TUGAS PERKULIAHAN

PENGAUDITAN SISTEM INFORMASI

PROBLEM 7-3
Input Controls and Data Processing

Disusun oleh kelompok 4:

1. Azhari Salam (F1314020)
2. Bayu Mahendra (F1314024)
3. M. Reza Anshary (F1314062)
4. M. Riza (F1314060)
5. Wedya Ardhini (F1314089)

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Sebelas Maret
Surakarta
2015

Soal
Anda dipekerjakan oleh perusahaan katalog untuk meng-computerize sales order
entry forms.

Sekitar

60

persen

order

diterima

melalui

telepon,

dengan

pemberitahuan melalui mail atau fax yang masuk. Perusahaan ingin pemesanan
melalui telepon sebagai input yang mereka terima. Mail dan fax order dapat
dikelompokkan bersama dalam grup dan diserahkan untuk di entry data ketika telah
tersedia. Informasi berikut yang dikumpulkan:
Nomor customer
Nama customer
Alamat
Metode pembayaran (kartu kredit atau tunai)
Nomor kartu kredit dan tanggal kadaluarsanya (jika dibutuhkan)
Item yang dipesan dan jumlahnya
Harga unit
Pertanyaan
Tentukan teknik pengendalian untuk meyakinkan bahwa seluruh order telah
dimasukkkan ke dalam sistem dengan tepat. Dan diskusikan perbedaan
pengendalian antara pendekatan batch dengan pendekatan real-time.
Jawab:
Menurut kami, teknik pengendalian yang dapat digunakan adalah source document
control, dengan pertimbangan:
a. Perusahaan menerima pesanan dengan cara langsung yaitu via telepon,
dan 60 persen pesanan dari customer diterima melalui telepon. Oleh
karenanya menerima pesanan melalui telepon, menurut kami akan lebih
efektif jika menggunakan dokumen sumber yang seragam dan
pengendalian pada dokumen sumber.
b. Dapat didukung dengan teknologi informasi, seperti teknologi
menerjemahkan suara ke dalam teks, tentunya dengan kontrol manusia,
sehingga bisa mempercepat proses input.
c. Menggunakan dokumen pre-numbered (nomor pra-cetak) dan
membatasinya untuk mengendalikan penggunaan dokumen sumber serta
melakukan cross-check dokumen sumber dengan log telepon (number &
time).
d. Secara periodik mengaudit dokumen sumber, melakukan rekonsiliasi
dokumen sumber dan melaporkan hasil audit ke manajemen.
2. Perbedaan ukuran pengendalian diantara batch processing dan real time
processing

Time Lag
Pada sistem batch, berbagai data dr suatu transaksi dikelompokan terlebih
dahulu dlm suatu batch pemrosesan sebelum data tersebut masuk kedalam
sistem untuk diproses. Dampaknya jelas, ada time lag atau jeda waktu
antara titik/saat terjadinya transaksi dgn titik/saat pencatatan transaksi tsb ke
dalam akun-akun atau record terkait. Panjang atau lamanya jeda waktu itu
akan tergantung pd frekuensi pemrosesan batch,bisa dalam hitungn menit,
harian, mingguan, total tumpukan/batch, dsb. Sedangkan pd sistem real
time, jeda waktu itu hampir tidak ada alias dihilangkan. Data diproses
seketika pada saat transaksi itu muncul, sehingga record terkait otomatis
akan selalu dimutakhirkan,istilah kerennya up to date.
Sumber daya
Pada sistem batch, biasanya kebutuhan akan sumberdayanya relatif lebih
sedikit dibanding dgn sistem real time. Misalnya pada saat pengembangan
sistem,aktivitas pemrograman relatif sederhana dan membutuhkan waktu
yang lebih pendek dibanding aktivitas pemrograman pada sistem real time.
Pada sistem real time,pemrograman aplikasi biasanya lebih rumit, sperti
tuntutan supaya interface yang didesain harus mudah digunakan oleh
personil pemakai (user friendly) ;menggunakan menu pou-up, fasilitas
petunjuk on-line,help,dsb. Dari sisi infrastruktur, sistem real time
membutuhkan komputer dgn kapasistas pemrosesan yang tinggi dan
berdedikasi. Artinya, karena sistem real-time berhubungan secara langsung
dgn transaksi ketika transaksi itu muncul, maka biasanya sistem harus
tersedia 24 jam dlm sehari, baik digunakan maupun tidak. Jadi,perusahaan
membutuhkan dana yang lumayan cukup mahal untuk diinvestasikan
kedalam sistem dgn membeli komputer yang mempunyai kemampuan sperti
yg diisyaratkan trsebut. Tidak demikian dgn sistem batch. Sistem dapat
hanya digunakan apabila program dijalankan sehingga komputer tidak harus
mempunyai kapasitas yg tinggi spt pd sistem real time.
Efisiensi dan Efektivitas
Jika dilihat dr efisiensi pemrosesan data, maka sistem batch lebih
diunggulkan. Sistem batch, sekali memproses data dalam jumlah yg cukup
besar sehingga biaya per unitnya akan rendah. Sedangkan mengenai
efektivitas, jika kebutuhan informasi adalah segera, data diproses dgn
cepat/seketika, informasi harus tersedia setiap saat ketika dibutuhkan, maka
sistem yg tepat adalah sistem real-time. Jadi, kita harus mempertimbangkan
karakteristik model pemrosesan data dgn kebutuhan pemakai dlm
mendesain sistem. Misalnya, jika kondisinya adalah ; jeda waktu tidak
berpengaruh buruk/merugikan kinerja pemakai, dan ekonomis dlm
pemrosesan batch dlm jmlah besar/banyak, maka sistem yg tepat adalah
sistem batch.