02
PERSYARATAN DAN ATURAN SERTIFIKASI
SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 / SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN
ISO 14001 : 2004.
INDAH KARYA REGISTER CERTIFICATION SERVICES
I.
UMUM
1.1
Proses sertifikasi sistem mutu yang dilakukan oleh IKRCS adalah melakukan proses
asesmen penerapan sistem manajemen mutu dan menetapkan keputusan sertifikasi kepada
organisasi atau perusahaan yang telah mengajukan permohonan dan selanjutnya disebut
Pemohon, berdasarkan ketentuan dalam persyaratan :
a).
b). ISO 19011-2002, Guidelines for Quality and/or Environmental Management System
Auditing
c).
1.3
1.4
IKRCS menetapkan persyaratan dan aturan sertifikasi yang harus dipenuhi oleh Pemohon/
Pelanggan. Jika diperlukan IKRCS dapat merubah, menambahkan dan meghapuskan bagianbagian dari persyaratan dan aturan sertifikasi ini, IKRCS akan memberitahukan perubahan
tersebut kepada Pemohon/Pelanggan dan memberi waktu yang memadai untuk melakukan
penyesuaian seperlunya. Pelanggan berkewajiban untuk memberitahukan kepada IKRCS jika
penyesuaian telah dilaksanakan seluruhnya.
1.5
IKRCS menyampaikan penjelasan dan informasi tentang tata cara permohonan sertifikasi
sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 / sistem manajemen lingkungan ISO 14001 : 2004.
Permohonan sertifikasi berlaku untuk 2 (dua) tahun sejak tanggal permohonan dan tidak
berlaku setelah masa berakhir jika sertifikasi belum dapat diberikan.
1.6
Sertifikasi sistem mutu / lingkungan IKRCS berlaku 3 (tiga) tahun sejak tanggal diterbitkan dan
dapat diperpanjang setiap 3 (tiga) tahun sesuai persyaratan dan aturan sertifikasi ini. Sertifikat
Sistem Mutu / lingkungan IKRCS tidak dapat dialihkan kepada organisasi / perusahaan lain.
MENJADIKAN PERCAYA DIRI DAN DIPERCAYA
1.7
1.8
Apabila masa sertifikasi akan berakhir dan Pelanggan ingin memperpanjang status
sertifikasinya, maka Pelanggan harus mengajukan permohonan sertifikasi kembali selambatlambatnya 2 (dua) bulan sebelumnya. IKRCS akan memberitahukan kepada Pelanggan
tentang keperluannya untuk mengajukan permohonan sertifikasi kembali selambat-lambatnya
3 (tiga) bulan sebelum masa sertifikasi berakhir.
1.9
Jika proses asesmen kembali belum dapat diselesaikan setelah 3 (tiga) bulan masa
berakhirnya sertifikasi maka sertifikat untuk sementara akan dibekukan.
1.10
IKRCS menetapkan periode penundaan atau pembekuan dan selama periode tersebut
IKRCS dapat membatalkan sertifikat, jika
Pelanggan tidak mampu memenuhi
persyaratan dan aturan sertifikasi IKRCS.
d). Sebelum IKRCS menunda, membekukan atau membatalkan sertifikat, maka IKRCS akan
menyampaikan surat teguran dan alasan kepada Pelanggan yang bersangkutan.
e). Selama masa periode sertifikasi, IKRCS dapat membekukan sertifikasi sebagian atau
seluruh ruang lingkup sertifikasi jika dipandang Pelanggan tidak dapat memenuhi
persyaratan dan aturan sertifikasi IKRCS.
1.11
1.12
Semua informasi yang diperoleh IKRCS dalam proses pemberian, perpanjangan, perluasan
dan pengurangan sertifikasi dijaga kerahasiaannya. Semua personel IKRCS dan institusi atau
perorangan dari luar yang bertindak atas nama IKRCS harus mengetahui dan patuh terhadap
persyaratan kerahasiaan. Informasi yang dimiliki Pelanggan berikut proses bisnisnya tidak
boleh dipaparkan kepada pihak ketiga tanpa izin tertulis dari Pelanggan yang bersangkutan.
Jika peraturan perundang-undangan yang berlaku mensyaratkan informasi dapat dipaparkan
kepada pihak ketiga, maka pelanggan yang bersangkutan harus diberitahu tentang
pemaparan informasi tersebut.
II.
2.1
Mendapatkan informasi nama anggota Tim Audit yang akan melaksanakan asesmen /
survailen / asesmen ulang.
MENJADIKAN PERCAYA DIRI DAN DIPERCAYA
d). Menggunakan logo sertifikasi IKRCS sesuai dengan pedoman penggunaan logo IKRCS.
e). Mengajukan permohonan penambahan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi.
f). Mengajukan naik banding, keluhan dan penyelesaian perselisihan.
KEWAJIBAN
2.2
Sertifikasi IKRCS tidak membebaskan atau mengurangi tanggung jawab kepada Pelanggan
dalam melaksanakan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2.3
Pemohon/Pelanggan harus :
a). Menandatangani kontrak jasa sertifikasi antara IKRCS.
b). Selalu memenuhi persyaratan ISO 9001:2008/ISO 14001:2004, mengimplementasikan
secara konsisten dan mematuhi persyaratan dan aturan sertifikasi IKRCS.
c).
Memiliki dokumen yang dijamin bahwa informasi yang diberikan kepada IKRCS dijamin
selalu mutakhir.
d). Membayar biaya-biaya permohonan asesmen, survailen dan biaya2 sertifikasi lainnya
yang ditetapkan IKRCS.
e). Memelihara kredibilitas dan integritas komersial dalam semua kegiatan bisnis sesuai
persyaratan standar ISO 9001:2008/ISO 14001:2004 dan persyaratan dan aturan
sertifikasi IKRCS.
f).
Menangani pengaduan dan keluhan yang terkait dengan sertifikasi yang tercakup dalam
ruang lingkup sertifikasi.
g). Tidak menggunakan sertifikat sedemikian rupa sehingga merugikan nama Organisasi,
IKRCS dan KAN, dan tidak membuat pernyataan yang dapat menyesatkan.
2.4
IKRCS secara lembaga dan individu personilnya harus bebas dari tekanan komersial,
keuangan dan tekanan lain atau godaan dari pihak luar IKRCS yang dapat mempengaruhi
keputusan sertifikasi.
2.5
IKRCS tidak boleh terlibat dalam setiap kegiatan yang dapat meragukan kejujuran dan
kepercayaan dalam kebebasannya untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan
proses sertifikasi.
2.6
Pelanggan harus memberikan bantuan dan kerjasama yang diperlukan oleh IKRCS agar
dapat memantau pemenuhan kesesuaian penerapan sistem mutu terhadap standar ISO
9001:2008/ISO 14001:2004 dan persyaratan sertifikasi, yang mencakup :
a). Memberikan ijin kepada IKRCS dan auditornya untuk melakukan asesmen, survailen,
verifikasi, penyaksian (witness) dan kegiatan lainnya yang terkait dengan proses
sertifikasi.
b). Memberikan bantuan kepada IKRCS dalam melakukan penyelidikan dan pemecahan
terhadap setiap keluhan yang disampaikan oleh pihak ketiga tentang kegiatan Pelanggan
yang terkait dalam ruang lingkup sertifikasi.
2.7
IKRCS bertanggung jawab sepenuhnya terhadap setiap penerbitan sertifikat sistem mutu /
lingkungan ISO 9001:2008/ISO 14001:2004 IKRCS.
2.8
Jika diminta oleh IKRCS maupun auditornya, Pelanggan harus siap menyediakan rekaman
semua keluhan, permohonan naik banding dan perselisihan serta tindakan perbaikan yang
telah dilakukan Pelanggan.
MENJADIKAN PERCAYA DIRI DAN DIPERCAYA
III.
3.1
Logo tidak boleh digunakan untuk laporan uji laboratorium, kalibrasi, atau inspeksi dan produk
atau kemasan produk, atau disalahgunakan, sehingga dapat ditafsirkan sebagai penunjukkan
kesesuaian produk.
3.2
Penggunaan Logo IKRCS akan selalu dipantau keefektifannya dalam setiap survailen, yaitu
memantau penggunaan logo IKRCS pada iklan, katalog atau sejenisnya serta masukan
informasi terhadap penyalahgunaan logo IKRCS.
3.3
Jika terbukti terjadi pelanggaran penggunaan logo, maka IKRCS akan memberikan teguran
dan menginstruksikan untuk melakukan tindakan perbaikan. Jika dalam waktu 2 (dua) bulan
tidak dapat menyelesaikan tindakan perbaikan atau melakukan kesengajaan, maka IKRCS
akan membekukan atau mencabut sertifikat. Jika pelanggaran bersifat pidana, kepada yang
bersangkutan akan dikenakan sanksi hukum.
IV.
SERTIFIKAT
Sertifikat sistem mutu/lingkungan ISO 9001:2000 / ISO 14001:2004 IKRCS :
a). Berlaku untuk 3 (tiga) tahun
b). Dapat dicabut bila disimpulkan bahwa Pelanggan gagal memenuhi persyaratan dan
aturan sertifikasi IKRCS.
c).
d). Harus dikembalikan kepada IKRCS jika terjadi pencabutan atau berakhirnya masa
sertifikasi.
V.
VI.
6.1
Pelanggan akan diberitahu bila ada perubahan atas persyaratan dan aturan sertifikasi dan
diberi waktu yang cukup untuk melakukan penyesuaian dokumen yang dimiliki Pelanggan.
6.2
Pelanggan harus memberitahu IKRCS bila semua penyelesaian perbaikan yang diperlukan
untuk memenuhi perubahan persyaratan dan aturan sertifikasi tersebut di atas.
6.3
VII.
PENGGANTIAN KERUGIAN
Pelanggan bertanggung jawab atas permintaan ganti rugi oleh pihak ketiga yang ditujukan
kepada IKRCS sebagai akibat langsung maupun tidak langsung pemberian sertifikasi dan
penggunaan logo berdasarkan persyaratan dan aturan sertifikasi ini. IKRCS bertanggung
jawab atas permintaan ganti rugi oleh pihak ketiga jika terbukti kesalahan dilakukan oleh
IKRCS.
Pengaturan mengenai penggantian kerugian ini disesuaikan dengan peraturan perundangundangan yang berlaku.
VIII.
IX.
X.
ALAMAT IKRCS
Alamat untuk melakukan akses secara mudah kepada IKRCS :
Alamat
Kode pos
No. telepon
No. facsimili
E-mail
Web site
:
:
:
:
:
:
PERMOHONAN SERTIFIKASI
Organisasi / Perusahaan yang mengajukan permohonan sertifikat ISO 9001 : 2000 / ISO
14001 : 2004 IKRCS, yang selanjutnya disebut Pemohon mengisi dan mengirimkan Daftar
Isian Permohonan yang sudah disediakan oleh IKRCS.
1.2
Bila diperlukan IKRCS akan memberikan penjelasan dan informasi yang terkait dengan
proses sertifikasi sistem mutu / lingkungan.
1.3
Daftar Isian Permohonan harus ditandatangani oleh wakil yang berwenang dari Pemohon
yang dilengkapi dengan :
a). Uraian lengkap ruang lingkup sertifikasi yang diminta,
b). Persetujuan untuk memenuhi semua persyaratan sertifikasi,
c).
Menyerahkan Manual Mutu dan dokumen lain jika diperlukan untuk proses asesmen.
1.4
Menandatangani Kontrak Jasa Sertifikasi yang disepakati antara Pimpinan Organisasi dengan
Manajer Eksekutif IKRCS.
1.5
IKRCS akan mengkaji dan menggunakan semua data dan informasi dari Pemohon yang
diperlukan untuk persiapan asesmen dan akan menjaga kerahasiaannya.
II.
2.1
PROSES ASESMEN
IKRCS membuat rencana dan program asesmen yang disampaikan kepada Pemohon.
2.2
IKRCS menetapkan Tim Audit untuk melaksanakan audit kecukupan dokumen dan asesmen
penerapan di lapangan atas nama IKRCS berdasarkan standar ISO 9001 : 2000 / ISO 14001 :
2004 dan standar lain yang terkait. Jika diperlukan tenaga ahli akan diikutsertakan dalam tim
sebagai penasehat.
2.3
Untuk menjamin bahwa asesmen dilaksanakan dengan benar dan menyeluruh Tim Audit
dibekali dengan dokumen kerja yang tepat.
2.4
IKRCS memberitahukan secara resmi kepada Pemohon mengenai rencana dan tanggal
pelaksanaan asesmen serta nama-nama anggota Tim Audit yang ditunjuk. Pemohon dapat
mengajukan pernyataan keberatan atas isi dari pemberitahuan tersebut.
2.5
Tim Audit melakukan proses asesmen berdasarkan standar normatif yang sesuai serta
persyaratan dan aturan sertifikasi IKRCS.
III.
3.1
3.2
3.3
Penilaian Observasi (Observation Sheet) adalah saran yang dipandang perlu mendapat
perhatian untuk dilakukan peningkatan atau perbaikan penerapan, meskipun tidak ditemukan
kekurangan dalam penerapan persyaratan sistem manajemen mutu / lingkungan. Temuan
Observasi diharapkan manajemen pelanggan memperhatikan dan mengambil tindakan yang
perlu untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu /
lingkungan di perusahaan.
IV.
LAPORAN ASSESMEN
IKRCS menetapkan bahwa hasil asesmen yang telah dilaksanakan dilaporkan untuk menjamin
bahwa :
4.1
Telah dilakukan pertemuan antara Tim Audit dan Manajemen Pemohon diadakan sebelum
meninggalkan lokasi.
4.2
Tim Audit memberikan laporan tertulis atau lisan pada Pemohon tentang kesesuaian atau
ketidaksesuaian terhadap standar ISO 9001:2008 / ISO 14001 : 2004 dan persyaratan
sertifikasi terkait dan memberikan kepada manajemen Pemohon untuk bertanya tentang
temuan dan alasannya.
Tim Audit melaporkan temuannya kepada IKRCS mengenai kesesuaian dan ketidak-sesuaian
persyaratan sertifikasi.
4.3
4.4
IKRCS
segera
memberitahukan
laporan
hasil
asesmen
kepada
Pemohon,
mengidentifikasikan setiap ketidaksesuaian yang harus diperbaiki agar semua persyaratan
sertifikasi dipenuhi.
4.5
4.6
IKRCS akan menyampaikan kepada Pemohon jika harus dilakukan tinjauan ulang atas
temuan ketidaksesuaian pada audit sebelumnya atau pertimbangan peninjauan pada saat
survailen yang akan datang.
V. KEPUTUSAN SERTIFIKASI
5.1
5.2
Anggota Komite Sertifikasi tidak boleh berperan serta dalam proses asesmen yang dikajinya.
5.3
6.1
Bila keputusan sertifikasi telah ditetapkan, maka IKRCS akan menyerahkan dokumen sertifikat
sistem mutu / lingkungan ISO 9001:2008/ISO 14001 :2004 yang ditandatangani oleh General
Manajer IKRCS.
6.2
Sertifikat dibuat dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris sesuai format yang ditetapkan
dan sertifikat diberikan secara langsung kepada Pemohon.
VII. STATUS SERTIFIKASI
7.1
IKRCS memberikan hak kepada Pemohon yang selanjutnya disebut Pelanggan, untuk
membubuhkan logo IKRCS pada peralatan atau media sesuai yang menunjukkan bahwa
Pelanggan telah menerapkan sistem mutu / lingkungan secara konsisten dengan ruang lingkup
sertifikasi.
7.2
IKRCS akan mengambil tindakan yang sesuai, bila ternyata Pelanggan melakukan
penyalahgunaan logo IKRCS atau yang dapat diinterpretasikan sebagai penunjukkan
kesesuaian produk jasa atau proses yang mungkin dapat menyesatkan.
VIII.
8.1
8.2
Pelanggan harus segera memberitahukan setiap aspek perubahan yang terkait dengan status
atau operasi yang yang dapat mempengaruhi perubahan sistem mutu / lingkungan.
8.3
Asesmen ulang dilakukan untuk memverifikasi seluruh keefektifan dan kesinambungan sistem
mutu / lingkungan pelanggan. Asesmen ulang untuk memberikan tinjauan terhadap kinerja
sistem mutu lingkungan setelah periode sertifikasi yang dilakukan pada periode 3 (tiga) tahun
dan biaya asesmen ulang harus ditanggung oleh Pelanggan.
IX.