ANALISIS JABATAN

1. PENDAHULUAN 1.1. Latar belakang Setiap organisasi mempunyai berbagai tujuan yang hendak dicapai. Tujuan tersebut diraih dengan mendayagunakan sumber-sumber daya yang ada dan salah satunya yaitu sumber daya manusia (SDM). Sumber daya manusia dituntut bukan hanya untuk sebatas bekerja dan bekerja tanpa menghiraukan kualitas mutu yang berkesinambungan sehingga menyebabkan terjadinya krisis kreativitas, krisis loyalitas, dan krisis intelektualitas dalam kurun waktu tidak ditentukan kedepannya, yang penting mereka melaksanakan tugas dan kewajiban tanpa ada upaya untuk mengembangkan. Tanpa pengatahuan yang memadai tetang apa yang dilakukan oleh para karyawan atas pekerjaannya, organisasi tidak akan dapat membentuk prosedur sumber daya manusia yang efektif untuk memilih, mempromosikan, melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan. Hal yang terjadi di lapangan adalah banyak karyawan merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan apa yang dibayangkan, selain itu karyawan terkadang merasa tidak menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi kinerjanya juga menunjukan hasil yang tidak mengembirakan. Kenyataan tersebut mungkin tidak asing karena hal ini mengkin dianggap wajar mengingat bahwa dimasa krisis seperti sekarang ini banyak organisasi yang melakuan efisiensi dengan mempekerjakan satu orang untuk beberapa bidang pekerjaan sekaligus atau sebaliknya yaitu salah tempat karena profesi ataupun gelar seseorang tidak sesuai dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Hal ini mengakibatkan perlunya pengkajian dan pemahaman pekerjaan melalui proses yang disebut analisis jabatan. Analisis jabatan merupakan bagian vital dari setiap program manajemen sumber daya manusia. Analisis jabatan

sangat penting dalam organisasi untuk menempatkan seseorang pada suatu jabatan/pekerjaan tertentu yang sesuai dengan gelar, profesi dan kompetensinya.

1.2. Rumusan Masalah 1. Apa yang dimaksud analisis jabatan ? 2. Apa saja langkah-langkah dalam analisis jabatan ? 3. Apa manfaat dari analisis jabatan terhadap organisasi ?

2. PEMBAHASAN 2.1. Pengertian Analisis Jabatan Definisi Analisis menurut kamus adalah segenap rangkaian yang menelaah sesuatu hak secara mendalam. Sedangkan menurut Heidj Rahman Suad Husnan adalah suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi berupa data, informasi data terdiri dari data questionnaire (pertanyaan), written narrative (menuliskan cerita singkat), pengamatan (observasi), dan interview (wawancara). Pendapat lain Dwi Prastowo Darminto & Rifka Julianti mengungkapkan adalah penguraian suatu pokok dan penelaahan serta hubungan antar bagian satu dengan yang bagian lain untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman yang komprehensif. Analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin dalam Johanes Papu (2008) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.

Analisis jabatan merupakan hal mendasar dalam proses pengembangan sumber daya manusia. Tanpa adaya data yang akurat tentang profil dari masingmasing jabatan, jenis-jenis kemampuan dan ketrampilan yang dibutuhkan, serta pengalaman dan pendidikan yang dipersyaratkan untuk menduduki jabatan tersebut, maka proses pengembangan sumber daya manusia akan menjadi sulit.

2.2. Pengumpulan Informasi Proses pengumpulan informas untuk proses analisis pekerjaan atau jabatan meliputi: 1. Interview (wawancara) Merupakan percakapan antara dua orang atau lebih dan berlangsung antara narasumber dan pewawancara. Tujuan dari wawancara adalah untuk mendapatkan informasi di mana sang pewawancara

melontarkan pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab oleh orang yang diwawancarai.

2. Observasi (pengamatan) Aktivitas yang dilakukan makhluk cerdas, terhadap suatu proses atau objek dengan maksud merasakan dan kemudian memahami pengetahuan dari sebuah fenomena berfasarkan pengetahuan dan gagasan yang sudah diketahui sebelumnya, untuk mendapatkan informasiinformasi yang dibutuhkan.

3. Questionnaire (pertanyaan) Suatu teknik pengumpulan informasi yang dilakukan dengan cara menyusun daftar pertanyaan yang diajukan pada responden.

4. Written narrative ( menulis cerita singkat ) Menceritakan peristiwa yang diamati terkait analisisnya dalam bentuk tulisan secara singkat dan objektif.

2.3. Langkah-Langkah Analisis Jabatan Setelah melakukan pengumpulan informasi data melalui sumbersumber diatas, maka dapat diperoleh dua point dalam analisis jabatan yang tujuannya utuk menguraikan TUPOKSI, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja, dan aspek aspek pekerjaan lainnya. Dua point tersebut adalah :

1. Uraian Jabatan Merupakan suatu pernyataan yang teratur, dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu secara professional sesuai keahlian dalam bidangnya. Uraian ini meliputi ; a. Identifikasi Jabatan, berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan

b. lkhtisar Jabatan, berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas

c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaanpertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya

d. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat

e. Hubungan dengan jabatan lain Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja

f. Kondisi kerja, Menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya

2. Spesifikasi / Persyaratan Jabatan. Secara umum spesifikasi pekerjaan atau jabatan meliputi ; a. Identitas diri b. Nama c. No Kode d. Asal daerah / kewarganegaraan e. Status perkawinan f. Jenis kelamin g. Usia

Persyaratan pendidikan latihan dan pengetahuan. a. SD, SLTP, SLTA, atau PT b. Kegiatan seminar c. Sertifikat, piagam, atau prestasi

Persyaratan pengalaman dan keterampilan a. Pengalaman lapangan b. Pengalaman kerja c. Pengalaman organisasi

Persyaratan fisik dan mental a. Berat badan b. Tinggi badan c. Sehat jasmani dan rohani

2.4. Manfaat Informasi Analisis Pekerjaan Setelah dua point diatas terpenuhi sesuai hasil analisa pekerjaan atau jabatan yang diharapkan, maka manfaatnya adalah pihak manajemen dapat memprediksi kedepan secara objektif dan akurat sesuai data data informasi yang dikumpulnya. Adapun kegunaan dua point diatas adalah: 1. Pengadaan tenaga kerja, Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru. Sekaligus memberi gamabaran untuk pegawai baru. 2. Pelatihan, Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 3. Evaluasi jabatan, Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan 4. Penilaian prestasi, Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang 5. Promosi dan transfer, Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi ataupun transfer. 6. Organisasi, Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja. 7. Konseling, sebagai sarana untuk pemberian konsultasi, baik yang belum ataupun yang sudah bekerja, mekipun tidak sesuai dengan jabatan yang sekarang.

3. PENUTUP 3.1. Kesimpulan Dari uraian diawal terkait dengan analisis pekerjaan atau jabatan yang sudah dirumuskan sesuai rumusan masalah yang ada, maka dapat disimpulkan

bahaw Analisis Jabatan adalah sebagai rangkaian sebuah proses pengumpulan informasi data yang berhubungan dengan aktivitas oprasional dan kewajiban suatu pekerjaan untuk memperoleh sebuah kesimpulan yang tepat dan komprehensif. Pengumpulan informasi data melalui interview (wawancara), observasi

(pengamatan), questionnaire (pertanyaan) dan written narrative (menuliskan cerita singkat). Langkah langkah untuk melakukan analisis pekerjaan terdiri dari dua point yaitu uraian Jabatan (identifikasi jabatan, ikhtisar jabatan, tugas-tugas yang harus dilaksanakan, pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima, hubungan dengan jabatan lain, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan, kondisi kerja) dan spesifikasi/ persyaratan jabatan (identitas diri, persyaratan pendidikan latihan dan pengetahuan, persyaratan pengalaman dan keterampilan, persyaratan fisik dan mental). Kegunaan hasil analisis jabatan dapat digunakan dalam melakukan pengadaan tenaga kerja, pelatihan dan pendidikan tenaga kerja, evaluasi jabatan dalam bekerja, penilaian prestasi terhadap tenaga kerja, promosi dan transfer, memberikan kesempatan organisasi untuk melakukan perbaikan, serta konseling sebagai bentuk empati kepada tenaga kerja.

DAFTAR PUSTAKA Sanjaya, Wina. 2006. Strategi Pembelajaran, Jakarta: Kencana Prenada Media Husnan, Heidj Rachman Suad. 1990. Manajemen Personalia, edisi 2. Jogjakarta : BPFE Husnan, Heidj Rachman Suad. 2000. Manajemen Personalia dan SDM, edisi 4. Jogjakarta : BPEF Robert, Redmond. 1997. Cara Merekrut Manajer yang Baik. Jakafta : Bumi Aksara Sadili, Samsudin. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : CV Pustaka Setia Hendry, Simamora. 2006. Manajemen Sumberdaya Manusia, Edisi III. Jogjakarta: STIE YKPN.