RANCANG BANGUN SISTEM PENJADWALAN PRODUKSI DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU UD.

KARYA JATI
Miqdad Mashabi
1) S1/Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya email: mickmack_07@yahoo.com

Every manufacturing company always has a production planning and inventory of raw materials. Without the production planning and inventory of raw materials, the company is faced with the risk cant meet customer needs and the cost of carry or storage costs are high.
Abstract :

The company's production data prior periods predicted using the single moving average to obtain the planning and the amount of goods produced in the next period. The output of the single moving average forecasting becomes the input of raw material inventory system using economic order quantity, so as to provide information on the company about the conditions of supply of raw materials which include the optimal point and the reorder point. The condition of raw material inventory and production scheduling system can help the company, especially the PPIC in determining the data item and the quantity of goods produced in the next period. While the condition of inventories may help the purchasing department to determine what raw materials are purchased and the amount of raw materials to be ordered.
Keywords: Production planning, inventory, single moving average and the economic order quantity.

Manajemen persediaan yang baik merupakan salah satu faktor keberhasilan suatu perusahaan manufacturing perusahaan untuk dalam

UD.Karya Jati adalah salah satu perusahaan industri manufaktur yang

bergerak di bidang furniture, produk yang diproduksi antara lain, lemari, meja belajar, rak serba guna. Dalam perusahaan ini setiap periode produksi berbeda-beda jumlah

melayani

kebutuhan

menghasilkan suatu produk yang berkualitas. Setiap perusahaan manufaktur memerlukan penjadwalan produksi yang tepat untuk mengembangkan proses produksi. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan

produksinya, tergantung jumlah permintaan distributor. Bila jumlah produksi setiap periode tidak diperhitungkan secara tepat, maka akan terjadi kelebihan atau bahkan kekurangan persediaan bahan baku produksi.

penjadwalan produksi yang bertujuan untuk mencegah terjadinya kekurangan bahan baku produksi pada saat proses produksi.

Berdasarkan uraian diatas, diperlukan sebuah sistem yang dapat meramalkan persediaan bahan baku produksi di masa datang pada penjadwalan produksi periode berikutnya. Untuk menentukan jumlah

b.

Batasan, merupakan batasan batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari sistem, yang dapat berupa peraturan peraturan, permasalahan yang dibahas peralatan, persinil dan lain sebagainya.

persediaan bahan baku yang diperlukan pada periode berikutnya dan titik pemesanan kembali (reorder point) digunakan Economic Order Quantity (EOQ). Peramalan banyak mempunyai arti, maka peramalan tersebut perlu direncanakan dan dijadwalkan sehingga diperlukan suatu periode waktu yang paling dibutuhkan untuk membuat suatu kebijakan dan beberapa hal yang mempengaruhi kebijakan tersebut.

c.

Penghubung, penghubung merupakan media antara satu subsistem dengan subsistem lain sehingga output

(keluaran) dari subsistem akan dapat menjadi input (masukan) bagi sub sistem lain. d. Input (masukan), merupakan bagian yang bertugas untuk menerima data masukan, dimana data dapat berupa asal masukan, frekuensi pemasukan data dan jenis pemasukan data. e. Proses, merupakan masukan bagian data yang menjadi

Dengan adanya sistem untuk menjadwalkan persediaan bahan baku ini diharapkan dapat membantu pihak perusahaan UD.Karya Jati, terutama bagian produksi, sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam proses f.

memproses

informasi yang sesuai dengan keinginan penerima. Output (keluaran) merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem yang dapat

produksinya. Konsep Dasar Sistem Informasi Menurut Kristanto (2003:2), sistem adalah kumpulan elemen elemen dan bekerja sama untuk memproses masukan atau input yang ditunjukkan kepada sistem

berupa laporan, tabel atau grafik. Sedangkan informasi adalah kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi pengguna informasi tersebut. Peranan Persediaan Pada dasarnya persediaan mempermudah jalannya operasi perusahaan yang dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang. Menurut Sujadi Prawirosentono

tersebut dan mengolah input tersebut sampai menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan. Adapun penjelasan tentang elemen elemen dari sistem adalah : a. Tujuan, sistem dapat berupa tujuan usaha, kebutuhan pemecahan masalah, dan lain sebagainya.

(2000:69), persediaan diadakan mulai dari

bahan baku sampai barang jadi, antara lain berguna untuk: 1. Mengurangi resiko keterlambatan

menggunakan

perhitungan

EOQ,

maka

persediaan yang ada di dalam gudang tidak terlalu banyak, tapi juga tidak akan terlalu sedikit. Sehingga aktivitas perusahaan tidak terganggu karenanya. Salah satu masalah dalam menentukan analisis EOQ adalah bahwa sulit bagi kita untuk dapat

datangnya bahan-bahan yang dibutuhkan untuk menunjang proses produksi

perusahaan. 2. Mengurangi resiko penerimaan bahan baku yang dipesan tetapi tidak sesuai dengan pesanan sehingga harus

menentukan titik pemesanan kembali. Bahwa titik pemesanan kembali diperlukan untuk mencegah (kekurangan) melakukan terjadinya selama pemesanan kehabisan waktu dan stok antara

dikembalikan. 3. Menyimpan bahan/barang yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan seandainya bahan/barang itu tidak tersedia dipasaran. 4. Mempertahankan produksi stabilitas yang operasi berarti

penerimaan

pesanan tersebut. Jumlah pembelian (Q) pesanan yang pada optimal setiap akan

perusahaan,

memperoleh total biaya persediaan (TC) yang minimal. Secara matematis jumlah pesanan yang optimal (Q*) dapat dihitung sebagai berikut :
dTC CR H 2 0 dQ Q 2

menjamin kelancaran proses produksi. 5. Upaya penggunaan mesin yang optimal, karena terhindar dari terhentinya operasi produksi karena ketidakadaan persediaan (Stock Out). 6. Memberikan pelayanana kepada

konsumen dengan baik, dimana keinginan konsumen pada suatu waktu dapat

atau

dipenuhi dengan memberikan jaminan tetap tersediaanya barang jadi tersebut. Metode Economic Order Quantity EOQ adalah jumlah unit (kuantitas) barang yang dapat dibeli dengan biaya minimal. Tujuan model persediaan ini adalah menentukan jumlah pesanan yang dapat meminimumkan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan persediaan. Dengan

CR H Q2 2 2CR Q2 H 2CR Q* H

Persamaan optimal :

untuk

kuantitas

pembelian

EOQ = Q* = 2 CR / H H B = P f = RL / N 3

Di mana: R : Permintaan perbulan (unit). C : Biaya pemesanan setiap pesanan (Rp). Q : Jumlah setiap pesanan pada setiap pembelian (unit). H : P : f : biaya penyimpanan perunit (Rp). harga pembelian (Rp) perunit. biaya penyimpanan perunit yang

nilai rata-rata baru dapat dihitung. Rata-rata bergerak ini kemudian menjadi ramalan untuk periode mendatang. Untuk menentukan ramalan pada periode yang akan datang memerlukan data historis selama jangka waktu tertentu. Misalnya dengan metode 4 bulanan moving average ramalan bulan ke- 5 baru dapat dihitung setelah bulan keempat berakhir demikian seterusnya.

dinyatakan dalam persentase. B : titik pemesanan kembali (unit). L : waktu tunggu (Lead time). N : banyaknya periode lead time dalam periode permintaan Titik Pemesanan Kembali Reorder point adalah saat titik di mana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan itu adalah tepat pada saat dibutuhkan. Pemesanan kembali ini perlu dilakukan oleh perusahaan pada setiap periode kekurangan untuk mencegah Sehingga terjadinya aktivitas

Ft-1 =

X t X t 1 X t 2 .... X t N 1 N

keterangan: Ft-1 = Ramalan untuk periode ke t + 1 Xt = Data untuk periode ke t N = Jangka waktu rata rata bergerak Perhitungan kesalahan meramal diuraikan dibawah ini: 1. Error = Data rill Ramalan ei = Xi Fi, dimana Xi adalah data periode ke i sedangakan Fi adalah ramalan periode ke t. 2. Mean Absolute Error Adalah rata rata absolute dari kesalahan meramal, tanpa mengiraukan tanda positif atau negative. Mean Absolute Error =

barang.

perusahaan tidak terganggu. Metode Single Moving Averages Menurut Salah satu cara untuk mengubah pengaruh data masa lalu terhadap nilai tengah sebagai ramalan adalah dengan menentukan sejak awal berapa jumlah nilai observasi masa lalu yang akan dimasukkan untuk menghitung nilai tengah. Untuk

(Spyros, 2002).

3. Mean Squared Error Adalah rata rata kesalahan meramal dikuadratkan. Mean Squared Error

menggambarkan prosedur ini digunakan istilah rata-rata bergerak (moving average) karena setiap muncul nilai observasi baru,

( Spyros, 2002).

Model Pengembangan Berdasarkan proses persediaan barang

Supplier Data Supplier Data Komponen Data Permintaan Barang Gudang

berikut disajikan Block Diagram untuk menjelaskan alur proses yang terjadi dalam sistem secara umum.
0 Data Pembelian Data Stock Barang
Block Diagram Sistem Perencanaan Produksi dan Persediaan Bahan Baku

Data Permintaan Distributor

Proses Perencanaan Produksi dengan Single Moving average

Data Stock Komponen Sistem Penjadwalan Produksi dan Persediaan Bahan Baku UD karya Jati hasil EOQ

Data Distributor Data Barang

Data Permintaan Barang

Daftar Rencana Produksi

Laporan Penjualan hasil_peramalan

Laporan Pembelian

Data order

Bagian Pembelian

text

Data Persediaan Bahan Baku

Proses Perhitungan EOQ

Daftar Bahan Baku yang dipesan

Data Produksi Laporan Peramalan Data barang Bagian Produksi

Gambar 1. Block Diagram Tahap peramalan meliputi aktivitas

PPIC

Data Peramalan Data Rencana Produksi

peramalan penjualan barang yang dilakukan pada bulan yang telah ditentukan. Peramalan barang periode single ke-n moving ditentukan averages Gambar 2. Data Flow Diagram Pada Context Diagram diatas terdapat 6 external entity yaitu supplier, distributor, bagian pembelian, gudang, PPIC dan bagian produksi. Masingmasing dari entity

menggunakan

sedangkan untuk tahap analisa persediaan yaitu memasukkan hasil rata-rata dari

peramalan kedalam metode EOQ (Economic Order Quantity). Context Diagram Diagram ini menggambarkan

memberikan input dan oleh sistem diberikan output yang berupa laporan atau data yang diperlukan. Pada proses persediaan barang dimulai dari penentuan peramalan dan stock barang sehingga didapatkan stock minimum bagi perusahaan. DFD Level 0 Pada DFD level 0 terdapat 4 proses utama yaitu : proses penjualan, proses peramalan, proses pembelian dan proses pembuatan laporan.

rancangan global/ keseluruhan dari proses yang ada pada DFD. Berikut ini merupakan tampilan dari context diagram sistem yang dirancang.

Data_distributor data_stock identitas_distributor 1 4 Stock Barang

[Data Permintaan] Distributor [Data Distributor] PENJUALAN [Data Barang] Data Barang [Data Permintaan Barang] [Data Stock Barang] Gudang

Form digunakan

perhitungan untuk

peramalan

ini

+
Data penjualan

menghitung

rata-rata

Data Barang

Data Penjualan [Data Rencana Produksi] permintaan PPIC

jumlah barang yang diproduksi pada bulan berikutnya. Dalam Perhitungan ini digunakan
2

master barang [Data barang] Bagian Produksi [Data Produksi]

metode single moving average.

PERAMALAN [Data Peramalan] [hasil_peramalan] [hasil EOQ]

komponen data peramalan 7 Data Komponen data_komponen

data EOQ 5 Hasil Peramalan hasil_peramalan 3

EOQ

Bagian Pembelian

[Data Komponen] Supplier [Data Supplier] PEMBELIAN [Data Pembelian]

hasil EOQ [Data Stock Komponen] [Data order]

Gudang

+
pembelian

Data Pembelian Detail_pembelian

4 PPIC [Laporan Penjualan] LAPORAN [Laporan Peramalan] [Laporan Pembelian] Bagian Pembelian

Gambar 3. Level 0 Sistem Penjadwalan Produksi dan persediaan Gambar 5. Form Menu Produk Form menu produk digunakan untuk HASIL DAN PEMBAHASAN Peramalan input jumlah produksi jumlah untuk barang dan yang barang

menghitung diperlukan tersebut.

komponen

memproduksi

Perhitungan EOQ

Gambar 6. Form Perhitungan EOQ Gambar 4. Form Perhitungan Peramalan 6

Form perhitungan ini digunakan untuk menghitung reorder point dari barang

Form

penjualan

digunakan

untuk

mengetahui penjualan barang dan jumlah barang yang telah dijual. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari rancang bangun sistem penjadwalan produksi dan persediaan bahan baku pada UD.Karya Jati adalah sebagai berikut: 1. Penjadwalan produksi dapat dilakukan dengan menggunakan peramalan metode single moving average, baku sedangkan dengan

tertentu sehingga dapat ditentukan stock minimum pada komponen pendukung.

Dalam Perhitungan ini digunakan metode economic order quantity yang mana inputnya diambil dari hasil peramalan. Pembelian Form pembelian digunakan untuk menyimpan data pembelian dari supplier.

persediaan

bahan

menggunakan Economic order quantity. 2. Rancang bangun sistem penjadwalan produksi dan persediaan bahan baku dapat menentukan jumlah barang yang Gambar 7. Form Pembelian Penjualan 3. Sistem Penjadwalan produksi dan persediaan bahan baku yang telah dibuat dapat membantu pihak manajemen diproduksi pada periode berikutnya.

UD.Karya Jati dalam menentukan jumlah produksi barang dan stok bahan baku.

Gambar 8. Form Penjualan 7

Saran Adapun saran yang dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi yang telah dibuat adalah sebagai berikut: 1. Sistem yang sudah dibuat perlu

Spyros, Makridaris, Steven C. Wheelwright & Viktor E. Mcgee, 2002, Metode dan Aplikasi Peramalan, Erlangga, Jakarta Taylor, Bernard W., 2001, SAINS MANAJEMEN Pendekatan Matematika untuk Bisnis, Buku 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

diintegrasikan dengan sistem yang lain misalnya dengan sistem administrasi dan gudang. 2. Sebagai pembanding dapat dicoba

Romeo, 2003, Testing Dan Implementasi Sistem, Edisi Pertama, STIKOM, Surabaya.

dengan metode yang lain seperti metode winter, metode holt dan metode permalan yang lainnya. Sebagai pembanding

persediaan dapat digunakan metode lain, selain metode EOQ misalnya economic production quantity (EPQ), material requirement planning (MRP) ataupun just in time (JIT).
DAFTAR RUJUKAN

Assauri, Softjan., 2004, Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia Elwood,Buffa,1996,Manajemen Operasi Produksi Modern, Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta. Gaspersz, Vincent., 2004, Production Planning and Inventory Control, Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Kristanto, Adri., 2003, Perancangan Sistem dan Aplikasinya, Gava Media Yogyakarta.

Lampiran 1. Context Diagram

Data Supplier Supplier Data Komponen Data Permintaan Barang Gudang

0 Data Pembelian Data Stock Barang Data Stock Komponen Sistem Penjadwalan Produksi dan Persediaan Bahan Baku UD karya Jati hasil EOQ Laporan Penjualan hasil_peramalan Laporan Pembelian Bagian Pembelian

Data Permintaan Distributor Data Distributor Data Barang

Data order

Data Produksi Laporan Peramalan PPIC Data Peramalan Data Rencana Produksi Data barang Bagian Produksi

Lampiran 2. DFD Level 0

Data_distributor data_stock identitas_distributor 1 4 Stock Barang

[Data Permintaan] Distributor [Data Distributor] PENJUALAN [Data Barang] Data Barang [Data Permintaan Barang] [Data Stock Barang] Gudang

+
Data penjualan

Data Barang

Data Penjualan [Data Rencana Produksi] permintaan PPIC

master barang [Data barang] Bagian Produksi [Data Produksi]

PERAMALAN

[Data Peramalan] [hasil_peramalan] [hasil EOQ]

komponen data peramalan 7 Data Komponen data_komponen

data EOQ 5 Hasil Peramalan hasil_peramalan 3

EOQ

Bagian Pembelian

[Data Komponen] Supplier [Data Supplier] PEMBELIAN [Data Pembelian]

hasil EOQ [Data Stock Komponen] [Data order]

Gudang

+
pembelian

Data Pembelian Detail_pembelian

4 PPIC [Laporan Penjualan] LAPORAN [Laporan Peramalan] [Laporan Pembelian] Bagian Pembelian

10