Knowledge Capture

Penyusunan Spesifikasi Teknis/KAK

Berdasarkan Perpres Nomor 18 Tahun 2018

Ditulis Oleh: Muchamad Amrullah

A. Ketentuan Baru Penyusun Spesifikasi Teknis/KAK

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sesuai dengan Peraturan Presiden

Nomor 16 Tahun 2018 antara lain menyusun perencanaan pengadaan dan
menetapkan spesifikasi teknis/Kerangka Acuan Kerja (KAK). Pada saat
penyusunan perencanaan pengadaan, PPK mulai menyusun spesifikasi
teknis/KAK. Penetapan spesifikasi teknis/KAK dilakukan oleh PPK merupakan
bagian dari tahap persiapan pengadaan Barang/Jasa.

Terminologi spesifikasi Teknis digunakan untuk pengadaan barang,

pekerjaan konstruksi, dan jasa lainnya. Terminologi KAK digunakan untuk
pengadaan jasa konsultansi.

Dalam penyusunan spesifikasi teknis/KAK, seorang PPK dapat dibantu oleh tim
atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis. Tim atau tenaga ahli adalah pihak
yang mempunyai kemampuan untuk memberikan masukan dan penjelasan
teknis tentang spesifikasi barang/jasa pada rapat penjelasan. Hal ini diperlukan
karena PPK belum tentu mempunyai kemampuan dan kompetensi teknis untuk
menyusun spesifikasi teknis/KAK.

Penyusunan spesifikasi teknis barang/jasa berkaitan dengan HPS sebagaimana

dalam Gambar 1.1. Untuk dapat menyusun dan menetapkan HPS, spesifikasi
harus ditetapkan terlebih dahulu. Berdasarkan informasi dalam spesifikasi
teknis/KAK maka HPS akan disusun dan ditetapkan.
 Gambar 1.1. Hubungan Spesifikasi teknis/KAK dengan HPS

Spesifikasi Harga Perkiraan

Teknis/KAK Sendiri

2. Definisi Spesifikasi

Menurut Mudjisantosa (Memahami Spesifikasi, HPS, dan Kerugian

Negara, 2013) spesifikasi adalah uraian secara rinci mengenai persyaratan
barang dan jasa yang dibutuhkan atau kriteria-kriteria dari suatu barang atau jasa
yang diperlukan. Spesifikasi untuk pengadaan barang dan jasa pemerintah
adalah rincian atau kriteria-kriteria dari suatu barang atau jasa yang diperlukan
dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Dalam modul penyusunan spesifikasi dan HPS (LKPP), spesifikasi adalah
karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat memenuhi kebutuhan dan
keinginan pengguna barang/jasa yang dinyatakan secara tertulis. Yang dimaksud
dengan memenuhi kebutuhan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi oleh
barang/jasa tersebut, maka kebutuhan minimum (minimum requirement) dari
pengguna barang/jasa tersebut telah terpenuhi. Sedangkan yang dimaksud
dengan memenuhi keinginan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi, akan
memberi nilai tambah barang/jasa tersebut dalam pandangan pengguna
barang/jasa tersebut. Yang dimaksudkan dengan pengertian secara tertulis
adalah segala kebutuhan dan keinginan tersebut tertuang dengan jelas dalam
dokumen kontrak.
Sebagai contoh pengadaan mobil untuk memenuhi kebutuhan
transportasi. Sedangkan yang diadakan adalah mobil Ferrari, selain untuk
memenuhi kebutuhan transportasi juga memberi nilai tambah meningkatkan
gengsi penumpang/pemiliknya. Contoh di atas merupakan contoh yang salah,
karena hanya memenuhi keinginan pribadi Pengguna Barang/Jasa, bukan
keinginan organisasi atau Pengguna Barang.
3. Karakteristik Spesifikasi Teknis/KAK

Spesifikasi Teknis/KAK barang/jasa yang disusun hendaklah memiliki

karakteristik tepat jumlah, tepat mutu, tepat waktu, tepat lokasi, akuntabel
(sesuai peraturan perundangan yang berlaku). Tepat jumlah artinya barang/jasa
yang dibeli atau diadakan tidak berlebih atau kurang dari yang dibutuhkan.
Tepat mutu artinya mutu barang/jasa yang dibeli tidak terlalu baik sehingga
menjadi terlalu mahal, apalagi terlalu jelek sehingga tidak dapat memenuhi
kebutuhan pengguna barang/jasa. Sehingga sasaran pengadaan efektif
(berhasil guna) tidak tercapai. Tepat waktu artinya kedatangan barang/jasa yang
dibutuhkan tidak terlambat atau lebih cepat sehingga membutuhkan tempat
penyimpanan lebih lama dari yang seharusnya. Tepat lokasi artinya barang/jasa
yang diterima tepat pada lokasi yang membutuhkan. Salah pengiriman
barang/jasa ketempat yang tidak membutuhkan akan menimbulkan tambahan
biaya yang tidak perlu sehingga sasaran pengadaan efisien (berdaya guna)
tidak tercapai. Akuntabel artinya dapat dipertanggungjawabkan secara hukum
formal, dengan kata lain tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Tabel 1.1. Karakteristik Spesifikasi Teknis/KAK
No Karakteristik
Penyusunan Spesifikasi
. Spesifikasi
Spesifikasi mutu, spesifikasi tingkat
1 Tepat mutu
pelayanan
2 Tepat jumlah Spesifikasi jumlah
3 Tepat waktu Spesifikasi waktu
4 Tepat lokasi Spesifikasi waktu
Spesifkasi mutu, waktu, jumlah, dan
5 Akuntabel
tingkat pelayanan

4. Tujuan Penyusunan Spesifikasi Teknis/KAK

Pada dasarnya ada dua tujuan utama penyusunan spesifikasi. Pertama,

spesifikasi teknis/KAK disusun dengan tujuan untuk memberikan informasi
kepada penyedia untuk menyediakan barang/jasa seusai dengan kebutuhan
satuan kerja. Informasi yang tidak tepat dalam spesifikasi dapat berakibat pada
barang/jasa yang disediakan tidak sesuai dengan kebutuhan walaupun berhasil
diselesaikan sesuai dengan kontrak antara penyedia dengan PPK. Tujuan
kedua, penyusunan spesifikasi teknis/KAK dibutuhkan untuk melakukan evaluasi
atas penawaran yang disampaikan oleh calon penyedia dalam proses pemilihan
penyedia. Dengan adany iinformasi dalam spesifikasi, maka evaluasi dilakukan
dengan membandingan antara penawaran dengan spesifikasi yang sudah
disusun dan ditetapkan.

5. Dampak dari Kegagalan Menyusun Spesifikasi Teknis/KAK

Sebagaimana sudah dijelaskan sebelumnya, spesifikasi teknis/KAK

barang/jasa disusun dalam rangka memenuhi kebutuhan satuan kerja. Apabila
spesifikasi teknis/KAK tidak disusun dengan tepat maka akan berdampak kepada
satuan kerja. Berikut ini adalah beberapa dampak dari kegagalan dalam
penyusunan dan penetapan spesifikasi yang disusun tidak tepat.
a. Operasi bisa terhenti sebagai akibat barang/jasa yang diperlukan untuk
pelaksanaan kegiatan organisasi tidak tersedia.
Contoh: Satuan kerja mempunyai tugas memberikan pelayanan
internet, tetapi karena tidak mendapatkan penyedia jasa internet, maka
pemberian pelayanan tidak dapat dilakukan.
b. Barang yang dibeli mungkin rusak dan tidak dapat digunakan lagi
sebagai akibat kemasan yang tidak memadai (karena tidak
dipersyaratkan dalam spesifikasi).
Contoh: satuan kerja memberikan pelayanan pengujian barang di
laboratorium, tetapi peralatan laboratorium rusak dalam pengiriman
karena tidak dikemas dengan perlakukan khusus.
c. Barang yang dibeli mengandung material yang dilarang (karena tidak
dipersyaratkan dalam spesifikasi).
Contoh: spesifikasi mengandung bahan kimia yang dilarang seperti
formalin dalam makanan atau bahan pewarna yang tidak
diperbolehkan dalam makanan
d. Mesin yang dibeli tidak bekerja sempurna atau tidak sesuai harapan.
Contoh: Pengadaan genset yang tidak dapat memenuhi kebutuhan
listrik satuan kerja dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
e. Jumlah barang yang dibeli ternyata berlebih dan berdampak pada
peningkatan kebutuhan gudang dan kemungkinan kadaluarsa.
Contoh:
 1) Pengadaan obat-obatan yang melebihi jumlah kebutuhan satuan kerja.
Sehingga sampai kadaluwarsa, obat-obatan tersebut tidak
dimanfaatkan.
2) Pengadaan alat tulis kantor yang jumlahnya terlalu banyak sehingga
membutuhkan pada kebutuhan gudang penyimpanan.
f. Penyedia barang/jasa ternyata tidak memberikan jasa pemeliharaan
dan/atau pelayanan purna jual.
Contoh: Pengadaan komputer, ternyata di lokasi satuan kerja tersebut
tidak terdapat tempat untuk pemeliharaan dan suku cadang apabila
terjadi kerusakan.

4. Tata Cara Penyusunan Spesifikasi Teknis

Pada bagian sebelumnya sudah dijelaskan bahwa spesifikasi disusun
berdasarkan kebutuhan satuan kerja dalam rangka menjalankan tugas dan
fungsinya. Selain itu, penyusunan dan penetapan spesifikasi bertujuan
untuk memberikan informasi yang cukup bagi penyedia untuk menyediakan
barang/jasa sesuai kebutuhan satuan kerja dan menjadi alat untuk
melakukan evaluasi penawaran penyedia.

Berdasarkan Perpres Nomor 16 Tahun 2018, Spesifikasi teknis disusun dengan

memperhatikan:
a. menggunakan produk dalam negeri, sepanjang tersedia dan tercukupi;
b. menggunakan produk bersertifikat SNI, sepanjang tersedia dan
tercukupi;
c. memaksimalkan penggunaan produk industri hijau;
d. aspek pengadaan berkelanjutan; dan
e. tidak mengarah kepada merek/produk tertentu kecuali untuk pengadaan
komponen barang/jasa, suku cadang, bagian dari 1 (satu) sistem yang
sudah ada, barang/jasa dalam katalog elektronik, atau barang/jasa
melalui Tender Cepat

5. Elemen Pokok Penyusunan Spesifasi Teknis

Selain itu, dalam menyusun spesifikasi teknis barang/jasa, terdapat
empat hal pokok atau elemen spesifikasi teknis yang harus diperhatikan. Elemen
tersebut adalah mutu barang/jasa, jumlah, waktu, dan tingkat pelayanan. Tiap-
tiap penyusunan spesifikasi teknis barang/jasa berdasarkan elemen-elemen
tersebut akan dibahas dalam bagian berikut ini.
Terdapat berbagai macam cara menetapkan spesifikasi mutu
barang/jasa, antara lain Merek, Standarisasi, Sampel, Spesifikasi teknik,
Spesifikasi komposisi, dan Spesifikasi fungsi dan kinerja. Penjelasan masing-
masing cara dalam menetapkan spesifikasi mutu barang/jasa sebagai berikut.
Sesuai dengan Perpres Nomor 16 Tahun 2016 dalam pengadaan
barang/jasa pemerintah terdapat batasan dalam penggunaan merek dalam
penyusunan spesifikasi, antara lain:
1) Komponen barang/jasa
2) Suku cadang
3) Bagian dari sistem yang sudah ada
4) Barang/Jasa dalam e-Katalog
5) Barang/Jasa pada tender cepat

6. Tata Cara Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Pada bagian sebelumnya, sudah dijelaskan bahwa KAK digunakan untuk
pengadaan Jasa Konsultansi. KAK berisi antara lain :
1. uraian pekerjaan
Uraian Pekerjaan uraian pekerjaan yang akan dilaksanakan antara lain
berisi tentang latar belakang, maksud dan tujuan, lokasi pekerjaan, dan
produk yang dihasilkan (output)
2. waktu pelaksanaan
waktu pelaksanaan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dan
memperhatikan batas akhir efektif tahun anggaran
3. spesifikasi teknis Jasa Konsultansi
Spesifikasi teknis antara lain meliputi kompetensi tenaga ahli dan
kompetensi badan usaha (apabila penyedianya badan usaha)
4. Biaya
Biaya meliputi sumber pendanaan dan total perkiraan biaya pekerjaan.