Dokumen Elektronik

Tujuan kuliah ini

Mengenal lebih dalam dokumen elektronik dan
bagaimana mengelolanya
Menggambarkan bagaimana pengiriman dokumen,
memperkenalkan jenis file dan mendiskusikannya

Dokumen elektronik
Saat ini berbagai sarana elektronik dipakai
untuk menyimpan dan menyajikan
dokumen :
Komputer desktop beserta monitor
laptop
Alat bantu digital
Dokumen digital selalu menggunakan
format yang berubah, sesuai manfaat.
Ciri-ciri
Dokumen elektroni/digital memiliki kelebihan
dalam hal duplikasi atau regenerasi. Data digital
dapat direproduksi seperti aslinya tanpa
mengurangi kualitas data asilnya.

Hal ini sulit dilakukan dalam teknologi analog,
dimana kualitas data asli lebih baik dari
duplikatnya, sehingga seseorang dengan mudah
dapat memverifikasi keaslian sebuah dokumen.
Bentuk Dokumen Elektronik
File-file dalam program komputer, seperti
tulisan, gambar, spreadsheet, video,
suara, dll
E-contract
Digital signature
E-mail


Kelemahan Dokumen Elektronik
Dokumen elektronik sangat mudah untuk diduplikasikan sehingga tidak
diketahui lagi data mana yang original
Dokumen elektronik sebagai alat bukti dikhawatirkan dapat dipalsukan dan
nantinya akan muncul masalah tentang keotentikan dokumen elektronik
tersebut.
Illegal Contents
Merupakan kejahatan dengan memasukkan data atau informasi ke Internet
tentang sesuatu hal yang tidak benar, tidak etis, dan dapat dianggap melanggar
hukum atau mengganggu ketertiban umum. Sebagai contohnya, pemuatan suatu
berita bohong atau fitnah yang akan menghancurkan martabat atau harga diri
pihak lain, hal-hal yang berhubungan dengan pornografi atau pemuatan suatu
informasi yang merupakan rahasia negara, agitasi dan propaganda untuk
melawan pemerintahan yang sah dan sebagainya.
Data Elektronik Sebagai Alat Bukti Masih Dipertanyakan
Pengakuan data elektronik sebagai alat bukti di pengadilan nampaknya masih
dipertanyakan validitasnya
Belum adanya payung hukum
Belum terjamin keamanan data

Hal-hal yang Mendukung Dokumen
Elektronik
OnLine Trading dalam kegiatan bursa efek
Pengakuan mikrofilm sebagai media penyimpanan (16)
UNCITRAL menyusun draft untuk Konvensi Pembentukan Kontrak
Elektronik, bertujuan :
Menghapuskan hambatan hukum dalam pembentukan kontrak yang digunakan
secara elektronik dalam komunikasi.
Memperjelas atau mengadaptasi peraturan tradisional dalam pembentukan
kontrak untuk mengakomodasi kenyataan dalam kontrak elektronik.
Adanya RUU ITE yang mendukung penggunaan dokumen elektronik. (1)
Diterbitkannya Keputusan Menteri Komunikasi Dan Informasi Nomor :
56/KEP/M.KOMINFO/12/2003 tentang Panduan Manajemen Sistem
Dokumen Elektronik tanggal 29 Desember 2003 (8) sebagai tindak
lanjut dari Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003
Dengan adanya teknologi yang cukup canggih, dokumen yang sengaja atau
tidak sengaja terhapus dapat dilacak / dikembalikan. (15) Hal ini berguna
terutama dalam penyelidikan suatu kasus kriminal / penghilangan barang
bukti.
Hal-hal yang Mendukung Dokumen
Elektronik
Peranti Lunak Dokumen Elektronik Memudahkan banyak pekerjaan contoh
:
Spreadsheet (Excel) untuk proses akuntansi
Visio Drawing, AutoCad, dll untuk menggambar (arsitektur)
Dll

Apakah Pengiriman Dokumen
Elektronik itu?
Definisi:
Gabungan antara peralatan elektronik dan
perangkat lunak untuk memberikan
pelayanan dengan memindai (scan) dan
mengirim kopi elektronik (digital) dari
dokumen kertas antar perpustakaan dan
pengguna (library patron/client).
Cara pengiriman dokumen
1. Mengirim melalui Internet menggunakan FTP
atau email
FTP (Internet File Transfer Protocol)
GEDI (Generic Electronic Document Interchange)
Adobe Acrobat
Adobe Reader
MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions)
2. Posting pada Web
Keunggulan pengiriman
dokumen secara elektronik
Menghemat biaya
Menghemat
waktu
Perilaku
pengguna
Perangkat lunak yang umum
digunakan
Ariel
Clio
ILLiad
NLM Software and Tools:
DocMorph
DocView
MyMorph
Perangkat lunak yang umum
digunakan
Prospero
Relais
VDX
Terminologi dan konsep dasar
pemindaian
TWAIN
Bit Depth and Resolution
Common File Types:
TIFF
PDF
Melihat Files dan mengubah jenis File
Pertimbangan yang perlu untuk
menerapkan Pengiriman Dokumen
Elektronik
Mempelajari keinginan pengguna
Pada awalnya akan lambat
Mengamati alur kerja, biaya, dan waktu
yang efisien
Memilih pemindai (scanner) dan perangkat
lain
Document
Repository
Pengambilan gambar (Manual)
Scan
Bi-tonal
Atau berwarna
Indeks Commit
Fax In
Server pengambilan gambar

Fax In
Forms Processing Server
Proses (Assisted)
Auto QA
Auto
Template ID
OCR, ICR, OMR,
Barcode Recognition
Data
Validation
Terima/
tolakct
Document
Repository
( Form Images )
Business
Systems
( Form Data )
Scan
Forms
Commit
Forms Processing Server
HTML, XML, PDF
eForms
Data
Validation
eForms Processing (Auto)
Document
Repository
( eForm Images )
Business
Systems
( eForm Data )
Commit
Reports, Statements
Print Streams
Document
Repository
Host
Report and Statement Capture (Auto)
Server
eMail

eMail Messages
and Attachments
Server
eMail

Document
Repository
Mengarsipkan eMail (Auto)