PENYUSUNAN SPESIFIKASI

A. PENGERTIAN UMUM
Spesifikasi adalah karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat memenuhi
kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa yang dinyatakan secara tertulis.
Yang dimaksud dengan memenuhi kebutuhan adalah bila kriteria tersebut
terpenuhi oleh barang/jasa tersebut, maka kebutuhan minimum (minimum
requirement) dari pengguna barang/jasa tersebut telah terpenuhi. Sedangkan
yang dimaksud dengan memenuhi keinginan adalah bila kriteria tersebut
terpenuhi, akan memberi nilai tambah barang/jasa tersebut dalam pandangan
pengguna barang/jasa tersebut. Yang dimaksudkan dengan pengertian secara
tertulis adalah segala kebutuhan dan keinginan tersebut tertuang dengan jelas
dalam dokumen kontrak.
Berdasar peraturan LKPP No. 7 tahun 2018 pada pasal 22 dijelaskan bahwa
penyusunan spesifikasi haruslah dibuat berdasarkan kebutuhan barang/jasa dari
kementetrian/Lembaga/ Perangkat Daerah masing-masing, digunakan untuk
pengadaan barang, pekerjaan knstruksi, dan jasa lainnya, sedangkan KAK
digunakan untuk pengadaan Jasa konsultansi.
Kejelasan spesifikasi barang/jasa, merupakan langkah awal upaya
meningkatkan efisiensi dan efektifitas Pengadaan Barang/Jasa. Spesifikasi
barang/jasa yang jelas dan tepat akan bermanfaat untuk:
• Menguji produk dan jasa dalam memenuhi kebutuhan pengguna.
• Mendorong penyedia untuk memberikan solusi alternatif dan inovatif, yang
dapat menawarkan value for money yang lebih baik.
• Meningkatkan kompetisi dalam proses pemilihan penyedia.

Isi spesifikasi harus cukup mendetail sehingga memungkinkan peserta

pemilihan penyedia menunjukkan:
• Bagaimana mereka mengusulkan untuk melaksanakannya;
• Kapan dan atau bagaiman cara pelaksanaan sesuai rencana (program kerja);
• Berapa usulan biaya yang akan dikenakan; dan
• Apa perbedaannya dibandingkan dengan spesifikasi awal – jika ada (dan
mengapa)

Spesifikasi teknis/KAK dibuat berdasarkan kebutuhan barang/jasa dari

K/L/PD masing-masing. Dalam Perencanaan Pengadaan melalui Penyedia, perlu
diperhatikan bahwa Spesifikasi teknis diperuntukan bagi pengadaan jenis
barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya, sedangkan Kerangka Acuan Kerja
(KAK) diperuntukkan bagi pengadaan Jasa Konsultansi.
Spesifikasi teknis/KAK disusun dengan memperhatikan:
• Produk dalam negeri sepanjang tersedia dan tercukupi,
• Bersertifikat SNI sepanjang tersedia dan tercukupi,
• Memaksimalkan penggunaan produk industri hijau,
• Memperhatikan aspek pengadaan berkelanjutan, dan
• Tidak mengarah kepada merek/produk tertentu kecuali untuk kondisi tertentu.
Dalam penyusunan spesifikasi teknis/KAK dimungkinkan penyebutan merek
terhadap:
• Komponen barang/jasa
• Suku cadang
• Bagian dari satu sistem yang sudah ada
• Barang/jasa dalam katalog elektronik, atau
• Barang/jasa pada Tender Cepat.
Perencanaan pengadaan disusun oleh PPK dan ditetapkan oleh PA/KPA.
Perlu diperhatikan bahwa spesifikasi teknis/KAK yang disusun masih merupakan
definisi dari kebutuhan dalam rangka perencanaan kebutuhan. Hasil dari
spesifikasi teknis/KAK yang disusun seharusnya dibaca, direviu, dianalisa dan
disesuaikan terhadap ketersediaan barang/jasa di pasaran, kemampuan
penyedia, ketersediaan waktu untuk eksekusi pelaksanaan kontrak serta
berbagai risiko yang mungkin muncul dalam Pengadaan Barang/Jasa.
 B. SUMBER INFORMASI SPESIFIKASI
Dalam Menyusun spesifikasi, kita bisa mendapatkan sumber penyusunan
spesifikasi itu antara lain dari:
1. Pengguna Akhir (end user). Memanfaatkan keahlian dan pengetahuan
pengguna untuk memperoleh informasi terkait fungsi dan kinerja yang
dibutuhkan dari barang/jasa yang akan diadakan.
2. Industri barang/jasa seperti brosur, katalog, dsb. Menggunakan spesifikasi
dari berbagai pabrikan yang menampilkan katalog produk mereka di internet.
3. Standar dan Informasi Pengujian dari tenaga ahli, komunitas profesional atau
peneliti.
4. Instansi Pemerintah.
5. Komunitas Ahli Pengadaan

C. SPESIFIKASI
Spesifikasi untuk pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa lainnya
paling sedikit berisi:
1. Spesifikasi Mutu (Kualitas)
Informasi mengenai spesifikasi mutu barang harus diberikan dan dijelaskan
kepada penyedia barang/jasa untuk menghindari multi tafsir atau kesalahpahaman.
Spesifikasi sebaiknya tidak terlalu detail atau terlalu umum. Spesifikasi mutu
barang/jasa yang terlalu detail (over specifying) akan menyulitkan mendapatkan
barang tersebut. Bahkan, kadang-kadang, jumlah penyedia barang/jasa yang
mampu memenuhi kebutuhan akan terlalu sedikit.
Sebaliknya mutu barang yang terlalu umum akan menimbulkan multi tafsir
sehingga penyedia barang/jasa akan melakukan improvisasi. Bila jumlah penyedia
barang/jasa yang memenuhi terlalu banyak, akan sulit untuk memutuskan penyedia
barang/jasa yang layak dipilih.
Terdapat berbagai macam cara menyusun spesifikasi barang/jasa dengan Merek,
komposisi, sampel, standarisasi, fungsi dan kinerja, teknis.
 JENIS-JENIS SPESIFIKASI MUTU:
a. Merek, ada beberapa komoditas yang mutu/kualitasnya sudah dapat dilihat
dari merknya, atau karena merupakan suku cadang dari mesin tertentu.
Sepanjang penyebutan merk dibolehkan dalam ketentuan, maka
spesifikasinya dapat dengan menyebutkan merk.
b. Standarisasi, Untuk komoditas tertentu, kualitasnya dapat dilihat berdasarkan
standarisasi yang sudah ditentukan oleh aturan yang terkait dengan
barang/jasa tersebut.
c. Sampel, digunakan apabila spesifikasinya tak dapat dijabarkan dengan baik
oleh kata-kata. Contoh model baju seragam
d. Spesifikasi Teknik, secara umum inilah yag serring dipakai bahwa mutu suatu
barang/jasa dapat didetilkan dalam suatu spesifikasi teknis tertentu
e. Spesifikasi Komposisi, Untuk komoditas tertentu, kualitas/mutunya dapat
dilihat dari komposisinya. Apakah komposisinya sdh benar atau tidak, itulah
yang nantinya akan menentukan baik atau buruknya kualitas barang tertentu.
Contoh pengadaan beton dengan kekuatan K225 misalnya, maka komposisi
pembentuk betonnya seperti apa.
f. Spesifikasi fungsi dan kinerja, ada kalanya kita memberikan spesifikasi dalam
bentuk fungsi/kinerja dari barang/jasa tersebut agar output yang kita
harapkan dapat terpenuhi.
g. Katalog Inaproc, spesifikasinya mengikuti yang ada dalam katalog sepanjang
itu memang yang dibutuhkan
h. Tenaga ahli, tenaga ahli apa saja yang dibutuhkan dengan jenjang
Pendidikan apa, dan pengalaman berapa lama

2. Spesifikasi Jumlah
Dalam Peraturan LKPP No.7 Tahun 2018 tentang Perencanaan Pengadaan,
dalam menentukan spesifikasi, salah satu yang harus diperhatikan adalah
spesifikasi jumlah. Untuk menentukan spesifikasi Jumlah dalam Pengadaan
Barang/Jasa, harus dipertimbangkan pola konsumsi/penggunaan barang/jasa di
masa lalu dan memperkirakan kecenderungan kebutuhan barang/jasa tersebut di
masa yang akan datang. Secara spesifik akan dibahas di Buku Informasi
Kompetensi Perencanaan Level 2 mengenai Spend Analysis.

3. Spesifikasi Spesifikasi Waktu

Spesifikasi waktu mencakup spesifikasi jadwal kedatangan barang/jasa,
lokasi kedatangan barang, metode transportasi dan pengepakan.
a. Menetapkan Jadwal kedatangan barang/jasa
Spesifikasi waktu dianjurkan memuat waktu kedatangan barang/jasa, lokasi
kedatangan barang, dan bila memungkinkan, memuat pula waktu tenggang
(lead time) antara penandatanganan kontrak sampai dengan kedatangan
barang. Untuk memastikan penetapan spesifikasi waktu tersebut masuk akal
dan dapat dicapai oleh penyedia barang/jasa, maka informasi mengenai
rincian jadwal hendaknya diminta agar disusun oleh penyedia barang/jasa
pada saat memasukkan dokumen penawaran.
b. Menetapkan lokasi kedatangan barang
Lokasi kedatangan barang akan berdampak kepada biaya pengiriman
dan/atau biaya transportasi, dan waktu tenggang sehingga perlu dinyatakan
dengan jelas dalam spesifikasi.
c. Menetapkan media transportasi dan pengepakan
Ketika waktu tenggang perlu diminimalkan, metoda transportasi perlu
dinyatakan dengan jelas dalam spesifikasi, karena akan berdampak besar
pada biaya pengiriman. Pengiriman melalui pesawat udara akan jauh lebih
mahal dari pada lewat darat.

4. Spesifikasi Pelayanan
Tingkat pelayanan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam kontrak
dan berdampak biaya bagi penyedia barang/jasa, sehingga akan mempengaruhi
besarnya nilai penawaran. Oleh karena itu, spesifikasi tingkat pelayanan perlu
dinyatakan dengan jelas, lengkap, dan rinci dalam spesifikasi.
a. Tingkat pelayanan penyedia barang/jasa
 Tuntutan terhadap tingkat pelayanan dari penyedia barang/jasa hendaknya
dinyatakan secara spesifik dan terukur,
b. Pelatihan dan bantuan teknis dari penyedia barang/jasa
Untuk menjamin barang/jasa yang dibeli dapat digunakan dengan baik, dalam
spesifikasi hendaknya dicantumkan beberapa hal, seperti petunjuk
mengoperasikan barang/jasa tersebut, bilamana perlu dipersyaratkan dalam
bahasa Indonesia.
c. Pemeliharaan
Untuk menjamin barang/jasa yang dibeli dapat digunakan dengan baik, dalam
spesifikasi hendaknya aspek pemeliharaan dan perbaikan, ketika barang/jasa
yang dibeli memerlukan hal tersebut dan/atau tidak ada orang dalam unit
kerja pengguna barang/jasa yang mampu melakukannya.

D. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penyusunan Spesifikasi Adalah:

a. PPK melakukan reviu spesifikasi teknis/KAK yang telah disusun pada tahap
perencanaan Pengadaan Barang/Jasa.
b. Reviu dilakukan berdasarkan data/informasi pasar terkini untuk mengetahui
ketersediaan, harga dan alternatif barang/jasa sejenis, ketersediaan
barang/jasa yang memiliki Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN),
memenuhi Standar Nasional Indonesia (SNI), dan memenuhi kriteria produk
berkelanjutan.
c. Dalam hal barang/jasa yang dibutuhkan tidak tersedia di pasar maka PPK
mengusulkan alternatif spesifikasi teknis/KAK untuk mendapatkan
persetujuan PA/KPA.
d. PPK dapat menetapkan tim atau tenaga ahli yang bertugas membantu PPK
dalam penyusunan spesifikasi teknis/KAK.

E. Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Kerangka Acuan Kerja (KAK) merupakan dokumen yang memuat uraian
tentang acuan-acuan yang harus menjadi pedoman dalam pelaksanaan pengadaan
barang/jasa. KAK Penyedia Jasa Konsultansi paling sedikit berisi:
a. Uraian pekerjaan yang akan dilaksanakan, meliputi: latar belakng, maksud
dan tujuan, lokasi pekerjaan, dan produk yang dihasilkan(output);
b. Waktu pelaksanaan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan
memperhatikan batas akhir efektif tahun anggaran;
c. Spesifikasi teknis Jasa konsultansi yang akan diadakan, mencakup
kompetensi tenaga ahli yang dibutuhkan untuk badan usaha termasuk juga
kompetensi badan usaha penyedia Jasa Konsultansi; dan
d. Sumber pendanaan dan besarnya total perkiraan biaya pekerjaan.

F. KETENTUAN DALAM KAJI ULANG KAK

Hal yang harus dikaji dalam Kerangka Acuan Kerja
1. Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan sudah jelas
2. Jenis, isi dan jumlah laporan yang harus dibuat (apabila diperlukan) cukup
jelas
3. Spesifikasi teknis barang/jasa
4. Total perkiraan biaya pekerjaan
5. Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan
6. Pencantuman syarat-syarat bahan yang dipergunakan dalam
pelaksanaan pekerjaan
7. Pencantuman kriteria kinerja produk yang diinginkan
8. Bila diperlukan dilengkapi dengan gambar-gambar brosur barang
9. Persyaratan penyedia dan kualifikasi tenaga ahli serta jumlah personil inti
10. Kejelasan analisa kebutuhan tenaga ahli. Pengecualian untuk pekerjaan
yang bersifat rahasia, tidak perlu analisis tersebut
11. Dokumen-dokumen pendukung

G. PENTINGNYA SPESIFIKASI
1. Memudahkan proses pengadaan barang/jasa sampai proses serah terima
2. Menghndari perselisihan
3. Tersedia kriteria barang/jasa untuk membandingkan penawaran
 4. Memudahkan proses identifikasi barang/jasa

H. PENDEKATAN 5C DALAM PENYUSUNAN SPESIFIKASI

1. Clear (Jelas), cukup informasi bagi penyedia, bebas dari ambiguitas, hindari
kata yang artinya samar seperti “secepatnya”, “cukup bagus”, dll
2. Concise ( Singkat Padat), memuat hal-hal penting yang diperlukan saja
3. Comprehensive (menyeluruh), dapat memberikan gambaran ruang lingkup
pekerjaan sampai hasil pengadaan dapat dimanfaatkan oleh pengguna akhir
4. Consistent ( Ajeg), kriteria yang dipersyaratkan tidak berubah-ubah, harus
konsisten, baik terkait persyaratan yang harus dipenuhi atau hal-hal lainnya
yang harus dilaksanakan oleh penyedia
5. Correct (benar), sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir dan hindari
spesifikasi yang berlebihan

I. KERTAS KERJA
Dalam penyusunan spesifikasi, dapat dilakukan dengan menggunakan kertas
kerja sebagai tools menentukan spesifikasi yang sesuai dengan kita
butuhkan. Berikut beberapa contoh kertas kerja yang bisa digunakan, namun
tak terbatas itu:
BENTUK/UKURAN
No Spesifikasi Permintaan/persyaratan Referensi/Rujukan catatan
Desain
Warna
Ukuran
Nett weight
dll

FUNGSI
No Spesifikasi Permintaan/persyaratan Referensi/Rujukan catatan
Fungsi utama
Fungsi
 tambahan
dll

FEATURES/KEUNGGULAN
NO Spesifikasi Permintaan/persyaratan Referensi/Rujukan catatan
Kemampuan
kerja produk
Kpasitas
terpasang
Kinerja
produktivitas
minimal
Kinerja
produktivitas

UMUR PRODUK
No Spesifikasi Permintaan/persyaratan Referensi/Rujukan catatan
Minimal
Maksimal
Upgrade

DAYA TAHAN
N0 Spesifikasi Permintaan/ Referensi catatan
persyaratan /Rujukan
Gangguan fisik (benturan,
guncangan, jatuh)
Gangguan teknis
Gangguan cuaca
Gangguan tak terduga

KEMASAN
no Spesifikasi Permintaan Referensi/Rujukan catatan
/persyaratan
Kemasan luar
Kemasan dalam
Kemasan pelindung

KOMPONEN DAN MATERIAL YANG DIGUNAKAN

No Spesifikasi Permintaan/persyaratan Referensi/Rujukan catatan
Komponen
Utama
Komponen
Tambahan
Komponen
pelengkap
Jenis dan
rincian bahan
baku
Kualitas
bahan baku