Nama :Minta sari harahap

Npm :14211491
Kelas :3ea27

Surat menyurat

log1. Peranan Surat-Menyurat sebagai Alat Komunikasi Tulis
Sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu ke
pihak yang lain dinamakan surat. Informasi di sini dapat berupa pernyataan, permintaan, laporan,
pemikiran, saran-saran, dan sebagainya atas nama pribadi, jabatan dalam sebuah organisasi, instansi
dan perusahaan informal.
Banyak orang beranggapan surat adalah utusan atau duta organisasi pengirim surat. Kelebihan surat
sebagai alat komunikasi dibandingkan dengan yang lain adalah sebagai berikut:
1. Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap perusahaan/instansi.
2. Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai.
3. Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan dengan telepon yang mungkin dapat disadap
oleh orang lain.
4. Setiap kata-kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan surat bisa diperkirakan dengan
seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak.
5. Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.
2. Tujuan Penulisan Surat
Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu instansi atau organisasi. Setiap kegiatan
yang dilakukan olek setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga dengan
penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu sebagai berikut:
Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain
Ingin mendapat balasan/tanggapan dari penerima/pihak yang dikirim tentang informasi yang
disampaikan tersebut.
Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap
3. Fungsi Surat
Surat di nilai efektif bila apa yang disampaikan penulis kepada penerima sejalan atau sesuai dengan
kehendak pengirim. Maka isi surat harus jelas, mudah dimengerti dan dipahami pihak penerima
sehingga tidak menimbulkan salah paham dan keraguan dari pihak penerima.
Surat mempunyai beberapa fungsi antara lain sebagai berikut:


a) Alat tata usaha
b) Media komunikasi
c) Duta atau wakil penulis
d) Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian
e) Alat pengingat atau berpikir misalnya surat yang telah diarsipkan.
a. Surat sebagai Dokumen Tertulis
Surat sebagai dokumen tertulis dipergunakan bila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat
yang mengadakan hubungan korespondensi. Bila dipergunakan untuk hal-hal yang telah terlupakan
atau telah lama, surat dipakai untuk alat pengingat. Sedangkan surat bisa dijadikan bukti historis, yaitu
dipergunakan sebagai bahan riset.
b. Surat sebagai Duta/Wakil
Surat sebagai duta artinya surat menjadi wakil secara tertulis dari organisasi, instansi, ataupun
perusahaan, misalnya bila perusahaan akan memesan barang, cukup dengan menulis surat pesanan
untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau dalam hal lamaran pekerjaan seorang pelamar kerja
cukup dengan melayangkan srbuah surat lamaran pekerjaan kepada sebuah perusahaan atau instansi.
c. Surat sebagai Otak Tata Usaha
Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor mempunyai cirri-ciri yang tidak berbeda dengan
pekerjaan kantor lainnya, yaitu tidak berdiri sendiri melainkan erat kaitannya dengan banyak jenis
kegiatan yang lain. Pada kantor yang besar umumnya telah digariskan prosedur yang tetap dalam
melakukan aktivitas korespondensi, seperti konseptor, bagian pengecekan, pengetikan dan lain-lain.
d. Surat sebagai Media Komunikasi
Komunikasi dipandang efektif apabila apa yang dikomunikasikan itu sampai ke tujuan sesuai dengan
sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi tertulis harus pula efektif, artinya dapat mencapai
tujuannya maka surat harus ditulis dengan jelas dan terang apa yang dimakasud
Suatu surat yang tidak jelas dan tidak terang maksudnya akan mengakiatkan:
1) Si penerima surat tidak mengerti maksudnya
2) Keragu-raguannya bagi penerima, dan
3) Apa yang dinyatakan atau dikehendaki mungkin tidak akan mendapat jawaban sebagaimana
mestinya.

e. Surat sebagai Barometer Kemajuan Kantor
Kegiatan yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak akan dapat berjalan dan
berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesamanya ataupun
dengan pihak luar. Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain sebagai alat untuk memungkinkan
terjadinya hubungan kerjasama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif.
Akibat gangguan-gangguan tersebut terhadap proses komunikasi dapat berupa :
a) Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang di tempat tujuan
b) Informasi tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima
c) Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan, dan
d) Informasi tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.
4. Ciri-Ciri Bahasa Surat
Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih
lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah
tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang
diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada
siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat,
kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak
menggunakan kata-kata atau istilah asing.
Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat
dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau
permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara
tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai
berikut:
1) Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2) Menghilangkan basa-basi
3) Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4) Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5) Menempatkan tanda baca yang tepat
Menarik dan Sopan
Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak
menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat
menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang
mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa
umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan
martabat orang lain.
5. Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat
Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat-menyurat memudahkan anda dalam memahami kalimat
surat. Tata bahasa meliputi ejaan dan tanda baca (fungtuasi).
1) Ejaan
Ejaan meliputi penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsure se
a) Penulisan huruf
Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan unsur serapan.
Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar akademis yang diikuti
dengan nama orang. Contoh : Cut Nyak Dien, Haji Amirudin, Prof. Soetjipto.
Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang, suku Indian, bangsa Mesir
Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Contoh. Tahun Kabisat,bulan April, har senin,
dan hari Pahlawan.
b) Penulisan Kata
Perhatikan penulisan kata-kata berikut.
Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri. Contoh: majalah, kantor, dan kemarin
Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan awalan atau akhiran. Contoh: perkantoran,
bacaan, dan memasak
Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang. Contoh: surat-mnyurat,
bahu-membahu, dan masak-masak.
Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka pemulisannya digabung. Contoh:
mempertanggungjawabkan, memperjualbelikan, dan melipatgandakan.
Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpisah, karena awalan dan
akhirannya hanya terdapat pada salah satu kata gabungan. Contoh: beri tatahukan dan bertanggung
jawab.
Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri sendiri, dan digabung bila
sudah dianggap satu kata. Contoh: kerja sama, tanda tangan, daripada dan apabila.
Kata depan di,ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat/arah, maka penulisannnya
dipisah. Contoh dari desa, ke Jakarta, dan di lemari.
Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata ungkapan tetap
seperti meskipun, walaupun. Contoh: saya pun dan anda pun
c) Penulisan unsur serapan
Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu diperhatikan ketentuannya.
Contoh:
Management = Manajemen Apotheek= Apotek
Kwitantie = Kuitansi Psychology= Psikologi
2) Tanda baca
Tanda titik
Pada akhir kata singkatan, maka menggunakan satu tanda titik.
Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contoh: nomor disingkat No., jalan
disingkat Jln
Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua tanda titik. Contoh: Sarjana Teknik, disingkat
S.T, sampai dengan disingkat s.d.
Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik. Contoh: dan kawan-
kawab disingkat dkk.
Tanda koma
Tanda koma dapat digunakan untuk:
Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata namun, tetapi,
bahkan, melainkan, dan sedangkan.
Merinci hal yang lebih dari dua.
Tanda titik dua
Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya. Tanda titik dua tidak
dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya didahului dengan kata adalah, sebagai
berikut, yaitu.
Tanda garis miring

Penulisan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan spasi. Contoh:
organisasi/perhimpunan.