A.

Teori PM-PK (pemecahan masalah dan pengambilan keputusan)

1. Definisi1
Pemecahan masalah adalah suatu proses dari mengamati dan pengenalan serta usaha
mengurangi perbedaan antara situasi sekarang dengan yang akan datang (rencana).
Sedangkan pengambilan keputusan dapat diartikan sebagai proses memilih tindakan
dari beberapa alternatif untuk mencapai tujuan/sasaran (proses mengakhiri suatu
masalah).
Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dapat diartikan sebagai suatu proses
identifikasi, mencari penyebab, pemilihan alternatif dan mengantisipasi hambatan
yang mungkin menghalangi terlaksananya keputusan.
2. Model PMPK 8 LANGKAH DAN 7 ALAT 1
Delapan langkah pemecahan masalah yaitu :
a. Langkah 1 Mendefinisikan Masalah dan Menentukan Tema Perbaikan Kualitas
Masalah adalah Suatu masalah didefinisikan sebagai kesenjangan (gap) antara
situasi sekarang dan target yang diinginkan. Dalam bidang kualitas, masalah
adalah kesenjangan (gap) antara output dari proses sekarang dan kebutuhan
pelanggan, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal.
b. Langkah 2. Mencari Semua Penyebab Masalah
Mengidentifikasi semua penyebab yang mungkin mengakibatkan masalah
yang telah diidentifikasi dalam Langkah 1 di atas. Langkah 2 ini mencakup
pengumpulan dan pengorganisasian data untuk mendokumentasikan penyebabpenyebab masalah. Penyebab-penyebab masalah yang mungkin bersumber dari
elemen-elemen proses yang terdiri dari 7M, yaitu:
1) Manpower (petugas)
Berkaitan dengan kekurangan dalam pengetahuan (tidak terlatih, tidak
berpengalaman), kekurangan dalam keterampilan dasar yang berkaitan
dengan mental dan fisik, kelelahan, stress, ketidak pedulian.
2) Machines (mesin-mesin) dan peralatan
Berkaitan dengan tidak ada sistem perawatan preventif terhadap alat
kesehatan, termasuk fasilitas dan peralatan lain, tidak sesuai dengan

spesifikasi tugas, tidak dikalibrasi, terlalu complicated, tidak di sterilisari

terlebih dahulu.

3) Methods (metode kerja)

Berkaitan dengan tidak ada prosedur dan metode kerja yang benar, tidak
jelas, tidak diketahui, tidak terstandardisasi, tidak cocok.
4) Materials (peralatan)
Berkaitan dengan ketiadaan spesifikasi kualitas dari peralatan penunjang
yang digunakan, ketidaksesuaian dengan spesifikasi kualitas peralatan
yang seharusnya titetapkan.
5) Mother Nature or Media
Berkaitan dengan tempat dan waktu kerja yang tidak memperhatikan
aspek-aspek kebersihan, kesehatan dan keselamatan kerja, dan lingkungan
kerja yang kondusif, kekurangan dalam lampu penerangan, ventilasi yang
buruk.
6) Motivation (motivasi)
Berkaitan dengan ketiadaan sikap kerja yang benar dan profesional (tidak
kreatif, bersikap reaktif, tidak mampu bekerjasama dalam tim), yang dalam
hal ini disebabkan oleh sistem balas jasa dan penghargaan yang tidak adil
kepada tenaga kerja.
7) Money (keuangan)
Berkaitan dengan ketiadaan dukungan finasial (keuangan) yang mantap
guna memperlancar pelayanan dan
diterapkan.

peningkatan kualitas yang akan

c. Langkah 3 dan 4. Memprioritaskan dan Mencara Penyebab Masalah Yang Paling

Mungkin
Mencari penyebab yang paling mungkin akan mengarahkan kepada akar penyebab
masalah, sehingga tindakan yang sesuai pada akar penyebab masalah yang
ditemukan itu akan menghilangkan masalah.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penentuan tema (penilaian masalah) :

1) Menyangkut pelayanan kesehatan dan manajemen mutu puskesmas.
2) Mampu dipecahkan oleh circle, terutama pada awal terbentuknya circle,
sebaiknya memilih tema yang relatif mudah.
3) Masalah (tema) yang dipilih harus spesifik (tidak terlalu luas), sehingga
siapapun bisa mengerti dengan jelas dengan membaca tema tersebut.
4) Untuk menentukan semua penyebab ini bisa digunakan alat diagram Tulang
Ikan (Ishikawa) dengan teknik sumbang saran yang melibatkan semua anggota
circle.
5) Memilih penyebab yang paling mungkin (dominan) di antara semua penyebab
yang ada (point no. 1). Untuk memilih penyebab yang dominan ini bisa
dilakukan 2 cara sesuai dengan karakteristik penyebabnya.
Jika penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya bisa dikuantitatifkan, maka
bisa menggunakan diagram pareto sehingga akan dipilih penyebab yang
berpengaruh paling besar, atau bisa menggunakan diagram tebar sehingga
akan diketahui penyebab-penyebab yang benar-benar memberikan

pengaruh terhadap masalah.

Jika penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya tidak bisa dikuantitatifkan
(kualitatif), pemilihan penyebab yang dominan bisa dilakukan melalui
kesepak atan yang melibatkan semua anggota circle.
Perlu diingat juga bahwa sering dijumpai dari penyebab-penyebab

yang sudah dikumpulkan sangat sulit untuk menentukan penyebab yang

dominan. Oleh karena itu, pemilihan penyebab yang dominan ini bisa
diabaikan dan semua penyebab yang sudah dkumpulkan tadi langsung dibuat
rencana penanggulangannya (rencana perbaikan).

d. Langkah 5. Mencari alternatif pamecahan masalah dan keputusan pemecahan

maslah terpilih
Bertujuan mencari pemecahan untuk menghilangkan semua penyebab
(penyebab yang dominan) yang sudah ditentukan sebelumnya. Merencanakan
langkah perbaikan dapat ditentukan dengan teknik sumbang saran (penyampaian
ide) dari semua anggota circle dengan tetap mengacu pada pemilihan langkah
perbaikan yang paling efektif dan efisien. Serta mengantisipasi penyebabpenyebab tidak terkendali tetapi dapat diprediksi sebelumnya (uncontrollable but
predictable causes). Untuk memudahkan penjabarannya, merencanakan langkah
perbaikan bisa menggunakan prinsip 1H-5W yaitu How, What, Why, Where,
Who, dan When.
e. Langkah 6. Rencana Perapan
Melaksanakan semua rencana perbaikan yang sudah disepakati dan dibahas
dengan matang oleh semua anggota circle. Dalam melaksanakan perbaikan ini
perlu diperlukan kesungguhan dan partisipasi penuh dari semua anggota circle
sesuai tugas yang sudah dibagikan dan diharapkan juga semua pelaksanaan dari
rencana perbaikan bisa diselesaikan sesuai dengan waktu yang disepakati.
Pencatatan data kualitas juga harus dilakukan selama tahap implementasi ini serta
harus mengidentifikasi penyebab apabila terjadi penyimpangan dalam tahap
implementasi tindakan korektif permanen ini.
f. Langkah 7. Mengadakan pengawasan, pengendalian, penilaian mutu oleh tim QA
Setelah semua rencana sudah dilaksanakan dengan benar sesuai dengan yang
disepakati, maka langkah selanjutnya adalah memeriksa hasil dari perbaikan
tersebut, untuk mengukur apakah semua perbaikan yang dilakukan oleh circle bisa
menanggulangi penyebab yang mempengaruhi suatu masalah.
Cara memeriksa hasil perbaikan ini bisa dilakukan dengan membandingkan
kondisi masalah sebelum perbaikan dan kondisi masalah setelah perbaikan atau
dengan membandingkan data yang menggambarkan masalah sebelum perbaikan
dan data yang menggambarkan setelah perbaikan.

Penyajian data yang menggambarkan masalah setelah perbaikan hendaknya

menggunakan alat yang sama dengan penyajian data yang menggambarkan
masalah sebelum perbaikan. Jika sebelumnya menggunakan diagram pareto, maka
setelah perbaikan harus menggunakan diagram pareto. Alat-alat lain yang
digunakan di langkah ke-6 selain diagram pareto adalah lembar periksa, histogram
dan peta kendali.

g. Langkah 8. Menstandardisasikan Solusi dan Praktek-praktek Terbaik

Setelah langkah perbaikan yang dilakukan sudah diperiksa dan bisa mengatasi
penyebab masalah yang dihadapi, langkah berikutnya perlu dibuatkan standarisasi
yang bisa dijadikan acuan kerja di lokasi kerja circle dan ditujukan pula untuk
mencegah masalah yang muncul sebelumnya akan terulang lagi. Jika perlu
standarisasi ini juga bisa disebarluaskan kepada lokasi kerja yang lain yang sejenis
dengan lokasi kerja circle. Standarisasi yang dibuat bisa meliputi standar untuk
cara kerja (metode), manusia (operator/mekanik), material, mesin dan lingkungan
kerja. Terdapat dua alasan melakukan standardisasi, yaitu:
1) Apabila tindakan perbaikan atau solusi masalah itu tidak distandardisasikan,
maka terdapat kemungkinan setelah periode waktu tertentu manajemen dan
petugas

akan

kembali

menggunakan

cara-cara

kerja

lama

sehingga

memunculkan kembali masalah yang telah pernah diselesaikan.

2) Apabila tindakan perbaikan atau solusi masalah itu tidak distandardisasikan dan
didokumentasikan, maka terdapat kemungkinan setelah periode waktu tertentu
apabila terjadi pergantian manajemen dan petugas akan menggunakan cara-cara
kerja yang memunculkan kembali masalah yang telah pernah diselesaikan oleh
tim peningkatan kualitas terdahulu. Demikian pula dokumentasi tentang
praktek-praktek standar dan solusi masalah yang pernah dilakukan akan
merupakan sumber informasi yang berguna untuk mempelajari masalah-masalah

kualitas di masa mendatang sehingga tindakan perbaikan yang efektif dapat

dilakukan.

Tujuh
Perangkat

Alat

Dalam
Pemecahan
yaitu

Masalah

1. Stratifikasi (Pengelompokan)
Adalah usaha untuk menguraikan dan mengklasifikasikan persoalan menjadi
kelompok-kelompok atau golongan sejenis atau menjadi unsur tunggal dari persoalan,
sehingga persoalan menjadi lebih sederhana dan mudah dimengerti serta menghindari
salah interpretasi.
2. Lembar Periksa (Lembar Data)
Adalah lembaran (sheet) yang digunakan untuk mencatat kegiatan atau kejadian (data)
dengan format yang sudah disiapkan terlebih dahulu. Pengisi sheet tinggal
memberikan tanda pada kolom yang sudah disediakan.
Guna lembar periksa ini selain memudahkan dalam pemeriksaan juga memudahkan
dalam membuat rekapitulasi dan memudahkan analisis terhadap masalah.
3. Diagram Pareto
Diagram pareto digunakan untuk menampilkan data dengan tujuan untuk mengetahui
suatu penyebab yang memberikan pengaruh yang paling besar terhadap akibat.
Dengan demikian bisa segera dilakukan langkah perbaikan berdasarkan skala
prioritas, yaitu penyebab yang paling besar pengaruhnya terhadap akibat.

4. Diagram Ishikawa (Tulang Ikan) / Fish Bone Chart

Diagram ini digunakan untuk menggambarkan hubungan antara sebab dan akibat dari
suatu kegiatan. Dengan diagram Ishikawa kita dapat menjabarkan banyak sekali
semua penyebab, mulai dari penyebab yang paling dekat dengan akibat (masalah),
sampai penyebab yang tidak dekat dengan akibat (masalah). Diagram Ishikawa biasa
juga disebut sebagai diagram Tulang Ikan (Fish Bone Chart) karena melihat bentuk
dari anak panah yang menyerupai tulang ikan.

Gambar 2.2. Analisis Penyebab Masalah

Untuk memudahkan dalam menginventarisasi semua penyebab yang
berpengaruh terhadap akibat (masalah) dengan menggunakan diagram Ishikawa harus
mempertimbangkan faktor 4M dan 1L yaitu : Mesin, Material, Metode (cara),
Man(orang) dan Lingkungan, yang ditempatkan pada tulang ikan yang pertama.
Secara baku bentuk diagram Ishikawa (tulang ikan) bisa dilihat di bawah ini:
Untuk menguraikan lebih dalam lagi semua penyebab, sebaiknya
menggunakan metode sumbang saran (brain storming), karena semakin banyak
informasi yang dikumpulkan, semakin baik hasilnya. Selain itu dengan metode
bertanya mengapa yang berulang bisa mengefektifkan dalam menguraikan semua
penyebab yang berpengaruh terhadap akibat, baik langsung maupun tidak langsung.
Pertanyaan mengapa ini bisa dihentikan, jika dirasakan pertanyaan mengapa
tersebut

sudah

tidak

diperlukan

karena

sudah

terbayang

suatu

tindakan

penanggulangan dari penyebab tersebut.

5. Peta Kendali (Control Chart)
Merupakan grafik garis dengan pencantuman batas maksimum dan minimum yang
merupakan batas daerah pengendalian. Peta kendali juga bisa dipergunakan untuk
mengukur apakah proses (kegiatan produksi) dalam keadaan terkendali atau tidak.
Proses dikatakan dalam keadaan terkendali jika unit yang diukur berada dalam batasbatas kendali.
Pada peta kendali bisa diketahui adanya penyimpangan tetapi tidak terlihat
penyebab penyimpangan tersebut. Peta kendali hanya menunjukkan perubahan data
dari waktu ke waktu.

Ada beberapa jenis peta kendali, tetapi untuk penyajian data yang sering
dipakai adalah peta kendali X-R, yang bentuknya seperti di bawah ini :
6. Histogram
Histogram adalah diagram berupa diagram batang (balok)

yang

menggambarkan penyebaran (distribusi) data yang ada, jadi dengan menggnakan

histogram, data yang dikumpulkan akan dengan mudah diketahui sebenarnya
(distribusinya).
7. Diagram Tebar
Diagram tebar adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah ada
korelasi (hubungan) atau tidak antara 2 variabel. Diagram tebar bisa juga
digunakan untuk mengetahui apakah suatu penyebab yang diduga mempengaruhi
atau tidak terhadap akibat (masalah) yang sedang dihadapi.
Referensi: Vincent Gaspersz. TOPSTeam Oriented Problem Solving. Gramedia, Jakarta.
2007.