BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Administrasi Secara etimologi, administrasi sekolah berasal dari bahasa latin yang terdiri dari Ad + Ministrasi yang berarti melayani, membaca dan memenuhi. Sedangkan dalam bahasa Inggris administration yang selanjutnya diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia menjadi administrasi. Pada hakekatnya konsep tentang administrasi dapat mempunyai dua arti, yaitu arti sempit dan luas. Dalam arti sempit, istilah administrasi disamakan dengan istilah tata usaha; yaitu kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk pengambilan keputusan. Dalam arti luas administrasi disamakan dengan istilah manajemen. Dalam pengertian luas, administrasi mempunyai arti suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan yang berupa pengelolaan usaha kerja sama sekelompok manusia yang tergantung dalam suatu organisasi. Untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya agar efektif dan efisien. Dari bahasa tersebut diatas, maka admistrasi dapat kita pandang sebagai kegiatan yang memiliki empat pengertian yaitu : 1) Administrasi merupakan kegiatan atau rangkaian kegiatan manusia. 2) Rangkaian kegiatan itu menerapkan proses atau pengelolaan dari rangkaian suatu rangkaian kegiatan yang kompleks. Oleh karena itubersifat dinamis.

11

12

3) Proses itu dilakukan bersama oleh sekelompok manusia yang tergabung dalam suatu organisasi. 4) Proses itu dilakukan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya secara efektif dan efisien. (Sutomo, 1998 : 80). Kegiatan administrasi itu dilaksanakan dalam setiap kelompok kerja sama sejumlah manusia yang tergabung dalam suatu organisasi termasuk sekolah. Sehingga boleh dikatakan administrasi sekolah adalah penerapan kegiatankegiatan administrasi dalam berbagai bidang disekolah yang diselenggarakan dalam bentuk kerja sama oleh sejumlah atau sekelompok manusia. Pengertian perpustakaan sekolah secara umum adalah sebuah tempat yang menyediakan koleksi literatur yang berguna bagi pendidikan di sekolah. Keberadaannya pun menyatu dengan lingkungan sekolah, serta hanya bisa diakses oleh civitas akademika sekolah yang bersangkutan. Dari pengertian perpustakaan sekolah tersebut, menunjukkan bahwa perpustakaan sekolah adalah sebuah tempat eksklusif yang tidak memungkinkan orang di luar sekolah untuk mengaksesnya. Dalam arti, orang di luar sekolahan tidak memiliki hak untuk menikmati koleksi perpustakaan serta meminjam koleksi yang ada tersebut bagi kepentingan pribadinya. Adanya pengertian perpustakaan sekolah yang demikian eksklusif tersebut, bertujuan untuk memberikan kenyamanan dan kemudahan bagi para guru dan siswa untuk menikmati koleksi perpustakaan. Di samping itu, hal tersebut untuk memudahkan administrasi dan pencatatan transaksi peminjaman dan

pengembalian buku perpustakaan.

13

Perpustakaan sekolah adalah salah satu bagian kelengkapan yang harus ada di setiap lembaga pendidikan formal di berbagai tingkatan. Karena perpustakaan dianggap sebagai guru kedua, setelah guru yang ada di sekolah tersebut. Hal ini disebabkan perpustakaan adalah sebuah tempat di mana di dalamnya terdapat banyak ilmu pengetahuan yang sangat bermanfaat bagi siswa untuk diketahui.

2.2

Tahap Pengembangan Sistem Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan

langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci. Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah 1) Digunakan untuk mendefinisikan dan menggambarkan kebutuhan pemakai secara detil, waktu spesifik dan hambatan biaya 2) Mengikuti perencanaan sistem dan dilanjutkan rancangan sistem general 3) Tugas utama analis sistem mencakup : a. Menetapkan ruang lingkup system b. Mengumpulkan fakta studi c. Menganalisis fakta studi d. Mengkomunikasikan penemuan melalui LAPORAN ANALISIS SISTEM 4) Sistem analis yang sukses bergantung pada : a. Fakta studi yang komprehensif

14

b. Teknik untuk mengumpulkan fakta studi c. Keterlibatan penuh pemakai d. Perangkat pemodelan untuk menganalisis e. Iterasi 5) Penggunaan metode kuno untuk mengembangkan sistem (GAMBAR) a. Penggunaan metodologi, perangkat pemodelan dan teknik yang kuno metodologi yg tidak jelas atau didefinisikan kurang baik, template diagram alur cara lama dan penggunaan banyak kertas b. Sistem yang dihasilkan akan : Sulit untuk dipelihara Tidak dapat digunakan tanpa perbaikan besar Tidak dapat diandalkan Sulit untuk dikembangkan

6) Penggunaan metode modern untuk mengurangi metode kuno : JAD, Teknologi CASE, Diagram Jackson, W/O, Tim SWAT (Specialist With Advanced Tools)

7) (Alat & Teknik/metode setiap Tahap)

2.3 a. Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem Informasi Menurut John F. Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar Susanto, menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah : Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata

15

jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. Sedangkan menurut Henry Lucas (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa system Informasi adalah : Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedurprosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi. Menurut John F.Nash dan Martil B.Robert (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa ; Sistem Informasi adalah kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk

mendapatkan jalur komunikasi pentingm, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadiankejadian internal. Dari ketiga pengertian sitem informasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan. Selain itu pengertian sistem informasi menurut Rommey (1997:16) yang dialihbahasakan oleh Krismiaji (2002; 12) adalah sebagai berikut ;

16

Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulakn, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Peristiwa

Fakta

Transaksi

Data

Proses

Informasi

Gambar Proses Data Menjadi Informasi Sumber Azhar Susanto (2003:7) Tujuan Sistem Informasi : b. Menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen c. Membantu petugas didalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari Menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan. 2.3.1 Visual Basic

Menurut Krisna D. Octovhiana Visual Basic Adalah salah satu bahasa Pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerrti oleh Komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa Pemrograman Visual Basic, yang dikembangkan Microsoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari pendahulunya yaitu bahasa pemrogramman BASIC (Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dikembangkanpada era 1950-an. Visual Basic merupakan Salah satu Development Tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang memakai system operasi Windows. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman computer yang mendukung objek (Object Oriented Programming=OOP) (Ilmu Komputer.com).

17

2.3.2

Database Basis data atau Representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan

disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudasi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi Basis Data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Dalam maksud yang sama, bisa juga diartikan sebagai sekumpulan informasi yang disusun sedemikian rupa utuk dapat diakses oleh sebuah software tertentu. Database tersusun atas bagian yang disebut field atau record yang tersimpan dalam sebuah field dan record yang tersimpan di dalam sebuah file. Sebuah field merupakan kesatuan terkecil dari informasi dalam sebuah database. Sekumpulan field yang saling berkaitan akan membentuk record (Machmoed

Effendhie:2003). 2.4 2.4.1 Jenis-Jenis Pemodelan Perancangan Analisis Konseptual Database Di dalam suatu organisasi yang besar, sistem database merupakan bagian penting pada sistem informasi, karena di perlukan untuk mengelola sumber informasi pada organisasi tersebut. Untuk mengelola sumber informasi tersebut yang pertama kali di lakukan adalah merancang suatu sistem database agar informasi yang ada pada organisasi tersebut dapat digunakan secara maksimal.

18

2.4.1.1 Teknik Normalisasi Istilah normalisasi berasal dari Codd (dalam Kadir, 2000 : 65), salah seorang perintis teknologi basis data. Normalisasi dipakai sebagai metodologi tersendiri untuk menciptakan struktur tabel (relasi) dalam basis data dengan tujuan untuk mengurangi kemubaziran data. Terkadang normalisasi itu sendiri dipakai sebagai perangkat terhadap tabel-tabel yang dihasilkan, dan memberikan panduan yang sangat membantu bagi pengembang untuk mencegah penciptaan struktur tabel yang kurang fleksibel atau mengurangi ketidakefisienan. Aturan-aturan dalam normalisasi dinyatakan dalam istilah bentuk normal. Bentuk normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis data dan harus dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada level-level normalisasi. Suatu relasi dikatakan berada dalam bentuk normal tertentu jika memenuhi kondisi-kondisi tertentu. Bentuk normal pertama hingga ketiga merupakan bentuk normal yang umum dipakai. Artinya bahwa pada kebanyakan relasi, bila ketiga bentuk normal tersebut terpenuhi, maka persoalan ketidakkonsistenan data tidak akan muncul lagi. Normal pertama merupakan pendefinisian semua atribut yang bernilai tunggal dan berulang, sedangkan suatu relasi dikatakan normal kedua jika memenuhi normal pertama dan setiap atribut memiliki dependensi total terhadap kunci primer, misal : nis nama siswa dengan asumsi bahwa tak ada nama siswa yang sama, berarti nis menentukan nama siswa begitu sebaliknya. Serta suatu relasi dikatakan normal ketiga jika memenuhi normal kedua dan setiap atribut bukan kunci (tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci utama/primer),

19

misal : Nis namasiswa Tempat alamat Terlihat bahwa : Nis namasiswa alamat, dengan demikian Alamat mempunyai dependensi transitif terhadap Nis. Aturan-aturan normalisasi dinyatakan dalam istilah bentuk normal. Bentuk normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi basis data dan harus dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada level-level normalisasi. Suatu relasi dikatakan berada dalam bentuk normal tertentu jika memenuhi kondisi-kondisi tertentu. Misalnya, suatu relasi berada dalam bentuk normal pertama (biasa disebut 1NF) jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap baris. Beberapa level yang biasa digunakan pada normalisasi adalah: 1. Bentuk normal pertama (1NF) 2. Bentuk normal kedua (2NF) 3. Bentuk normal ketiga (3NF) 4. Bentuk normal Boyce_Codd (BCNF) 5. Bentuk normal keempat (4NF) 6. Bentuk normal kelima (5NF) Bentuk normal pertama hingga ketiga merupakan bentuk normal yang umum dipakai. Artinya bahwa ada kebanyakan relasi, bila ketiga bentuk normal tersebut telah dipenuhi, maka persoalan anomali tidak akan muncul lagi. Bentuk normal Boyce-codd merupakan revisis terhadap bentuk normal ketiga. Bentuk normal 4NF dan 5NF (dikemukakan oleh Fagin) hanya dipakai pada kasus-kasus khusus, yakni pada relasi yang mengandung dependensi nilai banyak.

20

Semakin dalam levelnya, relasi mempunyai kecenderungan lebih baik, dalam artian memiliki problem yang lebih kecil ataupun sama sekali tak memiliki permasalahan anomali. 1. Bentuk Normal Pertama Bentuk normal pertama adalah suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal pertama jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap baris. Bentuk normal pertama biasa dikenakan pada tabel yang belum ternomalisasi. Tabel yang belum ternomalisasi adalah tabel yang memiliki atribut yang berulang. 2. Bentuk Normal Kedua Bentuk normal kedua adalah suatu relasi berada dalam bentuk normal kedua jika dan hanya jika : a. Berada pada bentuk normal pertama b. Semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer. 3. Bentuk Normal Ketiga Bentuk normal ketiga adalah suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal ketiga ( 3NF ) jika : a. Berada dalam bentuk normal kedua b. Setiap atribut bukan kunci tidak memenuhi dependensi transitif terhadap kunci primer.

21

4. Bentuk Normal Boyce-Codd ( BCNF ) Bentuk normal Boyce-Codd adalah suatu relasi disebut memenuhi bentuk normal Boyce-Codd jika dan hanya jika semua penentu ( determinan ) adalah kunci kandidat ( atribut yang bersifat unik ). BCNF merupakan bentuk normal sebagai perbaikan terhadap 3NF. Suatu relasi yang memenuhi BCNF selalu memenuhi 3NF, tetapi tidak untuk sebaliknya. Suatu relasi yang memenuhi 3NF belum tentu memenuhi BCNF. 5. Dependensi Nilai Banyak dan Bentuk Normal Keempat Dependensi nilai banyak merupakan terjemahan dari multivalued dependency ( MVD ). Dependensi ini dipakai untuk menyatakan hubungan satu ke banyak. Secara umum, dependensi nilai banyak muncul pada relasi yang paling tidak memiliki tiga atribut dan dua di antaranya bernilai banyak, dan nilainilainya tergantung hanya pada atribut ketiga. Pada suatu relasi R dengan atribut A, B, C atribut B dikatakan bersifat multidipenden terhadap A jika: Sekumpulan nilai B yang diberikan pada pasangan (A,C ) hanya tergantung pada nilai A tak tergantung pada nilai C. 6. Dependensi Gabungan dan Bentuk Normal Kelima ( 5NF ) Dependensi gabungan mendasari bentuk normal kelima. Suatu relasi R ( X, Y, ...,Z ) memenuhi dependensi gabungan jika gabungan dari proyeksi A, B, ..., C dengan A, B, ..., C merupakan subhimpunan dari atribut-atribut R. Perlu diketahui bahwa gabungan dari dua proyeksi-proyeksi di atas bisa jadi menghasilkan relasi antara yang mengandung baris yang salah.

22

Namun, gabungan ketiga proyeksi akan menghasilkan relasi yang sesuai dengan aslinya. Bentuk normal kelima ( 5NF ), yang terkadang disebut PJ/NF ( Projection Join/Normal Form ), menggunakan acuan dependensi gabungan. Suatu relasi berada dalam 5 NF jika dan hanya jika setiap dependensi gabungan dalam R tersirat oleh kunci kandidat relasi R. Secara praktis dapat dikatakan bahwa suatu relasi R berada dalam 5NF jika data yang ada padanya tak dapat lagi didekomposisi menjadi relasi-relasi yang lebih kecil dengan kunci kandidat relasirelasi yang lebih kecil ini tidak sama dengan kunci kandidat relasi. 2.4.1.2 Teknik Entity Relationship Konsep Entity Relationship (Cardinality) a. One to One Relationship Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding satu. b. One to Many atau Many to One Relationship Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding banyak atau banyak berbanding satu. Langkah-langkah perancangan ER: 1. Memilih kelompok atribut yang sama untuk dijadikan sebuah entitas dan menentukan primary key dengan syarat unik dan mewakili entitas 2. Menggambarkan Cardinality dari ER diagram berdasarkan analisa relasi yang didapat. Relasi yang terjadi dapat One to One, One to Many dan Many to Many relationship

23

3. Membentuk SKEMA DATABASE atau LRS (Logical Record Structure) berdasarkan ER diagram

Bila relasi One to One maka foreign key diletakkan pada salah satu dari 2 entitas yang ada atau menyatukan ke dua entitas tersebut.

Bila relasi One to Many maka foreign key diletakkan di entitas yang Many

Bila relasi many to many maka dibuat file konektor yang berisi 2 foreign key yang berasal dari kedua entitas.

2.4.2

Perangkat Implementasi Dalam pengimplementasian terhadap hasil analisa, penulis menggunakan beberapa perangkat system informasi diantaranya untuk pembuatan program aplikasi, pelaporan dan sistem database. Dari perpaduan komponen komponen ini suatu sistem akan teraplikasi sedara mudah dan bias diandalkan dalam pelayanan informasi.

2.4.2.1 Program Visual Basic Visual Basic adalah software pemrograman yang diciptakan oleh Microsoft, orientasi VB digunakan untuk pemrograman database. Microsoft meluncurkan dua versi yaitu versi ENTERPRISE dan PROFESIONAL. Sebelum VB diluncurkan terdapat software pendahulunya yaitu Basica, Turbo Basic dan QBasic (Quick Basic). Ketiga software tersebut bekerja under DOS (Disk Operating System). Seiring dengan perkembangan OS dengan munculnya Windows (operating system berbasis visual) maka diciptakanlah Visual Basic.

24

2.4.2.2 Report Crystal Reports adalah piranti standar untuk pembuatan laporan pada sistem operasi Windows, dimana cetakan/templete laporan yang dihasilkan dapat disertakan pada banyak bahasa pemrograman, untuk memudahkan crystal report disingkat CR Prestasi yang di rasih CR tidak lepas dari sejarah perjalanan produk yang panjang. CR versi 8.5 dilunjurkan pada tahun 2001 (tahun peluncuran didasarkan pada tahun file Users Guiode, maka dapat diperkirakan versi pertama CR diluncurkan pada tahun 1990-1992 dengan pola hitungan setiap versi membutuhkan waktu 1 tahun. Pada saat ini versi CR sudah pada versi 11, tetapi pembahasan pada tutorial ini, kita hanya membahas CR versi 8.5 karena lebih mudah dipahami.