Manajemen Waktu

Sabtu, 01 Desember 2012

Manajemen Waktu

Manajemen Waktu
Pengertian Manajemen Waktu
Waktu itu ibarat uang, sangatlah berharga. Tapi bedanya, uang bisa saja kita dapatkan
kembali jika hilang atau mungkin kita bisa mendapatkan gantinya, sedangkan waktu yang
hilang sampai kapanpun tidak akan pernah bisa kembali.
Lalu sudah seberapa maksimalkah kita memanfaatkan waktu kita yang berharga ini ?
Kebanyakan dari kita hanya menghabiskan waktu dengan sia-sia dan akhirnya menyesal.
Sebenarnya jika kita ingin mengatur kehidupan kita, merubahnya menjadi menyenangkan itu
mudah saja, yang kita butuhkan adalah mengatur waktu kita sebaik-baiknya. Pengaturan
waktu yang efektif merupakan hal yang mendasar untuk lingkup berbagai wilayah kehidupan.
Lalu apa itu manajemen waktu ?
Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan
produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang
mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan
manajemen waktu yang telah ditetapkan sebelumnya.Dan efisien tidak lain mengandung dua
makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu
menggunakan waktu yang ada.
Pentingnya Manajemen Waktu
Mengapa kita perlu memanajemen waktu kita sebaik mungkin ? Selain karena waktu itu
sangat berharga, ada beberapa alasan lainnya, diantaranya :

Karena waktu kita terbatas, sementara pekerjaan senantiasa bertambah.

Manajemen waktu membantu kita untuk berkerja lebih efektif dengan skala prioritas.

Manajemen waktu menjauhkan kita dari stress kita dapat mengontrol setiap tugas dan
tenggat waktunya

Manajemen waktu membuat kita lebih produktif (dapat menghindari hambatan dan
gangguan yang menghalangi dari tujuan.

Sebuah sistem manajemen waktu yang sesuai dengan kebutuhan, dapat membantu Kita
menyelesakan pekerjaan dalam waktu singkat. Apapun prioritasnya, mempelajari cara
mengatur hidup dan belajar akan membantu kita mencapai tujuan hidup kita. Berikut ini
adalah jawaban untuk pertanyaan Mengapa Saya harus me-manage waktu saya?

Karena sistem manajemen waktu yang efektif dapat :

1. Membantu Kita membuat prioritas. Misalnya bertemu kekasih yang sudah seminggu
tak bertemu atau mengejakan bahan presentasi tugas yang akan dikumpul besok.
2. Mengurangi kecenderungan untuk menunda. Nah biasanya hal yang satu ini yang
membuat manusia-manusia di dunia ini susah sekali untuk sukses. Saya pribadi
merupakan penderita akut penyakit ini., sistem manajemen waktu adalah obatnya.
3. Membantu kita menghindari tabrakan waktu. Dengan menulis semua aktivitas,
tugas, janji, pesan dan pengingat Kita hanya disatu tempat, akan membantu kita
memastikan bahwa dua atau tiga kegiatan tidak dilaksanakan pada waktu yang
bersamaan. Jika terjadi tabrakan waktu, kita akan mengetahui sejak awal dan
memungkinkan untuk mengatur kembali jadwal kita.
4. Memberi kita kebebasan dan kendali. Manajemen waktu tidak akan membatasi ruang
gerak seseorang. Sebuah kendali terhadap bagian dari hari kita, memungkinkan kita
untuk menjadi fleksibel pada hari-hari berikutnya.
5. Membantu kita menghindari perasaan bersalah. Kita akan belajar dengan nyaman jika
kita menyediakan waktu tertentu untuk melakukannya. Tanpa sebuah rencana untuk
mengerjakan tugas kita saat ini. Kita mungkin merasa kepala kita terbebani. Bahkan
juga ketika kita tidak sedang mengerjakan tugas tersebut.
6. Membantu mengevaluasi kemajuan kita. Jika kita menyadari bahwa kita dapat
membaca 75 halaman perminggu, sedangkan pada minggu ini kita hanya membaca 60
halaman, maka kita memerlukan kalkulator untuk mengetahui bahwa kita memang
tertinggal pada minggu ini. Dan dengan begitu kita akan tau, sedang dalam posisi apa
saya ini? artinya dibutuhkan sedikit waktu untuk mengejar ketertinggalan itu. Dan

keuntungan buat kita, kita dapat langsung menyadarinya, dan segera bertindak untuk
itu.

Prinsip Manajemen Waktu

Untuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka diperlukan pemahaman tentang prinsipprinsip dasar manajemen waktu agar lebih berhasil dan berdaya guna. Berikut ini prinsip
dasar manajemen waktu yang penting diperhatikan :

Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas

Selesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin dan tuntaskan tugas sebelum
mulai tugas yang lain.

Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait.

Tiga Kategori Prioritas Waktu

Jangan dikerjakan

Kerjakan Nanti

Kerjakan Sekarang

Tabel 1 Kategori Prioritas Waktu

Kategori Prioritas Waktu
NO
Kategori
1.

Karakteristik

Jangan
Dikerjakan

Masalah dapat hilang tanpa

diatasi

Sudah kedaluarsa

Dapat dikerjakan oleh

orang lain

Tidak disertai jatuh tempo

Dapat ditunda

Dapat diperlambat

Alasan penundaan tugas :

Tidak ingin memulai

Tidak tahu dari mana

memulai

Tidak tahu dari mana

memulai meskipun ingin
memulai

Dikerjakan
2.

Nanti
Kebutuhan unit operasional harian
Kegiatan-kegiatan yang telah
ditunda, misal :

Dikerjakan
3.

Sekarang

Kebutuhan staf

Kebutuhan peralatan

Rapat

Faktor Penghambat Manajemen Waktu Efektif

1. Prokrastinasi (Menunda pekerjaan)

2.

Menulis laporan (sulit) > < membuka e-mail / data komputer (mudah)

Deadline membuat
frustasi
dan
menghambat
penyelesaian
tugas
>
< Deadline menolong menyusun rencana dan prioritas daftar yang akan dikerjakan.

Bekerja baik dibawah tekanan waktu > < banyak waktu diperlukan untuk
menyelesaikan tugas.

Perfeksionis

Ditumbuhkan sejak dini (sejak sekolah)

3.

Dapat mengarah ke prokrastinasi, oleh karena : takut salah dan cenderung

mengerjakan tugas secara berulang-ulang

Tidak Mampu membuat prioritas

Tidak bisa memboboti / menilai pekerjaan : lama, urgensi (segera atau nanti) dan
berat ringannya pekerjaan.

Tidak bisa menyusun berbagai pekerjaan secara sistematis

Dapat diminimalisir dengan cara menetapkan kategori pekerjaan yaitu berdasarkan

tingkat kepentingan dan urgensinya.

Tips Manajemen Waktu

Ada dua jenis waktu, waktu pada jam dan waktu sebenarnya (waktu nyata). Dalam waktu
pada jam, ada 60 detik dalam satu menit, 60 menit dalam satu jam, dua puluh empat jam
dalam sehari dan 365 hari dalam setahun. Waktu ini berlalu sama cepatnya. Saat seseorang
berusia 50, mereka benar-benar berusia 50. Tidak ada yang kurang ataupun lebih.
Dalam waktu sebenarnya atau waktu nyata, semua waktu itu relatif. Waktu bisa berlalu
tergantung dengan apa yang Kita lakukan. Dua jam dalam sebuah pabrik motor bisa terasa
seperti dua belas tahun. Dan dua belas tahun masa kanak-kanak kita bisa terasa seperti dua
jam saja.
Praktekan beberapa teknik di bawah ini untuk menguasai pengaturan waktu Kita!
1. Bawalah jadwal, dan ingatlah seluruh isi pemikiran Kita, percakapan, dan kegiatan
yang harus Kita lakukan selama seminggu. Ini akan membantu Kita untuk memahami
berapa banyak hal yang dapat Kita selesaikan dalam satu hari, dan kapan waktuwaktu berharga Kita akan berlalu. Kita akan dapat melihat berapa banyak waktu yang
Kita luangkan untuk mencapai hasil, dan berapa banyak waktu yang telah Kita buang
untuk kegiatan-kegiatan yang tidak produktif.
2. Segala kegiatan dan percakapan yang penting untuk kesuksesan Kita harus ada jangka
waktunya. List pekerjaan Kita akan bertambah sangat banyak jika Kita mengisinya

dengan hal-hal yang tidak bisa dikerjakan. Buatlah jadwal untuk diri Kita sendiri
dimana Kita bisa meluangkan waktu untuk berpikir dan melakukan hal-hal yang
produktif bagi diri Kita. Lakukanlah hal ini secara disiplin.
3. Rencanakanlah setidaknya 50% dari waktu yang Kita miliki untuk menghasilkan hal
yang produktif.
4. Rencanakanlah waktu untuk beristirahat, menarik diri dari semua kesibukan yang Kita
miliki.
5. Luangkan 30 menit pertama setiap harinya untuk merencanakan hari Kita. Jangan
memulai aktivitas Kita sebelum Kita selesai merencanakannya. Saat yang paling
penting dalam hari Kita adalah saat dimana Kita merencanakannya.
6. Luangkan waktu selama 5 menit untuk setiap undangan dan keputusan yang harus
Kita datangi dan Kita ambil. Ini akan membantu Kita memperlihatkan prioritas yang
harus diutamakan, dan membuat Kita merasa bahwa waktu tidak berlalu begitu cepat.
Luangkan pula 5 menit setelah aktivitas atau keputusan yang Kita ambil untuk
menentukan apakah target yang Kita tentukan hari ini tercapai atau tidak. Apakah ada
yang terlewat, atau tidak.
7. Jangan ragu-ragu untuk menolak interupsi dari siapapun juga saat Kita benar-benar
harus mengerjakan sesuatu sampai selesai.
8. Berlatihlah untuk tidak mengangkat semua telepon yang masuk, atau mengecek email yang masuk hanya karena handphone Kita berdering. Matikanlah koneksi
telepon Kita. Jangan berikan perhatian Kita secara mudah kepada orang lain kecuali
hal itu benar-benar krusial dalam bisnis Kita. Jika hal itu benar-benar menentukan
bisnis Kita kedepannya, Kita malah harus menyediakan jadwal khusus untuk
meladeninya.
9. Blokirlah semua hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan seperti Facebook dan
sosial media yang lain.

10. Ingatlah bahwa mustahil untuk menyelesaikan semuanya. Dan ingatlah bahwa hal
yang baik adalah membuat dua puluh persen kegiatan Kita menghasilkan delapan
puluh persen dari hasil kita.