Perancangan & Pelaksanaan Pengendalian Proyek Menggunakan Project Mbook 4th Edition (Kasus: Proyek BTP)

Latar Belakang BTP merupakan salah satu wadah yang tepat untuk memenuhi kebutuhan layanan ICT di Indonesia. Pembangunan BTP memiliki 6 tahap yaitu gedung utama, gedung R&D, Gedung training (UPT Telematika) dan beberapa ruang pembinaan PT. Citra Sukapura Megah sebagai kontraktor yang bertanggung jawab sebagai pelaksana proyek pembangunan gedung utama BTP. Nilai kontrak gedung utama BTP senilai 8.900.000.000 dikerjakan dari 29 Desember 2010 selesai 29 Juli 2011 selama 210 hari kalender. Pada proyek BTP terdapat beberapa permasalahan yaitu pembatalan pelelangan yang dilakukan oleh pihak YPT disebabkan penawaran para calon tender melebihi anggaran YPT. Pelaksanaan BTP mengalami beberapa amandemen. Untuk melakukan perpanjangan waktu proyek, terdapat 2 kali amandemen. Perlu dilakukan suatu proses untuk menentukan dan mengontrol ruang lingkup proyek yang disebut project scoop management. Permasalahan lainnya pada kemampuan SDM yang dimiliki oleh PT. CSM. Dengan demikian perlu adanya project human resource management. Dari data TA pihak YPT belum mengadakan evaluasi sehingga belum adanya tools untuk mengetahui adanya gap dalam proyek. Maka perlu adanya pengendalian proyek yang focus pada project scoop management, project human resources management untuk mengantisipasi adanya kegagalan pada proyek selanjutnya.

Masalah 1. Merancang form checklist yang tepat dan sesuai dengan standar PMbook, Perpres no. 54/2010 dan surat keputusan direksi YPT? 2. Bagaimana kesesuaian proyek berdasarkan standar PMbook, Perpres no. 54/2010 dan surat keputusan direksi YPT? 3. Bagaimana menghitung tingkat risiko dari hasil proyek BTP berdasarkan Pmbook, Perpres no. 54/2010?

Tujuan 1. Membuat rancangan 2. Mengetahui kesesuaian 3. Mengetahui

Metodologi 1. Model konseptual Tahap awal penelitian tentang audit proyek BTP membutuhkan beberapa data untuk menggambarkan hasil dari proyek. Data proyek meliputi dokumen proyek formal, perencanaan proyek dan evaluasi proyek. Pedoman pembuatan form checklist yaitu perpres, pmbook, SK direksi YPT. Form checkslist akan diverifikasi berdasarkan expert judgement sehingga dapat digunakan untuk melakukan review. Gap didapatkan dari data perencanaan dan pelaksanaan proyek pada saat review. Ketidaksesuaian / gap dan bagian proyek yang berkelanjutan memiliki nilai resiko yang berbeda dengan besarnya. Dengan dampak yang ditimbulkan sehingga perlu analissi resita. Analisis resiko menghasilkan rekomendasi untuk pelaksanaan proyek dalam melaksanakan prosedur proyek.

Sistematika Permasalahan Tahap Pendahuluan 1. Rumusan masalah 2. Tujuan penelitian 3. Tinjauan pustaka a. Teori audit b. Teori resiko c. Pmbook, perpres 54/2010

Tahap pengumpulan dan pengolahan data 1. 2. 3. 4. 5. 6. Identifikasi dan pengumpulan data Pembuatan form checklist Verifikasi Expert judgement Review Klasifikasi probabilitas dan resiko

Tahap analisis data 1. 2. 3. 4. Analisis form checklist Analisis ketidaksesuaian/gap Analisis resiko Rekomendasi prosedur pelaksanaan proyek

Tahap kesimpulan dan saran 1. Kesimpulan dan saran

Tahap pendahuluan Rumusan masalah Masalah utama di penelitian ini adalah bagaimana merancang prosedur pelaksanaan manajemen proyek yang sesuai untuk mengurangi resiko dan dampak pada proyek sejenis berikutnya. Tujuan penelitian Untuk merancang suatu referensi prosedur pelaksanaan. Proyek berdasarkan pmbook, perpres, dan dengan melakukan perhitungan probabilitas resiko dari setiap tahapan proyek Studi pustaka Menggunakan pmbook agar lebih memahami tentang pengendalian proyek dan resiko dengan menggunakan matriks frekuensi dan signifikansi resiko dalam proyek.

Tahap pengumpulan dan pengolahan data Identifikasi dan pengumpulan data Dokumen yang digunakan untuk melakukan penelitian tentang audit a. Dokumen perencanaan proyek b. Dokumen proyek formal c. Dokumen evaluasi proyek Pembuatan form checklist Dibuat berdasarkan pmbook, perpres dan SK YPT Verifikasi form checklist Dilakukan berdasarkan expert judgement Expert judgement

Analisis Analisis form checklist

Keluaran dari form checklist merupakan daftar proses tahapan pelaksanaan pengadaan proyek atau referensi prosedur manajemen proyek, form check list dibuat berdasarkan metode proyek BTP. Pengadaan proyek jasa konstruksi pada penelitian ini menggunakan metode pelanggan umum dengan penyerahan dan penawaran menggunakan metode satu sampel dan evaluasi sistem gugur. Pengadaan _____ jasa konsultasi menggunakan jasa konsultasi berbentuk badan usaha metode

seleksi umum evaluasi kualitas dan biaya dengan penyerahan penawaran dengan metode dan sampel. Form checklist berisi referensi prosedur pelaksanaan proyek dari initiating processes sampai dengan closing process. Berdasarkan project scope mana _______ dan project human resource management dalam pmbook.

Analisis gap Gap pertama terjadi karena tahapan pelaksanaan proyek yang terdapat pada form checklist tidak dilaksanakan padahal harusnya dilaksanakan. Gap kedua terjadi karena tahapan pelaksanaan proyek yang terdapat pada form checklist tidak dilaksanakan karena sesuatu hal dan tahapan tersebut dilakukan berdasarkan situasional. Diperoleh 68 gap terdiri dari 31 gap bersifat wajib dan 37 gap bersifat situasional. Gap bersifat wajib terdiri dari 5 gap berdasarkan pmbook dan 26 gap berdasarkan perpres. gap yang situasional terdiri dari 14 gap berdasarkan pmbook dan 23 gap berdasarkan perpres.

Analisis resiko prosedur form checklist Berdasarkan hasil expert judgement yang diolah dengan Microsoft excel diklasifikasikan berdasarkan risk scoring matriks. Menghasilkan data sebagai berikut: 1. Nilai probabilitas dengan resiko 12-2399 dengan risk level moderate level (22 proses) 2. Nilai probabilitas dengan resiko 24-4799 dengan risk level moderate level (34 proses) 3. Nilai probabilitas dengan resiko 48-100 dengan risk level moderate level (240 proses)

Analisis perbandingan SK dewan pengurus YPT no. 404 dengan perpres no. 54 tahun 2010 terdapat 2 variabel yang dijadikan perbandungan yaitu ruang lingkup danc ara pengadaan.

Kesimpulan 1. Form checklist terdiri dari 28 pertanyaan berdasarkan pmbook dan 116 pertanyaan berdasarkan perpres. Kedua referensi ini digabungkan dengan 296 proses dari pertanyaan tersebut harus dipenuhi tentang perencanaan umu, penyedia jasa konstruksi dan pengadaan penyedia jasa konsultasi yang kemudian diverifikasi hingga menjadi form checklist, 2. Dengan menggunakan forn checklist proyek BTP belum selesai dengan referensi. Ketidaksesuaian 68 gap 19 berdasarkan pmbook dan 49 gap berdasarkna prosedur perpres 23 termasuk dalam resiko mengengah 2C resiko tingggi dan 19 dalam tingkat resiko extremen. Memiliki dampak 99 signifikansi bagi proyek.