6.7. 6.7.1 6.7.1.

PENGURUSAN PERHUBUNGAN LUAR Mengurus Program Hari Bersama Pelanggan Proses Kerja PR"SES KERJA 1. Menerima Pekeliling mengenai Program Hari Bersama Pelanggan ( dari JPN ).

JA A!AN Pengetua / Penolong Kanan (P) / Ketua Pembantu Tadbir Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir Rendah

. !.

Melaksanakan "rogram "ada Hari #abtu ke $ %am &.'' $ 11.!' "agi.

setia" bulan

Mengisi nama "elanggan ke dalam Buku (a)tar Pela*at ( +am"iran , ). Melengka"kan maklumat di dalam Borang +a"oran Program Hari Bersama Pelanggan ( +am"iran B ). Menghantar Borang +a"oran $ +am"iran B ke JPN/ Ku0hing ( 1nit Tugas2tugas Khas ) "ada atau sebelum . hb setia" bulan untuk tindakan selan%utn3a. Mem)ailkan satu salinan +am"iran B.

-.

..

4.

...................................................................................................................................................................................................... 8 Fail Meja Pengetua SMK Tengku Menteri 34850 Changkat Jering Perak

6.7.1.#

$ar%a Aliran

Menerima "ekeliling mengenai Program Hari Bersama Pelanggan.

Melaksanakan Program "ada Hari #abtu ke $ setia" bulan %am &.'' $ 11.!' "agi.

Mengisi nama "elanggan ke dalam Buku (a)tar Pela*at ( +am"iran , ).

Mengisi Borang +a"oran Program Hari Bersama Pelanggan ( +am"iran B ).

Menghantar Borang +a"oran ( +am"iran B ) ke JPN/ Ku0hing ( 1nit Tugas2tugas Khas ) "ada atau sebelum . hb setia" bulan.

Mem)ailkan satu salinan +am"iran B.

Tamat

...................................................................................................................................................................................................... 9 Fail Meja Pengetua SMK Tengku Menteri 34850 Changkat Jering Perak

6.7.1.& Bil.

Senarai Sema' !in(a'an !an(a'an ) * $a%a%an

1.

Pekeliling mengenai Program Hari Bersama Pelanggan Buku (a)tar Pela*at ( +am"iran , )

!.

Borang +a"oran Program Hari Bersama Pelanggan ( +am"iran B )

-.

Borang +a"oran +am"iran B dihantar ke JPN/ Ku0hing

..

#atu salinan +am"iran B di)ailkan

6.7.1.+

Borang ,iguna'an

i. ii.

Buku (a)tar Pela*at (+am"iran ,) +a"oran Program Hari Bersama Pelanggan (+am"iran B)

...................................................................................................................................................................................................... 10 Fail Meja Pengetua SMK Tengku Menteri 34850 Changkat Jering Perak

6.7.#

Urusan Program P-BG

6.7.#.1 Proses Kerja

JA A!AN Pengetua / Penolong Kanan (H5M) #etiausaha P6B7 1.

PR"SES KERJA Memastikan ,JK P6B7 mengadakan mes3uarat "ada a*al tahun untuk berbin0ang tentang "rogram2"rogram 3ang ingin dilaksanakan se"an%ang tahun. Memastikan #etiausaha P6B7 mengemukakan ke"ada "ihak sekolah "rogram2"rogram 3ang ingin dilaksanakan berserta anggaran belan%a*an. Menerangkan ob%ekti)2ob%ekti) "rogram 3ang diran0ang ke"ada murid/ guru dan ibu ba"a menerusi mes3uarat sta)/ surat2 men3urat dan "erhim"unan. Menggalakkan ibu ba"a / "en%aga dan guru men3ertai "rogram 3ang diran0ang. Memastikan #etiausaha P6B7 menghantar minit mes3uarat dan la"oran akti8iti 3ang telah dilaksanakan ke"ada Pengetua dan 9ang (i"ertua P6B7. Memastikan #etiausaha P6B7 menghantar Minit Mes3uarat ,gung Tahunan ke Penda)tar Pertubuhan dan Jabatan 3ang berkaitan. Mem)ailkan dokumen.

Pengetua

!.

-. #etiausaha P6B7 / Penolong Kanan (H5M) ..

4.

Pembantu Tadbir Rendah

:.

...................................................................................................................................................................................................... 11 Fail Meja Pengetua SMK Tengku Menteri 34850 Changkat Jering Perak

6.7.#.#

$ar%a Aliran

Memastikan #etiausaha P6B7 meneta"kan tarikh mes3uarat ,JK Tertinggi P6B7 "ada a*al tahun.

Men3emak akti8iti / "rogram serta anggaran belan%a*an 3ang diran0ang se"an%ang tahun.

Menerangkan ob%ekti) serta menggalakkan "englibatan ibu ba"a / "en%aga/ guru dan murid menerusi mes3uarat sta)/ "erhim"unan serta surat2men3urat.

Memastikan #etiausaha P6B7 menghantar minit mes3uarat dan la"oran akti8iti ke"ada Pengetua dan 9ang (i"ertua P6B7.

Memastikan #etiausaha P6B7 menghantar Minit Mes3uarat ,gung Tahunan ke"ada Penda)tar Pertubuhan dan Jabatan 3ang berkaitan.

;ailkan minit mes3uarat.

Tamat

...................................................................................................................................................................................................... 12 Fail Meja Pengetua SMK Tengku Menteri 34850 Changkat Jering Perak

6.7.#.& Bil. 1. . !. -. .. 4.

Senarai Sema' !in(a'an !an(a'an) . * $a%a%an

Mes3uarat "eringkat ,JK P6B7 a*al tahun Program 3ang diran0ang adalah sesuai ,nggaran belan%a*an Penerangan ob%ekti) ke"ada murid/ guru dan ibu ba"a #urat2men3urat Minit mes3uarat dan la"oran akti8iti dihantar ke"ada 4.1 Pengetua 4. 9ang (i"ertua P6B7

:.

Minit Mes3uarat ,gung Tahunan dihantar ke Penda)tar Pertubuhan dan Jabatan berkenaan ;ailkan dokumen

<.

...................................................................................................................................................................................................... 13 Fail Meja Pengetua SMK Tengku Menteri 34850 Changkat Jering Perak

6.7.& Pengurusan Kerjasama Komuni%i Luar ,alam Pela'sanaan Program Se'ola/ 0 M-NGGU KERJA1A 6.7.&.1 Proses Kerja JA A!AN Pengetua / Penolong Kanan (H5M) / Kaunselor 1. PR"SES KERJA Berbin0ang untuk menentukan 1.1. tarikh mengadakan Minggu Ker%a3a. 1. . institusi luar 3ang ingin di%em"ut. 1.!. %umlah ba3aran / derma dari institusi "enga%ian tinggi s*asta. Men3ediakan dan menghantar surat %em"utan ke"ada institusi untuk men3ertai Pameran Ker%a3a sekolah (sebulan sebelum Minggu Ker%a3a). Menerima maklum balas dari"ada institusi luar. Men3ediakan Pelan +okasi Pameran Ker%a3a dan Jadual Pergerakan Murid2murid Tingkatan +ima untuk melihat "ameran. Memaklumkan "elan ke"ada "ihak institusi 3ang terlibat dan "ara murid. Menghias bilik / tem"at "ameran. Men3ediakan kelengka"an 3ang di"erlukan. Men3ediakan %amuan ringan untuk *akil2*akil institusi. Memantau akti8iti Pameran Ker%a3a. Men3ediakan si%il "enghargaan ke"ada institusi luar 3ang hadir untuk Pameran Ker%a3a.

!. -.

.. 4. Kaunselor :. <. &. Pengetua / Penolong Kanan (H5M) 1'. Kaunselor

...................................................................................................................................................................................................... 14 Fail Meja Pengetua SMK Tengku Menteri 34850 Changkat Jering Perak

11. Pembantu Tadbir 1 .

Men3ediakan resit disumbangkan oleh sekolah.

ba3aran / institusi luar

derma ke"ada

3ang "ihak

Menghantar surat "enghargaan ke"ada institusi luar 3ang terlibat berserta resit rasmi.

6.7.&.#

$ar%a Aliran Berbin0ang dengan "ihak "entadbir tentang tarikh Minggu Ker%a3a dan institusi2institusi luar 3ang di%em"ut. Meneta"kan %umlah ba3aran / derma dan ob%ekti) mengum"ul derma 2 Tabung Pembangunan #ekolah. Menghantar surat %em"utan dan Borang Pen3ertaan ke"ada institusi luar Borang Pen3ertaan (sebulan sebelum tarikh "ameran). (a"atkan maklum balas "en3ertaan institusi luar (Borang Pen3ertaan). Men3ediakan Pelan +okasi Pameran Ker%a3a dan Jadual Pergerakan Murid untuk melihat Pameran Ker%a3a mengikut kelas masing2masing (Tingkatan . saha%a). Memaklumkan Pelan +okasi Pameran Ker%a3a dan Jadual Pergerakan Murid ke"ada "ara murid semasa "erhim"unan sekolah. Memastikan "erhiasan bilik "ameran dan kelengka"an 3ang di"erlukan oleh institusi luar tersedia (0ontoh= me%a/ kerusi dan "a"an notis). Menem"ah makanan untuk *akil institusi luar 3ang hadir. Memastikan institusi luar dimaklumkan lokasi "ameran "ada hari Pameran Ker%a3a.

Memantau akti8iti "ameran.

...................................................................................................................................................................................................... 15 Fail Meja Pengetua SMK Tengku Menteri 34850 Changkat Jering Perak

Men3ediakan si%il "enghargaan dan resit ba3aran / derma 3ang disumbangkan oleh setia" institusi luar 3ang hadir. Menghantar surat "enghargaan ke"ada institusi luar 3ang men3ertai Pameran Ker%a3a berserta resit rasmi. Tamat 6.7.&.& Bil. 1. Senarai Sema' !in(a'an Perbin0angan dengan Pengetua meneta"kan 1.1 Tarikh Minggu Ker%a3a 1. 1.! . 6nstitusi2institusi 3ang di%em"ut Jumlah derma 3ang dikehendaki untuk !an(a'an ) .* $a%a%an

Hantar (termasuk Borang Pen3ertaan) surat %em"utan ke"ada institusi luar Menerima maklum balas dari"ada institusi luar Men3ediakan Pelan +okasi Pameran Ker%a3a dan Jadual Pergerakan Murid2murid Pelan dan Jadual tersebut dimaklumkan ke"ada "ihak institusi dan murid2murid #i%il "enghargaan disediakan dan diserahkan "ada hari "ameran diadakan Resit rasmi disediakan

!. -.

..

4.

:.

...................................................................................................................................................................................................... 16 Fail Meja Pengetua SMK Tengku Menteri 34850 Changkat Jering Perak

<.

#urat Penghargaan berserta resit dihantar ke"ada institusi 3ang terlibat

rasmi

6.7.&.+

Borang ,iguna'an i. >ontoh Borang Pen3ertaan Pameran Minggu Ker%a3a

6.7.+ 6.7.+.1

Mengurus Program Hari Permua2a'a%an ,engan -3u Ba4a5Penjaga Proses Kerja

JA A!AN Pengetua 1.

PR"SES KERJA Meneta"akan tarikh Program Hari Permua)akatan (engan 6bu Ba"a/ Pen%aga dan dimasukkan dalam Tak*im #ekolah.

...................................................................................................................................................................................................... 17 Fail Meja Pengetua SMK Tengku Menteri 34850 Changkat Jering Perak

Pengetua/PK(P) Pengetua/PK/7ur u Tingk atan

. !.

Menghantar surat "anggilan ke"ada ibu ba"a/"en%aga untuk hadir "ada Hari Permua)akatan. Mes3uarat/Taklimat tentang Program Hari Permua)akatan. Perkara 3ang "erlu disediakan ialah = !.1 Buku +a"oran ,kademik Pela%ar !. Rekod Kedatangan Pela%ar !.! Rekod (isi"lin Pela%ar !.- Borang Kedatangan 6bu Ba"a Menerima kedatangan ibu ba"a/"en%aga bersama anak mereka dan berbin0ang tentang "restasi "ela%ar dan "erkara se"erti di atas. Men3erahkan Buku +a"oran ,kademik Pela%ar ke"ada ibu ba"a/ "en%aga. 6bu ba"a/"en%aga menandatangani Borang Kedatangan. Menerima Buku +a"oran ,kademik dari"ada "ela%ar. 7uru Tingkatan men3erahkan +a"oran Kedatangan 6bu Ba"a ke"ada PK(P) untuk dianalisis. Menerima ,nalisis Kedatangan 6bu Ba"a untuk rekod dan tindakan susulan.

7uru Tingkatan

-.

.. 4. :. P.K (P)/7uru Tingk atan Pengetua <. &.

6.7.+.# .

$ar%a Aliran Meneta"kan tarikh Program Hari Permua)akatan dan di0atat dalam Tak*im #ekolah Menghantar surat "anggilan ke"ada ibu ba"a/"en%aga untuk hadir "ada Hari Permua)akatan.

...................................................................................................................................................................................................... 18 Fail Meja Pengetua SMK Tengku Menteri 34850 Changkat Jering Perak

Mes3uarat/Taklimat tentang Program Hari Permua)akatan. Perkara 3ang "erlu disediakan ialah = Buku +a"oran ,kademik Pela%ar Rekod Kedatangan Pela%ar Rekod (isi"lin Pela%ar Borang Kedatangan 6bu Ba"a Menerima kedatangan ibu ba"a/"en%aga bersama anak mereka dan berbin0ang tentang "restasi "ela%ar dan "erkara se"erti di atas. Men3erahkan Buku +a"oran ,kademik Pela%ar ke"ada ibu ba"a/ "en%aga. 6bu ba"a/Pen%aga menandatangani Borang Kedatangan

7uru Tingkatan menerima Buku +a"oran ,kademik dari"ada "ela%ar. 7uru Tingkatan men3erahkan +a"oran Kedatangan 6bu Ba"a ke"ada PK(P) untuk dianalisis. PK(P) men3erahkan +a"oran ,nalisis Kedatangan 6bu Ba"a/Pen%aga ke"ada Pengetua. Tamat

6.7.+.& Bil.

Senarai Sema' !in(a'an !an(a'an ) .* $a%a%an

...................................................................................................................................................................................................... 19 Fail Meja Pengetua SMK Tengku Menteri 34850 Changkat Jering Perak

1.

Meneta"kan tarikh Program Permua)akatan 6bu Ba"a/Pen%aga dalam Tak*im sekolah) Menghantar surat "anggilan ba"a/"en%aga untuk hadir Permua)akatan. Mes3uarat/Taklimat Permua)akatan. disediakan ialah = +a"oran ,kademik Pela%ar Kedatangan Pela%ar (isi"lin Pela%ar Kedatangan 6bu Ba"a

Hari (0atata

ke"ada ibu "ada Hari

!.

tentang Program Hari Perkara 3ang "erlu Buku

Rekod

Rekod

Borang

-. .. 4. :. <.

6bu ba"a/Pen%aga dating bersama anak/"ela%ar Men3erahkan Buku +a"oran ,kademik Pela%ar ke"ada ibu ba"a/ "en%aga. 6bu ba"a/Pen%aga menandatangani Borang Kedatangan Menerima Buku +a"oran ,kademik dari"ada "ela%ar 7uru Tingkatan men3erahkan +a"oran Kedatangan 6bu Ba"a ke"ada PK(P) untuk dianalisis. PK(P) membuat analisis dan men3erahkann3a ke"ada Pengetua. Borang ,iguna'an

&.

6.7.+.+

...................................................................................................................................................................................................... 20 Fail Meja Pengetua SMK Tengku Menteri 34850 Changkat Jering Perak

i. ii.

Borang Kedatangan Ibu Bapa/Penjaga Borang Laporan na!i"i" Kedatangan Ibu bapa/Penjaga

...................................................................................................................................................................................................... 21 Fail Meja Pengetua SMK Tengku Menteri 34850 Changkat Jering Perak