Anda di halaman 1dari 9

PROSIDING SEMINAR NASIONAL TEKNIK DAN MANAJEMEN INDUSTRI 2011

ISBN : 978-979-796-189-3

Information Technology (IT) MASTER PLAN Badan Geologi Bandung

Maniah Staf Pengajar, Fakultas Teknik Universitas Widyatama, Bandung Kontak Person:

Maniah Sarijadi Flat Blok K/II No. 6, RT / RW : 005 / 011 Bandung, 40151 Telp: 081-22360965, Fax: -, E-mail: maniah.8829@widyatama.ac.id

Abstrak

Badan Geologi adalah lembaga yang memiliki tanggungjawab untuk melaksanakan penelitian dan pelayanan di bidang geologi perlu memanfaatkan teknologi informasi agar dapat meningkatkan kemampuan organisasi, dan pelayanan pada bidang geologi. Penerapan pengelolaan teknologi informasi yang baik adalah melalui perencanaan pengembangan sistem dan teknologi informasi sehingga investasi dan pengembangan sistem yang akan dilakukan berjalan sesuai dengan kebutuhan organisasi yang telah ditentukan sebelumnya. Rencana ini dituangkan dalam bentuk dokumen yang disebut IT Master Plan. IT Master Plan pada intinya berisi rencana strategis Badan Geologi dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi di Badan Geologi. Di dalamnya berisi pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan perusahaan. Diharapkan kehadiran IT Master Plan ini dapat menjadi sebuah titik awal pengembangan Sistem Informasi Badan Geologi yang berkualitas, dan berperan untuk pemanfaatan teknologi informasi yang lebih luas lagi di masa mendatang bagi Badan Geologi dalam mendukung tugas pokok dan fungsinya. Pembuatan IT Master Plan ini diawali dengan mengidentifikasikan kondisi saat in, yaitu memahami visi dan misi Badan Geologi yang merupakan landasan utama bagi strategi, sasaran dan budaya perusahaan. Kemudian menjelaskan struktur organisasi dan proses bisnis. Di bidang TI, digambarkan sistem informasi dan infrastruktur teknologi informasi yang ada dan analisis kondisi saat ini Selanjutnya menentukan rencana strategis di bidang teknologi informasi yang intinya meliputi empat pilar:

Integrasi, Organisasi, Outsourcing, dan Infrastruktur. Kemudian menentukan rencana strategis sistem informasi, infrastruktur teknologi informasi, serta manajemen SI/TI.

Kata Kunci : IT Master Plan, Sistem Informasi, rencana strategi, proses bisnis, outsourcing.

Abstract Geological Agency is an institution that has the responsibility to conduct research and service in the field of geology need to use information technology to improve organizational capabilities, and services in the field of geology. Application of good management of information technology is through the development planning system and information technology investment and development so that the system be run in accordance with the needs of organizations that had been predetermined. The plan was embodied in a document called the IT Master Plan. IT Master Plan at its core contains a strategic plan Geological Agency in the implementation and development of information systems at the Geological Agency. It contains guidelines for what information system requirements needed for companies. It is expected that the presence of the IT Master Plan provides a starting point Geological Information System for quality development, and contribute to the utilization of information technology more widely in future for Geology Board in support of the main tasks and functions. Making IT Master Plan initiated to identify the current conditions, namely to understand the vision and mission of Geology Board which is the primary basis of strategy, goals and corporate culture. Then explain the organizational structure and business processes. In the field of IT, information systems and describes existing information technology infrastructure and analysis of current conditions then determine a strategic plan for information technology which basically covers four pillars: Integration, Organization, Outsourcing, and Infrastructure. Then determine a strategic plan for information systems, information technology infrastructure, and management of IS / IT.

Keywords: it master plan, information systems, strategy plan, business process, outsourcing

442

Information Technology (IT) MASTER PLAN Badan Geologi Bandung

1. PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasi saat ini berkembang dengan sangat pesat, seiring dengan kebutuhan manusia untuk mempergunakan teknologi sebagai pendukung aktifitas oraganisasi atau probadi yang dilakukannya. Perkembangan yang bergerak sangat cepat ini memunculkan suatu kesadaran bahwa pemanfaatan informasi dengan baik dan benar tidak hanya akan memberikan efisiensi, dan efektifitas serta meningkatkan produktivitas, tetapi juga akan meningkatkan layanan pada para pemangku kepentingan, disamping itu juga akan memberikan keunggulan bersaing bagi organisasi. Dengan munculnya kesadaran akan pentingnya pemanfaatan teknologi informasi pada organisasi tersebut, ditindaklanjuti dengan proses implemantasi dan investasi teknologi informasi, baik software, hardware maupun infrastruktur. Dengan harapan bahwa implementasi teknologi infromasi ini, mampu memberikan manfaat dan dapat mendukung proses bisnis organisasi sesuai dengan harapan. Penerapan teknologi akan memberikan dampak positif maupun negatif, sebagai konsekuensi dari implementasi teknologi informasi tersebut, konsekuensi-konsekuensi ini harus dapat diantisipasi oleh organisasi dari awal. Dampak yang diberikan dari penerpan teknologi infromasi tidak hanya pada aspek teknologi semata, melainkan akan berpengaruh pula pada aspek- aspek lain dari perusahaan. Teknologi informasi merupakan point penting untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan informasi. Tantangan yang harus dihadapi oleh badan Geologi adalah bagaimana menjadikan teknologi informasi selaras dengan kebutuhan organisasi - agar lebih proaktif, tidak hanya reaktif - dalam menghadapi perubahan kebutuhan, dan secara umum membantu agar proses kerja lebih efektif dan efisien. Untuk bisa menerapkan pengelolaan teknologi informasi yang baik, diperlukan perencanaan strategis pengembangan sistem dan teknologi informasi sehingga pola investasi dan pengembangan sistem yang akan dilakukan berjalan sesuai dengan tahapan-tahapan yang telah ditentukan sebelumnya. Rencana strategis ini dituangkan dalam bentuk dokumen yang disebut IT Master Plan. Penyusunan IT Master Plan ini bertujuan sebagai berikut: memberikan pedoman jangka panjang agar pengembangan teknologi informasi selaras dengan aspek bisnis, mulai dari tingkatan visi-misi, aspek strategis, hingga aspek operasional, memberikan landasan yang kuat bagi semua kegiatan di bidang teknologi informasi agar kegiatan-kegiatan di bidang teknologi informasi tersebut benar-benar dibarengi dengan suatu kesiapan organisasi baik di berbagai aspek : kebijakan, prosedur kerja, proses kerja, kontrol (manajemen risiko), manajemen teknologi, hingga perawatan, memberikan landasan dan acuan teknis yang bersifat mendasar pada penerapan teknologi informasi agar investasi, pengembangan, dan penggunaan teknologi informasi benar-benar dapat memberikan manfaat yang nyata bagi Badan Geologi dalam mencapai visi dan misinya, memberikan suatu kesepakatan organisasi akan urutan prioritas dari berbagai kegiatan-kegiatan teknologi informasi yang diantisipasi akan terjadi dalam jangka tertentu ke depan, dengan memperhatikan dan mengakomodir adanya perbedaan kepentingan dari masing-masing kegiatan, dan dengan prinsip penempatan prioritas berdasarkan manfaat bagi organisasi secara keseluruhan. IT Master Plan ini disusun dengan mengarah kepada visi, misi, tujuan dan strategi perusahaan, mengingat sifat sistem dan teknologi informasi sendiri sebagai pendukung kesuksesan pelaksanaan strategi bisnis. IT Master Plan juga dibutuhkan karena pengelolaan teknologi informasi menghadapi berbagai risiko, di antaranya: ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dan pengembangan sistem informasi, investasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan, strategi teknologi informasi yang tidak koheren, proyek teknologi informasi yang tidak terarah. Penelitian ini diharapkan dapat mengurangi resiko- resiko di atas.

2. METODOLOGI PENELITIAN

Pada Gambar 1 diperlihatkan tiga tahap yang dilakukan dalam penyusunan IT Master Plan, yaitu antara lain:

a. Penilaian kondisi saat ini Dalam tahap ini dilakukan suatu peninjauan terhadap kondisi yang ada saat ini, dengan titik berat di empat area: proses bisnis, sistem informasi yang digunakan sekarang, infrastruktur, dan manajemen/organisasi baik dari sistem informasi maupun infrastruktur.

443

Information Technology (IT) MASTER PLAN Badan Geologi Bandung

b. Audit IT pada tahapan ini dilakukan aktitivitas pengumpulan fakta-fakta terhadap pemanfaatan teknologi informasi yang di pergunakan oleh Badan Geologi.

c. Rekomendasi Audit IT Dalam bagian ini, berisi saran dan masukan atas temuan-temuan yang telah terjadi. Saran ini nantinya dapat digunakan sebagai petunjuk bagi para pembuat kebijakan dalam hal penyusunan kebijakan TI untuk masa kerja selanjutnya.

d. Penyusunan IT Master Plan Dalam tahap ini dilakukan suatu pemetaan kebutuhan sesuai

dengan misi, visi, strategi, dan sasaran organisasi Badan Geologi di empat area yang disebutkan di butir sebelumnya.

e. Penyusunan road map Dalam tahap ini dilakukan suatu perencanaan bagaimana proses transformasi dari kondisi yang ada sekarang menuju kondisi masa mendatang yang akan dituju oleh Badan Geologi. Dalam penyusunan IT Master Plan ini, metodologi yang digunakan diperlihatkan pada Gambar 1 berikut ini:

yang digunakan diperlihatkan pada Gambar 1 berikut ini: Gambar 1 . Metodologi penyusunan IT Master Plan.

Gambar 1. Metodologi penyusunan IT Master Plan.

3.HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

3.1 Visi dan Misi VISI Geologi untuk perlindungan dan kesejahteraan masyarakat. MISI

1. Mempromosikan geologi untuk kepentingan perencanaan dan penataan wilayah

2. Mengungkap potensi geo-resources (sumber daya geologi): migas, panas bumi, batubara, mineral dan air tanah serta potensi geologi lainnya

3. Mengungkap potensi bencana geologi bagi kepentingan perlindungan manusia dan potensi ekonomi

4. Mendorong penerapan geo-sciences bagi kepentingan konservasi geo-resources dan potensi geologi lainnya serta perlindungan lingkungan

3.2 Analisis SWOT Teknologi informasi haruslah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari bisnis. Oleh karena

itu rencana strategis TI harus seiring dan sejalan dengan rencana strategis Badan Geologi.

3.2.1 Analisis SWOT terhadap Badan Geologi

Pada bagian berikut ini perlu disampaikan analisis SWOT terhadap Badan Geologi, yang akan memperlihatkan faktor-faktor internal yang akan saling mempengaruhi satu dengan yang lainnya yaitu Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan) serta faktor-faktor eksternal yang juga saling mempengaruhi yaitu Opportunities (peluang) dan Threats (ancaman). Pada analisis SWOT dibawah ini terdapat empat kuadran strategi yang harus diturunkan berdasarkan parameter- parameter terkait, yakni strategi SO, strategi WO, strategi ST, dan strategi WT.

444

Information Technology (IT) MASTER PLAN Badan Geologi Bandung

Technology (IT) MASTER PLAN Badan Geologi Bandung Gambar 2 . Analisis SWOT terhadap Badan Geologi 3.2.2

Gambar 2. Analisis SWOT terhadap Badan Geologi

3.2.2 Analisis SWOT terhadap TI Badan Geologi Selain dilakukan terhadap organisasi Badan Geologi secara keseluruhan, analisis SWOT juga

dilakukan terhadap fungsi TI di Badan Geologi.

445

Information Technology (IT) MASTER PLAN Badan Geologi Bandung

Technology (IT) MASTER PLAN Badan Geologi Bandung Gambar 3 . Analisis SWOT terhadap IT Badan Geologi

Gambar 3. Analisis SWOT terhadap IT Badan Geologi

3.3 Analisis Sistem Informasi di Badan Geologi Dalam Tabel 1 berikut ini memperlihatkan aplikasi-aplikasi bisnis yang telah ada dan dipergunakan di lingkungan Badan Geologi.

Tabel 1. Daftar Aplikasi Bisnis Badan Geologi

No

Nama Aplikasi

Fungsi

Pengguna

 

Pusat

1.

Aplikasi Geologi Teknik

Lingkungan

 

Geologi (PLG)

 

Database GIS Pusat Lingkungan Geologi

2.

Aplikasi Air Tanah

yang berisi database air tanah, geologi

PLG

 

teknik dan geologi lingkungan

 

Geodatabase ini berisi peta digital,

3.

Aplikasi GIS

metadata, database spatial dan informasi

PLG

 

lain berbasis geografi informasi sistem.

4.

Aplikasi Surat Dinas

Aplikasi yang dipergunakan untuk

PLG

mengelola administrasi surat dinas

5.

Aplikasi Perpustakaan

Perpustakaan Online ini merupakan pelayanan data dan informasi melalui jaringan internet bagi stakeholder Pusat Lingkungan Geologi Badan Geologi Departemen Energi dan Sumber Daya

PLG

 

Mineral.

6.

Map Info

Aplikasi Sistem Informasi Geografis

PLG

Information Technology (IT) MASTER PLAN Badan Geologi Bandung

No

Nama Aplikasi

 

Fungsi

 

Pengguna

 

Sekretariat

7.

E-Office

Mengelola administrasi perkantoran

 

Badan

 

Sekretariat

8.

Web mail

Mengelola administrasi surat elektronik

 

Badan

 

Sekretariat

9.

Website Badan Geologi

Pelayanan Informasi Badan Geologi

 

Badan

 

Sekretariat

10.

Simpeg

Administrasi Kepegawaian

 

Badan

 

Website

Pusat

Sumber

11.

Daya Geologi

Sarana publikasi informasi kegiatan PSDG

 

PSDG

 

Sistem Informasi dan

 

12.

Database Mineral ASEAN

Sarana publikasi data mineral ASEAN

 

PSDG

13.

ARGALITE

/Earth

 

Menampilkan.

Data

Digital To

Visual

/

PVMBG

format Sack

14.

Jurnal online (web APPS)

Informasi Publik tentang Jurnal Publikasi

PSG

PSG

3.4

Pemetaan Aplikasi terhadap Proses Bisnis Untuk lebih menggambarkan sebaran dari penggunaan aplikasi-aplikasi yang diperlihatkan

pada Tabel diatas terhadap proses-proses bisnis utama sebagaimana, maka akan diperoleh pemetaan yang dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini.

pemetaan yang dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini. Gambar 4 . Pemetaan aplikasi terhadap proses-proses

Gambar 4. Pemetaan aplikasi terhadap proses-proses bisnis

3.5 Rencana Pengembangan Sistem Informasi/Teknologi Informasi

Terselenggaranya pemerintahan yang efektif dan efisien dengan dukungan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) pada lembaga-lembaga pemerintahan umumnya, khususnya di seluruh satuan kerja di lingkup Badan Geologi;

Peningkatan mutu pelayanan publik umumnya, khususnya pelayanan terhadap lembaga-

lembaga pemerintahan dan masyarakat, yang terkait bidang Geologi dengan dukungan TIK; Peningkatan efisiensi dan efektivitas belanja investasi TIK untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Badan Geologi.

447

Information Technology (IT) MASTER PLAN Badan Geologi Bandung

Berikutnya akan dijabarkan konten minimum sistem informasi / aplikasi yang dibutuhkan oleh Badan Geologi dalam memberikan informasi.

3.5.1. Website

Website merupakan portal informasi yang berfungsi sebagai media dalam pertukaran informasi baik secara internal untuk personil Badan geologi maupun eksternal bagi masyarakat luas. Website yang digunakan disini bersifat dinamis. User tidak hanya dapat melihat informasi yang disajikan, namun juga dapat memberikan (input) informasi kedalam website, tentunya dengan pembatasan hak akses yang akan didefinisikan terlebih dahulu pada saat pengembangan sistem.

3.5.2. Aplikasi e-Collaboration

Aplikasi e-Collaboration (termasuk didalamnya modul aplikasi e-Journal) merupakan aplikasi yang dirancang sebagai media kolaborasi massal yang menghubungkan interaksi antar orang secara virtual. Aplikasi ini dirancang berbasiskan web (web based application) dengan menggunakan teknologi web 2.0. Aplikasi ini dirancang untuk tidak hanya sebagai media pertukaran informasi, namun juga sebagai media interaksi antar user yang terhubung melalui koneksi internet. Konten minimum yang harus dimiliki aplikasi ini untuk input data adalah input data hasil penelitian hasil penelitian dari pusat-pusat yang ada di badan geologi dan serta informasi potensi daerah yang dimiliki yang dapat dikonsumsi baik untuk manajemen Badan Geologi, Kementerian ESDM, Pihak-pihak terkait serta masyarakat luas.

3.5.3. Sistem Informasi Kepegawaian

Sistem Informasi Kepegawaian merupakan sistem yang dirancang untukmenangani masalah kepegawaian di Badan Geologi. Sistem Informasi ini merupakan sistem informasi yang terdiri dari beberapa modul aplikasi, diantaranya adalah modul aplikasi training dan modul aplikasi e-Rekrutmen. Sistem ini harus dapat menerima input data pegawai dari pegawai/staff, input parameter rekrutmen, input informasi lowongan, input parameter penilaian evaluasi kinerja dan input parameter training dari bagian

administrasi dan kepegawaian Badan Geologi, serta input form isian lamaran dari para pelamar yang diisi secara online melalui internet. Output dari sistem ini adalah informasi hasil evaluasi kinerja pegawai dan informasi training untuk pegawai / staff, informasi lowongan pekerjaan, informasi form lamaran pekerjaan dan informasi hasil seleksi pegawai bagi pelamar. Selain itu, sistem ini juga menghasilkan sistem informasi pegawai dan informasi hasil evaluasi kinerja pegawai bagi pimpinan Badan Geologi, informasi pegawai bagi bagian keuangan dan informasi hasil seleksi pegawai baru, informasi form isian lamaran, informasi pegawai, informasi hasil evaluasi kinerja pegawai serta informasi training bagi bagian administrasi dan kepegawaian Badan Geologi.

3.5.4. Aplikasi e-Library

Aplikasi e-Library merupakan aplikasi yang dirancang untuk menangani permasalahan perpustakaan pada Badan Geologi. Aplikasi ini dapat pula berfungsi sebagai catalog online dalam pencarian database buku-buku yang dimiliki oleh perpustakaan. Pada sistem ini, selain berinteraksi dengan user, sistem e-Library juga berinteraksi dan dirancang terhubung dengan sistem lain, yaitu e-Procurement. Tujuannya adalah agar permintaan pembelian buku-buku baru dapat dilakukan secara online. Penerbit dapat mengajukan penawaran kepada Badan Geologi terkait buku / jurnal baru yang dibutuhkan. Aplikasi ini dirancang untuk minimal dapat menerima input catalog jurnal dan buku dari bagian perpustakaan, input informasi buku / jurnal baru dan input pemesanan serta peminjaman buku dari pegawai dan pihak lain, dan input informasi pegawai dari bagian kepegawaian. Aplikasi ini minimal harus mampu memberikan informasi jurnal / buku baru dan informasi history peminjaman buku untuk bagian perpustakaan. Selain itu aplikasi ini juga harus dapat memberikan informasi buku / jurnal dan informasi history

448

Information Technology (IT) MASTER PLAN Badan Geologi Bandung

peminjaman bagi pegawai, informasi buku / jurnal bagi masyarakat luas dan informasi buku / jurnal serta informasi history peminjaman bagi pihak lain yang membutuhkan.

3.5.5. Aplikasi e-Museum

Aplikasi e-Museum merupakan aplikasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan museum pada Badan Geologi. Aplikasi ini dapat pula berfungsi sebagai catalog online dalam pencarian database yang dimiliki oleh Museum geologi.

3.5.6. Aplikasi e-Watching

Aplikasi e-Watching merupakan aplikasi yang dirancang untuk Dukungan teknologi informasi dan komunikasi sebagai satu kebutuhan mendasar untuk Badan Geologi sebagai penyedia layanan pengolahan data dan informasi untuk memenuhi kebutuhan pengamatan dan pemberian jasa di bidang Geologi, aplikasi ini berfungsi mendukung pengamatan dan pengawasan pada objek geologi yang harus mendapatkan pengamatan khusus oleh badan geologi.

3.5.7. Knowledge Management

Knowledge management merupakan aplikasi dengan pendekatan terintegrasi untuk melakukan identifikasi, pengambilan, pencarian, berbagi informasi, dan evaluasi informasi sebagai aset Badan Geologi. Informasi ini dapat berupa data yang ada dalam database, dokumen, kebijakan, prosedur, baik berupa tacit knowledge (pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb) maupun pengalaman masing-masing SDM Badan Geologi. Knowledge management berupa repository adalah tempat dimana data disimpan dan

dipelihara. Sebuah repository dapat berupa :

a. tempat dimana data disimpan

b. tempat dimana secara khusus data dalam format digital disimpan

c. tempat dimana eprint diletakkan

d. tempat dimana beberapa database aatau file diletakaan untuk didistibusikan secara jaringan komputer

e. tempat dimana sesuatu disimpan yang kemunginan untuk digunakan lagi

Sebuah repository Badan Geologi adalah sebuah tempat online untuk mengumpulkan, mengatur dan menyebarkan dalam bentuk digital, yang mana merupkan output dari institusi khususnya hasil riset dari Badan Geologi.

4. KESIMPULAN Dengan adanya rencana induk teknologi informasi badab geologi akan mendapatkan beberapa manfaat, terutama pada perencanan investasi yang akan terencana, terarah dan terukur. Selain itu beberapa manfaat yang adapat diamabil dari dokumen rencana Induk Teknologi Informasi, diantaranya: terciptanya koordinasi dan dukungan organisasi pada proyek teknologi informasi akan memberikan tingkat kesuksesan yang tinggi, meningkatkan feedback bagi badan geologi dari investasi teknologi informasi yang diperlukan, meningkatkan efisiensi dan kualitas yang dihasilkan dari proses bisnis yang didukung oleh teknologi informasi, mengurangi terjadinya ketidak efisienan dalam penerapan teknologi, sehingga mengurangi duplikasi dan pengeluaran anggaran yang tidak diperlukan, meningkatkan integrasi antar seluruh unit kerja, sehingga dapat meningkatkan pengamanan terhadap data dan informasi yang menjadi asset Badan Geologi. Sumber daya yang diperlukan termasuk staf untuk mereview teknologi dan data yang sudah dimiliki oleh badan Geologi, dan angaran baru yang harmemungkinkan untuk us diturunkan akan mendorong pergerakan sistem ke suatu paradigma. dana Investasi awal harus direncanakan kembali, kemudian dari dana yang saat ini dikeluarkan oleh unit kerja dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem, perlu dievaluasi dengan melihat persamaan kebutuhan dari masing-masing unit dimaksud. Rencana ini juga akan memungkinkan penambahan perangkat dilakukan untuk sistem saat ini tanpa penambahan staf.

449

Information Technology (IT) MASTER PLAN Badan Geologi Bandung

5. REFERENSI [1]. Amborowati, Armadyah, (2010), STMIK AMIKOM Yogyakarta, “Tinjauan Sebuah IT Master Plan”, studi kasus Master Plan Pemerintah Daerah DKI Jakarta [2]. Dokumen Audit IT Badan Geologi Bandung, [3]. http://www.bandung.go.id/jarkom/mpjk.pdf [4]. http://www.google.co.id/#hl=id&source=hp&biw=1014&bih=570&q=it+master+plan&aq=f&a

qi=g4&aql=&oq=&gs_rfai=&fp=4288df0e2cb2cdab

[5]. http://www.bgl.esdm.go.id/index.php?option=com_content&task=view&id=116&Itemid=37, diakses tanggal 01 Nopember 2010.

450