74

BAB 4
PENGUMPULAN, PENGOLAHAN
DAN ANALISA DATA

4.1

Pengumpulan Data
Perhitungan-perhitungan

yang

dilakukan

berdasarkan

data-data

sekunder, data-data observasi serta wawancara subjek yang berhubungan

langsung dengan penelitian ini, adapun data-data tersebut adalah informasi
yang berhubungan dengan item UTP-2057019570 atau TOOTH

yang

dijadikan subjek atau sampel penelitian, item tersebut diambil karena

memiliki permintaan yang banyak setiap bulannya serta pola permintaan yang
memiliki tingkat keacakan yang cukup tinggi. Data-nya adalah sebagai
berikut:
1. Safety Stock
Berdasarkan kebijakan perusahaan, safety stock level ditetapkan
sebesar 1 kali Average Final Forecast Demand (FFD) 1 tahun ke depan.
Dan safety stock level di tahun 2008 adalah sebesar 3.947 pcs.

75

2. Data Actual Sales tahun 2008

Data ini meliputi jumlah penjualan item TOOTH dalam kurun
waktu 1 tahun di tahun 2008 :

Grafik 4.1 Demand UTP-2057019570/TOOTH tahun 2008

Dari data historik permintaan item TOOTH di atas, dapat diketahui
tingkat keacakan (deviasi) dari permintaan atas item tersebut adalah ratarata sebesar 1543 pcs (1542,6 pcs) selama tahun 2008.
3. Data Waktu Tenggang (Lead Time)
Berdasarkan informasi dari narasumber, lead time standar dari item
TOOTH memerlukan waktu 3 bulan, mulai dari analisa berapa yang harus
di pesan sampai item tersebut diterima di gudang, Berikut adalah
gambarannya:

76

Gambar 4.1 Time Fence of Lead Time Order

4. Data Biaya Pembelian (Order cost)
Berdasarkan informasi dari narasumber, Order cost ditentukan
sebesar Rp 800.000 ribu per sekali order untuk item TOOTH, angka
tersebut dihitung mulai dari biaya email, fax, telepon, proses shipment,
custom clearance, tax, hingga forwarder dari sea port ke gudang
perusahaan.
5. Data Biaya Penyimpanan (Holding cost/Carrying cost)
Berdasarkan informasi dari narasumber, Holding cost atau
carrying cost ditentukan berdasarkan bank rate, dimana dalam satu tahun
holding cost atau carrying cost tersebut saat ini ditargetkan sebesar 10%
dari total sales amount

dari item TOOTH, harga dari item TOOTH

adalah sebesar RP 70.000 per pcs, sedangkan total penjualannya di tahun

2008 adalah sebesar 45299 pcs sehingga Holding Cost (HC) atau
Carrying Cost (CC) yang ditanggung oleh perusahaan adalah sebesar Rp
317.093.000 (70.000 x 45299 x 10%) atau bila dijadikan per pcs adalah
sebesar Rp 7.000. per pcs

77

6. Frekuensi Pemesanan dalam satu tahun (2008)

Berdasarkan

informasi

dari

narasumber,

standar

frekuensi

pemesanan sebanyak 12 kali, artinya satu bulan 1 kali pesan untuk

mengcover kebutuhan untuk 3 bulan mendatang. Misalkan, pesanan yang
dilakukan di bulan Januari, maka akan diterima di bulan April.
Gambarannya adalah sebagai berikut:

Gambar 4.2 Order and Delivery Frequency

7. Jumlah Stock awal di tahun 2008
Berdasarkan informasi dari sistem, stock awal di tahun 2008
adalah sebesar 4.787 pcs, stock di awal tahun 2008 adalah sisa stock di
akhir tahun 2007 ditambah dengan pesanan yang datang di awal tahun
2008.

78

8. Sales Plan 2009

Berdasarkan informasi yang didapat dari perusahaan, perusahaan
merencanakan untuk menjual part UTP-2057019570/TOOTH sebanyak
47,770 pcs di tahun 2009, dengan rencana permintaan perbulannya
sebagai berikut (kuantitas dalam pcs):
Tabel 4.1 Sales Plan 2009

4.2

Pengolahan Data
4.2.1 Perhitungan Kebijakan Persediaan Perusahaan
Sebelum melakukan perhitungan persediaan untuk operational
plan 2009, terlebih dahulu melihat gambaran transaksi di tahun 2008,
dan berikut adalah transaksi yang terjadi sepanjang tahun 2008 yang
meliputi jumlah pesanan, persediaan awal. permintaan actual, dan
persediaan akhir di tahun 2008

79

Tabel 4.2 Tabel Transaksi Persediaan tahun 2008 (Kuantitas dalam pcs)

Dengan melihat tabel transaksi di atas, biaya yang dikeluarkan

selama 1 tahun (2008) adalah sebesar Rp.304.015.333,33 Biaya
tersebut adalah hasil dari transaksi pada tahun 2008, dimana frekuensi
pemesanan adalah sebanyak 1 kali dalam sebulan, Sedangkan besar
biaya

simpan/gudang

yang

dikeluarkan

adalah

sebesar

Rp

294.415.333,33. Begitu juga dengan biaya pesan selama tahun 2008

adalah sebesar Rp 9.600.000,00. Untuk mengetahui nilai dari TIC
maka perlu dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut :

80

Dimana :
TIC

Total Inventory Cost

OC

Order Cost , (OC = Rp 800.000/pesanan)

Order Freq.

Frekuensi Pesanan, (Ord.Freq = 1 kali)

CC

Carrying Cost/Biaya Simpan, (CC = Rp

7000/pcs)

Ave.End.Stock =

Rata-rata stock akhir, (AES = 3.505 pcs/bulan)

Hasilnya perhitungannya adalah sebagai berikut :

TIC

= (800.000 x 1) + (7.000 x 3505)

TIC

= Rp 25.334.611,11
Dengan melihat hasil dari perhitungan di atas, nilai TIC adalah

sebesar Rp 25,334,611,11, nilai ini menunjukan biaya yang

dikeluarkan pada saat terjadinya order dan proses stocking dalam
perusahaan setiap bulannya.
Dari gambaran perhitungan di atas, dapat diketahui nilai dari
Days of Inventory (DOI), dimana end stock pada tahun 2008 adalah
sebesar 6.913 pcs, bila dikonversikan ke dalam nilai DOI, maka dapat
dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

81

Dimana :
DOI

Days Of Inventory

Stock End Year

Balance Stock di akhir tahun 2008

Average Sales YTD =

Rata-rata penjualan tahun berjalan (Jan

2008-Des 2008)

Sehingga nilai DOI = 54 hari (1,8 bulan), dimana sisa stock

di tahun 2009 tersebut digunakan untuk menutupi penjualan selama
1,8 bulan.
Proses selanjutnya adalah berdasarkan nilai DOI yang sudah
dihitung, perusahaan menargetkan DOI pada akhir tahun 2009 adalah
sebesar 45 hari (1,5 bulan). Dalam merealisasikan target tersebut,
perusahaan akan mengatur keluar masuknya barang untuk menentukan
sisa stock akhir setiap bulannya (Stock end Month) dengan menjadikan
target DOI sebagai acuannya.
Sudah diketahui sebelumnya, bahwa perusahaan menetapkan
sales plan di tahun 2009 adalah sebesar 47.770 pcs. Pada saat
menentukan pembagian barang masuk perbulannya, perusahaan

82

menggunakan pendekatan dimana dilakukan penurunan bertahap

terhadap nilai DOI per bulannya yang ditentukan secara kasaran,
artinya tidak ada perhitungan untuk menentukan target nilai DOI per
bulannya Setelah nilai DOI per bulannya ditentukan, maka akan
didapatkan nilai Stock End Month yang diinginkan dengan cara
membalikkan rumus yang ada sebagai berikut :

Setelah didapatkan nilai dari stock end month yang diinginkan,

selanjutnya dapat ditentukan jumlah barang yang harus didatangkan
setiap bulannya (incoming parts) dengan rumus sebagai berikut :

Dan berikut adalah hasil perhitungan incoming parts dan stock

end month yang diharapkan pada operational plan tahun 2009 :

83

Tabel 4.3 Operational Plan 2009 (Kuantitas dalam pcs)

Pada akhirnya, akan didapatkan nilai DOI sebesar 1,5 bulan

(45 hari) pada akhir tahun 2009, dengan rencana safety stock sebesar
4188 pcs dan stock end year di akhir tahun sebesar 6.315 pcs. Dengan
kebijakan yang sudah diambil oleh perusahaan, dapat dihitung nilai
TIC- nya sebagai berikut :
TIC

= (800.000 x 1) + (7.000 x 6.687)

TIC

= Rp 47.609.000,-

84

4.2.2

Proses Simulasi
Metode Simulasi dapat digunakan untuk membantu perusahaan
dalam mengevaluasi kebijakan operational plan-nya, metode simulasi
dapat memberikan gambaran tentang kemungkinan apa yang akan
terjadi di masa yang akan datang, sehingga keputusan yang akan
dibuat menjadi lebih sesuai dengan kondisi sedang yang berjalan
(realistis).
Proses yang dilakukan adalah dengan membuat suatu model
yang menyerupai proses yang berjalan di dalam perusahaan, adapun
proses yang dimodelkan adalah proses transaksi persediaan barang
untuk satu tahun ke depan (operational sales plan 2009).
Sebelum mengarah pada pembuatan model dan proses
simulasi, terlebih dahulu dibentuk sebuah konsep pemikiran utama
dari sistem yang akan dimodelkan, hal ini dapat dituangkan ke dalam
Causal Loop Diagram, dan berikut adalah Causal Loop Diagram dari
sistem yang secara umum berjalan di dalam perusahaan:

85

Gambar 4.3 Causal Loop Diagram

Dari Causal Loop Diagram, menjelaskan bahwa pola atau
transaksi yang berjalan berdasarkan data penjualan tahun sebelumnya
(actual sales), data tersebut dipergunakan perusahaan sebagai data
yang dihitung kembali untuk mendapatkan gambaran mengenai
permintaan yang akan terjadi di periode yang akan datang (sales plan).
Setelah melakukan peramalan, maka proses pemesanan (ordering)
akan dilakukan, proses pemesanan dilakukan untuk memenuhi
permintaan 3 bulan yang akan datang, karena dalam hal ini part UTP2057019570/TOOTH mempunyai waktu tenggat selama 3 bulan.
Berikut ini adalah gambaran diagram aliran (flow diagram)
yang dapat dihubungkan dengan causal loop diagram diatas :

86

Gambar 4.4 Flow Diagram

Dari gambar diatas dapat terlihat bahwa naik turunnya level
(stock)

dipengaruhi

(order_received)
(operational_plan),

karena

dan

adanya

permintaan

pesanan
yang

yang
akan

datang
datang

model ini akan menggambarkan berapa nilai

stock end year di tahun 2009 dan berapa tingkat Days of Inventory
(DOI) yang akan dicapai. Sedangkan

variabel auxiliary (jan, feb,

mar,,des) adalah jumlah pesanan yang rencananya akan diterima

pada tahun 2009 yang ditentukan dengan metode perhitungan yang
dilakukan perusahaan yaitu metode ABC.

87

Berikut adalah persamaan atau fungsi perhitungan yang

digunakan pada diagram alir di atas :
init stock = stock_end_year
flow stock = -dt*operational_plan
+dt*order_received
aux order_received = summ
aux DOI_plan = stock/(operational_plan/12)
aux summ
Apr+Aug+Dec+Feb+Jan+Jul+Jun+Mar+May+Nov+Oct+Sept

const operational_plan = 47770

Sedangkan untuk menghitung jumlah pesanan yang akan

dilakukan di tahun 2009 menggunakan rumus ABC perusahaan yang
diterjemahkan pada MS Excel, adapun rumusnya sebagai berikut :
=IF(AND(A>=B,B>C,C>0),A/4,IF(AND(C>=B,B>A,A>0),(A+B)/8,
(A+B+C)/12))

88

Dan Berikut adalah hasil perhitungan rencana jumlah pesanan

yang akan datang di tahun 2009 :
Tabel 4.4 Plan Order Received tahun 2009 (kuantitas dalam pcs)

Setelah menghitung jumlah pesanan yang akan datang,

hasilnya dimasukan ke dalam model yang sudah dibuat sebelumnya,
dan berikut adalah hasil simulasi dari model di atas :

89

Gambar 4.5 Hasil Simulasi Tahun 2009

Dari hasil simulasi di atas, (periode awal = 0 dan periode kedua
=1), bila nilai dari pesanan yang akan datang per bulannnya
dimasukkan ke dalam tabel operational plan hasilnya akan terlihat
seperti berikut:

90

Tabel 4.5 Operational Plan Versi Simulasi

Hasil simulasi menggambarkan bahwa dengan rencana pesanan

yang akan datang sebesar 45.864 pcs dan stock awal di tahun 2008
sebesar 6.913 pcs (include SS) akan menutupi kebutuhan operational
plan sebanyak 47.770 pcs di tahun 2009, dan diperkirakan akan
menimbulkan stock akhir sebesar 5.007 pcs. Bila stock akhir tersebut
dikonversikan menjadi nilai DOI, maka nilai DOI adalah sebesar 1,26
bulan (+ 38 hari). Jika dihitung nilai TIC yang diperkirakan timbul di
tahun 2009 adalah sebagai berikut :
TIC

= (800.000 x 1) + (7000 x 6.325)

TIC

= Rp 45.075.000,-

91

4.2.3 Validasi Model

Proses validasi yang dilakukan adalah mengukur deviasi yang
terjadi pada tahun 2008 dengan cara membandingkan data aktual 2008
dengan hasil simulasi tahun 2008 (berdasarkan data tahun 2007).
Pengukuran deviasi error dilakukan dengan menggunakan metode
pengukuran Absolute Mean Error (AME) sebagai berikut :
AME = (Si Ai) / N , dimana :
Si

Simulasi period ke-i

Ai

Nilai actual period ke-i

Interval waktu pengamatan

Dan berikut gambaran yang terjadi di tahun 2008 bila

menggunakan metode simulasi dibandingkan dengan data aktual tahun
2008

92

Tabel 4.6 Perhitungan Absolute Mean Error (AME)

Dengan melihat tabel perhtungan di atas, batas penyimpangan

antara simulasi dengan kenyataan yang dapat diterima secara statistic
adalah 5 10 %, dengan melihat rata-rata (Jan08-Dec08) dari error
yang terhitung adalah sebesar 9,4%, artinya error yang terjadi pada
simulasi

yang

penyimpangannya.

dilakukan

masih

dapat

diterima

batas

93

4.3

Analisis Hasil Perhitungan

Berdasarkan hasil perhitungan di atas, hasilnya dapat dianalisa sebagai
berikut :
4.3.1 Hasil Perhitungan Perusahaan
Pada saat menggunakan perhitungan perusahaan, nilai TIC
menjadi lebih besar dari tahun sebelumnya (2008), hal ini dianggap
wajar, karena adanya peningkatan rencana penjualan dan jumlah safety
stock periode tahun 2009. Hal ini dapat timbul khususnya pada tingkat
persediaan pada saat perusahaan menentukan nilai DOI yang ingin
dicapai

terlebih

dahulu,

baru

dilakukan

perhitungan

dalam

menentukan jumlah stock end year yang diharapkan untuk mencapai

target DOI yang telah ditetapkan (45 hari). Untuk itu perlu adanya
suatu proses yang dapat menggambarkan tingkat persediaan di tahun
2009 untuk mengevaluasi kebijakan perhitungan perusahaan, dan salah
satunya adalah metode simulasi.

94

4.3.2 Hasil Perhitungan Simulasi

Pada saat menggunakan metode simulasi, hasil simulasi
diharapkan dapat menggambarkan kondisi tingkat persediaan yang
akan datang sesuai dengan metode perhitungan operasional di
perusahaan.
Dari hasil simulasi tersebut, dapat terlihat dari segi incoming
parts tidak jauh berbeda hasilnya dengan perhitungan perusahaan,
namun bila dilihat dari segi DOI (1,26 bulan), perusahan seharusnya
dapat lebih menekan target DOI yang diharapkan. Bila dilihat dari segi
stock end year, hasil simulasi menggambarkan bahwa stock yang
dihasilkan di, akhir tahun depan adalah sebesar 5.007 pcs, dimana
hasilnya lebih rendah daripada perhitungan perusahaan (6.315 pcs),
dengan lebih rendahnya nilai stock end year, maka nilai TIC juga
otomatis menjadi lebih rendah daripada hasil perhitungan perusahaan.
Dalam jumlah pemesanan, perusahaan juga tidak perlu memesan
sebanyak 47.172 pcs karena dengan pesanan sebanyak 45.864 pcs
perusahaan sudah dapat memenuhi target operational plan sebanyak
47.770 pcs di tahun 2009.

95

Berikut

adalah

tabel

perbandingan

antara

perhitungan

perusahaan dengan hasil simulasi yang sudah dilakukan :

Tabel 4.7 Perbandingan Hasil Perhitungan dan Simulasi
No Faktor Perbandingan

Perhitungan

Hasil Simulasi

Perusahaan
1

Total Incoming Parts

47.172 pcs

45.864 pcs

Stock End Year

6.315 pcs

5.007 pcs

Total Inventory Cost

Rp 47.609.000

Rp. 45.075.000

Days Of Inventory

45 days

38 days

96

4.4

Usulan perhitungan Safety Stock dengan Metode MAD

Metode ini merupakan metode yang lebih sederhana dalam proses
perhitungannya dibandingkan metode yang umum digunakan. Dengan data
plan sales di tahun 2009 maka bisa didapatkan nilai MAD (Mean Absolute
Deviation) sebagai berikut :
4.4.1 Menghitung Demand Plan Rata-Rata (Xbar) tahun 2009
Xbar = (4.187 + 3.408 ++ 4.397 + 4.024)/ 12
= 3.980,83 pcs /month
4.4.2 Menghitung nilai MAD

MAD = |(4.187 3.980)+(3.408 3.980)+ .+(4.024 3.980)| /12

= 257,78 pcs/month
4.4.3 Menghitung Safety Stock

Tingkat pelayanan ditentukan sebesar 99,9 %, sehingga nilai

dari faktor pengaman adalah sebesar 5 (Tabel 2.3 B ab 2).

97

SS

257,78 x 5

= 1288,9 = 1289 pcs

Berikut adalah hasil operational plan bila menggunakan

tingkat SS sebesar 1289 pcs
Tabel 4.8 Operational Sales Plan 2009 dengan SS metode MAD

Berdasarkan hasil perhitungan pada tabel, terlihat bahwa

dengan perhitungan SS metode MAD, jumlah SS yang harus
disediakan adalah sebesar 1289 pcs untuk tahun 2009 dengan asumsi
harapannya tidak terjadi overstock sebanyak 2.899 pcs (5.007 2.108
= 2.899 pcs) yang disebabkan oleh nilai opening stock di tahun 2009.
Hal ini dapat secara langsung menekan biaya TIC dari segi biaya
penyimpanan barang dan juga dapat menurunkan tingkat DOI hingga
menjadi + 16 hari (0,53 bulan)