KETETAPAN MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA NO.

010/TAP/MPM FTUI/2014 TENTANG: FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN LEMBAGA EKSEKUTIF 2014 DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA MENIMBANG 1. Bahwa perlu diciptakannya suatu kondisi kemahasiswaan yang dinamis dan berkesinambungan di Fakultas Teknik Universitas Indonesia. 2. Bahwa perlu adanya penyerahan Laporan Pertanggungjawaban BEM FTUI, IMD dan IMPI FTUI, BO FTUI, BOK FTUI, BSO FTUI, dan KPD FTUI periode 2014 MENGINGAT 1. Kode Etik IKM FTUI 2. Garis-garis Besar Haluan IKM FTUI 3. Peraturan Rumah Tangga a. BAB II pasal 17 ayat (13) dan (19), pasal 18 ayat (7) b. BAB III pasal 27 ayat (4) dan (6) c. BAB IV pasal 37 ayat (6) d. BAB V pasal 45 ayat (5) e. BAB VI pasal 52 ayat (6) dan (7) f. BAB VII pasal 61 ayat (6) g. BAB VIII pasal 73 ayat (6) h. BAB IX pasal 83 ayat (6) MEMPERHATIKAN 1. Sidang Pleno Majelis Permusyawaratan Mahasiwa Fakultas Teknik Universitas Indonesia pada hari Jumat, 7 Februari 2014

MENETAPKAN 1. Format Laporan Pertanggungjawaban Lembaga Eksekutif 2014, terlampir. 2. Ketetapan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan

Ditetapkan di Pada Hari Tanggal Pukul

: Ruang MPM FTUI, Depok : Jumat : 7 Februari 2014 : 15:41 WIB

MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA

Bramka Arga Jafino Ketua Umum

Khaerunisa Sabitha Sekretaris Umum

Tembusan : 1. Ketua BEM FTUI 2014 2. Ketua-ketua IMD dan IMPI 2014 3. Ketua-ketua BO, BOK, BSO, dan KPD 2014

LAMPIRAN TAP NO.010/TAP/MPM FTUI/2014

FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

A. ATURAN UMUM Waktu pengumpulan LPJ: BEM, IMD/IMPI, dan KPD setiap triwulan BO, BOK, dan BSO setiap semester Tiap halaman diberi kop surat Ditulis dengan huruf Times New Roman font 12 spasi single Seluruh LPJ dikumpulkan dalam dalam bentuk softcopy dalam bentuk pdf Pada LPJ akhir digabungkan menjadi satu compact-disc yang berisi segala bentuk softcopy (LPJ, notulensi, surat keluar, laporan keuangan, dan dokumentasi kegiatan lembaga) Khusus untuk laporan keuangan mengikuti kesepakatan rakoor kebendaharaan apakah hardcopy atau softcopy

B. FORMAT PEMBUKUAN 1. Sampul

2. Kata Pengantar 3. Daftar Isi 4. Pendahuluan dari Ketua a. Gambaran Umum Kondisi lembaga secara keseluruhan. Pandangan terhadap bidang. b. Pencapaian Visi dan Misi Lembaga Disertai Bukti. Bagaimana pencapaian visi dan misi lembaga selama periode yang sudah berjalan. Di evaluasi berdasarkan parameter keberhasilan yang disepakati lembaga di awal kepengurusan.

 Pencapaian dibuat secara progresif: sesuai dengan progress yang telah dicapai di triwulan tersebut Perkiraan persentase pencapaian visi misi lembaga berdasarkan data dan analisis yang sudah dijelaskan sebelumnya pada periode yang sudah berjalan. c. Keharmonisan Internal Lembaga. Bagaimana kondisi keharmonisan internal lembaga di triwulan tersebut. d. Pemberdayaan stakeholder. Bagaimana kondisi koordinasi Ketua Lembaga dengan pihak-pihak di luar kelembagaan selama periode yang sudah berjalan dan kerjasama apa saja yang sudah dilakukan. e. Pemberian tugas dari ketua lembaga kepada bidang/individu. Tugas yang dimaksud adalah definisi tugas yang sesuai dengan GBPK 2014. Daftar tugas apa saja yang diberikan kepada bidang atau individu terkait dan akan dievaluasi pelaksanaan tugasnya pada LPJ bidang.

Keterangan: Poin a-e ditulis maksimal 8 halaman. 5. Deskripsi Kerja Bidang.

6. LPJ Sekum dan Kesekretariatan a. Pencapaian Visi dan Misi bidang atau Parameter Capaian arahan Ketua. Bagaimana pencapaian visi dan misi atau parameter capaian arahan ketua selama periode yang sudah berjalan. Dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan yang disepakati di awal kepengurusan. Pencapaian dibuat secara progresif: sesuai dengan progress yang telah dicapai di triwulan tersebut b. Tugas List tugas yang diberikan oleh ketua lembaga (jika ada) Gambaran Pelaksanaan Tugas Evaluasi Tugas

 Solusi atas Evaluasi Tugas

c. Evaluasi Pelaksanaan Kurikulum Kaderisasi dan Ketercapaian SPJ Gambaran pelaksanaan kurikulum kaderisasi Seberapa jauh ketercapaian SPJ oleh pengurus lembaga.

d. Gambaran Umum. Koordinasi BPH-BP Koordinasi antar BPH Analisis SWOT bidang. -Strength -Weakness -Opportunity -Threat C. Program kerja proyek dan non proyek (dibahas per program kerja). Jenis Program Kerja (Keberlanjutan/Advokasi/Pembekalan/Penggerak Perubahan/Penyesuai Kebutuhan) Tujuan Program Kerja (berdasarkan borang konsep) Pencapaian parameter. Evaluasi, terdiri atas: - Evaluasi pelaksanaan poin kerja (hanya untuk proker dari GBPKD)* - Evaluasi pencapaian nilai dan/atau skill (hanya untuk proker dari RIP)* - Evaluasi ketercapaian kebutuhan (hanya proker penyesuai kebutuhan)* - Evaluasi Keefektifan bentuk. - Evaluasi teknis pelaksanaan - Evaluasi waktu pelaksanaan, disertakan waktu pelaksanaan yang direncanakan dan waktu pelaksanaan yang sebenarnya (apakah sesuai dengan yang telah ditentukan pada timeline awal atau tidak) - Penjelasan perubahan pada pelaksanaan Solusi atas evaluasi program kerja.

f. Penutup, terdiri atas: Kesimpulan. Rencana strategis bidang, terdiri atas: - Rencana strategis di triwulan tersebut sebagai gambaran untuk tahun depan. - Rencana strategis triwulan selanjutnya. g. Lampiran, terdiri atas: Presensi (Rapat bidang dan rapat BPH Lembaga) Usulan format daftar hadir.

Notulensi Dokumentasi h. Penilaian ketua umum - Koridor penilaian dengan sudut pandang program kerja - Koridor penilaian dengan sudut pandang Kinerja Bidangb

7. LPJ Bendum dan Laporan Keuangan Sama dengan LPJ Sekum s.d. Penilaian Ketua Umum namun ditambah dengan laporan keuangan.

8. LPJ Bidang-Bidang Sama dengan LPJ Sekum s.d. Penilaian Ketua Umum (kecuali lampiran presensi rapat BPH Lembaga)

9. Rencana Strategis Lembaga untuk kedepannya

a. Ditulis oleh Ketua Lembaga b. Keterangan: Rencana strategis terdiri atas: - Rencana strategis di triwulan tersebut sebagai gambaran untuk tahun depan. -Rencana strategis triwulan selanjutnya. Dalam LPJ akhir, selain berisi yang di atas juga berisi tentang rekomendasi untuk masa kepengurusan berikutnya

10. Kata Penutup a. Ditulis oleh Ketua Lembaga

11. Lampiran: Kesekretariatan a. b. Timeline lembaga Daftar Surat Keluar (nomor urut, tanggal publikasi surat, nomor surat, tujuan, perihal) dalam bentuk tabel c. Daftar Surat Masuk (nomor urut, tanggal publikasi surat, nomor surat, pengirim, perihal) dalam bentuk tabel d. Daftar Inventarisasi lembaga (nomor urut, nama barang, jumlah, kondisi) dalam bentuk tabel e. Notulensi Rapat BPH (boleh di scan. Formatnya mengikuti kesepakatan format notulensi) f. Notulensi Rapat Bidang (boleh di scan. Formatnya mengikuti kesepakatan format notulensi) g. Absensi rapat BPH dan rapat bidang Lampiran (hanya ditaruh pada LPJ akhir/triwulan ke 3) a. Surat Masuk (softcopy/di-scan) digabungkan selama satu periode b. Surat Keluar (softcopy) digabungkan selama satu periode Struktur lembaga

 Database Pengurus [nama, jurusan, angkatan, bidang, jabatan, tempat tanggal lahir, nomor HP, email, alamat (kosan dan rumah)] LPJ Kepanitiaan Format: a. Sampul 1) Tulisan: Laporan Pertanggungjawaban 2) Nama Kepanitiaan 3) Logo Kepanitiaan/Lambang Lembaga 4) Nama Lembaga yang bersangkutan 5) Tulisan: Ikatan Keluarga Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia 6) Tahun b. Kata Pengantar Ditulis oleh Ketua Panitia c. Daftar Isi Gambaran Umum Ketua Panitia terhadap kepanitiaan yang diketuainya secara keseluruhan selama kepanitiaan berjalan. e. Pendahuluan 1) Nama Kegiatan 2) Tujuan 3) Bentuk 4) Perencaaan Sasaran Alokasi Dana Alokasi Waktu Alokasi Tempat Alokasi SDM Parameter keberhasilan

f. Pelaksanaan waktu: apakah sesuai dengan target waktu yang telah direncanakan pada timeline awal atau tidak. g. LPJ Ketua Panitia

 Pencapaian visi misi atau parameter pencapaian SC. Pencapaian Nilai dan/atau skill yang ditanamkan pada proker ini. Bagaimana kondisi koordinasi Ketua Panitia dengan setiap bidang selama kepanitiaan berjalan Bagaimana kondisi koordinasi Ketua Panitia dengan setiap pihak-pihak di luar kepanitiaan selama kepanitiaan berjalan h. LPJ Bidang-Bidang (sekum, bendum, dan bidang-bidang lain) i) Deskripsi Kerja

ii) Gambaran Umum Menjelaskan bagaimana kepengurusan bidang tersebut selama kepanitiaan berjalan a) Koordinasiantar BPH b) Koordinasi BPH dengan BP c) Analisis SWOT bidang iii) iv) i. j. Perencanaan Pelaksanaan (misal: kendala dan solusi)

Pencapaian Parameter Keberhasilan Evaluasi Jabarkan hal-hal yang terjadi pada saat pelaksanaan kegiatan serta data-data kuantitatif yang ada secara efektif

k. Penutup (kesimpulan dan saran) l. Lampiran Proposal Sponsorship Kesekretariatan: i. ii. iii. iv. v. vi. Struktur Kepanitiaan Database Panitia Timeline kegiatan Notulensi dan Presensi rapat Surat Masuk Surat Keluar

 Operasional: i. ii. Petunjuk teknis Acara Petunjuk Pelaksanaan

Laporan Keuangan Publikasi (softcopy) Dokumentasi (softcopy) Database jaringan eksternal.