Disampaikan dalam :

Refreshing Petugas Puskesmas dalam rangka

Pembinaan Dokter Kecil dan Kader Kesehatan Remaja
Magelang, 24 Nopember 2009
Oleh :
Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah
Pengertian
PENYELIAAN
Proses melihat kinerja
suatu unit/individu
dalam melaksanakan suatu kegiatan
untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan
Penyeliaan
Tradisional
Penyeliaan
Fasilitatif
INSTRUMEN
KENDALI- KOREKSI
SUPERVISI

MONITORING

EVALUASI
DAMPAK:
AUS Sehat
PENGUKURAN INDIKATOR
INPUT/
PROSES
Fasilitas
Peralatan
Pelatihan

OUTPUTS
Peningkatan
keterampilan
Jumlah dokcil
Jml kader rmj
penyuluhan,

OUTCOMES:
Jumlah yankes
Rujukan,
Cakupan,
Mutu Pelayanan
SANGAT
SPESIFIK
WAKTU
TIDAK
SPESIFIK
Multi-sektor
supervisi monitoring evaluasi
DEFINISI
PENYELIAAN FASILITATIF ADALAH
SUATU PROSES PENGARAHAN,
BANTUAN DAN PELATIHAN YANG
MENDORONG PENINGKATAN
KINERJA DALAM PELAYANAN
YANG BERMUTU
METODE PENYELIAAN
FASILITATIF
Fokus pd standar input dan proses - daftar tilik
Orientasi pada peningkatan kompetensi - kajian
mandiri- perbaikan mandiri
Perubahan berbasis data- rekapitulasi oleh
penyelia- fasilitasi perubahan
Penguatan sistem penyeliaan- forum pembinaan
kunjungan ke fasilitas
Berkesinambungan siklus proses penyeliaan
Ciri-ciri Penyeliaan
Tradisional
Hasil pengamatan yang dangkal
Sering menghakimi, mencari
kesalahan dan kritik tanpa dasar
Terfokus pada individu, bukan pada
proses
Melihat apa yang sudah terjadi,
bukan pada perbaikan mendatang
Tidak berkesinambungan
CIRI-CIRI PENYELIAAN
FASILITATIF
Lebih terarah dan sistematis
Kemampuan mengatasi masalah secara
mandiri
Hanya kasus-kasus eksklusif yang
memerlukan bantuan
Penyelia menjadi fasilitator - mediator efektif
Terarah dan sistematis
Tidak kagetan
Berkelanjutan

Hasil pengamatan dangkal
Cenderung mencari
kesalahan
Fokus indivisu
Berhenti pd masalah
Tidak berkesinambungan
Hasil terarah - sistematis
Mencari tingkat kepatuhan
Fokus input proses
Pemberdayaan obyek selia
Berkesinambungan
Penyeliaan Tradisional Penyeliaan Fasilitatif
Kurang
Efektif
Efektif
Perbaikan Mutu Pelayanan
Orientasi pada klien
HUBUNGAN
PENYELIAAN - PELAYANAN
BERMUTU
STANDAR MUTU - DAFTAR TILIK

PENGUKURAN MUTU - KAJIAN
MANDIRI DAN VERIFIKASI

PENINGKATAN MUTU -- RENCANA
KAJIAN MANDIRI DAN PEMBINAAN /
PERTEMUAN BERKALA
Peran Petugas UKS Puskesmas
Membimbing keterampilan guru UKS dan
Dokcil / Kader Kesehatan Remaja
Merencanakan kebutuhan prasarana dan
logistik.
Memberi dorongan-motivasi untuk
melakukan pengembangan UKS sesuai
dengan kewenangan yang telah
didelegasikan.
Memantau dan mengevaluasi kinerja
program UKS di wilayah kerjanya
Melakukan kerjasama tim lintas program
dan lintas sektor
Tugas Petugas UKS Puskesmas :
Merencanakan kegiatan penyeliaan.
Menyelia seluruh guru UKS, dokcil dan kader
kesehatan remaja di wilayah kerjanya
Mengkoordinasikan kegiatan UKS di wilayah kerja
puskesmas
Identifikasi masalah
Menentukan alternatif pemecahan masalah
berdasarkan hasil penyeliaan.
Membuat rencana tindak lanjut bersama-sama
dengan melibatkan sekolah yang dibina
Membahas uraian tugas guru UKS, dokcil / kader
kesehatan remaja di wilayah kerja yang jelas.
Membuat pencatatan dan pelaporan.
Mengusulkan pemberian penghargaan bagi UKS
berprestasi
Kualifikasi Petugas UKS
Puskesmas
Masih bertugas sebagai petugas UKS di
puskesmas.
Mampu dan terampil dalam pelaksanaan
dan pengembangan Program UKS
pernah mendapatkan pelatihan
Dapat bekerjasama dalam tim.
Mempunyai kemampuan pengambilan
keputusan dalam keadaan darurat dan
manajemen UKS
PERAN
Fasilitasi menentukan tujuan, standar dan
menjalankan proses perbaikan mutu dan
kepuasan klien
FUNGSI
Identifikasi dan Manage kegiatan, tugas,
kebutuhan dan masalah
PROSES
Manajemen

PROSES
Pelatihan &
Pengembangan
PROSES
Pasokan & Infrastruktur
KEGIATAN
Menyusun proses
menjaga & memperbaiki
mutu
Menentukan standar,
tujuan & evaluasi
kemajuan proses
KEGIATAN
Menentukan
kebutuhan jenis
pelatihan
Penerapan standar,
norma dan kebijakan
KEGIATAN
Menentukan &
membantu melengkapi
sarana fisik
Kerjasama internal atau
eksternal untuk
ketersediaan pasokan &
alat
KARAKTERISTIK
PENYELIA FASILITATIF
Kepemimpinan (inspirasi, membangun
kepercayaan, membangun kerjasama)
Keterampilan Komunikasi (Bertanya
Efektif, Mendengar Aktif dan Umpan Balik
Konstruktif)
Mampu Bekerjasama dalam Kelompok
Berpengalaman dalan Bidangnya (Program
UKS)
Luwes
Terbuka terhadap Pendapat Baru
Kemampuan Coaching atau Alih
Keterampilan ?
Pihak yang dibina diselia
Seluruh masyarakat sekolah/sekolah di
wilayah kerja puskesmas termasuk :
Guru UKS
Dokcil
Kader Kesehatan Remaja
(Komite Sekolah, Kepsek dll) ??
Aspek yang dibina
1. Program UKS (pembentukan dan
pengembangannya) TRIAS UKS
2. Penjaringan kesehatan anak sekolah
3. Pemeriksaan Berkala Siswa
4. Sistim Rujukan
5. Integrasi program UKS dengan Kesehatan
Remaja
6. Dokcil dan Kader Kesehatan Remaja Konselor
Sebaya
7. dll
Sekolah
Tingkat kabupaten
Penanggung Jawab
Program UKS
RS Kabupaten/Kota
TP UKS Kab/kota
Kepala Dinkes
Kabupaten/ Kota
Pengelola Program UKS
Kabupaten/ kota
Penanggungjawab
Yankesdas
TP UKS
Kecamatan

LP/LS
Kepala
puskesmas
Petugas Program UKS
Puskesmas
Penananggung
Jawab Program
Lain
Penananggung
Jawab Program
UKS
Kepala Dinas
Kesehatan Propinsi
Tingkat Kecamatan
TATA HUBUNGAN KERJA PETUGAS UKS PUSKESMAS
DI KABUPATEN / KOTA
Indikator keberhasilan
% Petugas UKS Puskesmas yang
menerapkan Konsep Penyelian Fasilitatif
dalam pembinaan program UKS
Sistematis
Terstruktur
Terukur
% sekolah yang mendapat penyeliaan
fasilitasi program UKS
jumlah sekolah yang meningkat strata UKS
nya

KEPEMIMPINAN DIRI
MENGUBAH KEBIASAAN DIRI:

1. REAKTIF PROAKTIF
2. KERJAKAN HAL TERPENTING
3. BUAT RENCANA BERKALA -
KERJAKAN
TUMBUH KEMBANG DIRI->
UBAH DIRI MENUJU KE
PARADIGMA KITA
TERGANTUNG
MANDIRI
SALING
TERGANTUNG
PARADIGMA
KAMU
PARADIGMA
AKU
PARADIGMA
KITA
TAHAP KEMATANGAN
FISIK, EMOSIONAL, INTELEKTUAL
UBAH SIKAP DARI REAKTIF --
MENJADI PROAKTIF
SIKAP REAKTIF
SIKAP PROAKTIF
SIKAP MENUNGGU
TIDAK ADA
INISIATIF
MENTAL BUDAK
SIKAP MENGAMBIL
INISIATIF
BERTANGGUNG
JAWAB
MENTAL TUAN

KENALI MASALAH ATASI
DGN TEPAT

DIRECT
PROBLEM
INDIRECT
PROBLEM
NO CONTROL
PROBLEM
UBAH KEBIASAAN
DIRI
UBAH PENDEKATAN
WIN WIN
SOLUTION
UBAH CARA
PANDANG
SENYUM
EGP (EMANG GUA
PIKIRIN)
KERJAKAN HAL TERPENTING
TANGGUNG JAWAB
KERJAKAN YANG PENTING DAN TIDAK
MENDESAK (QUADRAN II)
BIKIN RENCANA BERKALA- KERJAKAN
BELAJAR BILANG TIDAK.

KUADRAN
KRISIS
Masalah mendesak
Kerja batas waktu

PROAKTIF
Pencegahan
Perencanaan
Rekreasi
Interupsi
Beberapa telpon
Beberapa rapat
Hal-hal sepele
Beberapa telpon
Aktivitas
menyenangkan
MENDESAK TIDAK MENDESAK
P
E
N
T
I
N
G

T
I
D
A
K

P
E
N
T
I
N
G

I
II
III
IV
Gaya Pemimpin, Keunggulan dan
Keterbatasannya
Gaya Deskripsi Keunggulan Keterbatasan
Otoriter Murni Keputusan oleh
Pimpinan dan
pengarahan pada
bawahan
Hemat waktu
Tegas, jelas dan final
Kontrol pada
Pimpinan
Tidak peduli dengan
saran bawahan
Staf kurang peduli
Kerjasama tidak
tercipta
Otoriter Semu Keputusan oleh
Pimpinan setelah
menerima masukan dari
staf
Keputusan dengan
pertimbangan
Relatif cepat
Keputusan jelas dan
final
Bila Pimpinan tidak
memimta masukan
maka keputusan dibuat
tanpa pertimbangan
Staf kurang kooperatif
Saran yang bagus
mungkin tidak menjadi
pertimbangan
Gaya Deskripsi Keunggulan Keterbatasan
Konsensus Keputusan
berdasarkan
konsensus tapi
otoritas pada
Pimpinan
Keterlibatan dan dukungan
seluruh Staf
Tanggung jawab bersama
Besar kemungkinan
berjalan lancar saat
pelaksanaan
Menyita waktu
Pertemuan berulang-
kali
Keputusan tidak jelas
Konsensus sulit dicapai
Demokratik Semua Staf/Petugas
mempunyai suara
untuk
membuat/mengubah
suatu keputusan
Keterlibatan Staf sangat
besar
Dukungan dalam membuat
keputusan
Berjalan lancar saat
pelaksanaan
Sangat menyita waktu
Keputusan mayoritas
mungkin bukan hal
yang terbaik
Yang merasa tidak
terwakili akan menjadi
oposisi
Gaya Deskripsi Keunggulan Keterbatasan
Delegasi Pimpinan
menugaskan
Staf atau
kelompok untuk
membuat
keputisan
Kesempatan untuk
kaderisasi
Kemungkinan
berjalan lancar saat
pelaksanaan
Pimpinan lepas kontrol
Menyita waktu
Bila Staf/kelompok tidak
diberi bimbingan maka
keputusan yang dibuat
menjadi kurang bermutu
Gaya Pemimpin Mana
Yang Lebih Baik ?
Yang harus diperhatikan :
Cukup waktu untuk berdiskusi dalam kelompok
Keputusan disepakati kelompok dan realistik
untuk dilaksanakan
Setiap anggota kelompok memberikan
kontribusi
Keputusan berimbas pada kerjasama kelompok
Hubungan Gaya Kepemimpinan,
Kepemilikan dan Keterlibatan
Tingkat Keterlibatan
T
i
n
g
k
a
t

K
e
p
e
m
i
l
i
k
a
n

OTORITER
OTORITER
SEMU
DEMOK
RATIK
KONSEN
SUS
DELEGASI
Perlu Keterlibatan Klien dalam Pengambilan
Keputusa
Pengertian KOMUNIKASI
Adalah suatu proses penyampaian pikiran dan
perasaan melalui bahasa, baik verbal maupun
non-verbal, mendengar, berbicara, gerak
tubuh, dan ungkapan emosi
5 komponen penting dalam komunikasi
Thomas Leech
Pengirim pesan (sender)
Pesan yang dikirimkan (message)
Bagaimana pesan tersebut dikirimkan
(delivery channel atau media)
Penerima pesan (receiver)
Umpan balik (feedback)
+ empat keterampilan dasar dalam komunikasi :
(1) membaca, (2) menulis, (3) mendengar dan
(4) berbicara.
Stephen Covey
Komunikasi itu layaknya bernapas

Kita terkadang lebih banyak berbicara
dari pada mendengar.

Lima pondasi membangun komunikasi
efektif
Berusaha benar-benar
mengerti orang lain
(emphatetic communication)
Memenuhi komitmen atau janji
Menjelaskan harapan
Meminta maaf secara tulus
ketika Anda membuat
kesalahan
Memperlihatkan integritas
pribadi.

Hukum Komunikasi REACH
Respect (sikap menghargai)
Empathy (kemampuan
mendengar)
Audible (dapat didengarkan atau
dimengerti dengan baik)
Clarity (jelas)
Humble (rendah hati)
Kiat sukses berkomunikasi
Kenali dengan baik lawan bicara
Jangan terlalu banyak bicara dan kurang
mendengar.
Jangan merasa (dan memperlihatkan)
bahwa kita lebih tahu daripada lawan
bicara kita.
Kenali betul-betul diri sendiri dan
kemampuan diri sendiri.
Dinamika Tanya-Jawab
Penyelia
Klien
1
2
Bertanya
Mendengar
Menanggapi
Mendengar Menanggapi
Pertanyaan berbentuk corong
TERBUKA
KURANG
TERBUKA
RELATIF
TERTUTUP
TERTUTUP
Teknik Bertanya
gantung
langsung
kombinasi
pantul
retorik
Kapan kita bertanya ?
Mengantar suatu topik bahasan
Meningkatkan efektifitas presentasi
interaktif
Menimbulkan curah pendapat
(brainstorming)
Menunjang proses diskusi
Kunci Bertanya (Lakukan)
Lemparkan pertanyaan secara merata
Gunakan tehnik bertanya langsung pada orang yang kurang
perhatiannya dalam pertemuan.
Gunakan pertanyaan yang mudah pada bagian awal, kemudian
naikkan tingkat kesulitan pertanyaan setelah interaksi terjalin
dengan baik .
Tuliskan pertanyaan (tertulis lengkap) dalam rencana kegiatan.
Ulangi pertanyaan bila pertanyaan tidak mengerti. Pilihan lain,
penyelia dapat menggunakan teknik bertanya pantul.
Kunci Bertanya (Jangan Lakukan)
Jangan bertanya secara berurutan (misal dari
kanan ke kiri secara berkeliling).
Jangan menggunakan pertanyaan yang
terlalu panjang dan kompleks.
Jangan menggunakan pertanyaan yang
memastikan jawaban.
Jangan terlalu banyak menggunakan
pertanyaan dengan jawaban ya/tidak.
Jangan menggunakan pertanyaan
ambiguous.
Mendengar Aktif
3 Phase mendengar
Atensi pada sumber suara secara
fisik dan mental

Paraphrasing dan Interpretasi

Menanggapi dan Persuasi

Umpan Balik atau
Tanggapan
Tekankan sisi kebaikan dan redam kesan
jawaban salah.
Analisa kebaikan jawaban untuk memberikan
alasan terhadap kebaikan tsb. dan
tumbuhkan motivasi positip peserta.
Analisa kekurangan untuk memberikan alasan
spesifik terhadap kekurangan tsb.
Berikan komentar yang berorientasi kepada
jawaban, bukan berorientasi kepada
orangnya.
Umpan Balik atau
Tanggapan
Dalam menanggapi, berlakulah spesifik
dan obyektif dan cobalah untuk
membuat tanggapan anda diterima
secara realistik dan obyektif.
Ikuti pemberian umpan-balik dengan
perilaku mendengar yang efektif
Sesuaikan tanggapan dengan situasi
yang terjadi.
Penghargaan
Fasilitator ?
individu yang dapat
membantu sekelompok orang
untuk
mencapai tujuan yang diinginkan
melalui
upaya-upaya pemberdayaan dan percepatan
proses kerja dan kemampuan untuk
mengambil keputusan yang tepat
Peran Fasilitator
Melakukan Coaching
Berpartisipasi
Konsultan
Memantau
Mempromosikan konsep
TUGAS FASILITATOR
Tatalaksana proses
Sebagai konsultan
Observer yang netral
COACHING
aktifitas manajerial untuk
menghasilkan suatu tujuan atau
kinerja yang diinginkan
Ketrampilan Coaching :
Observasi
Analisis
Wawancara
Umpan Balik
Proses Manajemen Kinerja
Pengembangan dan penetapan Standar
Kinerja
Komunikasi Standar Kinerja
Penilaian Kinerja
Coaching Perbaikan Kinerja
karakteristik yang harus dimilki oleh
seorang Coach
Bertutur kata halus dan berlaku sopan (etis)
Berkomunikasi dalam kualitas yang tinggi
Menggunakan artikulasi yang jelas
Sederhana dan menarik
Tingkat kesabaran dan toleransi yang tinggi
Profisien
Dipercaya dan bertanggung-jawab
Menghargai
Mampu mengarahkan
Berorientasi pada tugas
Menganalisis
Selalu mengupayakan perbaikan
Mempersiapkan sesuatu secara matang

Coach yang efektif Coach yang tidak efektif
1. Memfokuskan
perhatian pada
praktek
2. Mendorong kerja sama
(hubungan antar
sejawat)
3. Berusaha mengurangi
stres
4. Mengadakan
komunikasi dua arah.
5. Melihat dirinya sebagai
fasilitator proses
belajar.
1. Memfokuskan
perhatian pada teori
2. Menjaga jarak (status
diatas peserta)
3. Sering membuat stres
4. Menggunakan
komunikasi satu arah.
5. Melihat dirinya sebagai
penguasa atau satu
satunya sumber
pengetahuan.
SILAHKAN PILIH
KURSI YANG
MANA ?
PRINSIP KUALITAS
KOMITMEN PIMPINAN DAN KETERLIBATAN
BAWAHAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN BERDASARKAN
DATA
FOKUS PERUBAHAN PADA PROSES
ORIENTASI PD PELANGGAN
BERKESINAMBUNGAN

CIRI PELAYANAN BERKUALITAS

TUJUAN REALISTIS
PENEKANAN PADA KUALITAS DAN KEPUASAN
KLIEN
PELAYANAN DAPAT DITERIMA KLIEN
SISTEM TATALAKSANA DAN MONITORING
EFEKTIF
SISTEM LOGISTIK EFISIEN
SISTEM RUJUKAN BAIK
Kerangka Penyediaan Pelayanan Berkualitas
Tetapkan
Standar
Kinerja
Nilai Kinerja
Yg
Sebenarnya
Cari tahu
penyebab
Mengapa Gap
terjadi
Cari & pilih
cara
penyelesaian
Apa yg dapat
dilakukan
PANTAU DAN EVALUASI KINERJA
Semua Orang di Klinik Terlibat
Laksanakan
Penyelesaian
terpilih
GAP
Berkesinambungan, Objektif dan Sistimatis
RANGKUMAN

SUMBER DATA :
Hasil Observasi verifikasi daftar tilik
Catatan kesehatan siswa
Hasil Interview kepada siswa / klien
Kajian mandiri / penilaian sendiri oleh staf


PELAYANAN BERKUALITAS
Apakah Standar pelayanan ada ?
Apakah standar dijalankan dengan kendali proses tertentu
?
Adakah proses yang tidak sesuai dengan standar ?
Apa penyebab dari tidak terpenuhinya standar?
Adakah intervensi aksi koreksi terhadap permasalahan
yang ada?
Apakah dasar penilaian kinerja, pemantauan dan evaluasi
kinerja ?






Dengan visi yang
sama tercapai kinerja
yang di inginkan