| PT. ARPENI PRATAMA, OCEAN LINE Tbk. | PROSEDUR: No. Dok. : APOL/SOP/HR/19 PERMINTAAN DAN PEMENUHAN Rev 200 TENAGA KERJA TERENCANA. Tl BIT. 01/07/2014 [Hal st dari 14 DISTRIBUSI: 0 alsop All Dept C1 Management Representative Pen || (alesérder Herrvanto iu WNP. sie ismayani || © Manager HR CWP HR&GA Management President Director General Manager Representative Hak Cipta Dokumen ini milik PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE, Tbk (APOL) dan dilarang, diperbanyak atau dilampirkan dalam bentuk apapun, seluruh atau sebagian, untuk kepentingan diluar APOL tanpa izin tertulis dari APOL. Setiap perubahan (revisi) terhadap dokumen ini harus melalui koordinasi Document Controller dan persetujuan Management PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE, Tbk (APOL)PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. PROSEDUR No, Dok. : APOL/SOPAR/19 Tw PERMINTAAN DAN PEMENUHAN ——[ Rev_=00 ‘TENAGA KERJA TERENCANA Tel EM 2 0107/2014 Hal :2 dari 14 2 Tujuan Standard Operation Procedure (SOP) ini bertujuan untuk memberikan pedoman dalam proses Perencanaan Kebutuhan tenaga kerja, pencarian dan mendapatkan calon karyawan yang memenubi standar kompetensi suatu jabatan untuk mengisi posisi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam perencanaan sumber daya manusia yang telah disetuju. Ruang Lingkup SOP ini digunakan di Head Office dan seluruh s Tbk. untuk melaksanakan proses perencanaan dan pemenuhan tenaga kerja, dimulai dari adanya ite/Cabang PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE, Pengajuan pemenuhan tenaga kerja sampai dengan mendokumentasikan proses rekrutmen dan penempatan karyawan. Referensi/Rujukan 3.1 Klausul 6.1 180 9001:2008 3.2 Pedoman Mutu PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE, Tbk. tem Manajemen Mutu. Istilah/Defini 4.1 Perencanaan Sumber Daya Manusia (Man Power Planning/MPP) ‘Adalah suatu proses perencanaan jumlah dan target pemenuhan Sumber Daya Manusia termasuk rencana pemenuhannya yang bertujuan untuk mendapatkan dan mempertahankan Jjumiah yang dibutuhkan dan dapat dipergunakan secara optimal untuk mengantisipasi akibat dari kekurangan dan kelebihan SDM. 4.2. Rekrutmen Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mencari calon-calon karyawan yang. memenuhi standar kompetensi yang dipersyaratkan untuk suatu jabatan atau posisi yang akan diisi. 4.3 Penyaringan (Screening) Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memilih dokumen calon karyawan (pelamar) yang, sesuai dengan persyaratan jabatan yang dibutuhkan, 44. Seleksi (Selection) Merupakan kegiatan yang diakukan untuk memilih calon-calon karyawan sesuai prosedur seleksi dan tes calon karyawan,| PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. PROSEDUR : No. Dok. APOLISOPIRUI9 wT PERMINTAAN DAN PEMENUHAN Rey 700 TENAGA KERJA TERENCANA [Tien ovorama | Hal! 3-dari 4 4s 46 aq 48 49 410 all 412 Internal Recruitment Adalah kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuban karyawan dengan melakukan proses rekrutmen didalam fingkup intemal perusahaan dengan tetap memperhatikan persyaratan Kebutuhan karyawan sesuai dengan standar kualifikasi yang ditetapkan, External Recruitment ‘Adalah kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan karyawan dengan metakukan proses rekrutmen di luar Hingkup perusahaan dengan menggunakan database pelamar yang ada dan atau melalui media informasi (lektronik, cetak, bekerjasama dengan lembaga pendidikan, atau lembaga pemenuhan tenaga kerja lainnya) dan referensi dari karyawan sesuai dengan standar kualifikasi yang ditetapkan, Wawancara (Interview) Adalah bagian dari proses seleksi yang dilakukan melalui Komunikasi lisan yang bertujuan luntuk memperoleh dan memberikan informasi dari dan kepada pelamar sebagai acuan untuk kesesuaian persyaratan yang telah ditentukan, Kandidat (Candidate) Adalah calon tenaga kerja yang akan diterima/ditempatkan pada posisifjabatan yang diperlukan dengan mengikuti prosedur yang berlaku di perusahaan, Pelamar dapat berasal dari dalam Tingkungan perusahaan (internal) maupun dari luar Tingkungan perusahaan, Pemohon (User) ‘Adalah karyawan yang mempunyai wewenang untuk mengajukan permintaan tenaga kerja di ‘mana karyawan yang bersangkutan adalah atasan langsung dari posisi tersebut. Surat Lamaran ‘Adalah surat yang diterima dari Pelamar sebagai pengajuan permohonan menjadi karyawan, Surat Penawaran (Offering Letter) ‘Adalah surat dari perusahaan kepada pelamar yang berisi tentang penawaran gaji, tunjangan, ddan fasilitas lainnya pada jabatan tersebut setelah Pelamar mengik Background Check ‘Adalah proses pencarian informasi berkaitan dengan background atau latar belakang, kandidat lan lolos proses seleksi. ditempat kerja sebelumnya.| PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. PROSEDUR : ‘No. Dok. : APOL/SOPAIRII9 wT PERMINTAAN DAN PEMENUHAN Rey 200 TENAGA KERIA TERENCANA | telem ovaraon | Hal: 4 dari 14 4.13 Surat Perjanjian Kerja/ Kontrak Kerja Adalah surat ikatan atau perjanjian kerja antara perusahaan dengan Karyawan sesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui bersama pada saat final Surat Penawaran Kerja dibahas. 4.14 Surat Penolakan, Adalah surat yang berisi penjetasan mengenai status calon karyawan yang belum memenuhi persyaratan jabatan yang dibutuhkan saat ini. 5. Prosedur 5.1 Pemenuhan Tenaga Kerja SLL Talent Acqui rekapitulasi draft MPP dari masing-masing Dept /Cabang. 5.1.2. TA & MPP Specialist/Supervisor/Assistant Manager melakukan analisa dan review tethadap MPP untuk diajukan kepada Direktur terkait, CWP Manager dan HR&GA General Manager. on (TA) & MPP SpecialistSupervisor/Assistan Manager melakukan 3.1.3 BOD dan CWP Manager mereview penyusunan MPP Terencana : 5.1.3.1. Jika Disetujui, maka proses berlanjut ketahap berikutnya, 5.1.3.2 Jika tidak disetujui, maka akan diakukan pembahasan ulang sesuai arahan | Direksi. 5.14 Apabila disetujui, Direktur Terkait, CWP Manager dan HR&GA General Manager ‘menandatangani MPP Terencana. 5.1.5 TA & MPP Specialist melakukan analisa dan rekrutmen berdasarkan data MPP yang ‘memungkinkan pemenuhan tenaga kerja yang berasal dari sumber internal 5.1.5.1 Jika ya dari sumber intemal , maka dilanjutkan ke SOP Perubahan Status Karyawan (Mutasi atau Promos). 2. Jika tidak dari sumber intemal, maka dilanjutkan ke proses External Recruitment. 5.16 Sebelum melakukan pengiklanan lowongan kerja, TA & MPP Staf mencari kandidat yangada didalam Bank Data Recruitment terlebih dahulu 5.1.6.1 Jika ada, maka dibuatkan List of Candidate 5.1.6.2 Jika tidak ada, maka dilakukan pengiklanan lowongan kerja melalui media yang dituju dan atau Targeted Selection Head Hunting,PT. ARPENI PRATAMA OCEAN, LINE Tbk. PROSEDUR : No. Dok. : APOL/SOPR/19 ww PERMINTAAN DAN PEMENUHAN [Rev 09 TENAGA KERJA TERENCANA freer ouienaors Hal: dari 14 5.1.7 TA & MPP Staf melakukan proses Screening dari lamaran yang diterima dengan melihat kesesuaian pelamar dengan persyaratan dari suatu jabatan dan kelengkapan data, maka kemudian akan muncul List of Candidate 5.1.8 TA & MPP Staf menyerahkan List of Candidate kepada user yang terkait. 5.1.9 User masing-masing Dept/Cabang menyetujui List of Candidate yang diberikan : 5.1.9.1 Jika setuju, maka List of Candidate tersebut akan diproses oleh TA & MPP Staf untuk dijadwatkan interview user dan meminta kandidat untuk ‘membawa kelangkapan dokumen administatif 5.1.9.2 Jika tidak disetujui, maka TA & MPP Staf akan memberikan List of Candidate yang baru, Proses Interview 5.2.1 User masing-masing Departemen/Cabang melakukan proses interview awal pada setiap kandidat dan akan mengisi formuli interview. 5.2.1.1 Jika lolos, maka proses akan berlanjut ke tahap berikutnya. 5.2.12 Jika tidak lolos, maka user akan menginformasikan kepada TA & MPP Staf ‘untuk diberikan Surat Penolakan, 5.2.2 Manager Once remove (MOR) yang terkait akan melakukan proses interview pada setiap kandidat dan akan mengisi formulir interview. 5.23 Kandidat yang lulus interview oleh user adalah posi (bergantung pada standard per departemen/cabang). 5.2.3.1 Jika harus tes, maka akan berlanjut ke proses tes teori /psikotest dan atau tes praktek oleh user terkait, Dan jika tes tersebut lulus, maka akan berlanjut ke yang mengharuskan tes proses interview HR dengan menghasilkan dokumen hasil tes teori dan praktek. 5.2.32 Jka tidak harus tes, maka akan lanjut ke proses interview HR. 5.24 Interview HR berkaitan dengan informasi benefit yang dilakukan oleh 5.24.1 Untuk level Manager up, interview dilakukan oleh HR&GA General Manager 5.2.4.2 Untuk level Ass. Manager hingga staf, interview dilakukan oleh CWP Manager/TA & MPP SpecialisSupervisor/Asisstant Manager.| | PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. PROSEDUR : ‘No. Dok. : APOLISOPARVI9 wT PERMINTAAN DAN PEMENUHAN Rev 00 TENAG ERE} Tel EWE: OvO73014 TENAGA KERJA TERENCANA _ ba eae te ‘TA & MPP Specialist) Supervisor/Assistant Manager melakukan pengadministrasian tes psikologi (berdasarkan matriks) hingga membuat laporan profile kandidat. 5.2.5.1 _Jika direkomendasikan, maka proses berlanjut ke tahap backround check (jika diperlukan) 5.2.5.2 _Jika tidak direkomendasikan, maka proses selesai 5.3. Proses Closing Recruitment 53.1 TA & MPP divisi metakukan background check (jl diperlukan dan terjadi keraguan ‘tas data kandidat) ke perusahaan dimana kandidat bekerja sebelumnya dengan | kriteria sebagai berikut 53.1.1 Jika kandidat memiliki 3. atau lebih pengalaman kerja, maka dilakukan ‘background check ke 2 perusahaan sebelumnya, Jika kandidat memil check ke perusahaan dimana kandidat bekerja pertama kali. i 2 pengalaman kerja, maka dilakukan background 5.3.1.3 Jika kandidat memiliki 1 atau tidak sama sekali pengalaman kerja (fresh graduated), maka dilakukan background check ke lembaga pendidikan terakhir kandidat. 5.3.2 TA & MPP Staf mereview hasil background check, apakah kandidat memerlukan proses Medical Check Up (MCU) atau tidak. 5.3.2.1 Jika ya, maka kandidat dikirim untuk melakukan MCU | 5.3.2.2 Jikatidak, maka langsung ke proses selanjutnya, 533 TA & MPP Staf menerima hasil MCU 5.3.3.1 Jika hasilnya bagus, maka tahap berlanjut ke proses Offering Letter. 5.3.3.2 Jika hasilnya tidak bagus, maka TA & MPP akan menginformasikan ke user dan kandidatterkait dengan hasil MCU. 5.3.4 CWP Manager membuat Offering Letter dan melakukan negosiasi, ji diperlukan untuk kemudian dibuatkan kontrak kerja atau Surat Perjanjian Kerja (SPR). 53.5 TA & MPP Staf memberikan informasi kepada intemal perusahaan mengenai tanggal efektif bergabung karyawan baru. 53.6 TA & MPP Staf membust surat pemberitahuan penempatan karyawan ke departemen terkait, yaitu : 5.3.6.1 GA Dept, untuk mempersiapkan faslitas tempat kerja dan alat kerja| PT. ARPENI PRATAMA OCEAN, LINE Tbk. | PROSEDUR : wT PERMINTAAN DAN PEMENUHAN, TENAGA KERJA TERENCANA 53.6.2 IT Dept, untuk mempersiapkan fasilitas Komputer. 5.3.6.3 PIER Dept. untuk pendaftaran absesni dan akses masuk kantor. 5.3.6.4 User terkait, untuk informasi penempatan karyawan baru. 6. Dokumen Terkait 6.1 Surat Panggitan Seleksi (Ema) 6.2 Formulir Permintaan Tenaga Kerja 63 Formulir Man Power Planning. 64 — Formulir data Diri Pelamar. 6.5. Formulir Wawancara User 6.6 Surat Penolakan Seleksi (Email) 7. Lampiran 7.1 Lampiran 1 - Diagram Alur Pemenuhan Tenaga Kerja. 7.2 Lampiran 2 - Diagram Alur Proses Interview. 7.3. Lampiran 3 - Diagram Alur Proses Closing Recruitment. 7.4 Lampiran 4 - Pedoman Permintaan dan Pemenuhan Tenaga Kerja Terencana. 7.5 Lampiran 5 - Riwayat Revisi SOP.PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. ] PROSEDUR : No. Dok. : APOL/SOP/HR/19. wT PERMINTAAN DAN PEMENUHAN 00 ‘TENAGA KERJA TERENCANA Lampiran 1 - Diagram Alur Diagram Alur Pemenuhan Tenaga Kerja Roses CATATAN = San aa 7 or eet Targren,] | oe| PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. PROSEDUR : wT PERMINTAAN DAN PEMENUHAN TENAGA KERJA TERENCANA No. Dok. : APOL/SOP/HRI/19 wo o1o7i2014 £9 dari 14 Lampiran 2 - Diagram Alur Proses Interview PROSES CATATAN Lerma mata eran rag TARMPP peat| PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. PROSEDUR : ‘No. Dok. : APOL/SOP/HR/19 wT PERMINTAAN DAN PEMENUHAN TENAGA KERJA TERENCANA Lampiran 3 - Diagram Alur Proses Closing Recruitment PROSES CATATAN, TAS MPP spect ‘on Manager [on | TaaMe owt| PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. PROSEDUR. No. Dok. : APOL/SOP/HR/19. wT PERMINTAAN DAN PEMENUHAN Re 00S TENAGA KERJA TERENCANA [igre cout Lampiran 4 - Pedoman Permintaan dan Pemenuhan Tenaga Kerja Terencana PEDOMAN UNTUK PERMINTAAN DAN PEMENUHAN TENAGA KERJA TERENCANA PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. Pelaksanaan rekrutmen dan seleksi harus berdasarkan informasi yang tertera di formulir Perencanaan ‘Sumber Daya Manusia (MPP) Terencana dan Permintaan Tenaga Kerja (PTK) untuk Permintaan Tenaga Kerja Tidak Tereneana yang disiapkan oleh seluruh Dept Head/Manager dan sesuai dengan MPP. Penanggung jawab perencanaan tenaga kerja dan proses pemenuhan tenaga kerja kerja adalah Manager/Dept Head Terkait. “TA & MPP Staff meminta kandidat untuk melengkapi dokumen administratif sebagai berikut: 3.1 Formulir pelamar yang ditulis tangan/diketik dan ditandatangani oleh kandidat. 3.2. Daftar Riwayat Hidup (Curriculum Vitae. 3.3. Salinan KTP yang masih berlaku. 3.4 Salinan Kartu NPWP. 3.5 Foto berwama (3x4) sebanyak 2 lembar. 3.6 Salinan fjazah dan Transkrip Nilai 3.7. Salinan Surat Keterangan Kerja (bila ada) 4. Peranan pelaksana interview 4.1 User/M-O-R, Bertanggung jawab terhadap penilaian aspek kompetensiteknis. 42 HRUnit Bertanggungjawab atas penginformasian benefit kepada kandidat. 5. Tes Psikologi Tes psikologi digunakan untuk memperoleh gambaran potensi kandidat yang terdiri dari aspek intelegensi, sikap kerja, dan kepribadian, Hasil_pemeriksaan psikologi dapat digunakan sebagai rekomendasi dalam penerimaan calon karyawan baru maupun untuk kepentingan lainnya yang bersifat iibkan bagi level Staff dan Supervisor, sedangkan level Manager ke dilakukan oleh TA & MPP atau Lembaga Psikologi Jangka panjang, Tes Psikologi ‘tas bergantung pada kebutuhan. Tes psikologi yang ditunjuk perusahaan,| PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. PROSEDUR : No. Dok. : APOL/SOP/HR/19 wT PERMINTAAN DAN PEMENUHAN Rv 00 | TENAGA KERJA TERENCANA [igtem. :0107/2018 | Hal: 12 dari 14 TA & MPP Staff menginformasikan kepada 6.1 GA Dept, untuk menyiapkan fasititas tempat dan peralatan kerja yang dibutuhkan, 6.2 IT Dept, untuk menyiapkan fasilitas perangkat komputer dan perangkat lunak pendukung lainnya. 6.3 PIER, untuk menyiapkan absensi, kartu tanda karyawan, dan akses masuk. 6.4 User terkait, menginformasikan kapan karyawan baru tersebut efektif bekerja Rekrutmen untuk seluruh karyawan terpusat di TA. & MPP Section di Jakarta ‘Adapun jenis rekrutmen terbagi dua, yaitu: 7.1 Rekrutmen Internal 7.2 Rekrutmen Eksternal Proses pencarian Pelamar untuk posisi jabatan yang dibutuhkan pada tahap awal diupayakan untuk bisa dliisi dari intemal/karyawan, dengan melakukan intemal job posting. Jika memang tidak tersedia calon dai internal, maka TA & MPP Section melakukan pencarian kandidat ekstemal, pengiklanan melalui ‘media elektronik maupun cetak, bekerjasama dengan lembaga pendidikan, referensi dari karyawan, data bank pelamar yang sudah tersedia, atau lembaga pemenuhan tenaga kerja lainnya (Head Hunter), sesuai dengan standar kualifikasi yang ditetapkan. HR Regional Superintendent sebagai penyelenggara seleksi dan_pengetesan calon karyawan di cabang, sampai dengan penempatan harus dalam koordinasi HRD Pusat. Jangka waktu yang diperlukan untuk memenubi permintaan tenaga kerja dari User dihitung sejak tanggal efektif proses pada MPP Terencana dan Permintaan Tenaga Kerja Tidak Terencana sampai Penandatanganan Final Offering Letter oleh Pelamar, Pembebanan biaya rekrutmen yang terdiri dari biaya jasa pemasangan iklan, biaya agen rekrutmen, dan biaya-biaya lain yang terkait dengan resourcing kandidat menjadi tanggungjawab TA & MPP Section, Pembebanan biaya rekrutmen yang terdiri dari biaya pemanggilan, site visit, offering letter, kontrak kerja dan medical checkup menjadi tanggungjawab TA & MPP Section. Semua Pelamar (intemalekstermal) yang masuk ke HR akan mendapat perlakuan yang sama.PROSEDUR : No. Dok. : APOL/SOP/HR/19 | wT PERMINTAAN DAN PEMENUHAN ——[Rev__=00 TENAGA KERJA TERENCANA Heh A 1h 14. Direktur HR bertanggung jawab untuk mengkoordinir pembahasan MPP Terencana secara menyeluruh dengan menghadirkan para Direksi serta seluruh Manager. 15. MPP Terencana adalah landasan kerja bagi TA & MPP Specialist untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja pada tahun depan, 16, CWP Manager bersama-sama dengan HR Regional Superintendent di cabang akan meninjau kembali Pencapaian serta perubahan MPP yang telah dibuat dan disetujui oleh Direksi setip tiga bulan.PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. PROSEDUR = ‘No. Dok. : APOLISOP/AIR/I9 ww PERMINTAAN DAN PEMENUHAN Rey 500 TENAGA KERJA TERENCANA, TELE 2 0107/2014 Hal: 14 dari Lampiran 5 - Riwayat Revisi SOP No. Revisi ‘Tanggal Riwayat Revisi