Garis Panduan Penerimaan Buku Teks

Garis
Panduan
Penerimaan Bekalan Buku Teks Di
Sekolah
Kegunaan 2015
1. PENDAHULUAN
1.1 Setiap tahun Unit Kecil Buku Teks, Jabatan Pendidikan Negeri Pulau
Pinang membuat pesanan buku teks, untuk kegunaan murid-murid yang
menelan belana beruta ringgit !alaysia.
1." #leh kerana pesanan dan pembelian buku teks melibatkan perbelanaan
yang besar maka pihak sek$lah dikehendaki memastikan buku yang
diterima daripada penerbit mencukupi seperti yang dipesan.
2. OBJEKTIF
".1 !enelaskan panduan%kaedah penerimaan bekalan buku teks di
peringkat sek$lah.
"." !emb$lehkan pemeriksaan bekalan buku mengikut spesi&ikasi yang
tertera dalam k$ntrak yang dipersetuui antara Kementerian Pelaaran
dengan Penerbit.
".' !enelaskan secara tepat, pega(ai%kakitangan sek$lah yang b$leh
menerima buku dan pega(ai%kakitangan sek$lah yang b$leh
menandatangani S)P%*n+$is apabila bekalan buku lengkap dan
mencukupi seperti yang dipesan.
"., !emberikan penelasan yang tepat tindakan yang perlu diambil
$leh sek$lah bagi memastikan tuntutan pembayaran dapat dipr$ses
menepati pr$sedur ke(angan.
3. Bahan Edaran Yang Patut Diteria !e"#$ah Dari%ada JPN
Bagi memudahkan pihak sek$lah membuat semakan pesanan buku teks SPBT
yang dipesan $leh Jabatan Pendidikan Pulau Pinang, d$k umen berikut di muat
naik ke laman (eb- htt%&''he(%n%%.)$#g*%#t.+#'
'.1 Penyata K$mputer Senarai Bekalan Buku Teks, BTBT.
,/0.
i. BTBT1,/0 - Senarai Bekalan Buku Teks Buku 2etak Semula
ii. BTBTB,/0 - Senarai Bekalan Buku Teks Buku Terbitan Baru
iii. BTBT3,/0 - Senarai Bekalan Buku Teks Buku Terbitan Baru
Kel$mp$k 3
Garis Panduan Penerimaan Buku
Teks
i+. BTBT4,/0 - Senarai Bekalan Buku Teks Buku Terbitan Baru
Kel$mp$k 3 dsbnya.
Penyata-penyata ini digunakan sebagai rujukan bilangan
naskah sepatutnya diterima oleh sekolah.
'." 5aris panduan Penerimaan Bekalan Buku Teks 6i sek$lah.
,. Panduan Peneriaan Be"a$an
,.1 1uuk kepada BTBT. ,/0, semak umlah bekalan yang dipesan bagi
setiap udul buku. - Jangan )uat *e)arang %indaan %ada BTBT.,/07
,." Buku-buku yang diterima hendaklah diperiksa dan disemak dengan
teliti dan bersamaan dengan BTBT .,/0 dari segi-
,.".1 Judul dan k$d buku
,."." Bilangan naskah diterima
,.".' Speksi&ikasi menepati kriteria berikut-
i. semua buku mesti diahit
ii. cetakan dan tulisan elas dan
tepat
iii. (arna gambar dan gra&ik
i+. enis kertas 80 mg
+. susunatur muka surat mengikut
tertib keadaan kulit buku
9
+i. tidak ada muka surat yang hilang, k$s$ng
atau k$yak
,.3 Ka"itangan'Pega1ai Yang B#$eh 2eneria Be"a$an Bu"u
Te"* Di !e"#$ah
Pega(ai yang berikut b$leh menerima bekalan buku yang dihantar
penerbit melalui pengedar yang dilantik $leh penerbit berkenaan.
,.'.1 Pega(ai :ang B$leh !enerima Bekalan Buku
i. Pengetua% 5uru Besar
ii. PK 1
iii. PK ;<!
i+. Penyelia Petang
+. 5uru SPBT
+i. Pega(ai, kakitanga sek$lah yang lain yang diberi surat kuasa menerima bekalan
buku teks daripada pengetua dan guru besar
Pega(ai ,.'.1 =+i7 hanya b$leh menandatangani N$ta Serahan
te tapi tidak boleh menand a ta n gani Invois
Garis Panduan Penerimaan Buku Teks
,.3.2 Pega1ai'Ka"itangan Yang B#$eh 2enandatangani !AP
In3#i* Pe)e"a$an Bu"u Te"*
Pega(ai :ang B$leh !enandatangani
Pembekalan Buku Teks adalah>
i. Pengetua%5uru Besar
ii. PK 1
iii. PK ;<!
i+. Penyelia petang
+. 5uru SPBT
S)P%ln+$is
,.'.' )pabila bekalan buku yang dihantar mencukupi dan bersamaan
dengan BTBT .,/0, tindakan berikut hendaklah diberikan
perhatian pada S)P%ln+$is-
i. K$d sek$lah, nama sek$lah dan alamat sek$lah mesti
betul. Sesebuah sek$lah tidak b$leh menerima bekalan
buku teks bagi sek$lah lain kecuali mendapat arahan
daripada Jabatan Pelaaran Negeri.
ii. Tuliskan tarikh penerimaan bekalan pada tarikh buku
diterima $leh sek$lah. Jangan patuhi pada arahan yang
diberikan $leh mana-mana pihak lain.
iii. Semak sekali lagi k$d buku, udul buku dan bilangan
naskah diterima mesti sama antara S)P%ln+$is dengan
BTBT.,/0.
Turunkan tandatangan pada bahagian penerimaan. 2ap Nama
dan Ja(atan dan cap sek$lah.
v. Jangan )uat *aa *e"a$i %indaan atau a%a4a%a
+atatan %ada ana4ana )ahagian %ada !AP'$n3#i*.
+i. )mbil 1 salinan S)P%lnb$is dan &ailkan dalam &ail
in+$is.
+ii. 1ek$d dan kemaskini st$k dalam buku st$k.
,.'., Jika bekalan buku teks yang diterima kurang daripada apa yang
tercatat dalam BTBT .,/0 dan pihak pengedar tidak
menyediakan N$ta Serahan, tindakan berikut hendaklah
dilakukan-
i. Buat " salinan &$t$stat S)P%ln+$is asal.
ii. Pada kedua-dua salinan &$t$stat S)P%ln+$is p$t$ng dengan
dak(at merah maklumat buku yang dibekalkan
mencukupi seperti pada BTBT. ,/0 dan &i?ikal buku.
Garis Panduan Penerimaan Buku
Teks
Turunkan tandatangan
,
cap nama dan a(atan
,
cap sek$lah
dan tarikh pada kedua-dua salinan &$t$stat
S)P%ln+$is. J an g an tan d a tan a a n at au b u at a p a - apa
c a ta ta n p a da S A P/In v o is a s a l .
i+. Serahkan S)P%ln+$is asal dan 1 salinan &$t$stat
S)P%ln+$is kepada pengedar. 1 salinan &$t$stat
S)P%ln+$is lagi di&ailkan ke dalam &ail in+$is.
+. Setelah semua buku dibekalkan lengkap, tulis tarikh akhir
penerima bekalan buku teks pada S)P%ln+$is asal
,
turunkan tandatangan
,
cap nama dan a(atan dan cap
sek$lah pada bahagian akuan penerimaan. Pegawai
yang b o leh tan d atangani SAP/I n vo is ruj u k
k e p a da pe r kara .!. " .
,.'.@ Pada BTBT. 460
,
buat satu garisan dak(at merah mem$t$ng
semua maklumat buku yang telah diterima dan tulis tarikh
penerimaan pada huung garis apabila semua buku berkenaan
selesai bekalan.
,.'./ 1ek$d dan kemaskini buku st$k dengan serta merta sebelum
agihan buku kepada semua murid dialankan.
,.'.A )pabila semua bekalan buku teks telah diterima $leh sek$lah>
i. tandatangan pega(ai-pega(ai yang berkaitan
ii. cap nama dan a(atan
iii. Salinan a*a$ dan salinan "edua hantar ke PP6
i+. Salinan "etiga unt uk si mpanan sek$l ah
5. Peneriaan Be"a$an O$eh PPD'Bi$i" O%era*i Bu"u
Te"* Daerah
@.1 6alam keadaan tertentu pembekalan buku akan dihantar melalui
PP6 atau Bilik #perasi Buku Teks 6aerah.
@." Pembekalan ini hanya dilakukan bagi kes-kes berikut>
@.".1 Sek$lah sukar dihubungi dengan pengangkutan alan biasa dan
tiada pega(ai bertanggunga(ab di sek$lah berkenaan.
@."." Pesanan tambahan yang mana bilangan buku teks keperluan
sek$lah yang mem$h$n sangat sedikit pesanannya atau
pertambahan murid tidak dapat ditentukan dengan tepat $leh
sek$lah.
@.".' Perubahan dasar dalam angka masa yang sangat singkat untuk
pesanan dan edaran ke sek$lah-sek$lah.
@."., Pesanan dibuat untuk kegunaan sek$lah yang akan dibuka pada
tahun berikutnya.
Garis Panduan Penerimaan Buku Teks
@.".@ Bencana )lam seperti Banir, 5empa Bumi atau kebakaran.
@.' Pembekalan Buku Teks seperti pada perkara @.".1 b$leh dilakukan
melalui PP6 sahaa.
@.'.1 Pihak sek$lah yang menerima buku melalui PP6, garispanduan
penerimaan buku mesti dipatuhi. Jika terdapat penerimaan buku
tidak memenuhi spesi&ikasi k$ntrak, sek$lah perlu menghubungi
penerbit mem$h$n buku ganti atau tambahan buku ika buku
diterima kurang.
@.'." Sek$lah terlibat bertanggunga(ab menyediakan
kemudahan pengangkutan mengambil buku-buku yang diterima
PP6 untuk diba(a ke sek$lah.
@., Pembekalan Buku Teks melalui perkara @."." hingga @.".@
dilakukan hanya melalui Bilik #perasi Buku Teks 6aerah. Sek$lah- sek$lah
yang terlibat dan memerlukan buku mesti mematuhi pr$sedur
mengeluarkan buku daripada Bilik #perasi Buku Teks 6aerah.
@.,.1 B$rang SPBT6" perlu dilengkapkan dan dihantar ke PP6 untuk
kelulusan pengeluaran.
@.,." Semua perbelanaan pengankutan mengangkut buku teks, yang
diluluskan pengambilannya $leh PP6, menadi tanggunga(ab
sek$lah berkenaan.
@.@ Semua buku yang diterima hendaklah direk$d dan dikemaskini
buku st$k sebelum edaran atau agihan kepada murid dialankan.
/. Pe$a%#ran !tatu* Pe)e"a$an Bu"u Te"*
/.1 Tuuan pelap$ran adalah untuk-
/.1.1 memastikan semua buku yang dipesan sampai sebelum sesi
persek$lah tahun berikutnya dibuka.
/.1." memb$lehkan murid menerima buku sebaik sahaa sesi
persek$lahan bermula dan tidak terganggu pr$ses pembelaaran
mereka.
/." Pelap$ran Status Pembekalan Buku Teks>
/.".1 Pelap$ran !elalui Baman C<B <mateks
i. Bahagian Buku Teks telah menyediakan satu Baman
C<B yang b$leh digunakan untuk pelap$ran status
pembekalan buku teks di sek$lah dibuat secara langsung
dari sek$lah ke Bahagian Buku Teks.
ii. Pelap$ran ini melalui laman (eb ini dapat memberikan
maklumat status buku-bukiu teks yang telah dan belum
dibekalkan bagi seluruh Negara.
iii. !aklumat ini memb$lehkan Bahagian Buku Teks
mengambil tindakan susulan ika terdapat penerbit yang
Garis Panduan Penerimaan Buku Teks
le(at menghantar buku ke sek$lah-sek$lah.
i+. Semua sek$lah di negeri Pulau Pinang di(aibkan
membuat lap$ran melalui Baman C<B ini pada atau
sebelum "@hb. setiap bulan.
/.".' Panduan membuat lap$ran melalui e2ATEK!
i. !asuk ke la(an (eb berikut
http://emateks.moe.gov.my/emateks/
username dan password.
iii. *sikan dahulu enr$lmen murid
i+. Setelah pihak sek$lah menerima BTBT.,/0, semua udul
buku 6ang e%un6ai )e"a$an "egunaan 2015 perlu
dimasukkan ke dalam sistem emateks.
+. Untuk kali pertama, masukkan semua maklumat
mengenai buku seperti k$d buku, udul buku, serta umlah
pesanan yang terdapat dalam BTBT.,/0.
+i. Jangan masukkan umlah terima dan tarikh terima.
-Bahagian ini han6a %er$u dii*i *etia% "a$i a%a)i$a )u"u
te$ah di teria #$eh *e"#$ah7
+ii. Jangan lupa untuk klik Simpan 1ek$d atau kemaskini
rek$d setelah selesai key in data tersebut.
+iii. Semua sek$lah di Negeri Pulau Pinang dikehendakki
membuat pelap$ran menggunakan emateks
5unakan K$d Sek$lah sebagai username dan
pass($rd
7. Penutu%
*
6iharapkan garispanduan ini dapat membantu sek$lah menerima bekalan buku
secukupnya seperti yang dipesan sebelum sesi persek$lahan baru dimulakan.
6iharap pihak sek$lah mematuhi garispanduan penerimaan bekalan bagi
memb$lehkan pr$ses penghantaran buku dan pr$ses pembayaran dapat
disempurnakan dengan berkesan.