Internal Aspects
Strength :
Produk yang unik dengan kemasan lebih menarik, lebih banyak pilihan
produk asap cair dibanding produk kompetitor, serta merupakan merek pertama
yang memproduksi asap cair.
Weakness :
Harga jual lebih mahal dibanding kompetitor.
Competencies :
Alat produksi asap cair sudah banyak di jual dengan ukuran kecil dan
murah.
Constraints :
External Aspects
Competition :
Produk kompetitor lebih murah harga jualnya.
Environmental Impact :
Dengan kondisi seperti ini masyarakat tidak tahu tentang apa saja merekmerek yang memroduksi asap cair, maka merek pertama yang didengar
masyarakat adalah sebuah keuntungan perusahaan pemegang merek tersebut.
Berikut ini merupakan gambaran mengenai bagaimana tingkat persaingan
di industri asap cair, baik itu dari sisi supply chain (supplier dan pelanggan) serta
pasar (pemain baru dan substitusi) yang digambarkan dengan konsep Porter Five
Force Analysis.
Porter Five Forces Analysis
Strategic Objectives
Visi
CV. Riko Jaya menjadi perusahaan berkembang dengan menciptakan
produk-produk berkualitas tinggi dan ramah lingkungan.
Misi
-
Berkontribusidalampengembanganproduk
Objectives
Mengganti penggunaan formalin dengan asap cair sebagai pengawet
makanan untuk semua jenis industri makanan yang masih menggunakan
formalin.
Stratigec Intent
Meningkatkan total penjualan.
Implementation Strategic
-
Memperluas pasar
Meningkatkan promosi
Menghadiri seminar-seminar
Impacts on Processes
CV. Riko Jaya lebih mengutamakan pada customer intimacy, dengan
hubungan dengan customer yang terjalin dengan baik maka akan lebih mudah
untuk meningkatkan volume penjualan.
Customer Intimacy
Key Processes
Organization and
Skills
Strategic Measurements
Kami melakukan pengukran strategis dengan menggunakan Balanced
Score Card (BSC), BSC dapat membantu memberikan pandangan yang lebih
menyeluruh pada perusahaan yang pada gilirannya akan membantu organisasi
untuk bertindak sesuai tujuan jangka panjangnya. Sistem manajemen
strategis membantu manajer untuk berfokus pada ukuran kinerja sambil
menyeimbangkan sasaran finansial dengan perspektif pelanggan, proses,
dan karyawan.
Berikut hasil analisis kami menggunakan metode BSC
Balanced Score Card
Balance Score Card
Object
Financial
Customer
Meningkatk
an
Pendapatan
Pelanggan
Measurement
Laba meningkat
(RincianTerlampir)
Menambah
pelanggan tetap
(Rincian Terlampir)
Target
10%
Dari
pendapa
tan lama
sebesar
33,95
juta/bln
5 sampai
20
Pelangga
n tetap
yg baru
tiap
bulan
Inisiatif
Meningkatka
n Promosi
Menambah
anggaran
untuk
marketing
Diskon pada
order
ke3/10%.
Seminar,
Membuka
agen di tiap
daerah
IBP
Learning
and
Growth
Produk
berkualitas
Meningkatk
an keahlian
Aroma X/gr, di
campur dengan
Aroma Z/gr, dan bila
aromanya sedap,
akan di campur
dengan ASAP CAIR
Aroma
yang
beragam
Memperbany
ak referensi
mengenai
aroma
makanan
Rata-rata transaksi
permenit x jumlah
maksimal Transaksi
per hari
Menaikk
an
Jumlah
Penjaual
an pada
Perusah
aan
Menjual atau
menawarkan
produk di
luaran,
seperti
melalui
brosur dll
Relevan business
- product and service :
Asap cair.
- Customer :
Pengusaha makanan berupa pabrik tahu, tempe, ikan asin, dll. Yang
tersebar di seluruh indonesia.
- Price :
Discount 10 % pada pesanan ke tiga setelah pesanan pertama.
- Partner and distribusi :
Jasa kurir seperti Pahala Kencana Express, ESL Express.
Product
Perisa Asap Grade 1(Tawar)
Perisa Asap Aromatic(Bakso)
Price
Rp.
20.000,-/Liter
Rp.
30.000,-/Liter
Partner
Pahala
Express
ESL Express
7
Rp.35.000,-/Liter
Rp.
35.000,-/Liter
Rp.
30.000,-/Liter
Business Strategy
1. Mengenalkan produk dan merek dagang Deogreen kepada masyarakat
2. Memelihara hubungan baik dengan pelanggan
3. Menjaga dan meningkatkan mutu produk
Marketing Strategy
1. Mengadakan pameran di mall-mall besar untuk mengenalkan produk
sekaligus menarik minat dan perhatian masyarakat
2. Turut berpartisipasi dalam pameran-pameran yang berhubungan dengan
industri makanan
3. Memberikan potongan harga (diskon) sebesar 10% pada pembelian ke tiga
dan seterusnya
4. Menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan kepada pelanggan
5. Beriklan di media massa
8
Product Development
CV. Riko Jaya memiliki tim riset khusus yang dibentuk untuk menciptakan
produk asap cair pengawet makanan ini dengan aroma yang beragam dan
diseesuaikan dengan tren dan selera pasar.
Strategy Relationship
Dengan mendata para pelanggan tetap dan memberikan diskon pada
pembelian yang ke tiga diharapkan dapat menciptakan hubungan baik dengan
pelanggan.
Sales
LAN Type StarBus, Yang terkoneksi pada 7PC yang saling terhubung
dengan rincian 4 PC untuk bagian penjualan, 1 PC untuk bagian Gudang, 1 PC
untuk Bagian IT, dan 1 PC untuk Bagian Keuangan. Semua PC dapat bertindak
sebagai server, sehingga LAN hanya berfungsi sebagai sarana tukar data.
Improve it
Area atau proses yang akan di improve adalah pada sektor Penjualan dan
Pengiriman
10
Business Functionality
11
12
Public sector
Stakeholders
Perusahaan
Pemodal
Pimpinan
Perusahaan
Karyawan
Civil sosiety
stakeholders
Media Massa
Scope
Area yang akan kami lakukan BPR dapat dikatakan sebagai Small
Improvement pada sistem penjualan dan pengiriman.
Menjalin kerja sama dengan perusahaan jasa kurir seperti PT. ESL Express
dan PT. Pahala Espress guna mempersingkat proses pengiriman barang dan
menjadikan proses bisnis pada sektor ini menjadi lebih efisien.
Menambahkan fitur pada website penjualan yang dapat men-simulasi
pemesanan sekaligus berisikan tabel informasi ongkos kirim yang dapat
langsung diakses pelangan guna meminimalisir kerugian yang ditanggung akibat
kesalahan dalam memberikan informasi ongkos pengiriman.
Process Selection Matrix (PSM)
Scenarios
Sales
Main Process
Bag.
Pengirima
n
Pembelian
Penjualan
Bag. Gudang
Bag.
Keuangan
Memesan
melalui
telepon
Membuat
Laporan
Pembelian
Membuat
Nota
Penjualan
Membuat
Surat Jalan
Mengirim
Barang
Membuat
Laporan
penjualan
Business Case
13
Project Team
Elaboration Phase
Pada tahap ini dapat dilihat hasil analisis kami dengan menggunakan ABC
metric dan PCM yang akan membantu memahami bagaimana tingkat efisiensi
pada proses bisnis yang ada sekarang.
Metric Analysis
Knowledge
Capabilities
/ Skills
Required
Ability to
sell to
customer
s
Communicatio
n Skill
Data
entry
skill
Dealing
with
difficult
customer
s
Penjualan
Pengiriman
Key
Processes
Available Information
Berikut adalah informasi yang dibutuhkan untuk proses BPR agar dapat berjalan
dengan baik :
-
Data Penjualan
Data Barang
Data Pelanggan
Tabel Harga Pengiriman
Improvement Priorities
Redesigning
Kami akan melakukan penambahan halaman pada website perusahaan
yang di dalam nya terdapat fungsi untuk melakukan pengecekan tarif ongkos
kirim yang up to date sesuai dengan berat barang dan kota tujuan ke seluruh
wilayah di Indonesia, yang sebelumnya belum ada. Ini berguna untuk
meminimalisir kemungkinan kesalahan informasi ongkos kirim yang sebelumnya
sering terjadi.
15
Kami mengusulkan agar CV. Riko Jaya supaya melakukan promosi dengan
beberapa cara, seperti mengadakan pameran di mall-mall besar untuk
mengenalkan produk sekaligus menarik minat dan perhatian masyarakat, turut
berpartisipasi dalam pameran-pameran yang berhubungan dengan industri
makanan, beriklan di media massa, serta mengatur jadwal untuk melakukan
kegiatan-kegiatan tersebut diatas.
Improving
Kami berupaya melakukan improving pada sektor pengiriman barang
untuk melakukan pengiriman kepada customer, kami mencoba menjalin
kerjasama dengan PT. ESL Express dan Pahala Kencana Express sehingga pihak
yang bekerjasama dengan kami yaitu (PT.ESL Express dan Pahala Kencana
Express) yang setiap kalinya akan datang ke perusahaan dan mengambil barang
yang akan di kirim ke customer. Hal ini dapat menghemat biaya pengiriman dari
yang sebelumnya kurir dari internal perusahaan yang mengantar barang ke agen
ESL atau Pahala Express.
Improvement Phase
Ditahap ini sudah bisa dilihat bagaimana perbedaan proses bisnis yang
lama dengan proses bisnis yang baru dengan menggunakan metode ABC metric
dan perbandingan langsung yang bisa dilihat analisisnya di tahap Feasibility
Validation and Gap Analysis dibawah.
Future metric Projection
ABC metric lama
16
Simulation
ABC metric baru
Harus ada kerjasama dengan pihak jasa pengiriman barang (ESL Express
dan Pahala Kencana Express) untuk proses pengiriman
Karyawan harus mau mendukung proses bisnis yang baru
Karyawan harus jujur dan bertanggung jawab
17
18
Ability to
sell to
custome
rs
Communicati
on Skill
Data
entry
skill
Dealing
with
difficult
custome
rs
Penjualan
Pengiriman
Key
Processes
Dari tebel PCM diatas diperlukan peningkatan skill komunikasi pada bagian
penjualan untuk lebih bisa melayani pelanggan dengan lebih baik lagi dan
berorientasi pada kepuasan pelanggan.
RASCI model
Diagram ini menjelaskan apa dan siapa siapa yang bertanggung jawap terhadap
proses bisnis terkait
Process
Activity
Bag.
Gudang
Sales
Penjualan
Mencatat
Transaksi
Penjualan
Laporan
Penjualan
Pengiriman
Mencatat
Transaksi
Pengiriman
Bag.
Keuang
an
Manag
er
RA
19
Develop Training
Guna memenuhi kebutuhan skill yang telah dijabarkan melalui tabel diatas
maka diperlukan training sebagai berikut
Perancangan Training
1
Communicating Training 2x seminggu @ 2 jam selama 2 minggu berturutturut, dilakukan secara inhouse training dengan peserta sebanyak 8 orang
dengan rincian 5 orang bagian penjualan, 3 orang bagian pengiriman
Kebutuhan Training
1
2
3
Deployment Phase
Communicating
Untuk memastikan proyek kami dapat berjalan di perusahaan maka
diperlukan sebuah seminar yang akan mempresentasikan BPR yang akan kami
lakukan dengan dihadiri oleh seluruh karyawan CV. Riko Jaya khususnya Bagian
Penjualan, Bagian Pengiriman dan Bagian IT. Dan juga akan dilakukan simulasi
proses bisnis yang baru dengan karyawan terkait.
Deployment Strategy
Dengan rencana diatas yang telah kita analisis dan akan terapkan, maka
strategi yang akan perusahaan pakai sebagai berikut:
Strategi deployment yang kita pilih ialah big bang, dimana seluruh sistem
akan diganti seluruhnya secara serentak. Dikarenakan perusahaan hanya
mempunyai beberapa karyawan, sehingga strategi big bang lah yang cocok
diterapkan. Sedangkan apabila Strategi ini gagal di terapkan, Strategi alternatif
yang akan di terapkan apabila strategi baru tidak terlaksana adalah roll out yang
dimana sistem akan di kembalikan ke sistem lama, yang telah berjalan
sebelumnya.
Monitor Continuous Improvement
Kami akan melakukan survey kepada pelanggan dan karyawan terhadap
apa yang terjadi terhadap proses bisnis baru yang sudah dijalankan apakah
20
Continous Improvement
Setelah BPR yang kami usulkan berhasil dijalankan dengan baik untuk
selanjutnya yang harus perusahaan lakukan adalah melakukan Next
improvement, yang kami sarankan adalah pada bagian penjualan di berlakukan
sistem Reward, dimana jika karyawan melakukan transaksi perhari lebih banyak
dari yang di targetkan, akan di beri upah tambahan, ini di harapkan bisa memicu
semangat karyawan yang akan membantu perusahaan dalam miningkatkan
kepuasan pelanggan dan meningkatkan penjualan.
21