Titik Kritis/Red Flags Penyusunan Spesifikasi Teknis.

Oleh : Dwi Ari Wibawa, SIP, M.M

Widyaiswara Madya pada Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan

Abstrak
Kegiatan pengadaan barang/jasa dilakukan melalui 3 tahapan, yaitu tahapan perencanaan
pengadaan, tahapan persiapan pengadaan dan tahapan pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Pada
tahapan persiapan pengadaan melalui penyedia, kegiatan yang harus dilakukan PPK adalah
menetapkan HPS, menetapkan rancangan kontrak, menetapkan spesifikasi teknis/KAK dan/atau
menetapkan uang muka,jaminan uang muka, jaminan pelaksanaan, jaminan pemeliharaan, sertifikat
garansi dan/atau penyesuaian harga.
Ada beberapa titik kritis yang harus diperhatikan oleh PPK dalam menetapkan spesifikasi
teknis/KAK. Berdasarkan Peraturan Kepala BPKP No.3 Tahun 2019 tentang pedoman pengawasan
intern atas pengadaan barang/jasa pemerintah ada 4 titik kritis yang harus dicermati oleh PPK. Empat
titik kritis tersebut adalah spesifikasikasi disusun tidak sesuai dengan kebutuhan, spesifikasi tidak
mengacu kepada rencana umum pengadaan (RUP), spesifikasi disusun mengarah kepada merk atau
penyedia tertentu dan spesifikasi teknis tidak jelas/tidak mengambarkan metode kerja penyelesaian
pekerjaan
Agar penetapan spesifikasi teknis/KAK dapat sesuai dengan kebutuhan, PPK harus
mendasarkan penyusunan spesifikasi teknis/KAK pada hasil identifikasi kebutuhan sesuai rencana
kerja satker berkenaan. Agar spesifikasi mengacu kepada rencana umum pengadaan PPK harus
memastikan bahwa tahapan reviu terhadap dokumen spesifikasi teknis/KAK telah dilakukan. Reviu ini
dilakukan PPK terhadap dokumen spesifikasi teknis/KAK yang telah disusun pada saat perencanaan
pengadaan barang/jasa pemerintah. Aktifitas reviu ini dibuktikan dengan adanya Berita Acara
Reviu/Laporan Reviu/Catatan hasil reviu spesifikasi teknis/KAK.

Kata kunci : Titik Kritis, Spesifikasi Teknis/KAK

Pendahuluan
Perpres 16 tahun 2018 tentang pengadaan Barang/Jasa Pemerintah menyebutkan
bahwa Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa oleh
Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya
sejak identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan. Kegiatan
pengadaan barang/jasa tersebut dilakukan melalui 3 tahapan, yaitu tahapan perencanaan
pengadaan, tahapan persiapan pengadaan dan tahapan pelaksanaan pengadaan
barang/jasa.
Tahapan perencanaan pengadaan meliputi identifikasi kebutuhan, penetapan
barang/jasa, penetapan cara pengadaan, pembuatan jadwal dan penyusunan anggaran
pengadaan barang/jasa. Apabila cara pengadaan barang/jasa tersebut dilaksanakan melalui
penyedia, maka tahapan yang harus dilakukan pada perencanaan pengadaan melalui
penyedia meliputi penyusunan spesifikasi teknis/KAK, penyusunan perkiraan biaya/RAB,
pemaketan pengadaan barang/jasa, konsolidasi pengadaan barang/jasa dan penyusunan
biaya pendukung.
Tahapan persiapan pengadaan barang/jasa melalui penyedia meliputi persiapan
pengadaan yang dilaksanakan oleh PPK dan persiapan pemilihan oleh Pokja
pemilihan/Pejabat Pengadaan. Pada persiapan pengadaan oleh PPK kegiatan yang
dilaksanakan adalah menetapkan HPS, menetapkan rancangan kontrak, menetapkan
spesifikasi teknis/KAK dan/atau menetapkan uang muka,jaminan uang muka, jaminan
pelaksanaan, jaminan pemeliharaan, sertifikat garansi dan/atau penyesuaian harga.
Sedangkan pada persiapan pemilihan oleh Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan meliputi
penetapan metode pemilihan, penetapan metode evaluasi penawaran penyedia, penetapan
metode penyampaian dokumen penawaran, penetapan metode kualifikasi, penetapan jadwal
pemilihan dan penetapan dokumen pemilihan.
Pada tahapan pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui penyedia, kegiatan yang
dilakukan adalah pelaksanaan pemilihan penyedia, pelaksanaan kontrak, dan serah terima
barang/jasa dari penyedia kepada PPK. Aktifitas terakhir dari proses pengadaan barang/jasa
adalah penyerahan barang/jasa hasil pengadaan kepada KPA.

Titik Kritis Penetapan Spesifikasi Teknis/KAK

Kegiatan yang sangat menentukan pada tahapan persiapan pengadaan barang/jasa
pemerintah yang dilakukan oleh PPK adalah penetapan spesifikasi teknis. Ada beberapa titik
kritis yang harus diperhatikan oleh PPK dalam menetapkan spesifikasi teknis/KAK.
Berdasarkan Peraturan Kepala BPKP No.3 Tahun 2019 tentang pedoman pengawasan intern
atas pengadaan barang/jasa pemerintah ada 4 titik kritis yang harus dicermati oleh PPK.
Empat titik kritis tersebut adalah Spesifikasikasi disusun tidak sesuai dengan
kebutuhan, spesifikasi tidak mengacu kepada rencana umum pengadaan (RUP), spesifikasi
disusun mengarah kepada merk atau penyedia tertentu dan spesifikasi teknis tidak jelas/tidak
mengambarkan metode kerja penyelesaian pekerjaan. Pada tulisan ini akan dibahas titik kritis
pertama dan kedua, yaitu penyusunan spesifikasi tidak sesuai dengan kebutuhan dan
penyusunan spesifikasi tidak mengacu pada rencana umum pengadaan.

a. Penyusunan Spesifikasi Tidak Sesuai Dengan Kebutuhan

Berdasarkan penjelasan sebelumnya, penyusunan spesifikasi teknis merupakan salah
satu tahapan yang dilakukan pada saat perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah.
Perencanaan pengadaan sendiri diawali dari aktifitas identifikasi kebutuhan sampai dengan
penyusunan anggaran pengadaan barang/jasa. Ketentuan ini menunjukkan bahwa
penyusunan spesifikasi teknis/KAK harus mendasarkan pada hasil identifikasi kebutuhan
barang/jasa pada K/L/PD masing-masing. Oleh karena itu langkah penting yg harus dilakukan
sebelum menyusun spesifikasi teknis adalah melakukan identifikasi kebutuhan organisasi
atas barang/jasa yang akan dilakukan pengadaan. Dalam melakukan identifikasi kebutuhan
setiap satker harus menyesuaikan dengan rencana kerja dari setiap satker. Barang/jasa pada
dasarnya adalah alat yang digunakan untuk mencapai target kinerja organisasi, sehingga
pengadaan barang/jasa harus disesuaikan dengan rencana kerja dan target setiap satker.
Identifikasi kebutuhan ini meliputi 3 aspek penting, yaitu aspek teknis (mutu
barang/jasa), aspek tingkat pelayanan dari penyedia barang/jasa dan aspek jumlah, lokasi,
waktu. Identifikasi aspek teknis/mutu ini meliputi karakteristik fisik (seperti dimensi ukuran,
kekuatan), detil desain dan gambar, material yang digunakan, metode produksi/pelaksanaan
pekerjaan, fungsi dan kinerja yang diharapkan dari sebuah barang/jasa.
Identifikasi berikutnya terkait aspek tingkat pelayanan. Aspek tingkat pelayanan
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam kontrak dan berdampak biaya bagi penyedia
barang/jasa, sehingga akan mempengaruhi besarnya nilai penawaran. Untuk itu perlu
dinyatakan dengan jelas, lengkap, dan rinci dalam spesifikasi. Identifikasi aspek tingkat
layanan meliputi layanan apa yang harus diberikan penyedia atas barang/jasa yang diberikan.
Contoh identifikasi aspek layanan antara lain apakah penyedia harus memberikan pelatihan
dan bantuan teknik?, apakah penyedia harus memberikan petunjuk operasi barang/jasa
tersebut?, apakah penyedia harus memberikan petunjuk cara pemeliharaan? apakah
penyedia harus memberikan bantuan teknis? berapa jumlah dan jenis teknisi yang disediakan
kepada kita, apakah penyedia harus memberikan masa pemeliharaan kepada kita? berapa
lama masa pemeliharaan? bagaimana bentuk pemeliharaan yang diberikan?
Identifikasi terakhir terkait aspek jumlah,lokasi dan waktu. Identifikasi aspek jumlah ini
menjadi penting, agar pengadaan barang/jasa yang dilakukan tepat jumlahnya sesuai yang
dibutuhkan. Jangan sampai barang/jasa yang kita adakan terlalu banyak atau terlalu sedikit
tidak sesuai dengan kebutuhan satker. Selain aspek jumlah , hal yang penting yang harus
dilakukan identifikasi adalah terkait aspek lokasi kedatangan barang atau lokasi penggunaan
jasa tersebut. Lokasi ini akan berdampak terhadap biaya barang/jasa, seperti biaya
pengiriman, biaya pemasangan. Berikutnya adalah identifikasi waktu, identifikasi waktu terkait
kapan barang tersebut harus sudah berada di lokasi atau jasa tersebut sudah bisa
dimanfaatkan. Identifikasi waktu ini akan berkaitan dengan moda transportasi yang harus
disediakan penyedia, sehingga akan berpengaruh terhadap harga barang/jasa. Apabila lead
time pendek, maka penyedia akan memilih moda transportasi yang cepat, sehingga biayanya
mahal, namun jika lead time yang ditetapkan PPK waktunya panjang, penyedia dapat memilih
moda transportasi yang biasa sehingga harga menjadi tidak mahal.

b. Spesifikasi tidak sesuai dengan RUP (Rencana Umum Pengadaan)

RUP merupakan dokumen yg ditetapkan oleh PA/KPA sebagai output pada tahapan
perencanaan pengadaan barang/jasa. Pada saat PA/KPA menetapkan RUP, di dalamnya
sudah termuat kebutuhan barang/jasa yang akan diadakan beserta spesifikasi teknis/KAK dari
barang atau jasa tersebut. Sehingga ketika PPK akan menetapkan spesifikasi teknis/KAK
pada saat persiapan pengadaan, PPK harus mengacu kepada RUP yg sudah ditetapkan.
Agar spesifikasi teknis sesuai dengan RUP, hal penting yang harus dilakukan PPK
sebelum menetapkan spesifikasi teknis/KAK ini adalah melakukan reviu terhadap spesifikasi
teknis/KAK yang ditetapkan pada saat penyusunan RUP. Hal ini berarti PPK tidak serta merta
menetapkan spesifikasi setelah DIPA disyahkan, namun sebelum menetapkan spesifikasi,
PPK harus melakukan reviu terhadap dokumen spesifikasi teknis/KAK yang sudah disusun
pada tahapan perencanaan pengadaan barang/jasa. PPK dapat menetapkan spesifikasi
teknis/KAK apabila hasil reviu menunjukkan bahwa spesifikasi teknis/KAK sudah sesuai
dengan kondisi pada waktu pengadaan , namun apabila tidak sesuai maka PPK dapat
mengusulkan untuk merubah spesifikasi teknis/KAK yg telah disusun pada saat perencanaan
dan meminta persetujuan PA/KPA
Ada beberapa hal yang harus dilakukan PPK dalam melakukan Reviu spesifikasi
teknis/KAK yaitu:
1. Apakah spesifikasi barang/jasa yang disusun pada saat perencanaan pengadaan tersedia
di pasar?
2. Apakah harga yang disusun pada saat penyusunan RAB dan dialokasikan pada DIPA
mencukupi untuk mengadaan barang/jasa sesuai sepsifiaksi yg disusun?
3. Apakah tersedia alternative barang/jasa sejenis terhadap spesifikasi yg telah disusun
tersebut?
4. Apakah barang/jasa tersebut dapat dipenuhi oleh penyedia dalam negeri?
5. Apakah ada Standar Nasional Indonesia untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa
tersebut?
6. Apakah tersedia produk berkelanjutan atas kebutuhan barang/jasa tersebut?
Hasil reviu ini dibuktikan dengan adanya Berita Acara Reviu/Laporan Reviu/Catatan hasil
reviu spesifikasi teknis/KAK

Penutup
Demikian tadi pembahasan tentang titik kritis yang harus diperhatikan Pejabat
Pembuat Komitmen dalam menetapkan spesifikasi teknis/KAK. Agar penyusunan spesifikasi
sesuai kebutuhan, maka PPK harus memastikan bahwa spesifikasi yang ditetapkan sesuai
dengan spesifikasi yang telah disusun pada saat perencanaan pengadaan barang/jasa.
Penyusunan spesifikasi pada saat perencanaan pengadaan barang/jasa harus mendasarkan
pada hasil identifikasi kebutuhan barang/jasa sesuai rencana kerja setiap K/L/PD. Agar
spesifikasi sesuai dengan RUP, PPK harus memastikan telah melakukan reviu terhadap
dokumen RUP. Kegiatan reviu ini harus dibuktikan dengan adanya Berita Acara
Reviu/Laporan Reviu/Catatan hasil reviu spesifikasi teknis/KAK.
Daftar pustaka
1. Perpres 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/jasa Pemerintah
2. Peraturan Kepala LKPP No 7 Tahun 2018 tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
3. Peraturan Kepala LKPP No.9 Tahun 2018 tentang Pedoman pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Melalui Penyedia