TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

TOPIK 14

QUALITY IMPROVEMENT:

LEAN SIX SIGMA

LD, Semester II 2003/04

Hlm. 1

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

1. DASARDASAR-DASAR SIX SIGMA Faktor Kunci Lean Six Sigma

LEAN SIX SIGMA DELIGHT CONSUMER QUALITY SPEED IMPROVE PROCESS VARIATION & DEFECTS PROCESS FLOW

TEAM WORK

DATA & FACTS

LD, Semester II 2003/04

Hlm. 2

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Faktor Kunci 1: Delight your customer with speed & quality

Six Sigma starts with customers Goal : eliminasi segala cacat.
LEAN SIX SIGMA DELIGHT CONSUMER QUALITY SPEED IMPROVE PROCESS VARIATION & DEFECTS PROCESS FLOW

Cacat: segala sesuatu yang tidak memenuhi TEAM WORK kebutuhan konsumen. DATA & FACTS Contoh: Janji : deliveri dalam 2 hari. Realisasi : deliveri dalam 2,5 hari Konsumen: Eksternal : pengguna akhir Internal : personel perusahaan yang menggunakan output proses dalam perusahaan. Hubungan quality speed low cost : Proses dengan banyak kesalahan tidak dapat memenuhi tuntutan kecepatan. Proses yang lambat berkemungkinan menghasilkan cacat tinggi (acuan: kecepatan proses secara keseluruhan). Loq quality & slow speed high cost.
LD, Semester II 2003/04

Hlm. 3

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Faktor Kunci 2: Improve your process

DELIGHT LSS memberikan fokus pada: CONSUMER Dokumentasi bagaimana pekerjaan diselesaikan (langkahlangkah yang menyusun proses). QUALITY SPEED

LEAN SIX SIGMA IMPROVE PROCESS VARIATION & DEFECTS PROCESS FLOW

Mengkaji aliran pekerjaan antara orang & stasiun kerja. DATA & FACTS Memberikan kepada pekerja pengetahuan & metoda yang diperlukan untuk memperbaiki pekerjaan secara konsisten. Pendekatan dalam perbaikan proses: Eliminasi variasi dalam kualitas & speed (sumber utama cacat): Reduksi variasi proses Perbaikan kapabilitas proses (Cpk > 1,33) Memperbaiki aliran & kecepatan proses:
TUJUAN Eliminasi kemungkinan Elimination terjadinya kesalahan Menggantikan dgn proses yang Replacement lebih handal bagi operator Mempermudah pekerjaan bagi Facilitation pekerja Mendeteksi error sebelum Detection terjadi Mitigation
LD, Semester II 2003/04

TEAM WORK

PRINSIP

CONTOH Desain ulang proses atau produk shg tugas (proses) tsb. tidak diperlukan Penggunaan robot (untuk welding atau painting) Color-coding parts Pengembangan software komputer yang memberikan signal untuk typing error Utilisasi fuses untuk kelebihan beban pada sirkuit
Hlm. 4

Minimasi dampak kesalahan

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Faktor Kunci 3: Work Together for Maximum Gain

Kemampuan berkolaborasi (skills of collaboration): Kemampuan mendengarkan (listening skill); Brainstorming & teknik diskusi;

LEAN SIX SIGMA DELIGHT CONSUMER QUALITY SPEED IMPROVE PROCESS VARIATION & DEFECTS PROCESS FLOW

TEAM WORK

DATA & FACTS

Mengelola ide: sorting, organizing & prioritizing ideas; Pengambilan keputusan: mendesain alternatif (solusi), pengembangna kriteria untuk pemilihan alternatif. Additional skill for effective teams: Mendefinisikan tujuan (setting goals); Memberikan penugasan & tanggung jawab; Menangani konflik; Memberikan perhatian pada proses pengambilan keputuan; Memastikan efektivitas pertemuan; Mendorong pembelajaran berkelanjutan; Kerjasama dengan kelompok lain.
LD, Semester II 2003/04 Hlm. 5

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Faktor Kunci 4: Base Decisions on Data & Facts

Hambatan: Ketidaktersediaan data yang handal; Kemampuan yang rendah dalam pengumpulan & analisis data; Penggunaan data terbatas untuk pemberian reward & hukuman bagi pekerja, bukan untuk pengambilan keputusan. Klasifikasi data yang diperlukan:

LEAN SIX SIGMA DELIGHT CONSUMER QUALITY SPEED IMPROVE PROCESS VARIATION & DEFECTS PROCESS FLOW

TEAM WORK

DATA & FACTS

Pengukuran terhadap hasil yang mencerminkan output/outcome proses atau prosedur. Pengukuran terhadap proses yang mendeskripsikan tahapan & kejadian selama proses hingga dihasilkan output/outcome. Data tipikal yang diperlukan: Kepuasan konsumen; Outcome finansial; Kecepatan/lead time dalam layanan; Kualitas/cacat produk/layanan.
LD, Semester II 2003/04 Hlm. 6

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

2. HUKUM LEAN SIX SIGMA

Tema Utama LSS : Konsumen adalah Raja; Speed, quality & low cost terkait satu sama lain; Untuk mendeliver quality, speed & low cost diperlukan: eliminasi variasi & cacat, fokus pada aliran proses; Data sangat kritikal untuk pengambilan keputusan yang baik; Orang harus bekerja sama untuk melakukan perbaikan yang akan diperhatikan oleh konsumen. Terminologi Penting : Littles Law:
LEAD TIME = Amount of WIP Average Completion Rate

LD, Semester II 2003/04

WIP = work-in-process: pekerjaan yang secara resmi masih dalam proses & belum selesai. Antrian: WIP Value-added work: setiap proses yang memberikan tambahan nilai di mata konsumen. Non value-added work: proses yang tidak memberikan tambahan nilai, & jika mempunyai pilihan konsumen tidak akan bersedia membayar untuk proses Value-added Time tersebut. EFISIENSI SIKLUS PROSES = Total Lead Time Efisiensi siklus proses:

Hlm. 7

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Lima Hukum Lean Six Sigma : Law 1: The law of market Untuk mempertahankan pertumbuhan penjualan, konsumen mendefinisikan kualitas & prioritas perbaikan. Law 2: The law of Flexibility Kecepatan suatu proses proporsional terhadap fleksibilitasnya. Contoh ukuran infleksibility: Di lantai produksi: set-up time, changeover time; Di bidang layanan: information retrieval time. Law 3: The law of Focus Data (Pareto): 20% aktivitas menyebabkan 80% permasalahan atau keterlambatan. Perbaikan besar dapat dilakukan dengan fokus pada 20% aktivitas tersebut. Law 4: The law of Velocity (Littles Law) Kecepatan proses berbanding terbalik dengan jumlah WIP. Untuk meningkatkan kecepatan proses kurangi WIP Law 3: The law of Complexity & Cost Peningkatan kompleksitas dapat menyebabkan peningkatan biaya, penurunan kualitas (low sigma) atau penurunan kecepatan proses Target awal perbaikan: reduksi variasi produk atau jasa yang tercakup (keputusan ini harus didasarkan pada informasi finansial & pasar yang baik)
LD, Semester II 2003/04 Hlm. 8

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

3. IMPLEMENTASI LEAN SIX SIGMA

Persiapan :
1. Buat posisi baru pada organisasi sebagai penanggung jawab Lean Six Sigma; 2. Perluas tanggung jawab dari posisi-posisi yang ada untuk mencakup LSS; 3. Menyiapkan & melaksanakan pelatihan yang tepat bagi staf yang akan terlibat dalam implementasi LSS; 4. Menyiapkan prosedur baru untuk memastikan implementasi LSS terkait dengan isu bisnis penting.

Staffing Khusus (infrastruktur) untuk LSS :

POSISI BARU: 1) Champions (direct report to CEO / president): executive-level manager yang mempunyai tanggung jawab untuk mengelola & mengarahkan upaya LSS, & memastikan bahwa upaya tsb. mendukung & mendorong prioritas korporasi. 2) Black Belts: perusahaan yang telah mendapat 4-5 minggu pelatihan tentang leadership & problem solving; bertanggung jawab untuk memimpin atau mengarahkan tim proyek & deliveri hasil dari proyek terpilih. 3) Master Black Belt: BB yang telah mendapatkan pelatihan lanjut tentang sophisticated problem solving techniques; harus telah memimpin sejumlah tim proyek & mempunyai prestasi dalam mendeliver hasil proyek; tanggung jawabnya mencakup: memberikan pelatihan & pengarahan untuk BB, monitoring kemajuan tim, & membantu tim jika diperlukan.
LD, Semester II 2003/04 Hlm. 9

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Staffing Khusus (infrastruktur) untuk LSS :

POSISI LAMA DENGAN TAMBAHAN TANGGUNG JAWAB TERKAIT DGN LSS : 1) CEO & Eksekutif: mengambil keputusan untuk implementasi LSS; bertanggung jawab menetapkan tujuan korporasi yang akan menentukan prioritas LSS; bertangung jawab secara regular untuk monitoring & mengarahkan penggunaan sumber daya LSS. 2) Business Unit Managers: Bekerja sama dengan champions menentukan tujuan untuk mendefinisikan kriteria untuk pemilihan proyek; Menentukan target proyek. 3) Green Belts/Yellow Belts/White Belts/Anggota Tim: Setiap pekerja yang menerima pendidikan wawasan atau pelatihan keterampilan tentang LSS hingga tingkat tertentu; Menjaga pelaksanaan tugas rutin mereka, bekerja paruh waktu untuk proyek LSS dalam bidang mereka.

LD, Semester II 2003/04

Hlm. 10

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Program Training : 1) Awareness Course (White Belt training) : 1 2 hari; Tujuan: agar orang akrab dengan bahasa/istilah & konsep LSS; Partisipasi dalam proyek tidak diharuskan. 2) Introductory methods/tool course (Yellow or Green Belts Training): 1 2 minggu; Peserta: staf yang akan mempraktekkan metoda / teknik-teknik perbaikan; Yellow Belt: intermediate, antara WB & GB; YB course: lebih singkat dari GB training, & peserta hanya diminta untuk berpartisipasi pada proyek. Umumnya, pimpinan proyek: GB. 3) A skill-building tools/methods course (Black Belt Training): BB: inti dari struktur pendukung LSS; Peran BB: pemimpin proyek, pengarah & nara sumber proyek. 4) Advanced training in one or more specialties (Master BB or enrichment courses): Diperuntukan bagi BB yang akan menjadi pelatih & pengarah BB; Tidak seluruh BB perlu menjadi MBB.
LD, Semester II 2003/04 Hlm. 11

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

4. MODEL PERBAIKAN DMAIC

Define Measure Analyze

Improve

Control

DMAIC: Define, measure, analyzem, improve, control

DMAIC = proses pemecahan masalah secara berstruktur & berbasis data: Melakukan kegiatan tertentu dengan suatu urutan tertentu proses & berstruktur; Mengumpulkan data hampir pada setiap tahapan untuk mendukung proses pengambilan keputusan berbasis data; Memastikan bahwa solusi yang diputuskan oleh tim akan mengeliminasi faktor penyebab masalah yang ditangani problem solving.

LD, Semester II 2003/04

Hlm. 12

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Define Measure Analyze

Improve

Control

DEFINE M A I - C
Tujuan: mencapai sepakat pada proyek perbaikan yang akan ditangani. Pendekatan: Mendiskusikan rencana proyek perbaikan dengan tim; Mendapatkan data konsumen; Mereview data yang ada tentang proses & masalah; Membuat garis besar peta proses untuk menentukan batasan proyek; Menyiapkan rencana & arahan untuk tim. Manfaat pendekatan: Mengembangkan pemahaman bersama tentang prioritas bisnis dari proyek perbaikan; Konfirmasi peluang (manfaat) proyek perbaikan dari sudut pandang konsumen; Mencapai kesepakatan dengan manajemen tentang lingkup realistik dari proyek perbaikan; Sepakat tentang ukuran keberhasilan dari proyek; Menyiapan tim untuk mendukung keberhasilan proyek.
LD, Semester II 2003/04 Hlm. 13

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Define

Measure

Analyze

Improve

Control

DEFINE M A I - C
Define tool#1: Diagran SIPOC (Suppliers, Input, Process, Output, Customers) Digunakan untuk pemetaan proses secara garis besar. Menunjukkan faktor kritikal terhadap kualitas. Contoh Diagram Proses SIPOC (Equipment Leasing):
SUPPLIER(S)
AGEN KREDIT

INPUTS(REQTS)
LAPORAN KREDIT

PROCESS
REVIEW KREDIT KONSUMEN

OUTPUT(S)
PERJANJIAN SEWA

CUSTOMER(S)
PENYEWA PERALATAN

Respon dalam 30 Aliran data pd hari kerja berikutnya Laporan dpt direview dlm 3
MARKS OFFICE PRODS USULAN JADUAL SEWA

VALIDASI PERALATAN

Selesai dlm 5 hari kerja Full terms, conditions & payout rules Maks 2 hlm (tdk termasuk daftar brg)
PEMBAYARAN MARKS OFFICE PRODS

PENYIAPAN DOKUMEN

Menyelesaikan daftar brg sewa Data harga eceran & produsen

MEMBIAYAI & PENGARSIPAN

Jumlah yg benar Didanai dlm 1 hari stl deliveri Dideliver dgn EFT

LD, Semester II 2003/04

Hlm. 14

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Define

Measure

Analyze

Improve

Control

DEFINE M A I - C
Define tool#2: Value Stream Map Peta rinci proses; membantu mengidentifikasi wasted times, non value-added process, menentukan efisiensi siklus proses, Contoh Value Stream Map :

Lihat hlm 62 LSS

LD, Semester II 2003/04

Hlm. 15

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Define

Measure

Analyze

Improve

Control

D MEASURE A I - C
Tujuan: untuk mendapatkan data sebagai dasar pengambilan keputusan. Langkah penting dalam MEASURE: PERSYARATAN
Evaluasi sistem pengukuran yang ada: Perbaiki jika perlu; Kembangkan sistem pengukuran baru jika belum ada; Observasi proses; Kumpulkan data; Petakan proses secara rinci.

HASIL
Can trust the data; Can base decision on facts & reality; Can have document on real process; Well understand the required improvement.

Contoh MEASURE Tools: # 1: Process Observation: mengamati langsung proses yang berjalan. # 2: Time Value Map: untuk melihat penggunaan waktu dalam proses & mengidentifikasi efisiensi siklus proses. # 3: Pareto Charts: untuk menentukan faktor yang perlu menjadi fokus untuk upaya perbaikan. # 4: Time Series Plot: untuk mengidentifikasi kapan & lokasi munculnya permasalahan, memahami variasi dalam proses, pola perubahan pada proses.
LD, Semester II 2003/04 Hlm. 16

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Define

Measure

Analyze

Improve

Control

D MEASURE A I - C
Tantangan dalam pengumpulan data: Data belum pernah dikumpulkan sebelumnya; Data pernah dikumpulkan, tetapi tidak ada yang dapat digunakan untuk tujuan praktikal (hilang, tersimpan dalam perangkat lunak komputer yang tidak jelas, dll.); Terlalu banyak data & sukar menentukan prioritas atau tingkat kepentingan data; Data tidak mencerminkan yang seharusnya diukur.

LD, Semester II 2003/04

Hlm. 17

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Define

Measure

Analyze

Improve

Control

D M ANALYZE I - C
Tujuan: untuk memahami informasi & data yang dikumpulkan, & menggunakan data tersebut untuk mengkonformasi sumber delay, waste, & kualitas yang buruk. Arahan dalam ANALYZE: PERSYARATAN
Sticking to the data; Identifikasi & analisis pola data; Fokus pada proses dengan wasted time (non value-added process) tinggi.

HASIL
Mendapatkan clues tentang faktor penyebab sebenarnya; Mendapatkan solusi untuk memperbaiki proses; Identifikasi faktor paling kritikal untuk kendali proses.

Contoh ANALYZE Tools: # 1: Cause-and-effect Diagrams: untuk mengorganisasikan ide tentang faktor potensial penyebab masalah. # 2: Scatter Plots: untuk membantu mengidentifikasi pola hubungan antar (khususnya) dua faktor atau indikator.

LD, Semester II 2003/04

Hlm. 18

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Define

Measure

Analyze

Improve

Control

D M A IMPROVE - C
Tujuan: melakukan perubahan pada proses yang dapat mengeliminasi cacat, waste, biaya, dll. terkait dengan kebutuhan konsumen yang diidentifikasi pada tahap IDENTIFY. Arahan dalam IMPROVE:
PERSYARATAN Gunakan kreativitas untuk identifikasi spektrum alternatif solusi yang mungkin; Review Best Practice yang ada (prosedur terdokumentasi diketahui menghasilkan output yang baik) apakah dapat diadaptasi untuk situasi yang dihadapi; Mengembangkan kriteria untuk pemilihan solusi; Mencoba solusi yang dipilih; Merencanakan implementasi penuh dari solusi yang dirancang. HASIL Tidak terjebak dalam solusi yang lama yang tidak memberikan hasil; Mengembangkan solusi baru yang kita tahu berkaitan dengan masalah riel yang dihadapi; Dapat menjelaskan rasionalitas solusi yang dipilih; Belajar tentang solusi yang efektif & tak efektif.

LD, Semester II 2003/04

Hlm. 19

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Define

Measure

Analyze

Improve

Control

D M A IMPROVE - C
Contoh IMPROVE Tools: 1: PICK (Possible, Implement, Challenge, Kill) Chart: untuk membantu tim mengorganisasikan & menyusun prioritas alternatif solusi dalam 4 kategori: Possible: kuadran alternatif payoff relatif kecil, tetapi mudah untuk diimplementasikan; Implement: kuadran dengan alternatif terbaik, mudah diimplementasikan & memberikan payoff yang besar; Challenge: kuadran alternatif payoff besar tetapi relatif sukar untuk diimplementasikan; memberikan tantangan bagi tim untuk mengimplementasikannya; Kill: kuadran alternatif dengan payoff relatif kecil & sukar untuk diimplementasikan. Alternatif dalam kuadran ini otomatis dihapuskan dari spektrum solusi yang diusulkan. Konsep yang mendasari PICK Chart = Konsep formula Pareto Priority Index (PPI):
PPI = Savings x Probability of Success Cost x Time to Completion (Years)
Hlm. 20

LD, Semester II 2003/04

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Define

Measure

Analyze

Improve

Control

D M A IMPROVE - C
Contoh PICK Chart:

Lihat hlm. 72.

LD, Semester II 2003/04

Hlm. 21

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

Define

Measure

Analyze

Improve

Control

D M A I - CONTROL
Tujuan: Memastikan bahwa hasil tim dapat langgeng, artinya membuat prosedur & alat bantu kerja yag dapat membantu pekerja dalam mengerjakan pekerjaannya mulai saat ini. Tim harus mentransfer yang mereka pelajari pada pemilik proses (process owner) & memastikan bahwa setiap orang yang bekerja pada proses tersebut dilatih dalam menggunakan prosedur baru & yang terdokumentasi. Arahan dalam CONTROL: PERSYARATAN
Dokumentasikan prosedur baru; Latih setiap orang yang terlibat; Siapkan prosedur untuk memonitor sinyal penting dari proses; Serahkan pengelolaan pada pemilik proses; Selesaikan dokumentasi proyek.

HASIL
Mencegah kembalinya sistem ke prosedur semula (backsliding); Bereaksi cepat pada masalah di depan (dgn memonitor sinyal proses); Membagi pengalaman dgn pihak lain dalam organisasi;

Contoh CONTROL Tool #1: Peta-peta Kendali dalam SPC

LD, Semester II 2003/04 Hlm. 22

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

5. MANAGERS MUST DO DALAM LSS

Six Managers Must Do in LSS :

1. Memilih proyek perbaikan yang tepat 2. Memilih orang yang tepat 3. Mengikuti metoda 4. Mendefinisikan dengan jelas peran & tanggungjawab 5. Komunikasi, komunikasi, komunikasi 6. Mendukung edukasi & pelatihan

LD, Semester II 2003/04

Hlm. 23