Semua Pengarah Pelajaran Negeri

Y. Bhg. Datuk/Dato/Tuan/Puan,
SURAT ARAHAN PENTADBIRAN
Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT), Pengurusan Buku Teks SPBT dan
Permohonan Keperluan Buku Teks Tahun 2011 Bagi Kegunaan Tahun 2012
Surat arahan pentadbiran ini dikeluarkan untuk memaklumkan semua pihak
berkenaan supaya memberikan perhatian yang serius terhadap pengurusan
buku teks yang kurang diberikan penekanan di semua peringkat terutamanya di
sekolah-sekolah. Pemantauan Bahagian Audit Dalam dan Bahagian Buku Teks,
KPM yang dilaksanakan pada tahun 2010 mendapati banyak sekolah telah
mengabaikan pengurusan buku teks yang menyebabkan berlakunya lebihan dan
kerosakan buku teks yang merugikan kerajaan. Berikut adalah kelemahankelemahan yang dikenal pasti dalam pengurusan buku teks SPBT :
1.1

Buku teks dipesan secara berlebihan tanpa mengambil kira stok

dan enrolmen murid sedia ada.

1.2

Buku stok tidak dikemas kini pada awal, pertengahan dan hujung
tahun serta tidak disahkan oleh pengurusan sekolah.

1.3

Sekolah tidak mempunyai buku daftar stok atau sebarang rekod

stok penerimaan buku teks.

1.4

Sekolah tidak mempunyai Bilik Operasi SPBT Sekolah (BOSS)

yang sesuai untuk penyimpanan dan pengurusan buku teks SPBT.

1.5

BOSS tidak disenggarakan dengan baik.

1.6

Buku teks yang dipesan tidak mencukupi.

1.7

Tercicir pesanan buku teks.

1.8

Sekolah tidak membenarkan buku teks dibawa bersama oleh murid

ketika berpindah.

1.9

Tidak membuat pelupusan buku teks.

2.
Semua pihak hendaklah mengambil maklum bahawa buku teks adalah
aset kerajaan dan hendaklah diurus mengikut prosedur / tatacara aset dan
kewangan. Oleh yang demikian adalah menjadi tanggungjawab sekolah untuk
memastikan setiap buku teks yang dibekalkan ke sekolah didaftar dan
direkodkan dalam buku stok. Pesanan buku teks yang berlebihan akan
menyebabkan pembaziran buku teks dan kerugian kepada kerajaan kerana buku
teks tidak digunakan dan tersimpan begitu sahaja dalam BOSS. Kelemahan
menguruskan daftar stok SPBT dan enrolmen murid menyebabkan pihak
sekolah tidak mempunyai data asas untuk membuat pesanan buku teks dan
menjadi punca kepada buku teks berlebihan ataupun kekurangan.
3.
Bermula pada Februari 2011, taklimat dan bengkel bagi keperluan buku
teks kegunaan 2012 akan diadakan dan semua sekolah diminta memastikan
penjimatan semasa memohon keperluan buku teks dengan mematuhi prosedur
berikut:
3.1

Semua sekolah hendaklah mematuhi arahan Persediaan

Sebelum Mengisi Borang Keperluan Buku Teks SPBT
(BTBT190/170) seperti pada Lampiran I.

3.2

Semua pihak yang berkenaan hendaklah memastikan semua

keperluan dokumen dan borang semasa mengisi keperluan buku
teks dibawa bersama. Pihak sekolah tidak dibenarkan untuk
mengisi permohonan keperluan buku teks tanpa membawa
dokumen sokongan yang telah disahkan oleh Pengetua dan Guru
Besar yang mana pihak pengurusan sekolah adalah
bertanggungjawab dalam hal ini.

3.3

Memastikan sekolah hanya memesan buku teks mengikut

keperluan sahaja dan tidak memanipulasi data enrolmen bagi
mendapatkan buku teks lebih dari keperluan. Adalah diingatkan
bahawa pihak sekolah yang didapati memesan atau menyimpan
buku teks secara berlebihan tanpa alasan munasabah boleh
dikenakan tindakan tatatertib.

3.4

Dalam masa yang sama, pihak sekolah yang memesan kurang

dari keperluan atau tercicir pesanan buku teks hendaklah
memberikan surat tunjuk sebab kepada JPN dan KPM.

3.5

Bagi lain-lain perkara berkaitan pengurusan buku teks SPBT,

semua pihak hendaklah merujuk kepada Buku Panduan
Pengurusan SPBT (Edisi 2009) yang telah diedarkan kepada
semua sekolah.

4.
Adalah diharapkan inisiatif Y. Bhg. Datuk/Dato/Tuan/Puan terhadap hal
ini akan dapat menyelesaikan banyak masalah dan kelemahan yang telah
ditimbulkan oleh Jabatan Audit Negara dan Bahagian Audit Dalam bagi
pengurusan SPBT sekolah khasnya dan juga di peringkat JPN dan PPD secara
amnya. Ke arah penambahbaikan pengurusan SPBT ini maka pihak KPM
meminta semua sekolah melaksanakan pengurusan SPBT secara berkomputer
iaitu dengan menggunakan aplikasi Sistekbbt.
5.
Sila maklumkan kandungan surat ini kepada semua pegawai yang
bertanggungjawab di Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah serta
semua pengetua dan guru besar di bawah pentadbiran YBhg.
Datuk/Dato/Tuan/Puan.
Sekian, terima kasih.

1.

Timbalan-Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

2.

Pengarah Bahagian Buku Teks

3.

Ketua Nazir Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti

4.

Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Harian

5.

Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh/

Sekolah Kecemerlangan

6.

Pengarah Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional

7.

Pengarah Bahagian Pendidikan Khas

8.

Pengarah Bahagian Pendidikan Islam

9.

Pengarah Bahagian Sukan, Seni dan Kokurikulum

10.

Setiausaha, Bahagian Audit Dalam

LAMPIRAN I
PERSEDIAAN SEBELUM MENGISI
BORANG KEPERLUAN BUKU TEKS SPBT (BTBT 190 /170)
1.

Peringkat JPN/PPD/PPB
1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

2.

Mencetak dan mengasingkan Borang BTBT 190/170 mengikut

daerah / jenis sekolah. Memastikan tiada sekolah yang tercicir
daripada cetakan serta lengkap muka suratnya.
JPN perlu menyediakan Borang Unjuran Murid. Borang ini
diperlukan untuk membolehkan sekolah membuat unjuran dengan
setepat mungkin. Borang ini boleh diserahkan sama ada lebih awal
ke sekolah atau pun semasa taklimat pengisian dijalankan.
Pastikan agihan dalaman buku teks antara sekolah telah
dilaksanakan terlebih dahulu sebelum pengisian borang BTBT
190/170 dibuat.
Mengarahkan pihak sekolah supaya mengemaskinikan buku stok
SPBT (kedudukan stok buku teks pada akhir Januari tahun
semasa).
Memastikan sekolah telah membuat perancangan mengenai
jumlah
mata
pelajaran
elektif/agama/moral
mengikut
tahun/tingkatan.

Peringkat Sekolah
2.1
2.2
2.3

Memastikan semua arahan yang melibatkan sekolah pada perkara

1 dipatuhi oleh sekolah sebelum pengisian Borang BTBT 190/170.
PK HEM dan Guru SPBT dikehendaki hadir ke bengkel/taklimat
pengisian BTBT190/170.
Memastikan sekolah membawa bersama dokumen-dokumen yang
diperlukan semasa perbengkelan/taklimat iaitu :
i.
Rumusan Enrolmen Murid (`Return Bulanan) atau Daftar
Murid (`register) atau kedua-duanya sekali Mengikut Tahun/
Tingkatan seperti pada 31 Januari tahun semasa yang
disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
ii.
Borang Unjuran Murid yang telah dilengkapkan.
iii.
Bilangan murid mengikut mata pelajaran (teras/elektif/
agama/moral).
iv.
Buku Stok SPBT dan Lampiran G yang telah dikemas kini
dan disahkan oleh Pengetua/Guru Besar .
(LAMPIRAN G - BORANG MAKLUMAT STOK BUKU DAN
UNJURAN MURID )
v.
Penyata BTBTR/BTBTB 460 SPBT tahun semasa.
vi.
Senarai buku teks berlebihan.

Nota :
Kesemua dokumen dan borang ini telah diserahkan kepada Penyelia SPBT
Negeri dan akan diedarkan kepada PPD dan sekolah