SARANA KANTOR

Peralatan Kantor
Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya peralatan kantor
yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Oleh karenanya penggunaan peralatan
dan mesin mesin kantor yang tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan.
Menurut kamus besar bahasa ndonesia peralatan kantor berarti sesuatu
yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Secara
keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksu peralatan kantor adalah suatu
sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan
pekerjaan kantor.
Istilah-istilah dalam peralatan kantor sebagai berikut :
1. Perabot Kantor ( office furniture )
Yaitu benda benda yang terbuat dari kayu ,besi ataupun bahan lainnya,
yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha dan termasuk
perlengkapan kantor tahan lama.
2. Mesin Kantor ( office machines )
Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran
tugas tata usaha seperti mesin mesin kantor.
3. Perbekalan Kantor ( office supplies )
Yaitu bena benda yang akan habis dalam pemakaian sehari hari
dikantor.
4. Hiasan Kantor ( office ornament )
Hiasan kantor adalah benda benda kantor yang pada umumnya
ditujukan untuk menambah suasana yang menyenangkan dikantor yang
secara tidak langsung mempengaruhi kinerja didalam kantor.
Perabot Kantor
Perabot kantor ( office furniture ) merupakan saran prasarana yang
menunjang kegiata administrasi dalam suatu kantor seperti meja,kursi,lemari dan
sebagainya.
Beberapa perabot kantor yang secara umum diakai di indonesiadiantaranya
adalah : meja , kursi , lemari cabinet , laci laci kartu , rak filling dn sebagainya.
1. Meja
Contoh beberapa jenis meja :
a. Meja Staf
b. Meja Resepsionis ( penerima tamu )
c. Meja Direksi

2.

3.

4.

5.

6.

d. Meja Rapat
e. Meja Samping
Kursi
Contoh beberapa jenis kursi :
a. Kursi Hadap
b. Kursi Staf
c. Kursi Pimpinan
Lemari
a. Lemari warkat dengan ukuran besarnya (volume) antara 0,5 m*
sampai 1 m* adalah termsuk lemari golongan B.
b. Lemari rak yakni untuk menyimpan map dan bundle laoran ataupun
dokumen lainnya yang sudah disusun kedalam map besar (ordner)
c. Lemari brandkas (cash-box )untuk menyimpan uang check dan surat
berharga lainnya.
Filling Cabinet
Filling cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari bawah
keatas,guannya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang
erukuran kurang lebih 25 x 35 cm.
1. Filling cabinet menyamping
2. Filling cabinet beroda
Laci-laci kartu
Bentuknya adalah semacam lemari rak dengan laci laci yang lebih kcil
darpada laci laci filling cabinet.
1. Laci penyimpan kartu indeks.
Peralatan
Contoh lain dari perabot kantor :
1. Lemari laci arsip beroda
2. Cabinet peraga
3. Cabinet alat tulis
4. Panel yang dapat dipindah
5. Loker
6. Lemari pendek

Mesin Kantor
Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk
menghimpun,mencatat dan mengolah bahan bahan ,data ataupun keterangan
dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat meknik,elektrik,dan
magnetic.
Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakanya mesin kantor,hendaknya
perlu diperhatikan hal-hal berikut :
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Mesi mesin yang akan dipakai harus benar benar diperlukan

Jenis mesin hendaknya praktis
Mesin tersebut dapat mengurangi biayaya pelaksanaan pekerjaan.
Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan
Mutu mesin harus baik
Msin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan

7. Pemeliaraan mesin dapat dilakukan dengan mudah

8. Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai
9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan
10.Perlu tersediannya ruangan yang memungkinkan untuk meletakan mesin
tersebut.
Singaktanya jenis pekerjaan yang membutuhkan penggunaan mesin
adalah
1.
2.
3.
4.
5.

Pekerjaan berulang ulang dalam jumlah ayak

Pekerjaan yang berat bagi manusia
Pekerjaanyang lambat bila dengan tangan
Hasil pekerjaan yang berformat rapi
Pekerjaan yang harus teliti.

Macam-macm mesin
Adanya tiga jenis mesin dan perlengkapan yaitu :
1. Mesin untuk menghemat fisik ,tenaga,dan pikiran manusia disebut sebagai
labour saving machine.
2. Mesin untuk menghemat pengeluaran uang disebut money saving machine
yakni mesin mesin untuk mass-production.
3. Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu,disebut time saving machine
misalnya computer,mesin photocopy,mesin penggandaan,mesin atau alat
komunikasi dan transportasi dan sebagainya.
Pada dasarnya mesin mesin kantor yang banyak diperlukan dan banyak
diperlukan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas tugas perkantoran
adalah :
1. Computer
2. Mesin tik
3. Mesin tik elektronik
4. Mesin fotocpy
5. Faksimil
6. Mesin penghancur kertas
7. Printer
8. Mesin stensil
9. Ohp
10.Proyektor LCD dan lai lain.
Penggunaan mesin
Keunutngan penggunaan mesin kantor :
1. Dapat menghemat biaya bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai
kebutuhan
2. Dapat menghemat tenaga dan waktu
3. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.
4. Memudahkan pengawasan

5. Dapat menghasilkan sesuatu yang leih baik dan rapi

6. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak
7. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan pengguanaan tulisan
tangan
8. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu
pekerjaan.
Kerugian penggunaan msin kantor :
1. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi
2. Mesin mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan
danpemeliharaanya
3. Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adaya biaya untk
melatih mereka.
4. Kadang kadang fleksibilitas daei beberapa metode mesin sulit didapatkan
dan diterapakan
5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin mesin tertentu bila
terjadi kerusakan
Computer
Computer dibagi dua bagian yaitu perangkatkeras (hardware) dan perangkat
lunak ( software )
Berikut beberapa contoh yang termasuk dalm kelompo perangkat keras ( hardware )
1.
2.
3.
4.

CPU (Central processing Unit )

Monitor
Papan tuts ( keyboard )
Mouse

Contoh beberapa peralatan perlengkap dari computer :

1. Printer digunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara pengguna dengan
CPU seperti nampak pada layar monitor kedala selembar kertas bisa berupa
tulisan atau gambar.
2. CD/DVD ROM Drive digunakan untuk membaca CD/DVD agar kita bisa ketahui
isinya CD/DVD dengan mellihat pada layar computer.
3. CD/DVD adalah sebuah piringan optic yang digunakan untuk menyimpan
data digital yang pada awalnya dikembangkan untuk menyimpan audio
digital.
4. USB Flash drive adalah perangkat computer yang sangat popular saat ini.
Sedangkan perangkat lunak (software) diartikan sebagai program program
atau aplikasi ,biasanya setiap computer telah dipersiapkan aplikasi aplikasi ini .
Mesin tik manual
Mesin tik manual ( mekanik ) yaitu mesin tik biasa yang dijumpai sehari hari
pada tiap kantor . mesin tik ini dikenal dengan 3 model yaitu :

1. Standar yaitu mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala
pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas dobel folio.
2. Semi standar yaitu mesin tik mampu mengerjakan pekerjaan dengan
menggunakan kertas berukuran 1 setengah kali folio.
3. Portable yaitu mesin tik yang sangat dianggap praktis karena bentuknya
yang mudah dibawa kemana mana.
Mesin tik elektrik
Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakan dengan
mempergunakan tenaga listrik. Mesin tik elektrik memiliki ciri cirri antara lain :
1. Tenaga penggerakanya menggunakan tenaga listrik
2. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
3. Tuts-tuts seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar (omoff switch )
Pada mesin tik elektrik ada 2 jenis huruf yaitu :
1. Mesin tik elektrik dengan system huruf batang
2. Mesin ti elektrik denga system huruf bola.
Mesin fotkopi
Mesin fotokopi adalah untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar
atau memperkecil ukuran dari aslinya. Teknik oprasional dari mesin fotokopi
melibatkan 3 bagian utama yaitu :
1. Bagian bak kertas kosong
2. Bagian mesin pemroses
3. Bagian bak penampang hasil
Mesin penghancur kertas
Mesin penghancur kertas diperlukan untk menghancurkan arsip arsip tau
dokumen yang sudah tidak terpakai lagi atau nilai gunannya (kedaluarsa )
Printer
Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk
cetakan baik berupa teks maupun gambar/grafik diatas kertas.
Ada beberapa macam jenis printer antara lain :
1. Dot Matriks
2. Pancaran tinta atau ink jet
3. Laser