitas melalui pemakaian kebijakan kualitas,

12

tujuan kualitas, hasil audit, analisis data, tindakan perbaikan, pencegahan, dan tinjauan manajemen. b. Tindakan perbaikan Organisasi harus mengambil tindakan untuk mengurangi penyebab ketidaksesuaian dalam rangka mencegah berulang terjadinya hal tersebut. Tindakan perbaikan harus sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan. c. Tindakan pencegahan Organisasi harus menentukan tindakan untuk mengurangi penyebab potensial ketidaksesuaian untuk mencegah terjadinya hal yang tidak diinginkan. Tindakan pencegahan harus sesuai dengan penyebab masalah potensial.

13

STUDI KASUS Ringkasan Eksekutif Hasil Pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik (Aima) Siklus II, Tahun 2010 Universitas Syiah Kuala

INFORMASI LATAR BELAKANG Universitas Syiah Kuala, disingkat Unsyiah, adalah perguruan tinggi negeri di Banda Aceh, Indonesia, yang berdiri pada 2 Juni 1961. Rektor Unsyiah pada tahun 2007 adalah Prof. Darni M. Daud PhD. Universitas ini terletak di Banda Aceh, Tepatnya di Kota Pelajar dan Mahasiswa (Kopelma) Darussalam. Kampus Unsyiah berjarak 8 Km kearah timur Kota Banda Aceh, 22 Km dari Bandara Sultan Iskandarmuda, dan 32 Km dari Pelabuhan Malahayati di Krueng Raya. Universitas Syiah Kuala, merupakan wujud dari keinginan rakyat Aceh untuk memiliki sebuah lembaga pendidikan tinggi negeri, sebagaimana yang pernah ada dan berkembang pada masa silam. Organisasi dan tatalaksana Unsyiah, diatur berdasarkan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0200/O/1995. Selain daripada itu telah ditetapkan pula Statuta Unsyiah berdasarkan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0426/O/1992, sebagai pedoman dasar dan acuan untuk penyelenggaraan pengembangan program, penyelenggaraan kegiatan fungsional dan sebagai rujukan untuk berbagai pengembangan dan prosedur operasional. Unsyiah dipimpin oleh Rektor yang bertanggung jawab kepada Menteri Pendidikan Nasional. Pimpinan Universitas, yaitu Rektor dan keempat Pembantu Rektor, didampingi oleh Senat Universitas dan Dewan Penyantun. Dibawah Universitas terdapat unsur pelaksana akademik (Fakultas, Program Studi Pascasarjana dan Doktor, Serta lembaga), unsur pelaksana administratif (Birobiro), dan unsur penunjang yang berupa Unit Pelaksana Teknis (UPT). Disamping itu terdapat pula beberapa unit organisasi non-struktural dan unsur pelengkap.

14

Sejak didirikan, Unsyiah berturut-turut dipimpin oleh Kolonel M. Jasin dengan sebutan Pj. Presiden, Drs. Marsuki Nyak Man dengan sebutan ketua Presidium, Drs. A. Madjid Ibrahim sebagai Rektor, seterusnya Prof. Dr. Ibrahim Hasan, MBA., Prof. Dr. Abdullah Ali, M.Sc., Dr. M. Ali Basyah Amin, MA., Prof. Dr. Dayan Dawood, MA., Prof. Dr. Abdi A. Wahab, M.Sc., dan kini Unsyiah berada dibawah pimpinan Rektor Darni M. Daud PhD. Pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) di lingkungan Universitas Syiah Kuala pada tahun 2010 adalah siklus kedua dan merupakan rangkaian dari aktifitas implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Syiah Kuala yang dilakukan oleh Badan Penjaminan Mutu (BJM) Universitas Syiah Kuala melalui unit pelaksana AIMA yaitu Manajer Audit Internal Akademik-Universitas Syiah Kuala. Kegiatan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dilaksanakan sebagai upaya pengendalian mutu akademik yang berkelanjutan. AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala merupakan kegiatan yang dilakukan di lingkungan Universitas Syiah Kuala dengan melibatkan Unit pelaksana AIMA dan auditor akademik dari BJM serta bekerjasama dengan pimpinan fakultas, SJMF (Sistem Penjaminan Mutu Fakultas) dan TPMA (Tim Pengendalian Mutu Akademik) di jurusan/program studi. Pelaksanaan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dibagi 3 tahap meliputi tahap persiapan auditor, tahap persiapan dokumentasi, dan tahap visitasi auditi yang dimulai sejak bulan Juli sampai dengan Desember 2011. Pada kegiatan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dilibatkan 21 orang auditor dan 9 fakultas sebagai auditi. Pelaksanaan audit pada tingkat program studi dilaksanakan secara sampling, mengingat keterbatasan jumlah auditor dan juga ditujukan untuk membina SJMF sehingga nantinya dapat melaksanakan monev internal akademik pada program studi di fakultas masing-masing.

Fokus AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2011 meliputi: 1. Manajemen administrasi pelayanan akademik, 2. Proses pelaksanaan akademis,

15

3. Aktifitas dosen terhadap tridahrama PT, dan 4. Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa.

Hasil audit telah dibahas bersama dengan auditi pada level fakultas dan program studi sekaligus memberikan tanggapan terhadap temuan auditor. Auditi telah menyatakan kesanggupan menindaklanjuti hasil audit seperti tercantum dalam berita acara audit yang ditandatangani oleh pimpinan auditi. Adapun temuan yang tidak termasuk dalam tugas dan kewenangannya diharapkan dapat bekerjasama dengan unit/biro/lembaga terkait di lingkungan Universitas Syiah Kuala. Pelaksanaan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala tidak hanya menghasilkan temuan negatif, namun beberapa temuan positif juga dapat menjadi bagian dari upaya peningkatan mutu, antara lain: 1. Pelaksanaan penjaminan mutu semakin menjadi perhatian dan konsentrasi setiap unit auditi yang dibuktikan dengan semakin lengkapnya dokumen perkuliahan, serta adanya Standar Operasional Prosedur maupun kebijakan yang dibuat oleh internal fakultas di bawah koordinasi SJMF dengan merujuk pada manual mutu universitas. Rekomendasi : dukungan bagi fakultas/program studi untuk mempertahankan dan meningkatkan kinerja terkait MUTU dengan memberikan reward yang dapat berupa : piagam/sertifikat, diumumkan secara luas baik melalui surat edaran, web site dan rapat kerja universitas. Penghargaan dapat pula berupa pengalokasian dana yang mendukung pengembangan mutu. 2. Adanya program persiapan peningkatan status akreditasi di setiap program studi namun perlu dukungan penuh dari pihak fakultas sehingga pelaksanaannya dapat dipercepat dengan target mendapatkan akreditasi A. Rekomendasi : fakultas harus mengalokasikan dana bagi program studi yang akan mengajukan re-akreditasi dengan target A dan universitas harus memberikan reward bagi program studi yang mendapatkan nilai akreditasi A.

16

3. Pelaksanan EKD (Evaluasi Kinerja Dosen) tahun 2010 telah memberikan hasil positif terhadap peningkatkan kinerja dan kualitas akademik terutama kedisiplinan dosen dalam mengajar lebih baik dari sebelumnya. Rekomendasi : diperlukan dukungan yang lebih maksimal terhadap sarana dan prasarana mengajar dan praktikum, termasuk kualitas ruang kelas, alat bantu mengajar, laboratorium lapangan termasuk kecepatan pelayanan kebutuhan praktikum dan peningkatan SDM laboratorium melalui pelatihan. 4. Adanya Program Hibah Kompetisi (PHK) yang diterima oleh beberapa program studi dan level universitas telah memberikan hasil positif terhadap peningkatkan manajemen dan kualitas akademik terutama sarana dan prasarana penunjang administrasi secara terintegrasi dan pengajaran lebih baik dari sebelumnya. Rekomendasi : diperlukan dukungan yang lebih maksimal terhadap pelaksanaan PHK yang sedang diimplementasikan dan perlu memberikan motivasi kepada program studi untuk mengusulkan program. 5. Telah tumbuhnya sikap dan pemahaman baik tingkat fakultas dan program studi yang sangat positif terhadap pentingnya sistem penjaminan mutu dan peran audit dalam membantu dan memastikan capaian implementasi pengendalian mutu akademik untukmenilai dilaksanakan secara efisien dan efektif. Rekomendasi : Kegiatan audit akademik internal dilakukan secara kontinu setiap tahun untuk meminimalkan resiko yang terkait dengan pelaksanaan akademik di lingkungan Universitas Syiah Kuala. Disamping ketiga hal yang positif di atas, pelaksanaan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala juga menemukan beberapa faktor mendasar yang harus segera diperhatikan sehingga dampak negatifnya ke depan dapat diminimalisasi, yaitu: 1. Seluruh auditi menyampaikan bahwa sistem koordinasi dan komunikasi antara rektorat, fakultas, dan program studi masih belum berjalan dengan lancar terutama di tingkat biro dengan fakultas dan fakultas dengan program studi. Hal yang sangat dominan yaitu menyangkut masalah administrasi dan keuangan sehingga

17

pelaksanaan dan pelayanan akademik belum dapat dijalankan sesuai dengan rencana waktu dan kegiatan. Peran P2T dan pengelola APBA juga masih dirasakan auditi perlu ditingkatkan untuk mendukung pelaksanaan dan pelayanan mutu yang optimal di lingkungan Universitas Syiah Kuala. Peran SP4 masih kurang efektif dibandingkan sebelumnya dalam merancang dan merealisir usulan dari unit auditi, banyak perubahan usulan yang tidak diketahui oleh fakultas pengusul. Rekomendasi : diperlukan kebijakan pimpinan universitas untuk penerapan sistem manajemen yang lebih efektif, transparan, akuntabel, dan komunikatif antar setiap level unit yang terlibat untuk meningkatkan mutu sistem pelayanan akademik. 2. Dari sisi akademik, meningkatnya kualitas mengajar belum diikuti dengan peningkatan di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat. Bahkan terjadi penurunan kualitas dan jumlah penelitian dosen Universitas Syiah Kuala sejak 3 tahun terakhir. Keterlibatan Guru besar dalam kegiatan penelitian dan pengabdian sangat minim dan daya saing proposal penelitian dosen Universitas Syiah Kuala di tingkat nasional (DIKTI, LIPI, Menristek, dan lainnya) menurun. Pada tahun 2010, total dosen yang melaksanakan penelitian turun menjadi hanya 8%. Rekomendasi : diperlukan kebijakan dan strategi khusus pimpinan universitas untuk meningkatkan jumlah dan kualitas penelitian serta peningkatan peran lembaga penelitian (LEMLIT) dan lembaga pengabdian kepada masyarakat (LPM) untuk lebih produktif. Kegiatan penelitian dan pengabdian akan menjadi fokus dalam siklus III AIMA dan Evaluasi Kinerja Dosen 2011. Penelitian mandiri harus lebih terstruktur dan dosen S3 serta Guru Besar diwajibkan untuk mengajukan usulan penelitian dan pengabdian di tingkat nasional. Indikator kunci (KPI) Universitas Syiah Kuala menyangkut penelitian dan pengabdian dosen harus dibuat dan diimplementasikan serta dievaluasi. 3. Minat dosen Universitas Syiah Kuala dalam publikasi ilmiah dan penulisan buku ajar masih sangat minim di semua bidang. Belum ditemukannya adanya

18

motivator yang mampu memberikan stimulasi terkait dengan rendahnya jumlah publikasi dan penulisan buku ajar. Rekomendasi : diperlukan kebijakan dan strategi khusus pimpinan universitas untuk memacu dosen agar dapat terlibat aktif dalam publikasi ilmiah dan penulisan buku ajar. KPI Universitas Syiah Kuala menyangkut hal tersebut harus dibuat dan diimplementasikan dan dievaluasi. 4. Peran aktif SJMF masih lemah dalam kegiatan monitoring dan evaluasi akibat dukungan dari pihak fakultas belum nyata dan masih banyak dosen yang tidak berminat terlibat dalam kegiatan SJMF. Rekomendasi : Para pimpinan fakultas harus lebih fokus dan perhatian terhadap perkembangan SJMF dan TPMA di unit kerja masing-masing untuk penguatan SDM dan juga menyediakan fasilitas kerja serta penghargaan. 5. Belum adanya sistem baku tentang pemberian penghargaan dan reward dari pimpinan terhadap prestasi mutu yang dicapai fakultas dan program studi yang mampu memberikan dampak perubahan dalam implementasi SPMI di lingkungan Universitas Syiah Kuala. Rekomendasi : perlu dilbuat SOP tentang penghargaan terhadap unit kerja yang berprestasi, misalnya pemberian Unsyiah Reward, Rector Reward, Dean Reward dan lain sebagainya kepada fakultas dan program studi yang memiliki prestasi dalam mendukung peningkatan mutu pendidikan di Universitas Syiah Kuala. Pelaksanan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala yang telah dilaksanakan sesuai dengan target difokuskan pada : (1) Manajemen administrasi pelayanan akademik, (2) Proses pelaksanaan akademis, (3) Aktifitas dosen terhadap tridahrama PT, dan (4) Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa dengan penjabaran sebagai berikut: 1. Manajemen administrasi pelayanan akademis Pelaksanaan akademis di setiap fakultas dan prodi telah didukung dengan sistem administrasi yang memadai dan mengacu kepada standar mutu akademik yang telah disusun. Terjadi peningkatan pelayan administrasi akademik sejak

19

dilakukannya sistem on-line dan evaluasi kinerja dosen (EKD). Namun masih ada unit pelaksana yang belum secara penuh menyiapkan perangkat pendukung sehingga mahasiswa maupun dosen masih belum merasa puas. Variasi kemampuan SDM ditingkat fakultas dan program studi menyebabkan pelayanan akademis antar unit masih terdapat perbedaan kualitas. Rekomendasi : a. Perlunya sosialisasi dan evaluasi internal secara periodik terhadap pelaksanaan standar mutu akademik terkait dengan manajemen administrasi pelayanan akademis di setiap unit (fakultas dan program studi). b. Perlunya peningkatan jumlah dan kualitas SDM tenaga administrasi dan penyediaan sarana kerja perlu dilakukan segera dan disesuaikan dengan prioritas kebutuhan. c. Perlunya pelatihan dan pemagangan secara periodik terhadap SDM fakultas maupun program studi terkait dengan manajemen administrasi pelayanan akademis. d. Implementasi pelayanan akademik harus mengacu pada sasaran target standar mutu yang telah disusun oleh universitas maupun fakultas. 2. Proses Pelaksanaan Akademis (pengajaran dan praktikum) Terjadi perubahan yang siknifikan terhadap proses pelaksanaan akademis baik proses belajar mengajar maupun praktikum lebih baik dari tahun sebelumnya. Disiplin dosen dalam melaksanakan kegiatan akademis terutama belajar mengajar dan praktikum semakin baik dan telah mengacu kepada standar akademik masing-masing unit. Ketidaksesuaian yang ditemukan antara lain perencanaan kurikulum masih perlu diperhatikan karena belum melibatkan stakeholder ataupun data tidak terdokumentasi. Pada umumnya ketidaksesuaian tersebut adalah dalam hal administrasi pendidikan seperti dalam hal pengisian KRS, pembuatan GBPP dan SAP, kontrak kuliah, surat penugasan dosen, daftar hadir, dan penilaian. Temuan yang paling berpengaruh terhadap mutu adalah adanya sistem perkuliahan yang sangat padat serta sebagian besar diasuh oleh dosen muda dan tenaga pengajar dari luar institusi pendidikan dan tanpa disertai dengan kesesuaian dengan standar tenaga pengajar. Ketidaksesuaian juga ditemukan dimana keterlibatan yang sangat

20

minim tenaga pengajar Guru Besar dalam proses pelaksanan akademik (mengajar, praktikum, penelitian dan pengabdian) di beberapa unit kerja auditi. Ketidaksesuaian juga masih ditemukan terhadap proses pelaksanaan kegiatan praktikum mahasiswa yang tidak sesuai dengan jadwal dan target akibat dari dukungan proses administrasi keuangan dari biro dan fakultas yang belum lancar hampir di setiap semester. Kondisi ini juga sangat berpengaruh terhadap penguasaan materi dan hampir di seluruh fakultas serta program studi pelaksanaan praktikum mata kuliah terlaksana sangat minim. Selain itu sebagian besar fakultas dan program studi yang belum melaksanaan sistim monitoring dan evaluasi internal terhadap proses pelaksanaan akademis secara periodik sehingga akumulasi permasalahan terjadi berulang setiap semester. Rekomendasi : a. Setiap unit kerja diharapkan dapat melibat stakeholder untuk melakukan evaluasi kurikulum yang sedang berjalan, juga diperlukan adanya Pedoman Penyusunan Kurikulum yang terbaru untuk setiap fakultas. b. Diperlukan keseragaman dalam sistem dokumentasi dan hasil pelaksanaan akademis termasuk kegiatan praktikum, praktek lapangan, penelitian, dan tugas akhir mahasiswa. c. Perlu diterapkan sangsi dan reward terhadap kedisiplinan dosen dalam pelaksanan belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat termasuk keterlambatan pemasukan nilai ujian yang berpengaruh terhadap pengisian KRS mahasiswa misalnya : _ Dosen yang tidak memenuhi kewajiban mengajar dan praktikum (tanpa izin tertentu) diberikan sangsi tidak mengajar atau membimbing mahasiswa pada semester berikutnya. _ Dosen yang tidak melakukan kegiatan akademis secara periodik (mengajar, penelitian dan pengabdian) diusulkan untuk tidak diperpanjang sertifikasinya

21

_ Dosen yang melebihi batas waktu pemasukan nilai ujian maka nilai akan diberikan oleh program studi. _ Dosen yang terlambat dalam pemasukan nilai diberikan skorsing selama satu semester (tidak boleh mengajar dan membimbing). Sanksi terhadap dosen tersebut dilakukan dengan mengirimkan surat ke Senat Fakultas. d. Perlu dilakukan evaluasi oleh SJMF dan TPMA terhadap kelengkapan administrasi proses pelaksanaan akademis pada awal semester dan akhir semester agar dapat diketahui permasalahan sejak awal dan terjadinya koordinasi pada akhir setiap akhir semester. e. Perlu dibakukan format kontrak perkuliahan di Universitas Syiah Kuala, dan harus ditandatangani oleh dosen dan perwakilan mahasiswa serta disetujui oleh pimpinan. f. Perlu dukungan kelengkapan perangkat on-line di setiap program studi agar pelayanan proses akademik semakin lancar. 3. Aktifitas dosen terhadap tridharma PT (penelitian dan pengabdian) Hasil audit akademik menunjukkan terjadi ketidakseimbangan dalam pelaksanaan tugas dosen sebagai pengemban amanah tridarma PT hampir di seluruh fakultas dan program studi. Ketidaksesuaian katagori berat ditemukan dimana hanya sebagian kecil dosen melakukan kegiatan penelitian dan pengabdian secara periodik. Selain itu dokumentasi hasil kegiatan penelitian dan pengabdian oleh dosen sangat minim ditemukan di setiap program studi maupun fakultas. Kondisi ini diperberat dengan tidak tercantumnya penelitian dan pengabdian di dalam KPI universitas, fakultas dan program studi serta tidak adanya sistem evaluasi terhadap aktifitas penelitian dan pengabdian oleh dosen. Sistem pembinaan oleh dosen senior terhadap dosen muda dalam kegiatan penelitian dan pengabdian belum berjalan dan budaya Peer Group penelitian dan pengabdian belum tumbuh hampir di setiap program studi dan fakultas. Kebijakan dalam pelaksanaan penelitian mandiri oleh dosen belum diatur dengan sistem yang dapat dipertanggungjawabkan oleh peneliti dan mengikuti aturan adminsitrasi dan keilmuan.

22

Penelitian mandiri belum dilakukan secara terencana, tercatat, dan dilaksanakan serta dilaporkan tanpa SOP dan kebanyakan tidak diketahui oleh pimpinan. Hampir seluruh fakultas, program studi dan laboratorium belum memiliki kebijakan dalam melaksanakan tema penelitian dan pengabdian unggulan. Sosialisasi teknis terhadap program penelitian dan pengabdian oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat tidak diikuti dengan sosialisasi oleh pimpinan di fakultas dan program studi (hanya dengan cara menempel pengumuman). Dosen tidak memiliki roadmap penelitian unggulan dan berkelanjutan serta sangat kurang mendapatan bimbingan teknis sehingga usulan penelitian hibah sangat kurang. Rekomendasi : a. Kebijakan terhadap pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat oleh dosen perlu ditegaskan dan dilakukan evaluasi periodik terhadap pelaksanaannya b. Setiap fakultas, program studi dan laboratorium harus memiliki road map penelitian unggulan dan bagi yang mampu melaksanakannya diberikan reward, misalnya : diberikan anggaran peningkatan sarana dan prasara yang LEBIH BESAR untuk memacu yang lain. c. Harus dibuat kebijakan dan SOP terhadap penelitian mandiri oleh dosen sehingga memenuhi persyaratan administrasi dan keilmuan. Setiap penelitian mandiri harus diketahui oleh pimpinan dan dilengkapi dengan dokumen pelaksanaan penelitian. d. Membuat kebijakan yang tegas mewajibkan dosen melakukan penelitian dan pengabdian, misalnya : _ Dosen yang telah mencapai lektor kepala atau melebihi harus melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat bersumber pada anggaran DIKTI/tingkat nasional lainnya minimal 1 tahun 1 kali dan tidak dapat mengikuti penelitian bersumber dari dana lokal. Bila selama 2 tahun berturut-turut tidak dapat melakukannya maka renumerasi sertifikasi ditunda.

23

_ Penelitian mandiri hanya boleh dilakukan oleh dosen yang belum mencapai pangkat lektor kepala setiap tahun, sedangkan yang telah mencapai lektor kepala atau melebihi hanya boleh melaksanakan penelitian mandiri setiap 2 tahun sekali. _ Dosen yang mendapat penelitian dari hibah nasional dan internasional diberikan reward. _ Membuat kebijakan untuk membiayai penelitian unggulan Peer Group dari dana PNBP universitas sehingga dapat kontinyu dilaksanakan oleh dosen. e. Sosialisasi dan bimbingan teknis harus dilaksanakan oleh lembaga, fakultas dan program studi secara lebih sistematis sehingga mampu menarik minat dosen untuk melaksanakan penelitian dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Pemilihan dosen teladan dan peneliti teladan harus terus dilakukan dengan prosedur yang lebih terukur. f. Menjadikan aktifitas penelitian dan pengabdian masyarakat sebagai fokus evaluasi kinerja dosen (EKD) dan AIMA pada siklus III tahun 2011. 4. Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa Penilaian capaian dan tingkat kepuasaan akademis oleh mahasiswa merupakan bagian dari kegiatan AIMA siklus II tahun 2010 namun pelaksanaannnya dilakukan secara khusus oleh Tim MONEV Internal BJM sesuai dengan pelaksanaan kegiatan akademik pada semester berjalan (laporan terpisah). Namun demikian hasil ini juga merupakan bagian melekat yang dilakukan oleh auditor AIMA untuk lebih melengkapi informasi yang didapat terhadap tingkat kepuasan akademis mahasiswa. Dari hasil audit dapat ditemukan ketidakseuaian katagori ringan, dalam bentuk masih kurang puas antara lain: 1. Kualitas belajar mengajar terkait dengan dosen utama yang diwakili oleh dosen muda/asisten dosen serta teknik mengajar yang belum menyesuaikan dengan kondisi. 2. Pelayanan praktikum yang sangat minim serta sebagian besar dilakukan menjelang akhir semester, begitu juga kondisi sarana prasarana baik penunjang perkuliahan, praktikum dan penelitian mahasiswa.

24

3. Kondisi laboratorium dan laboratorium lapangan untuk mendukung pelaksanaan penelitian, tugas akhir termasuk ketersediaan alat transportasi untuk melakukan praktek lapangan ke luar daerah. 4. Kondisi sarana pendukung perpustakaan. 5. Kondisi akademik atmosfir terutama kebersihan internal (halaman, toilet, ruang kuliah) disetiap fakultas dan kondisi umum universitas. 6. Sistem komunikasi antara dosen dan mahasiswa yang perlu ditingkat terutama dalam konseling dan bimbingan tugas akhir sehingga dapat mempersingkat masa kelulusan. Pelaksanaan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2010 juga menghasilkan temuan yang harus ditanggapi ditindaklanjuti oleh pimpinan unit (fakultas dan program studi), sedangkan rekomendasi ditujukan untuk pimpinan universitas sebagai acuan dalam menyusun kebijakan dan strategi ke depan sehingga pelaksanaan mutu di lingkungan Universitas Syiah Kuala terus meningkat. Pimpinan lembaga dan Biro yang berhubungan dan berwenang diharapkan pula dapat melakukan tindak lanjut dari rekomendasi tersebut. Pelaksanaan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2010 secara umum berjalan cukup lancar atas kerjasama semua pihak, walaupun dalam penyelesaiaan akhir mengalami keterlambatan. Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan audit akademik ini adalah terkait dengan penyesuaian waktu antara auditor dan auditi serta koordinasi, keterbatasan jumlah auditor, ketersediaan pendanaan dan padatnya jadwal perkuliahan. Pengalaman ini menjadi pelajaran yang sangat berharga bagi pelaksanaan yang akan datang. Hasil audit akademik ini diharapkan bisa digunakan oleh pimpinan untuk pembenahan dalam hal peningkatan mutu Universitas Syiah Kuala secara keseluruhan dan berkelanjutan sehingga mampu menjadi salah satu perguruan tinggi unggulan baik nasional bahkan internasional nantinya.

25

DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. 2008. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Salemba Empat. http://qualitysystem.wordpress.com/2007/08/06/ceklis-audit-sistem-manajemenmutu-sales-dan-marketing/ http://www.unsyiah.ac.id/file/Ringkasan%20Eksekutif%20AIMA%20Siklus%202 %202010.pdf http://www.google.co.id/search?q=Ringkasan%2520Eksekutif%2520AIMA%252 0Siklus%25202%25202010&sourceid=opera&ie=utf-8&oe=utf8&channel=suggest http://id.wikipedia.org/wiki/Universitas_Syiah_Kuala

26