PEDOMAN

BIDANG LOGISTIK
KOPERASI MAHASISWA UNIVERSITAS UDAYANA

A. Inventarisasi
Inventarisasi organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik
organisasi berupa kekayaan organisasi. Adapun tujuan dibuat daftar
inventaris organisasi adalah:

Menunjukan kekayaan organisasi

Untuk menghindari adanya pemborosan

Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan

perubahan, penggantian serta untuk menambah bila terjadi
kekurangan)

Inventarisasi dapat di bagi menjadi dua:

1) Inventarisasi yang permanen
Yang

digolongkan

inventarisasi

permanent

adalah

milik

organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami

perubahan, misalnya:

gedung sekretariat / kantor

peralatan kantor (computer, meja, kursi, lemari, dll)

2) Inventaris yang tidak permanen (habis terpakai), misalnya:

alat tulis kantor (spidol whiteboard, kertas print, dll)
Untuk

mengontrol

inventaris

organisasi

ini

perlu

dibuat

daftar

inventarisasi sesuai dengan Penggolongan di atas, maka kita dapat

membuat daftar inventaris menjadi 2 macam:
1. Daftar inventaris organisasi barang yang permanen
Daftar ini dilampirkan saat LPJ atau laporan bulanan. Adapun pointpoint yang dituliskan adalah sebagai berikut:
No.Inventaris
001/KOPMA-

Nama

Jumla

Tempat

Kondisi

Meja

h
1

Penyimpanan
RSG

Baik

Sidang

BS/2011
2.

Daftar

inventaris

organisasi

yang

tidak

permanent

(habis

terpakai) dalam waktu relative pendek.

Daftar ini tidak dilampirkan dalam LPJ, hanya disimpan di arsip
sekum/ditempel di papan sekum. Penggunaannya hanya sebatas
kontroling pada perlengkapan yang sudah habis untuk dapat
diperbaharui kembali. Adapun point-point yang dituliskan, sama
seperti daftar inventaris barang permanen.
Penyimpanan inventaris organisasi harus dilakukan dengan baik oleh
orang-orang yang bertanggung jawab sesuai dengan job description
kesekretariatan. Penyimpanan harus dilaksanakan serta ditempatkan
di secretariat dan tidak di

perkenankan di simpan di rumah

fungsionaris.
B. Dokumen organisasi
Dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut
kegiatan pencarian, pengumpulan, penyimpanan serta pengawetan
dokumen- dokumen organisasi . Dokumen adalah suatu tanda bukti
yang sah menurut hukum dari peristiwa- peristiwa atau suatu kejadian
dan kemudian disimpan. Pada hakikatnya semua arsip organisasi
adalah dokumen.
Bentuk- bentuk dokumen:
1.

Gambar- gambar dan foto- foto

2.

Tulisan- tulisan dan surat- surat penting

3.

Benda- benda berharga dan bernilai

4.

Fotokopi dan salinan surat

5.

Surat kabar, majalah

6.

SOP (Standard Operational Procedure)*

Dokumen berupa foto atau video, harus diarsipkan oleh sekum dalam
bentuk CD dan dilampirkan dalam LPJ asli Koperasi Mahasiswa
Universitas Udayana.
* SOP diberi nomor seperti penomoran surat, namun jenisnya ditulis
SOP, dan penomorannya mandiri (tidak berkaitan dengan penomoran
surat).
Contoh: (No. 01/B/SOP/KOPMA-BS/III/2011)
Setiap bidang berhak mengeluarkan SOP

IX. PENUTUP
Demikianlah pedoman ini kami susun. Kami menyadari bahwa
masih terdapat kekurangan, baik secara struktur maupun konten
dalam pedoman ini. Oleh karena itu, kami membuka kritik serta saran
untuk perbaikan pedoman ini, mengingat kontinuitas penggunaannya
dalam melaksanakan tata administrasi organisasi
Denpasar, April 2015
KABID LOGISTIK
KOPERASI MAHASISWA
UNIVERSITAS UDAYANA

ATIK DWI LARASATI

NTA. 2580