DISEDIAKAN OLEH,

PUAN CORINE BT AHLAI @ ERIC

Topik 1.0
(1.2 1.3)

PENULISAN SURAT

Surat merupakan salah satu drpd

alat komunikasi bertulis.

Terbahagi kpd 2 jenis :
1. Surat Rasmi
2. Surat Tidak Rasmi
Adalah dokumentasi yg mampu
dijadikan rujukan apabila timbul
sesuatu masalah.

JENIS SURAT

a. Surat Tidak Rasmi

- Alat komunikasi bertulis yg ditulis
oleh individu kpd individu yg lain
utk tujuan tidak rasmi.
b. Surat Rasmi
- Alat komunikasi yg ditulis oleh jab.2
kerajaan, badan berkanun, swasta
individu utk berhubung secara rasmi
di antara satu sama lain

SAMBUNGAN

c. Memo
- Alat komunikasi bertulis di dalam
jabatan sendiri untuk berhubung
secara rasmi.
d. E-Mail
- Alat komunikasi bertulis untuk
tujuan
rasmi / tidak rasmi yang ditulis
menggunakan ruangan siber.

JENIS SURAT RASMI

Permohonan
Rayuan
Bantahan
Makluman
Arahan
Ucapan (tahniah/takziah)
Penghargaan
Jemputan

CIRI-CIRI UTAMA SURAT

Bersifat bukan peribadi;
RASMI
Sebaik-baiknya menyampaikan

satu perkara sahaja; dan

Mematuhi prinsip dalam penulisan
surat rasmi 4C + P

CIRI-CIRI SURAT &

Surat tidak rasmi : tidak terikat dgn
MEMO
peraturan2 tertentu ( bebas) mengikut
cita rasa penulis berdasarkan siapa
penerimanya.
Surat rasmi : mengikut peraturan2 yg
tertentu dari segi format, teknik,
struktur dan penggunaan bahasa
Memo : ditulis secara ringkas. Apa yg
dipentingkan hanya isi yg pada
umumnya bertujuan utk makluman,

FORMAT & TEKNIK

Jarak tepi (indentation)
PENULISAN
Jarak (langkau) baris/perenggan
Jarak selepas koma (,)
Jarak selepas noktah (.)
Penekanan (highlight)
Penulisan rujukan fail
Penulisan tarikh
Pernyataan SULIT
Penggunaan Untuk perhatian (u.p.:)

CONTOH FORMAT
Format Umum Surat Rasmi Jabatan atau
SURAT
RASMI
Institusi
1.Kepala surat Maklumat penghantar (Logo,

Nama Jabatan, Alamat, Poskod, Nombor Telefon,

Nombor Faks, dan E-Mail)
2.Makluman penerima Rujukan penerima,
rujukan pengirim dan tarikh
Nama Penerima & jawatan & alamat
penuh penerima
(u.p.:) Nama Pegawai petugas jika perlu
Melalui: (ketua penerima surat jika
berkenaan

SAMBUNGAN
3. Sapaan & gelaran/Rujukan kehormat
4. Tajuk surat (ditaip huruf besar/hitam/digaris

dibawah)
5. Isi/Maksud surat:
Pembukaan bicara & rujukan (Angka 1 tidak
ditaip sebagaipengenalan/pendahuluan/rujukan) &
Isi surat Perenggan pertama: Maksud sebenar
surat (Taip angka 2 Isi/maksud surat yang utama)
2.1 Pecahan isi surat sebab musabah & tujuan
i) Ulasan
ii) Data & perangkaan, dll

SAMBUNGAN
Isi surat Perenggan kedua (Taip angka 3)
Penegasan/Pernyataan adanya
lampiran/harapan ()
6.Penutup surat & ucapan terima kasih
7.Slogan/moto (jika ada): Ungkapan khas
organisasi (slogan tetap) & slogan sementera
(jika ada)
8.Pengakuan kesetiaan
9.Tandatangan pengirim, nama dan
jawatannya, kenyataan perwakilan (b.p jika
perlu)

SAMBUNGAN
10.Penerima salinan
11.Singkatan pendraf/penaip surat (Initial)

PRINSIP PENULISAN
surat
rasmi boleh dianggap berkualiti
SURAT

sekiranya mempunyai ciri 4C+P iaitu :

i.Correct (betul)
ii.Clear (jelas)
iii.Comprehensive (lengkap)
iv.Concise (ringkas dan padat)
v.Polite (nada lembut dan bersopan)

4C+P
i. Correct (Betul)

surat yang dihasilkan itu perlulah betul dari

segi penggunaan bahasa, data, fakta,
maklumat dan teknik penulisannya.
ii. Clear (Jelas)
Sesuatu surat yang ditulis itu sudah tentulah
ada tujuan yang hendak disampaikan
kepada pihak sasaran. Utk mencapai
objektif tersebut, mesej yg hendak
disampaikan itu perlulah dinyatakan dengan
jelas dan mudah difahami oleh pembaca.

4C+P
iii. Comprehensive (Lengkap)

Segala data, fakta dan maklumat yang

diperlukan hendaklah dinyatakan dengan
lengkap.
iv. Concise (Ringkas dan Padat)
Surat rasmi perlu ditulis seberapa ringkas &
padat. Menulis secara ringkas, tidak perlu
menggunakan bahasa yang berbunga-bunga
atau bahasa yg panjang lebar untuk
menerangkan sesuatu hal, w/pun ditulis
ringkas namun keindahan & kesopanan
tetap terpelihara.

4C+P
v. Polite (Kesopanan)

Nada & kesopanan surat sama ada surat tidak

rasmi mahupun surat rasmi memainkan
peranan penting. Surat merupakan alat
komunikasi. Jika surat yang ditulis itu boleh
menimbulkan perkara yang negetif maka
akan berlakulah kegagalan dalam
komunikasi. Justeru, utk memperlihatkan
kesopanan dlm surat maka terciptalah
laras bahasa surat rasmi, wacana &
ungkapan tertentu dalam penulisan surat
rasmi.

PENGENALAN
Pemimpin yang dilantik perlu mempunyai

kemahiran mentadbir dan mengurus

sesebuah persatuan.
Mengurus kewangan, surat menyurat,
menyimpan fail, mengadakan mesyuarat
dan tentukan kehendak persatuan
dilaksanakan dengan baik.
Kemahiran mentadbir dan mengurus
persatuan ditumpukan kepada tiga aspek
: Sistem fail, Surat rasmi, komunikasi
rasmi melalui media elektronik.

APA ITU FAIL?

Berasal dari perkataan Latin: Fillum

(seutas benang untuk mengikat dokumen

supaya tidak tercicir)
Satu folder di mana didalamnya suratsurat disusun dengan cermat dan teratur,
diberi tajuk, nombor, didaftar dan
diindekskan.
Alat yg dinomborkan & didaftarkan
mengikut kaedah tertentu digunakan
untuk menyimpan dokumen yang
berkaitan.

SISTEM FAIL
Sebahagian daripada pengurusan rekod

yang melibatkan penyusunan dan

penyimpanan mengikut klasifikasi rekod
supaya mudah dikesan dan diperolehi
dengan cepat apabila diperlukan.
Setiap organisasi memerlukan penyimpanan
rekod yang baik untuk rujukan
Faktor mustahak mengenai perkhidmatan,
data pekerja, data statistik, produk perlu
didapatkan melalui fail yang disimpan
secara sistematik.

KEPENTINGAN SISTEM
Semua
FAIL rekod dapat disimpan secara

terurus dan sistematik.

Rekod atau makluman dapat diperolehi
dgn segera apabila dikehendaki.
Tindakan yang perlu dapat diambil
dengan segera.
Memudahkan pengganti yang mengambil
alih tugas-tugas yang ditinggalkan.

TARAF KESELAMATAN
i. FAIL
Terbuka
ii. Terhad
iii. Sulit
iv. Rahsia
v. Rahsia Besar

WARNA KULIT FAIL

i. Terbuka putih
ii. Terhad putih dan tercatat perkataan

terhad
iii. Sulit hijau dan tercatat perkataan sulit
iv. Rahsia Merah jambu berpalang dan
tercatit perkataan rahsia
v. Rahsia besar kuning & berpalang
merah dan tercatat perkataan rahsia
besar