Tugas Personal ke-2

Minggu 4

Setelah mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh PT. Menggelegar Badai, serangkaian
solusi pun dibuat oleh pihak eksternal IT Consultant. Beberapa solusi yang dikemukakan
berdampak pada perlu dilakukannya business process reengineering (BPR), yang berarti adanya
perubahan terhadap beberapa proses bisnis perusahaan. Salah satu proses bisnis yang berubah
adalah proses bisnis terkait dengan procurement.
Berikut adalah proses bisnis procurement yang diusulkan:
1. Pengadaan Bahan Baku
a. Sistem informasi yang dikembangkan akan memberi notification apabila stok

bahan baku sudah mencapai re-order point. Berdasarkan kondisi ini, staf bagian
gudang akan membuat Form Permintaan Pengadaan Bahan Baku. Setelah
disetujui oleh manajer bagian gudang. Maka form tersebut akan diteruskan ke
bagian procurement.
b. Setelah staf bagian procurement menerima Form Permintaan Pengadaan Bahan

Baku, staf akan mengecek terlebih dahulu perihal supplier yang dapat
menyediakan bahan baku yang diminta. Staf bagian procurement akan mengecek
hal tersebut dari kontrak supplier. Setelah menemukan supplier yang tepat, maka
staf bagian procurement akan membuat Purchase Order (PO) berdasarkan
permintaan tersebut. Setelah disetujui oleh manajer bagian procurement, PO
tersebut akan dikirimkan ke supplier dan ditembuskan ke bagian gudang dan
accounting & finance.
c. Supplier akan mengirimkan bahan baku tersebut ke bagian gudang dengan disertai

surat jalan. Setelah mengecek kesesuaian bahan baku dengan PO, staf bagian
gudang akan membuat Goods Receipt (GR) atas penerimaan tersebut. Pada saat

GR dibuat dan telah disetujui oleh manajer bagian gudang, status PO akan
berubah dari waiting menjadi delivered.
d. Selang 1 bulan, supplier akan mengirimkan Invoice kepada bagian accounting &

finance. Untuk melakukan pembayaran ke supplier, staf accounting & finance

akan membuat Outgoing Payment berdasarkan PO yang telah delivered tersebut
dan harus disetujui oleh manajer accounting & finance untuk dibayarkan di akhir
bulan yang berjalan. Setelah pembayaran selesai dilakukan, status PO pun akan
berubah menjadi paid.
2. Pengadaan Utilities
a. Selain bahan baku, bagian lain juga dapat meminta pengadaan utilities seperti

barang keperluan promosi, peralatan kantor dan lainnnya. Staf bagian terkait
harus membuat Form Pengadaan Utilities dan disetujui terlebih dahulu oleh
manajer bagiannya masing-masing. Setelah disetujui, form tersebut akan
dikirimkan kepada bagian procurement.
b. Setelah menerima Form Pengadaan Utilities, staf bagian procurement akan

membuat Surat Permintaan Penawaran Harga kepada para supplier. Setelah para
supplier mengirimkan Surat Penawaran Harga , staf bagian procurement akan
memilih supplier dengan harga yang paling kompetitif untuk dibuatkan Purchase
Order (PO). PO yang telah dibuat harus disetujui terlebih dahulu oleh manajer
bagian procurement untuk kemudian dikirimkan kepada supplier dan ditembuskan
kepada bagian gudang dan accounting & finance.
c. Supplier akan mengirimkan barang ke bagian gudang dengan disertai surat jalan.

Setelah mengecek kesesuaian barang dengan PO, staf bagian gudang akan
membuat Goods Receipt (GR) atas penerimaan tersebut. Pada saat GR dibuat dan
telah disetujui oleh manajer bagian gudang, status PO akan berubah dari
waiting menjadi delivered.
d. Selang 1 bulan, supplier akan mengirimkan Invoice kepada bagian accounting &
finance. Untuk melakukan pembayaran ke supplier, staf accounting & finance

akan membuat Outgoing Payment berdasarkan PO yang telah delivered tersebut

dan harus disetujui oleh manajer accounting & finance untuk dibayarkan di akhir
bulan yang berjalan. Setelah pembayaran selesai dilakukan, status PO pun akan
berubah menjadi paid.

Tugas Anda:
Sebagai seorang system analyst, Anda diminta untuk membuat Use Case Diagram dari narasi
proses bisnis di atas untuk kemudian dilampirkan pada saat Anda memberikan rekomendasi
solusi!

Catatan:
1. File jawaban dibuat dan dikumpulkan dalam satu (1) word document file.
2. Apabila ada diagram yang dibuat di software lain, mohon untuk dipindahkan ke word
terlebih dahulu (sama halnya dengan gambar).
3. Silahkan mencantumkan diagram, gambar, tabel dan sebagainya apabila diperlukan.
4. Apabila mengambil dari buku atau artikel, mohon untuk cantumkan sumbernya.

***