BAB 1 Sistem Informasi Dari Perspektif Akuntan

A. Lingkungan Informasi
Pembahasan mengenai SIA dimulai dengan mengetahui informasi sebagai sumber daya bisnis. Sama dengan sumber daya bisnis lain yaitu, bahan baku, modal, dan tenaga kerja. Agar dapat bertahan hidup informasi sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Dalam pemenuhan berbagai kebutuhan internal perusahaan maka arus informasi harus mengalir ke para pengambil keputusan serta pengguna lainnya. Arus informasi juga keluar dari perusahaan untuk memenuhi kebutuhan eksternal seperti pelanggan, pemasok, dan pemegang kepentingan. 1) Apakah Sistem itu? Bagi banyak orang, istilah sistem menghasilkan citra mental komputer dan pemrograman. Namun istilah sistem memiliki penerapan yang lebih luas. Beberapa system terjadi secara alami, sedangkan yang lain buatan. Sistem alam berkisar dari atom- sebuah sistem elektron, proton, dan neutron-untuk alam semesta-sistem galaksi, bintang, dan planet-planet. semua bentuk kehidupan, tanaman dan hewan, adalah contoh dari sistem alam. Sistem buatan adalah buatan manusia. Sesungguhnya sistem mencakup semuanya, mulai dari jam ke kapal selam dan sistem sosial untuk sistem informasi.

Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. 2) Elemen-elemen sistem Banyak komponen Sebuah sistem harus berisi lebih dari satu bagian. Contohnya, sebuah yo-yo diukir dari satu bagian kayu dan melekat pada tali adalah sistem. tanpa tali, itu bukan sebuah sistem. Berhubungan Tujuan yang umum dari suatu sistem adalah hmenghubungkan berbagai bagian dari sistem tersebut. Walaupun tiap bagian berfungsi independen dari yang lainnya, tapi semua bagiannya harus melakukan tujuan yang sama. Jika bagian tertentu tidak memberikan kontribusi pada tujuan bersama, maka bagian itu bukanlah sebuah sistem. Contohnya, sepasang sepatu roda dengan jaring gawang adalah sebuah

bagian/komponen. Tetapi keduanya tidak memiliki tujuan bersama jadi bukan merupakan sebuah sistem. Sistem vs subsistem Perbedaan antara keduanya tergatung dari segi perspektif. Kedua istilah tersebut dapat saling mengantikan. Sistem disebut subsistem ketika dilihat hubungannya dengan sistem yang lebih besar sehingga hanya menjadi bagian dari sistem besar tersebut. Demikian juga, subsistem disebut sistem ketika fokus pada perhatian. Hewan, tumbuhan,dan bentuk

kehidupan lainnya adalah sistem. Mereka juga subsistem dari ekosistem di mana merekaada. Dari perspektif yang berbeda, hewan adalah sistem terdiri dari banyak subsistem yang lebih kecil, seperti subsistem peredaran darah dan subsistem pernapasan. Tujuan Sistem harus mengarah ke satu atau beberapa tujuan, jika sistem tidak lagi mengarah ke sebuah tujuan maka sistem tersebut harus diganti. Dekomposisi system Dekomposisi adalah proses membagi sistem menjadi berbagai subsistem kecil. Dengan demikian kita dapat melihat dan memahami berbagai hubungan antara subsistem secara baik dan sistem dapat disajikan sebagai sebuah hirarki,dan melihat berbagai hubungan antara subsistem serta subsistem yang lebih tinggi tingkatannya. Interdependensi Subsistem Kemampuan sistem untuk mencapai tujuannya bergantung pada efektivitas fungsinya dan interaksi yang harmonis antar berbagai subsistemnya. Jika sebuah subsistem yang sangat penting rusak dan tidak dapat lagi memenuhi tujuan tertentunya, maka keseluruhan sistem akan gagal memenuhi tujuannya. Contohnya, jika pompa bahan bakar

(subsistem penting dari sistem bahan bakar) gagal, maka sistem bahan bakar gagal. Dengan kegagalan sistem bahan bakar (subsistem penting dari mobil), seluruh sistem gagal. Di sisi lain, ketika subsistem tidak

penting gagal, tujuan utama dari sistem secara keseluruhan masih bisa terpenuhi.

3) Kerangka Kerja Untuk Sistem Informasi Sistem informasi adalah serangkain prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna. Sistem informasi dalam perusahaan dibagi menjadi dua yaitu SIA (Sistem Informasi Akuntansi) dan SIM (Sistem Informasi Manajemen). Perbedaan antara subsistem SIA dan SIMberpusat pada konsep transaksi. Sistem informasi menerima input, yang disebut transaksi, yang dikonversikan melalui berbagai proses menjadi informasi output, yang akan diberikan ke pengguna. Transaksi adalah kegiatan yang mempengaruhi atau merupakan

kepentingan dari perusahaan serta diproses oleh sistem informasinya sebagai unti pekerjaan. Transaksi terbagi menjadi dua jenis yaitu transaksi keuangan dan transaksi nokeuangan. Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang memengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, dan yang dicerminkan dalam berbagai akun, serta diukur dalamberbagai ukuran keuangan. Contoh, penjualan produk ke pelanggan, pembeliaan persediaan dari pemasok, serta pengeluaran dan penerimaan kas. Transaksi nonkeuangan meliputi semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan melalui sistem informasi tetapi tidak memenuhi defenisi

khusus dari transaksi keuangan. Contohnya, menambahkan pemasok baru untuk bahan baku kedalam daftar pemasok yang valid.

4) Sistem informasi akuntansi Subsistem SIA memperoses transaksi keuangan dan transaksi

nonkeuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri dari tiga subsistem: Sistem pemrosesan transaksi, yang mendukung operasi bisnis harian melalui berebagai dokumen serta pesan untuk para pengguna diseluruh perusahaan. Sistem buku besar/pelaporan keuangan, yang menghasilkan laporan, seperti laporan laba rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak, serta berbagai laporan lainnya yang disyaratkan oleh hokum. Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggung jawaban.

5) Sistem Informasi Manajemen Dalam sebuah perusahaan pihak manajemen membutuhkan informasi yang jauh diluar kemampuan dari SIA. Dengan perkembangan ukuran perusahaan, maka akan timbul area fungsional yang membutuhkan tambahan

informasi untuk perencanaan dan pengendalian produksi, perkiraan penualan, perencanaan gudang persediaan, riset pasar, dan lain sebagainya.

6) Model Umum SIA Pengguna akhir (end user) dibagi ke dalam dua kelompok umum: eksternal dan internal. Penggunaan eksternal meliputi para kreditor, pemegang saham, calon investor, lembaga pemerintahan, kantor pajak, pemasok dan pelanggan. Pengguna internal meliputi bank,SEC,dan IRS.yang menerima sebuah informasi dalam bentuk laporan keuangan, pengembalian pajak, serta beebagai laporan lainnya yang secara hokum wajib dibuat oleh suatuperusahaan. Sumber data adalah berbagai transaksi keuangan yang masuk ke dalam sistem informasi baik dari sumber internal maupun eksternal. Transaksi keuangan eksternal merupakan data yang paling umum di kebanyakan perusahaan, transaksiini termasuk didalamnya berbagai pertukaran entitas bisnis dan individu lain diluar perusahaan. transaski keuangan internal melibatkan perpindahan atau pertukaran simber daya dalam perusahaan. Pengumpulan data adalah tahap operasional pertama dalam sistem informasi. Tujuannya adalah memastikan bahwa data kegiatan yang masuk ke dalam sistem valid,lengkap, dan bebas dari kesalahan. Dalam banyak hal ini merupakan bagian yang sangat penting karena ketika

dalam pengumpulan data terdapat kesalahan maka data yang diproses akan salah dan tentunya akan mengahsilkan output yang salah dan tidak handal. Pemrosesan data berkisar dari yang sederhana hingga yang rumit. Contohnya meliputi algoritma matematika yang digunakan dalam aplikasi penjadwalan produksi, berbagai teknik statistic untuk perkiraan penjualan, dan dan prosedur pencatatan serta pembuatan ikjstisar dalam pembuatan aplikasi akuntansi. Manajemen basis data adalah tempat penyimpanan fisik data keuangan dan nonkeuangan. Manajemen basis data melibatkan tiga pekerjaan dasar : penyimpangan, penarikan, dan penghapusan. Pembuatan informasi adalah proses menyusun, mengatur,

memformat, dan menyajikan informasi ke para pengguna. Dalam bentuk fisiknya yang bagaimanapun, informasi yang berguna memiliki berbagai karakteristik berikut ini : relevan, tepat waktu, akurat, lengkap, dan ringkas. Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirim kembali ke sistem sebagai sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal atau eksternal dan digunakan untuk memulai atau mengubah proses.

B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi mencermin distribusi tanggung jawab, otoritas, dan akuntabilitas diseluruh perusahaan.

1) Segmen Bisnis Perusahaan diatur menjadi beberapa segmen untuk meningkatkan efisiensi internal melalui spesialisasi tenaga kerja dan alokasi sumber daya yang efektif dari segi biaya. Ada beberapa cara untuk mengatur segmentasi perusahaan yaitu melakukan tiga pendekatan segementasi berdasarkan : Lokasi geografis. Banyak perusahaan memiliki operasi yang tersebar di seluruh negara dan di seluruh dunia, hal ini dilakukan agar mendapat akses ke berbagai sumber daya, pasar, atau distribusi. Lini produk. Sebuah perusahaan yang memproduksi banyak jenis produk akan mengatur organisasinya berdasarkan lini produk. Fungsi bisnis. Segmentasi fungsional membagi perusahaan ke dalam berbagai area tanggung jawab khusus berdasarkan pekerjaan. Area ini dibagi berdasarkan aliran sumber daya utama di sepanjang perusahaan.

2) Segmen Fungsional Manajemen bahan baku adalah merencanakan dan mengendalikan persediaan bahan baku perusahaan. Manajemen bahan baku memiliki tiga subfungsi: Pembelian adalah tanggung jawab untuk memesan persediaan dari berbagai pemasok ketika tingkat persediaan jatuh ke titik pemesanan ulang. Penerimaan adalah pekerjaan menerima persediaan yang sebelumnya dipesan oleh bagian pembelian.

Penyimpanan merupakan aktivitas penyimpanan fisik berbagai persediaan yang diterima dan pelepasan sumber daya ini kedalam proses produksi ketika dibutuhkan.

Produksi. Aktivitas produksi terjadi dalam siklus konversi dimana bahan baku mentah, tenaga kerja, dan aktiva pabrik digunakan untuk membuat suatu produk jadi.

Pemasaran. Pasar perlu mengetahui dan memiliki akses ke berbagai produk perusahaan. Fungsi pemasaran berhubungan dengan berbagai masalah strategi promosi, periklanan, dan riset pasar produk.

Distribusi. Adalah sebuah aktivitas untuk membuat produk sampai ke tangan pelanggan setelah adanya penjualan.

Personalia. Tujuannya untuk mengelola secara efektif sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Fungsi personalia yang dikembangkan secara lengkap meliputi perekrutan, pelatihan, pendidikan lanjutan, konsultasi, kompensasi. evaluasi, hubungan ketenagkerjaan, dan administrasi

Keuangan. Fungsi keuangan adalah mengelola sumber daya keuangan perusahaan melalui aktifitas perbankan dan perbendaharaan, manajemen portofolio, evaluasi kredit, pengeluaran kas, dan penerimaan kas.

3) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi mengatur sumber daya informasi keuangan perusahaan. Fungsi ini memainklan dua peran penting di pemosesan transaksi. Pertama,

akuntansi menangkap dan mencatat berbagai pengaruh keuangan dari berbagai transaksi perusahaan. Kedua, mendistribusikan informasi transaksi ke personal oprasional untuk mengoordinasikan banyak dari tugas penting mereka.

4) Fungsi Layanan Komputer Pemrosesan Data Tepusat. Semua pemrosesan data dilakukan oleh satu atau lebih komputer besar yang ditempatkan dibagian tengah yang melayani semua pemakai diseluruh perusahaan. fungsi layanan komputer yang terpusat memiliki berbagai area seabai berikut : Administrasi database, perusahaan yang diorganisasi secara terpusat mempertahankan sumber daya data mereka pada lokasi sentral yang digunakan bersama oleh semua pemakai akhir. Pemrosesan data, mengatur sumber daya komputer yang digunakan untuk melakukan pemrosesan transaksi hari demi hari terdiri atas kontrol data, konversi data, operasi komputer, dan perpustakaan data. Pengembangan dan Pemeliharan Sistem, kebutuhan pemakai akan sistem informasi dipenuhi oleh dua fungsi yang saling terkait yaitu sistem pengembangan dan sistempemeliharaan. Sistem pengembangan

bertangung jawab untuk menganalisis kebutuhanpemakai dan mendesain sistem yang baru utnuk memuaskan kebutuhan-kebutuhan tersebut. Sistem pengembangan terdiri atas profesional sistem, pemakai akhir dan stakeholders.

5) Peran Akuntan Akuntansi Sebagai Pengguna Kebanyakan perusahaan akuntansi merupakan pengguna layanan komputer yang terbanyak. Semua sistem yang memproses transaksi keuangan berdampak pada fungsi akuntansi dal;am hal tertentu. Sebagai pemakai akhir, para akuntan harus memberikan gambaran yang jelas tentang kebutuhan mereka kepada para professional yang mendesain sistem mereka. Contohnya, akuntan harus menspesifikasikan berbagai aturan dan teknik akuntansi yang akan digunakan, persyaratan

pengendalian internal, dan algoritma khusus untuk model depresiasi. Akuntan Sebagai Desainer Secara tradisional, para akuntan bertanggung jawab atas aspekaspek kunci dari sistem informasi, termasuk menilai kebutuhan informasi pemakai, mendefinisikan isi dan format output laporan, menspesifikasi sumber data, memiliki peraturan akuntansi spesifik, dan menentukan kontrol yang diperlukan untuk menjaga integritas dan efisiensisistem informasi. Akuntansi Sebagai Auditor Sistem Audit adalah bentuk dari pembuktian independen yang dilakukan oleh ahli auditor yang menyatakan pendapatnya mengenai kewajaran dan kebenaran suatu laporan keuangan sebuah perusahaan. Layanan ini sering kali disebut sebagai fungsi pembuktian. Audit dilakukan oleh audit internal dan auditeksternal.

Audit Internal Auditing internal merupakan fungsi penilaian dalam organisasi. Auditor internal melakukan serangkaian kegiatan atas nama organisasi, termasuk diantaranya melakukan audit laporan keuangan, mengkaji kesesuaian kegiatan operasi dengan kebijakan organisasi, mempelajari kesesuaian organisasi dengan kewajiban umum mengevaluasi efisiensi operasional, mendeteksi dan mengejar kecurangan dalamperusahaan, dan melakukan audit TI.

Audit Eksternal Audit eksternal sering disebut sebagai audit independen karena dilakukan oleh kantor akuntan publik yang independen dari manajemen perusahaajn kliennya. Peran audit eksternal telah mengalami perluasan peran meliputi. Kepastian. Jasa kepastian adalah layanan professional, termasuk fungsi pembuktian, dan yang didesain untuk meningkatkan

kualitas informasi, baik keuangan maupun nonkeuangan, yang digunakan oleh para pembuat keputusan. Audit TI biasanya dilakukan sebagai bagian dari audit keuangan yang lebih luas. Audit TI melakukan pembuktian atas integritas berbagai elemen sistem informasi perusahaan yang semakin rumit karena adanya teknologi komputer.