Arsiparis Profesional

Zulfikar Ghazali, Jalan Ring Road Utara No. 2A Yogyakarta,

zulfikarghazali89@gmail.com
Kosentrasi Ilmu Perpustakaan dan Informasi (IPI)
Prodi Interdisciplinary Islamic Studies (IIS)
Program Pascasarjana UIN Sunan Kalijaga
A. Latar Belakang
Sebuah organisasi yang berdiri baik itu berbentuk lembaga
pemerintahan maupun lembaga swasta pasti memiliki dokumen
dalam penyelenggaraan program kerjanya seperti membuat
dokumen maupun menerima dokumen. Dalam hal ini sebuah
lembaga melakukan penyimpanan terhadap dokumen-dokumen
tersebut agar dapat menjadi pertanggung jawaban kepada
atasan. Dokumen-dokumen tersebut disimpan dengan rapi agar
ketika

diperlukan

mudah

ditemukan

dan

dimanfaatkan

sebagaimana mestinya.
Dokumen yang dibuat disebuah lembaga mempunyai nilai
penting bagi keberlangsungan hidup sebuah lembaga. Dari itu
dibutuhkan seseorang yang mampu mengolah serta memilah
dokumen yang dibuat untuk di disimpan dengan baik. Dokumen
yang disimpan untuk keperluan serta memiliki nilai yang penting
disebut dengan arsip. Arsip ini lah yang nantinya membantu
dalam menelaah kembali sesuatau yang telah terjadi. Orang
yang mengelola arsip disebut dengan arsiparis.

Dalam upaya mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang

baik, maka peningkatan dalam pembentukan arsiparis yang
profesional sangat diperlukan tanpa mengesampingkan aspekaspek

lainnya.

Persaingan

sumber

daya

manusia

yang

berkualitas menuntut semua pihak dalam berbagai bidang dan

sektor

pembangunan

untuk

senantiasa

meningkatkan

kompetensi dan profesionalitas.

B. Sejarah Kearsipan
Sejarah Kearsipan sebenarnya sudah sejak zaman kuno, yaitu sejak manusia
dapat membuat warkat, yakni catatan-catatan bertulis atau bergambar mengenai
sesuatu hal, misalnya daun papyrus bertulis di Mesir (3000 SM), perkamen yaitu
(kulit domba tertulis yang terdapat di Yunani, gulungan kulit bambu kain sutra,
kerang dan batu bertulis/bergambar yang terdapat di Tiongkok, daun lontar dan
batu-batu bertulis yang terdapat di Indonesia.
Mula pertama munculnya lembaga kearsipan dimulai dari peradaban Yunani
kuno. Dalam abad ke 5 dan 6 SM Bangsa

Athena memelihara

dokumen

dokumen mereka yang bernilai di candi candi Dewa Matroon di samping

gedung pengadilan kota Athena. Di dalam candi-candi tersebut tersimpan bukubuku catatan berisikan masalah kenegaraan, hukum, peraturan-peraturan, catatan
sidang

badan-badan

Lembaga ini

pemerintahan dan dokumen-dokumen negara lainnya.

merupakan

organisasi atau badan

yang bertugas menerima,

mengatur, merawat, memelihara dan menyimpan serta menyajikan arsip-arsip

sewaktu diperlukan1.

C. Pengertian Arsip
Arsip berasal dari kata Yunani archetioan, yang artinya kantor
(office)2, Dalam Kamus Bahasa Indonesia, Arsip diterjemahkan
sebagai simpanan surat-surat penting; dokumen tertulis dari
komunikasi tertulis (surat menyusun akta dan sebagainya) yang
dikeluarkan
ditempat

instansi
khusus

Schellenberg

dalam

resmi,
untuk
Wiji

yang

disimpan

referensi3.
Suwarno,

dan

Senada

memberi

dipelihara

dengan
defenisi

itu
arsip

sebagai berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu

disimpan secara permanen untuk tujuan acuan dan penelitian
atau telah dipilah untuk

disimpan pada sebuah lembaga

kearsipan4.
1 Drs. A.W. Widjaja. Administrasi Kearsipan, suatu pengantar, Jakarta :

Rajawali Pers, 1986, hlm 96 - 98

2 Wiji Suwarno, Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan: Sebuah Pendekatan Praktis, (Yogyakarta: Ar-Ruzz,
2010), hlm. 17

3 Rony Gunawan K,

Kamus Lengkap Bahasa Indonesia, (Surabaya: Terbit terang, 2001), hlm. 65

4 Wiji Suwarno, Dasar-Dasar

Selain itu UU RI No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1

ayat 2 menjelaskan bahwa arsip adalah rekaman dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara5.
Dewasa ini kegiatan arsip selalu dikaitkan dengan informasi
dengan alasan bahwa arsip sebenarnya merupakan informasi
terekam. Namun pengertian informasi itu sendiri seringkali
menimbulkan perdebatan karena tidak ada definisi informasi
yang diterima oleh semua pihak. Arsip memiliki karakter yang
disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik tersebut dapat
membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara
lain6:
1. Otentik
Arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya
(kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks.
yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arsip
diciptakan/diterima,

memiliki

merefleksikan

dan

tujuan

arti/makna

kegiatan

suatu

organisasi,

5 Undang-undang republik indonesia no 43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1 ayat 2, hlm. 3
6 Dasril Iteza, Arsip dan Kearsipan, dalam http://kodzan.blogspot.com/2010/03/arsip-dankearsipan.html#.VPQcgvmsWBN. Akses tanggal 22 Februari 2015

yang

memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan,

dan transaksi organisasi penciptanya
2. Legal
Arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi

untuk

mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai

bahan

bukti

resmi

bagi

keputusan

dan

pelaksanaan

kegiatan.
3. Unik
Tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda
dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip
menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik
selalu

merupakan

satu-satunya

produk.

Adapun

copy

(duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk

pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang
berwenang dengan kegiatan tersebut.
4. Reliable
Keberadaan arsip dapat dipercaya
dipergunakan

sebagai

bahan

sehingga

pendukung

dapat

pelaksanaan

kegiatan.
Empat karakteristik arsip diatas memberikan penjelasan nilai
penting dari sebuah arsip sebagai informasi terekam sehingga
dapat

dimanfaatkan

sebagaimana

mestinya.

Arsip

dengan

karakter yang terdapat diatas memberikan kapastian hukum

dengan informasi yang termuat didalamnya. Halam hal ini
memudahkan seseorang untuk menelaah kembali melalui buktibukti yang tertulis.
D. Arsiparis Profesional

Kearsiapan mempunyai peran sebagai pusat ingat, sebagai

sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan

yang

sangat di perlukan setiap organisasi dalam rangka kegiatan

perencanaan,
pengambilan

pengembangan,
keputusan,

perumusan

pembuat

laporan,

kebijakan,
pertanggung

jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya7. Arsip

memiliki peran yang sangat penting dalam proses penyajian atau
laporan

informasi

bagi

pimpinan

dalam

membuat

sebuah

keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh karena itu untuk

dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar
haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang
kearsipan.
Prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan dapat terlaksana
oleh tenaga yang profesional di bidang arsip. Menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia (KBBI) profesional merupakan sebuah
profesi

yang

memerlukan

kepandaian

khusus

untuk

menjalankannya dan mengharuskan adanya pembayaran untuk

melakukannya8.

Dari

pengertian

tersebut

seorang

yang

profesional memiliki sebuah keahliah khusus dibidang yang

digelutinya. Sehingga pekerjaan yang ditangani oleh tenaga yang
profesional akan mendapatkan hasil maksimal. Lebih dari itu
7 Basir Bartos,

Manajemen Kearsipan: untuk lembaga negara swasta dan perguruan tinggi. (Jakarta: Buni

Akasara, 2009), hlm : 2

8 Kamus Besar Bahasa Indonesia, dalam http://kbbi.web.id/profesional. Akses tanggal 22 Februari 2015

tenaga profesional juga mendapatkan imbalan atau penghargaan

setimpal dengan usaha yang telah ia jalankan.
Tenaga ahli dibidang kearasipan disebut arsiparis.

Arsiparis

adalah seseorang / lebih yang diberi tugas, tanggung jawab,

wewenang, dan hak untuk mengelola arsip sejak kegiatan
seleksi, penilaian, dan pelestarian di unit kearsipan yang oleh
instansi penciptanya bernilai sejarah9. Selain itu Arsiparis ialah
pegawai

negri

sipil

yang

diberi

tugas,

tanggung

jawab,

wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang

untuk melaksanakan kegiatan kearsipan10.
Dari pengertian tersebut Lasa HS lebih menekankan seorang
yang dikatakan arsiparis ialah seorang memiliki pengetahuan
dibidang kearsipan yang diberikan tugas disebuah lembaga arsip
untuk menangani tugas yang diembannya. Sedang menurut
KEPMENPAN NO 09

tahun 2002 mengatakan bahwa arsiparis

ialah pegawai negeri yang diberikan tugas, tanggung jawab

namun ia tidak menyebutkan latar belakang pendidikan yang
jelas untuk menjadi seorang arsiparis. Mungkin hal ini terkait
dengan pemberian gaji terhadap arsiparis yang telah diatur oleh
negara.
Tenaga

profesional

arsip

adalah

orang

yang

memiliki

keterampilan perilaku sikap yang profesional serta memiliki latar

9 Lasa-HS, Kamus Kepustakawanan Indonesia. (Yogyakarta:Pustaka Book Publisher:2009). hlm28.
10 Keputusan mentri pendayagunaan aparatur negara no: 09/KEP/M.PAN/2002 Tentang Jabatan Fungsional
Arsiparis dan angka Kreditnya Mentri Pendayagunaan Aparatur Negara. BAB I pasal 1 ayat 1

belakang teori dan minat kearsipan. Arsip perlu dikelola khusus

bagi mereka yang bertanggung jawab atas keberlangsungan
operasional organisasi. Dalam pelaksanaan tugas profesinya,
arsiparis memerlukan latar belakang ilmu dan teori kearsipan, di
samping

keterampilan

yang

propesional

serta

penguasaan

tentang fungsi dan tugas organisasi pencipta arsip.

Berkaitan dengan nilai guna ini hanya dapat di tangkap melalui
interpretasi tersembunyi di belakang struktur organisasi. Bekal
dan

latar

belakang

teori

sebagai

mana

tersebut

dapat

melengkapi keprofesionalan arsiparis. Suatu catatan penting

adalah bahwa manjemen arsip tidak ditunjukan bagi kepentingan
kearsipan

atau

arsiparis

sendiri

tetapi

bagi

ketersediaan

informasi.
Arsiparis di bedakan menjadi dua yaitu ariparis terampil, dan
arsiparis

ahli.

Arsiparis

terampil

adalah

arsiparis

dengan

kualifikasi teknisi atau penunjang profesional yang pelaksanaan

tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan
teknis kearsipan. Ariparis ahli adalah arsiparis dengan kualifikasi
profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsi mensyaratkan
penguasaan

ilmu

pengetahuan

dan

teknologi

kearsipan 11.

Dengan perkembangan teknologi saat ini media penyimpanan

sudah berubah. Degan perubahan media penyimpanan tersebut

11 Keputusan mentri pendayagunaan aparatur negara no: 09/KEP/M.PAN/2002 Tentang Jabatan Fungsional
Arsiparis dan angka Kreditnya Mentri Pendayaguanaan Aparatur Negara. BAB I pasal 1 ayat 2&3

seorang arsiparis dituntut harus dapat melestarikan sumber

informasi yang tersimpan di dalamnya, ini diamaksudkan agar
terjaminnya data yang akan diberikan kepada orang yang
membutuhkan informasi tersebut.
The Liang Gie mengemukakan 5 (lima) syarat kompetensi
( menjadi petugas kearsipan yang baik) yaitu12:
1. Ketelitian yang didukung oleh: sikap jiwa yang cermat,
penuh minat dan penuh perhatian terhadap tugas dan
pekerjaan

yang

menjadi

tanggung

jawabnya,

kesempurnaan mata dalam arti tidak cacat, tidak buta

warna.
2. Kecerdasan berarti kesempurnaan perkembangan akal budi,
kepandaian, ketajaman pikiran
3. Kecekatan berarti mampu memahami sesuatu dengan
cepat, mampu bekerja dengan cepat, dan mahir melakukan
sesuatu
4. Kerapian mempunyai arti baik dan bersih, apik, tertib atau
beres
5. Keahlian dapat dilakukan dengan mengadakan pendidikan
atau pelatihan kepada pegawai kearsipan
E. Kesimpulan
Seorang arsiparis yang profesional hendaknya memiliki kemampuan,
pengalaman, ilmu, dan pengetahuan tentanga arsip. Lebih dari itu seorang
12 Ig. Wursanto, Kearsipan

2, (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm. 39-41

arsiparis yang profesional mampu dan cekap dalam menguasai perkembangan

teknologi yang berkembang saat ini. Dengan perkembangan teknologi yang
semakin canggih ini memungkinkan adanya sebuah perubahan besar dalam
menyimpan dan mengelola arsip melalui perangkat teknologi yang sudah ada.
Dalam menggunakan teknologi perubahan format penyimpanan yang selalu
berubah harus dapat di pertimbangkan seorang arsiparis sehingga arsip yang telah
disimpan dengan baik dapat digunakan kembali di kemudian hari.
Kepiawaian seorang arsiparis dalam pengetahuan dibidang arsip, pendidikan
formal yang telah ia jalani, penguasaan dibidang teknologi, serta pengalaman
dalam mengelola arsip. Hal ini yang harus dimiliki seseorang untuk menunjukan
arsiparis yang profesional. Arsiparis profesinal akan memberikan suatu kinerja
yang baik bagi lembaga, serta memberikan pelayanan informasi yang dapat
memuaskan bagi siapa yang membutuhkan.

Daftar Pustaka

10

Bartos, Basir

Manajemen Kearsipan: untuk lembaga negara swasta dan

perguruan tinggi. Jakarta: Buni Akasara, 2009

Dasril
Iteza,
Arsip
dan

Kearsipan,

dalam

http://kodzan.blogspot.com/2010/03/arsip-dankearsipan.html#.VPQcgvmsWBN. Akses tanggal 22 Februari 2015

Lasa HS Kamus Kepustakawanan Indonesia, Yogyakarta:Pustaka Book
Publisher:2009
K, Rony Gunawan, , Kamus Lengkap Bahasa Indonesia, Surabaya: Terbit terang,
2001
Kamus Besar Bahasa Indonesia, dalam http://kbbi.web.id/profesional. Akses
tanggal 22 Februari 2015
Keputusan mentri pendayagunaan aparatur negara no: 09/KEP/M.PAN/2002
Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka Kreditnya Mentri
Pendayagunaan Aparatur Negara.
Suwarno, Wiji, Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan: Sebuah Pendekatan Praktis,
Yogyakarta: Ar-Ruzz, 2010
Undang-Undang Republik Indonesia No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Widjaja, A.W, 1986, Administrasi Kearsipan, Suatu Pengantar, Jakarta : Rajawali
Pers, 1986
Wursanto, Ig, Kearsipan 2, Yogyakarta: Kanisius, 1991

11