PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF BADAN PERPUSTAKAAN DAN

ARSIP DAERAH JAKARTA

Disusun oleh :
Ratih Rahmawati
12/337685/SV/02313

PROGRAM STUDI KEARSIPAN

FAKULTAS SEKOLAH VOKASI

UNIVERSITAS GADJAH MADA
2014

BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sebuah instansi pemerintahan atau swasta dalam melakukan suatu pekerjaan
dan kegiatan pelayanan terhadap masyarakat memerlukan data dan informasi, salah
satunya adalah kearsipan.data kearsipan sangatlah di perlukan bagi setiap instansi
pemerintah maupun swasta, demikian juga dengan kantor desa gunungsari.salah
satu kunci dari kelancaran organisasi perkantoran terletak pada pengolahann data
kearsipan yang sistematis ,sederhana, dan efisien.pengolahan data kearsipan sangat
penting agar sewaktu-waktu apabila arsip di perlukan dapat diketahui persis
keberadaannya dan dapat denan mudah di temukan.karena arsipp merupakan pusat
dokumentasi dari suatu kegiatan yang berlangsung dan temppat mencari berbagai
keterangan yangg di perlukan bagi tindakan atau putusan yangg akan datang dalam
suatu instansi.oleh karena itu pengolahan data kearsipan yang meliputi
penyimpanan ,pemeliharaan ,dan penggunaan arsip merupakan hal yang mutlak di
perlukan.Pada awalnya orang mengenal arsip hanya setumpuk kertas yang tidak
berharga,tapi sekrang merupakan hal yang penting dalam sebuah kantor atau
instansi,baik instansi pemerintah atau instansi swasta.arsip tidak hanya berupa
kertas tetapi juga dapat berupa film ,kaset,slide,video,disket, dan fotocopy yang
tersimpan serta di pelihara selama di perlukan jangka waktu tertentu.
Dapat di katakan bahwa dimana ada kegiatan manusia di situ akan terdapat
arsip,karena manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan
yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat.dengan adanya arsip
memungkinkan seorang mampu mengingat setiap dokumen dan catatan yang begitu
kompleks ,teruama pengolahan adminitrasi dan organisasi yang cakupanya luas.
Bukti atau rekaman yang di perlukan dan dihasilkan dari setiap kegiatan itulah
,yang kita tata secara sistematis agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan
bilamana sewaktu-waktu di perlukan untuk kelancaran pekerjaan sebuah instansi
pemerintah maupun instansi swasta, perlu adanya kearsipan yang teratur dan tertib

sebagai alat informasi dan referensi serta pengingat yang dapat membantu suatu
organsasi atau instansi dalam melancarkan kegiatanya.Dengan demikian tampaklah
bahwa kearsipan sanagt penting dalam memajukan sebuah organisasi dan
memperlancar kegiatanya .hal inilah yanng membuat saya tertarik untuk
mengambil judul Pengelolaan Arsip Inaktif di Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah Jakarta.
B. Rumusan Masalah
1) Apakah pengertian kearsipan ?
2) Bagaimana cara penyimpanan dan pemeliharaan arsip di BPAD Jakarta?
3) Apakah filling system yang di gunakan Di BPAD Jakarta?

C. Tujuan
1) Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Keraipan, Arsip adalah
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan
bernegara.
2) Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan menyediakan sarana dan prasarana
yang memadai seperti ruangan lemari,rak filling cabinet dan lainnya. Selain
melakukan pemeliharaan,kearsipan harus mampu mengendalikan surat/warkat
dengan jalan membuat catatan khusus atau format tertentu sehingga arsip benarbenar terkendali
3) Arsip pusat,arsip yang di simpan secara sentralisai yaitu berada di pusat
organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah
a. Arsip unit ,arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan
lembaga pemerintahan
4) BPAD Jakarta menggunakan filling system numerik ,yaitu penyimpanan arsip
berdasarkan nomor/kode klasifikasi di susun mulai dari 070-sekian.

BAB II
PEMBAHASAN
1. Pengertian Arsip
Arsip adalah : naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan
badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. Naskah naskah yang dibuat
dan diterima oleh badan badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Keraipan, Arsip
adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan,
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.
2. Pencataan arsip pada kantor BPAD Jakarta
Sistem pencatatan arsip yang di gunakan oleh arsiparis BPAD Jakarta adalah
dengan menggunakan kartu kendali ,sedangkan untuk penyimpanan sendiri menerapkan
sistem

lateral

yang

berdasarkan

pokok

umum,pemerintahan,,perekonomian,pekerjaan

permasalahan

umum

dan

diantaranya

ketenagakerjaan,

,kepegawaian,keuangan untuk memepermudah dan memepercepat pencarian data apabila

sewaktu-waktu di perlukan sesuai nomor/angka
3. Penyimpanan arsip pada kantor BPAD Jakarta
Sarana penyimpanan arsip yan digunakan oleh kantor BPAD Jakarta adalah lemari arsip
konvensional, lemari elektronik yang berstandar internasional, filling cabinet yang terbuat
dari besi yang sudah dibakukan dan rak arsip. Jumlah dan macamnya dapat disesuikan
dengan kebutuhan penyimpanan.

Dalam penyimpanan arsip yang aktif di kantor desa gunungsari

a) Arsip aktiif disimpan dan disusun di unit pengolah
b) Arsip disimpan dalam map folder sesuai dengan kebutuhan ,kemudian disimpan dalam
lemari arsip/filling cabinet dan ditata berdasarkan kode klasifikasi masalah
Sedangkan penyimpanan arsip inaktif dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a) Arsip inaktif didaftar dalam buku pertelaan ,berkas-berkas disusun dan didata
berdasarkan kode tanggal dan tahun surat
b) Berkas arsip dibungkus dengan map yang berstandar nasional dan diberi label
mengenai isi masalahnya pada masing-masing map. Kemudian dimasukkan dalam boks
arsip dan ditaruh di lemari arsip.
Dalam kantor BPAD Jakarta terdapat juga arsip statis yang cara penyimpanannya sama
dengan arsip inaktif namun ditaruh di lemari elektronik yang berstandar internasional,
dengan suhu ruangan 15-20 derajat celcius. Ruangan arsip statis menggunakan AC 24jam
non stop
4. Peralatan kearsipan yang di gunakan oleh kantor BPAD Jakarta
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama
dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan
yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
(a) Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip. Map yang digunakan dikantor BPAD Jakarta sudah memenuhi
standar nasional yang baik. Juga terdapat map gantung yang disimpan dengan cara
digantung didalam filling cabinet
(b) Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua
bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tandatanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah
guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian
pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk

menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk
menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian
seterusnya.
(c) Filing cabinet (file cabinet), adalah perabot kantor berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki
gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam
folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal,
berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet,lateral filing
cabinet, dan sebagainya.
(d) Almari arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip.
Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam
almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet
kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan
arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.
(e) Boks arsip, adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip
(warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya diperbgunakan untuk menyimpan arsip
yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan
ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet kesamping).
(f) Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara
vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan
seterusnya kebawah
(g) Lemari Elktronik, adalah lemari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip
statis yang menggunakan elektronik dan sudah berstandar internasional, untuk
membuka lemari tersebut cukup pencet tombol yang ada dilemari tersebut. Lemari
tersebut dapat menyimpan ratusan boks arsip.

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Penyelenggaran arsip pada kantor BPAD Jakarta meliputi tahapan-tahapan pengolahan
arsip yang satu sama lain saling terkait dan mendukung,sehingga membutuhkan
penanganan secara baik,terencana konseptual,dan secara profesional. Untuk kelancaran
pengolahan kearsipan pada kantor BPAD Jakarta dibutuhkan keahlian dan pemahaman
tersendiri mengenai prosedur pengarsipan agar suatu saat arsip yang diperlukan dapat
dengan mudah ditemukan kembali. Dengan adanya penyimpanan yang baik yakni
pemberkasan ,penataan ,dan penenpatan arsip yang sistematis dapat membudahkan
penemuan kembali arsip yang diperlukan.,arsip yang disimpan perlu di pelihara yang
bertujuan untuk menjaga arsip agar tidak cepat rusak atau terjadi kehilangan baik secara
alamiah maupun oleh kelalain arsiparis. Pemusanahan arsip tidak sembarangan dilakukan,
melainkan harus sesuai dengan prosedur yang ada agar tidak terjadi kesalahan dalam
pemusnahan arsip yang kemudian hari masih dibutuhkan
B. Saran
Berdasarkan analisis pembahasan yang telah dilakukan maka saya memberikan saran
sebagai berikut:
1. Adanya peningkatan kedisiplinan bagi arsiparis maupun staff yang lainnya ketika berada
di ruang penyimpanan ataupun ketika melakukan penyelenggaraan kearsipan yaitu denagn
mematuhi peraturan yang ada.

2. Perlu adanya perbaikan kembali dalam penataan dan penyusunan dokumen-dokumen

arsip dalam almari arsip maupun rak arsip agar terlihat rapi dan memudahkan penemuan
kembali arsip tersebut

BAB IV
DAFTAR PUSTAKA
http://yantoes.blogdetik.com/index.php/2012/05/31/contoh-laporan-study-lapangan/
http://www.bpadjakarta.net/
Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009