SPT mencatat data ke dalam basis data.

Data yang dicatat dapat berbentuk

macam macam, misalnya huruf, angka, tanda bahkan gambar dan suara. Dengan
adanya kemajuan di bidang komputer, dat dicatat ke dalam sistem komputer, tidak
lagi dalam bentuk aslinya, tetapi sudah diubah ke dalam bentuk digital yang hanya
dapat dibaca oleh komputer. Dan bentuk digital ini disimpan dalam media yang
khusus dibuat untuk menampung data, diantaranya adalah disket, hardisk, CD,
flash memori, dan magnetic tape atu kaset.
Data disimpan dengan suatu metode yang sistematis, sehingga sewaktu
waktu diperlukan lagi dapat diambil dengan cara cepat dan akurat. Biasanya data
disimpan dalam bentuk tabel, seperti halnya dengan daftar tamu dan daftar
presensi. Tabel terdiri dari beberapa baris dan setiap baris terdiri dari beberapa
kolom. Baris menggambarkan entitas ( misalnya satu orang mahasiswa ) dan kolom
menggambarkan ciri atau atribut ( misal nomor mahasiswa ).

Data dapat dicatat dengan beberapa cara, yang masing masing cara dapat
dikelompokan ke dalam metode langsung dan tidak langsung. Metode tidak
langsung memerlukan keyboard sehingga antara data asli dengan komputer ada
data tambahan, yaitu penekanan tombol keyboard oleh operator. Misalnya seorang
nasabah menabung uang dan menyerahkan kepada teller dengan mengisi formulir
setor. Teller akan menuliskan beberapa informasi yang ada di formulir ke dalam
sistem komputer dengan menggunakan keyboard. Inilah yang disebut tidak
langsung.
Sedangkan metode langsung tidak memerlukan penekanan pada keyboard oleh
operator. Contohnya seorang kasir supermarket menginput barang barang yang
dibeli oleh pembeli, dengan menggunakan alat yang disebut bar code reader
(pembaca kode bar) karena setiap barang sudah ditempel kode bar.
Memproses Data
Memproses data merupakan kegiatan memanipulasi data agar diperoleh
informasi yang diperlukan. Kegiatan memanipulasi data dapat berupa kegiatan
aritmatika (menambah, mengurang, mengalikan, membagi, menjumlah ) atau
kegiatan manual
( meringkas, mengurutkan, memisah, menggabung,
menghapus dan menyisipkan ).
Pemrosesan data dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan
komputer. Pengolahan data menggunakan komputer jauh lebih baik dibandingkan
secara manual, karena konsisten, tidak terpengaruh emosi, cepat dan teliti.
Pemrosesan dat dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu cara batch process
( sequantial processing ) dan cara online ( real time ). Cara batch dilakukan
dengan mengumpulkan data terlebih dahulu, baik secara fisik maupun secara
digital dalam komputer, dan secara berkala akan diolah misalnya setelah terkumpul
data tertentu. Car ini tidak memerlukan biaya yang mahal bahkan ukup dengan satu
komputer. Misalnya suatu perusahaan mencatat data transaksi penjualan secara
manual dalam faktur penjualan. Faktur selama satu hari lalu dikumpulkan, lalu
esok paginya diinput dalam komputer dan diproses.

Cara online dilakukan setelah data transaksi dicatat. Contoh: pada waktu
seseorang mengambil uang melalui ATM, datnya akan diperbarui setelah orang
tersebut berhasil mengambil uangnya. Cara ini memerlukan alat yang lebih mahal,
karena hrus tersedia beberapa mesin atau komputer yang saling terhubung.
Menghasilkan Informasi Baku
Fungsi terakhir dalam SPT adalh menghasilkan laporan yan bentuknya sudah
baku. Laporan dap[at berbentuk hard copy ( tercetak ) maupun soft copy ( tampilan
di komputer atu suara ). Laporan yang dihasilkan oleh mesin ATM dan cash
register sangat baku dan tidak banyak variasinya. Waktu pelaporan sudah
ditentukan baik secara berkala ( seminggu sekali ) maupun setelah suatu kejadian (
setelah transaksi penjualan dicatat ).

D. Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi