KAJIAN KES

PROGRAM KHAS VTO/VTE/VTM MELALUI KAEDAH

PPT
WILAYAH TENGAH : SIRI 3
DI ILP KUALA LANGAT

SYAMSOL AMER BIN ZAKARIA

ILP KUALA LUMPUR

 SOALAN

16

Anda merupakan pegawai yang dilantik sebagai pegawai

penerima aset dibengkel anda bagi Perolehan peralatan melalui
tender yang telah dianugerahkan oleh pihak Ibu Pejabat kepada
Syarikat A. Pada sesi penerimaan, terdapat beberapa item
peralatan yang dibekal mempunyai spesifikasi yang
berlainandan
tidak sama seperti ditunjukkan di dalam dokumen tender.
Adakalanya juga peralatan yang dihantar adalah pada
waktu
yang tidak sesuai iaitu diluar waktu pejabat.

Apakah keputusan yang akan anda ambil bagi setiap kes di

atas?
Nyatakan proses yang betul bagi menyokong keputusan anda.
Nyatakan dokumentasi dokumentasi yang perlu ada bagi
proses di atas?

ISU DAN PERBINCANGAN

SOALAN 1:
Apakah keputusan yang akan anda ambil bagi setiap kes
diatas?
Kes 1 :
Terdapat beberapa item peralatan yang dibekal
mempunyai spesifikasi yang berlainan dan tidak sama seperti
yang ditunjukkan di dalam dokumen tender.
Jawapan :
Item peralatan yang memenuhi spesifikasi dan sama
di dalam dokumen tender hendaklah DITERIMA oleh pegawai
penerima aset. Pegawai penerima aset akan menandatangani
pada dokumen Delivery Order (DO) syarikat A.
Item peralatan yang tidak memenuhi spesifikasi dan
tidak sama seperti di dalam dokumen tender akan DITOLAK /
TIDAK DITERIMA oleh pegawai penerima aset. Tiada
pengesahan penerimaan ditandantangani oleh pegawai
penerima aset. Item tersebut perlu diambil semula oleh
syarikat A.

Kes 2 :
Adakalanya juga peralatan yang dihantar adalah pada

waktu
yang tidak sesuai iaitu diluar waktu pejabat.
Jawapan :

- Pegawai penerima aset TIDAK MENERIMA Item peralatan

tersebut.
- Meminta Syarikat A supaya menghantar pada hari dan
waktu
bekerja iaitu Isnin hingga Jumaat pada pukul 8.00 pagi
5.00 petang.
- Sekiranya Pegawai penerima aset MENERIMA item
peralatan tersebut, dokumen Delivery Order ditandatangani
perlu dicatatkan DITERIMA DENGAN SYARAT IANYA
DISAHKAN KEMUDIAN SECARA DIPERIKSA , DIKIRA,DIUKUR,
DITIMBANG ATAU DIUJI.

SOALAN 2 :
Nyatakan proses yang betul bagi menyokong keputusan
anda?
Kes 1 :
Terdapat beberapa item peralatan yang dibekal
mempunyai spesifikasi yang berlainan dan tidak sama seperti
yang ditunjukkan di dalam dokumen tender.

Jawapan :

Maklumkan kepada Syarikat A perbezaan, perselisihan

dan menyemak spesifikasi semua item peralatan tersebut
seperti yang ditawarkan didalam Surat Setuju Terima
(model, jenama, negara pengeluar & tempoh) yang
dipersetujui untuk penghantaran.
Bawa bersama salinan dokumen tender item peralatan
tersebut dan tunjukkan sebab- sebab berkaitan penolakan

SOALAN 2 :
Nyatakan proses yang betul bagi menyokong keputusan anda?
Kes 2 :
Adakalanya juga peralatan yang dihantar adalah pada waktu
yang tidak sesuai iaitu diluar waktu pejabat.
Jawapan :
Syarikat A perlu maklumkan secara bertulis kepada pegawai
penerima aset tersebut dengan menyatakan jangkaan tarikh
dan masa item peralatan tersebut akan dihantar/sampai.
Syarikat A perlu menyemak dokumen surat setuju terima
berkenaan destinasi institut, lokasi bengkel, waktu
penghantaran ,hari bekerja dan tempoh waktu bekerja (8.00
pagi 5.00 petang).
Syarikat A perlu mengenalpasti pegawai penerima aset setiap
bengkel/ institut sebelum penghantaran dilakukan.

SOALAN 3 :
Nyatakan dokumentasi dokumentasi yang perlu ada
bagi proses diatas ?
Kes 1 :
Terdapat beberapa item peralatan yang dibekal
mempunyai spesifikasi yang berlainan dan tidak sama
seperti yang ditunjukkan di dalam dokumen tender .

Kes 2 :
Adakalanya juga peralatan yang dihantar adalah
pada waktu yang tidak sesuai iaitu diluar waktu
pejabat.

Jawapan :

Dokumen Kontrak Tender

Dokumen Surat Setuju Terima
Dokumen Jadual Spesifikasi Teknikal
Dokumen Delivery Order (DO)
Dokumen Sijil Akuan Penerimaan (SAP)
Jadual Tempoh Penghantaran
Dokumen Tatacara Pengurusan Aset

Alih Kerajaan (TPA)

CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN

1. Pihak Kerajaan perlu membatalkan kontrak kepada

syarikat yang tidak memenuhi syarat spesifikasi item seperti
didalam dokumen surat setuju terima.
2. Urusetia perolehan aset perlu memastikan pegawai
penerima aset bengkel memahami semua prosedur berkaitan
item peralatan yang akan diterima dan TPA.
3. Urusetia perolehan aset perlu memastikan pegawai
penerima aset mempunyai salinan dokumen spesifikasi item
peralatan dan dokumen kontrak sebelum penerimaan item
peralatan.

KESIMPULAN

1. Pegawai Kerajaan perlu memahami dan

bertanggungjawab atas segala yang berkaitan
pengurusan aset bagi pihak kerajaan.
2. Dokumen kontrak tender perlu diwujudkan bagi
menjamin kepentingan antara kerajaan dan
pembekal.